Учет и Финансы · 8 мин
Как занести оплату в 1С: пошаговая инструкция
Как занести оплату в 1С: поступление от покупателя, оплата поставщику, выписка из банка, проверка проводок и закрытие взаиморасчётов. Пошагово.
Движение денег в 1С отражается платёжными документами: «Поступление на расчётный счёт», «Списание с расчётного счёта», «Приходный кассовый ордер» и «Расходный кассовый ордер». Именно они формируют бухгалтерские проводки по счетам 51, 50, 52 и закрывают задолженность по счетам 60 и 62. Ошибка в виде операции или договоре приводит к «зависшим» долгам в отчётах по взаиморасчётам, поэтому важно заносить оплату правильно с первого раза.
Ниже разобраны основные сценарии: оплата от покупателя, оплата поставщику, кассовые операции, загрузка банковской выписки и проверка результата. Инструкции актуальны для типовых конфигураций «1С:Бухгалтерия 8» и «1С:Управление торговлей», названия пунктов меню в других конфигурациях могут немного отличаться.
Какой документ выбрать для отражения оплаты
Прежде чем создавать документ, определите, какой именно платёж вы отражаете. От этого зависит вид документа и счета учёта. Неверный выбор — самая частая причина ошибок во взаиморасчётах.
| Ситуация | Документ | Типовые проводки |
|---|---|---|
| Покупатель оплатил на расчётный счёт | Поступление на расчётный счёт (оплата от покупателя) | Дт 51 — Кт 62.01 |
| Покупатель внёс аванс | Поступление на расчётный счёт (оплата от покупателя) | Дт 51 — Кт 62.02 |
| Оплата поставщику со счёта | Списание с расчётного счёта (оплата поставщику) | Дт 60.01 — Кт 51 |
| Оплата наличными от покупателя | Приходный кассовый ордер | Дт 50 — Кт 62.01 |
| Выдача наличных поставщику или подотчётному | Расходный кассовый ордер | Дт 60.01 / 71 — Кт 50 |
Как занести оплату от покупателя
Откройте раздел «Банк и касса» → «Поступление на расчётный счёт» и нажмите «Создать». В поле «Вид операции» выберите «Оплата от покупателя» — от этого зависит, на какой субсчёт счёта 62 попадёт сумма.
Заполните обязательные реквизиты: дату и номер платёжного поручения (по банковской выписке), плательщика, договор, сумму и назначение платежа. Если оплата пришла по конкретному счёту на оплату, удобнее создать документ кнопкой «Оплата» прямо из счёта — тогда контрагент, договор и сумма подставятся автоматически.
Проверьте поле «Счёт расчётов»: для оплаты по отгруженному товару это 62.01, для предоплаты — 62.02. Если покупатель платит аванс, а вы ошибочно оставите 62.01, задолженность в отчётах закроется некорректно и потом придётся делать корректировку задолженности.
- 1Откройте «Банк и касса» → «Поступление на расчётный счёт» → «Создать»
- 2Выберите вид операции «Оплата от покупателя»
- 3Укажите дату, номер платёжки, плательщика и договор
- 4Введите сумму и проверьте счёт расчётов (62.01 или 62.02)
- 5Нажмите «Провести» и откройте кнопку «Дт/Кт» для проверки проводок
Как занести оплату поставщику
Исходящий платёж оформляется в два этапа. Сначала создаётся «Платёжное поручение» (раздел «Банк и касса» → «Платёжные поручения») — это документ для выгрузки в клиент-банк, он не делает проводок. Затем на его основании создаётся «Списание с расчётного счёта» — именно этот документ отражает факт оплаты в учёте.
Если выписку вы загружаете из банка, платёжное поручение можно не создавать: документ списания сформируется автоматически при загрузке. В этом случае важно проверить, что программа правильно определила вид операции и контрагента по реквизитам платёжки.
В документе списания укажите вид операции «Оплата поставщику», получателя, договор и сумму. Для авансовых платежей проверьте, что сумма уходит на 60.02, а не на 60.01 — иначе аванс не зачтётся автоматически при поступлении товара.
Как отразить оплату через кассу
Наличная оплата от покупателя заносится документом «Приходный кассовый ордер» (раздел «Банк и касса» → «Приходные кассовые ордера»). Вид операции — «Оплата от покупателя», далее указываются плательщик, договор, сумма и основание. Проводка — Дт 50.01 Кт 62.
Выдача денег из кассы (поставщику, подотчётному лицу, на зарплату) оформляется «Расходным кассовым ордером» с соответствующим видом операции. Учтите, что оплата поставщику наличными между юридическими лицами ограничена лимитом расчётов наличными по одному договору — при превышении возможны штрафные риски.
Загрузка оплат из банковской выписки
Самый быстрый способ занести оплаты — загрузить выписку из клиент-банка. В разделе «Банк и касса» → «Банковские выписки» нажмите «Загрузить» и укажите файл выписки (обычно формат 1CClientBankExchange, txt). Программа создаст документы поступления и списания по всем операциям.
Перед проведением просмотрите список загруженных документов: 1С сопоставляет контрагентов по ИНН и расчётному счёту, но новые плательщики могут не распознаться. Такие строки подсвечиваются — создайте контрагента и договор вручную, затем проведите документ.
Если обмен с банком настроен через «ДиректБанк» (прямой обмен), выписки подгружаются автоматически без файлов. В любом случае после загрузки сверьте конечное сальдо по выписке с сальдо счёта 51 в программе — они должны совпасть.
Как проверить, что оплата занесена правильно
Сразу после проведения откройте в документе кнопку «Дт/Кт» и посмотрите проводки: дебет и кредит должны соответствовать сути операции. Затем сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счету 62 (или 60) с отбором по контрагенту — сальдо должно уменьшиться на сумму платежа.
Для детальной проверки удобен отчёт «Анализ субконто» по виду субконто «Контрагенты» или «Договоры». Если оплата не закрыла конкретную реализацию (остались «висячие» суммы одновременно в дебете и кредите), проверьте договор и счёт расчётов в платёжном документе.
Как проверить результат
Дт 51 Кт 62 для поступления, Дт 60 Кт 51 для оплаты поставщику
Счета не соответствуют операции или проводок нет
Сальдо уменьшилось на сумму оплаты
Одновременно дебетовое и кредитовое сальдо по одному контрагенту
Остатки совпадают до копейки
Расхождение — есть дубли или незагруженные операции
Частые вопросы
Что делать, если оплата занесена дважды?
Найдите дубль через журнал банковских выписок (отсортируйте по сумме и контрагенту). Пометьте лишний документ на удаление или отмените его проведение, затем сверьте сальдо по 51 счёту с выпиской банка. Удалять нужно только тот экземпляр, который не связан с другими документами.
Покупатель оплатил, но счёта на оплату в базе нет — как занести платёж?
Создайте «Поступление на расчётный счёт» вручную: укажите контрагента, договор и сумму. Если это предоплата, проверьте, что счёт расчётов — 62.02. Счёт на оплату для отражения оплаты в учёте не обязателен, он нужен только как основание для платежа.
Как занести оплату банковской картой (эквайринг)?
Используйте документ «Поступление на расчётный счёт» с видом операции «Поступления от продаж по платёжным картам и банковским кредитам». Сумма зачисления и удержанная банком комиссия отражаются отдельно: комиссия уходит на расходы (обычно счёт 91.02).
Оплата прошла, а взаиморасчёты не закрылись. Почему?
Чаще всего в платёжном документе указан другой договор или счёт расчётов, чем в реализации. Откройте оба документа и сравните договор, счёт и субконто. Исправьте реквизиты в платёжке и перепроведите её — задолженность закроется автоматически.
Можно ли занести оплату прошлым числом?
Технически можно, если период не закрыт: укажите фактическую дату платёжного поручения из выписки. Но если по этому периоду уже сдана отчётность или выполнено закрытие месяца, изменения могут потребовать уточнённых деклараций — в таких случаях лучше согласовать исправление с бухгалтером.
Что важно запомнить
Оплата заносится документами «Поступление на расчётный счёт» или «Списание с расчётного счёта» (для наличных — кассовыми ордерами). Ключевые реквизиты — вид операции, договор и счёт расчётов. После проведения всегда сверяйте проводки, закрытие задолженности по 60/62 и сальдо 51 счёта с выпиской банка.