Как занести чеки от самозанятого в 1С

Компании и ИП, которые заказывают услуги или товары у самозанятых (плательщиков налога на профессиональный доход), обязаны подтверждать расходы чеком из приложения «Мой налог». Именно этот чек является первичным документом, на основании которого затраты принимаются в бухгалтерском и налоговом учёте. В 1С такой чек заносится через стандартные документы поступления — без специальных обработок.

Типовые конфигурации 1С (Бухгалтерия предприятия 3.0, Комплексная автоматизация, ERP) позволяют отразить оплату самозанятому штатными средствами: создаётся контрагент с признаком самозанятого, оформляется поступление услуг или товаров, а реквизиты чека фиксируются в документе или прикладываются файлом. Ниже разобран порядок действий для наиболее распространённых сценариев.

Важно понимать различие: чек самозанятого — это не кассовый чек из онлайн-кассы, а электронный документ, сформированный ФНС. Он содержит уникальный номер и ссылку для проверки, поэтому программа не требует его «пробития» — требуется только корректно занести данные в учёт.

Проверка чека перед занесением в учёт

Прежде чем отражать расход, убедитесь, что чек настоящий и соответствует сделке. Каждый чек из «Мой налог» содержит QR-код и ссылку для проверки на сайте ФНС. Переход по ссылке показывает актуальный статус чека: действителен он или аннулирован.

Проверьте совпадение ключевых данных: ФИО и ИНН самозанятого, наименование услуги или товара, сумма и дата формирования чека. Несовпадение предмета чека содержанию договора — частая причина отказа в признании расходов при проверке.

Дополнительно стоит убедиться, что на дату оказания услуги исполнитель действительно имел статус самозанятого. Это проверяется через сервис ФНС по ИНН. Если исполнитель утратил статус до выдачи чека, расходы по такому документу могут быть поставлены под сомнение.

Контрольные точки

Как проверить чек самозанятого

Статус чека по ссылке ФНС

Норма

Чек действителен, данные совпадают с PDF

Тревожный признак

Чек аннулирован или не найден

Статус исполнителя по ИНН

Норма

На дату чека действует режим НПД

Тревожный признак

Статус самозанятого отсутствует

Предмет чека и договора

Норма

Наименование услуги совпадает с договором

Тревожный признак

Формулировки противоречат друг другу

Создание контрагента-самозанятого в 1С

В справочнике «Контрагенты» создайте новую карточку с видом «Физическое лицо». Укажите ФИО и ИНН самозанятого — по ИНН программа может автоматически подтянуть данные, если включён сервис заполнения реквизитов.

В свежих релизах 1С:Бухгалтерии в карточке контрагента доступен признак, связанный с самозанятостью, а также возможность указать, что для контрагента требуется чек НПД. Если ваш релиз старый и таких полей нет, достаточно корректно заполнить тип контрагента и реквизиты — на проводки это не влияет.

Обратите внимание: не создавайте самозанятого как «Индивидуального предпринимателя». Это разные статусы, и ошибка в типе контрагента может привести к неверным данным в отчётности и регистрах.

Отражение поступления услуг от самозанятого

Для услуг и работ используйте документ «Поступление (акты, накладные, УПД)» с видом операции «Услуги (акт)» в разделе «Покупки». Выберите созданного контрагента, укажите дату чека как дату входящего документа и его номер в поле «Номер входящего документа».

В табличной части добавьте номенклатуру типа «Услуга», укажите сумму из чека. В поле ставки НДС выберите «Без НДС» — самозанятые не являются плательщиками НДС, и выделение налога в документе будет ошибкой.

Счёт затрат выбирайте по экономическому смыслу операции: 26, 44, 20 и другие — аналогично обычным услугам сторонних организаций. Проводки сформируются стандартно: дебет счёта затрат, кредит 60 или 76 в зависимости от настроек счетов расчётов.

1. 1
   Проверьте чек по ссылке ФНС и статус самозанятого по ИНН
2. 2
   Создайте контрагента с видом «Физическое лицо», укажите ИНН
3. 3
   Создайте документ «Поступление» с операцией «Услуги (акт)»
4. 4
   Заполните номер и дату входящего документа по данным чека
5. 5
   Укажите номенклатуру-услугу, сумму, ставку «Без НДС»
6. 6
   Приложите PDF чека к документу через кнопку прикрепления файлов
7. 7
   Проведите документ и проверьте проводки по кнопке «Дт/Кт»

Отражение покупки товаров у самозанятого

Если самозанятый продал вам товары собственного изготовления, используйте документ поступления с операцией «Товары (накладная)». Принцип заполнения тот же: реквизиты чека заносятся как данные входящего документа, НДС не выделяется.

Товары приходуются на счёт 41 (или 10 для материалов) по стоимости из чека. Помните об ограничении режима НПД: самозанятый не вправе перепродавать чужие товары, поэтому покупка у него типовой маркированной продукции — повод запросить подтверждение собственного производства.

Оплата самозанятому и кассовые документы

Оплату отражайте документом «Списание с расчётного счёта» с видом операции «Оплата поставщику» либо «Расходный кассовый ордер», если рассчитываетесь наличными. Привяжите оплату к документу поступления, чтобы корректно закрылись взаиморасчёты по счету 60 или 76.

Если оплата прошла раньше оказания услуги (аванс), программа отразит авансовое сальдо, которое закроется при проведении поступления. Стандартная схема авансовых зачётов работает с самозанятыми так же, как с любыми поставщиками.

Хранение чеков и подтверждение расходов

Электронный чек хранится в системе ФНС, но бухгалтеру безопаснее приложить PDF-файл чека непосредственно к документу в 1С через механизм присоединённых файлов. Так документ останется доступен даже при сбоях внешних сервисов.

Для подтверждения расходов рекомендуется иметь комплект: договор (или оферту), чек самозанятого и, при необходимости, акт выполненных работ. Чек заменяет кассовый документ, но не заменяет договорные отношения — при существенных суммах договор обязателен.

Частые вопросы

Нужен ли кассовый чек при оплате самозанятому с расчётного счёта компании?

Нет. Чек из приложения «Мой налог» заменяет кассовый чек при расчётах с самозанятым. Пробивать дополнительный чек через онлайн-кассу покупателя не требуется.

Можно ли учесть расход, если самозанятый прислал только скриншот чека?

Формально основанием является сам чек, сформированный в «Мой налог». Скриншот без возможности проверки по ссылке ФНС — слабое подтверждение. Запросите PDF чека или ссылку для проверки его подлинности.

Что делать, если самозанятый аннулировал чек после того, как расход занесён в 1С?

Аннулированный чек не подтверждает расход. Запросите у исполнителя новый чек, а в 1С скорректируйте реквизиты входящего документа. Если услуга фактически не оказана, поступление нужно сторнировать.

Как отразить в 1С услугу самозанятого, если договора нет, а есть только чек?

Чек допустимо занести как поступление по его реквизитам — для небольших разовых услуг это распространённая практика. Однако при регулярных или крупных выплатах оформите договор: без него налоговая может переквалифицировать отношения или снять расход.

Нужно ли удерживать НДФЛ при оплате самозанятому?

Нет, если исполнитель действительно применяет НПД и выдал чек. Налог он платит сам. НДФЛ возникает только если лицо не имеет статуса самозанятого — тогда выплата облагается как доход физлица по договору ГПХ.

Подходит ли эта схема для 1С:Управление нашей фирмой?

Да, логика та же: создаётся контрагент-физлицо, оформляется «Приходная накладная» или акт с реквизитами чека, НДС не выделяется, оплата отражается расходом со счёта или из кассы.