Учет и Финансы · 9 мин
Как закрывать услуги от самозанятых в 1С
Как оформить поступление услуг от самозанятого в 1С: документы, проводки, чек из «Мой налог», учёт без НДФЛ и взносов, типичные ошибки и проверка результата.
Приём услуг от самозанятых (плательщиков налога на профессиональный доход, НПД) в 1С отличается от обычного поступления от контрагента-ООО или ИП: нет НДС, нет необходимости удерживать НДФЛ и начислять страховые взносы, но есть обязательное требование — чек из приложения «Мой налог». Без корректного отражения таких операций компания рискует получить доначисления при проверке: налоговая может переквалифицировать выплаты в зарплату и доначислить НДФЛ и взносы.
В типовых конфигурациях 1С:Бухгалтерия 8 (ред. 3.0) для таких операций используется документ «Поступление (акты, накладные, УПД)» с видом операции «Услуги», а контрагент оформляется с признаком самозанятого. В 1С:ЗУП самозанятые вообще не должны попадать в штатное расписание — это одна из главных ошибок, ведущих к рискам переквалификации договора.
Ниже разобран полный цикл: от создания карточки контрагента и проверки статуса самозанятого до проведения акта, загрузки чека и контроля закрытия периода. Инструкция ориентирована на 1С:Бухгалтерию 8.3, но принципы применимы и к другим конфигурациям.
Проверка статуса самозанятого до оформления документов
До первой оплаты убедитесь, что исполнитель действительно зарегистрирован как плательщик НПД. Проверка выполняется через сервис ФНС «Проверка статуса налогоплательщика налога на профессиональный доход» по ИНН исполнителя. Результат проверки (справка о постановке на учёт) стоит сохранить — это ваше доказательство добросовестности при спорах.
Критично проверить два ограничения. Первое: самозанятый не может оказывать услуги работодателю, с которым состоял в трудовых отношениях в течение последних двух лет. Второе: услуги не должны носить характер скрытых трудовых отношений — фиксированный график, подчинение внутреннему распорядку, регулярные одинаковые выплаты. При нарушении этих условий договор могут переквалифицировать в трудовой со всеми доначислениями.
Создание карточки контрагента-самозанятого
В справочнике «Контрагенты» создайте новый элемент с видом «Физическое лицо». Укажите ФИО, ИНН (у самозанятого он обязателен — именно по нему выполняется проверка статуса и формируется чек). В поле, определяющем налоговый статус, выберите вариант, соответствующий самозанятому (плательщик НПД), — в актуальных релизах 1С:Бухгалтерии такой признак присутствует и влияет на автоматическое заполнение документов.
Если в вашей версии конфигурации отдельного признака нет, контрагент всё равно создаётся как физлицо, а особенности учёта обеспечиваются настройками договора. Договор с самозанятым оформляется с видом «С поставщиком», НДС в нём не указывается.
Оформление поступления услуг
Перейдите в раздел «Покупки» → «Поступление (акты, накладные, УПД)» и создайте документ с видом операции «Услуги (акт)». Заполните шапку: контрагент, договор, дата акта. В табличной части укажите номенклатуру с типом «Услуга», количество, цену и сумму по акту.
Поле НДС установите в значение «Без НДС» — самозанятые НДС не начисляют, счёта-фактуры не выставляют. Счёт учёта затрат выбирайте по экономическому смыслу услуги: 26, 44, 20 или иной счёт, на котором вы учитываете аналогичные расходы. Счёт расчётов с контрагентом — обычно 60.01 (или 76.05, если так принято в вашей учётной политике для разовых исполнителей).
- 1Проверьте статус исполнителя на сайте ФНС по ИНН и сохраните результат проверки
- 2Создайте контрагента как физлицо-самозанятого и договор «С поставщиком»
- 3Оформите «Поступление (акты, накладные, УПД)» с видом «Услуги», НДС — «Без НДС»
- 4Проверьте проводки: Дт счёта затрат — Кт 60.01, без НДС, НДФЛ и взносов
- 5Получите чек из «Мой налог» и прикрепите его к документу
- 6Оплатите по реквизитам из чека и отразите выписку банка
Чек из «Мой налог»: обязательный документ
Чек, сформированный самозанятым в приложении «Мой налог», — ключевое подтверждение расхода. В нём должны быть указаны наименование вашей компании и её ИНН: без этих реквизитов чек не подтверждает расходы именно вашей организации. Проверьте также дату формирования чека, сумму и наименование услуги — они должны совпадать с актом и договором.
Чек можно хранить в электронном виде: самозанятый присылает ссылку или PDF/JSON-файл. В 1С файл чека прикрепляется к документу поступления через механизм присоединённых файлов. Если вы работаете через оператора электронного документооборота, чек может поступать вместе с актом в одном пакете.
Оплата и банковские документы
Оплата самозанятому отражается стандартным документом «Списание с расчётного счёта» с видом операции «Оплата поставщику». Проводка — Дт 60.01 Кт 51. При загрузке выписок из банка проверьте, что программа правильно подставила контрагента и договор, а задолженность по акту закрылась.
Оплачивать можно как с расчётного счёта, так и корпоративной картой. Наличные расчёты с самозанятыми технически возможны, но усложняют подтверждение — предпочтителен безналичный расчёт. Назначение платежа формулируйте по договору: «Оплата по договору № … от … за услуги …, НДС не облагается».
Проверка закрытия и отчётность
После проведения всех документов выполните контроль. Сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счёту 60.01 в разрезе контрагента: задолженность по самозанятому после оплаты должна быть нулевой. Проверьте анализ счёта затрат — сумма услуги должна попасть на нужный счёт без НДС.
В налоговом учёте расходы на услуги самозанятых принимаются при наличии акта (или договора с актом) и чека. В декларации по НДС и отчётах по НДФЛ такие операции не отражаются: самозанятый сам платит налог со своего дохода. Если компания на УСН «доходы минус расходы», расход признаётся после оплаты.
Как проверить результат
Сальдо нулевое после оплаты
Висит дебетовая или кредитовая задолженность
Дт затрат — Кт 60.01, без НДС и НДФЛ
Выделен НДС или есть проводки по 68/69
Есть ИНН вашей компании, сумма совпадает с актом
Чека нет или он оформлен на частное лицо
Прикреплён к документу поступления
Чек хранится только в почте исполнителя
Особые сценарии и ограничения
Услуги от ИП на НПД
Если исполнитель — ИП на НПД, документооборот тот же, но контрагент создаётся как индивидуальный предприниматель. Следите, чтобы в чеке и актах он фигурировал со статусом ИП, а НДС по-прежнему отсутствовал.
Частичная оплата и авансы
Аванс самозанятому отражается как обычный аванс поставщику (Дт 60.02 Кт 51). Учтите: чек самозанятый формирует в момент получения дохода, поэтому по авансу чек появится сразу, а акт — после оказания услуги. Храните оба документа и связывайте их с одним договором.
Отмена сделки и возврат
Если услуга отменена, самозанятый аннулирует чек в «Мой налог», а вы оформляете возврат оплаты стандартным документом поступления на расчётный счёт. Проведённый акт в этом случае сторнируется или удаляется до закрытия периода — не оставляйте в учёте расходы по несостоявшейся сделке.
Удобно завести отдельную папку в справочнике контрагентов для самозанятых и единый шаблон договора. Это упрощает выборку при сверках и снижает риск того, что исполнителя ошибочно проведут через кадровый учёт.
Частые вопросы
Нужно ли удерживать НДФЛ с выплат самозанятому?
Нет. Плательщик НПД сам исчисляет и уплачивает налог через приложение «Мой налог». Организация-заказчик не является налоговым агентом, не удерживает НДФЛ и не начисляет страховые взносы. Ваша обязанность — только получить и сохранить чек.
Что делать, если самозанятый не прислал чек?
Запросите чек повторно и не принимайте расход к учёту без него. Без чека с реквизитами вашей компании расход не подтверждён, и налоговая вправе его снять. Если чек так и не предоставлен, безопаснее скорректировать налоговую базу и в дальнейшем оплачивать такому исполнителю только после формирования чека.
Можно ли принимать услуги от бывшего сотрудника-самозанятого?
Только если с момента расторжения трудового договора прошло более двух лет. До истечения этого срока доходы от вашей компании не облагаются НПД, и такие выплаты при проверке будут переквалифицированы с доначислением НДФЛ и взносов.
Нужен ли акт, если есть чек из «Мой налог»?
Формально чек подтверждает факт расчёта, но для обоснования расхода в налоговом учёте рекомендуется иметь договор и акт, раскрывающие содержание услуги. Комплект «договор + акт + чек» — самый защищённый вариант при проверке.
Как отразить услуги самозанятого, если компания на ОСНО?
Так же, как описано выше: поступление услуг без НДС, затраты на соответствующий счёт, расход принимается в налоге на прибыль при наличии акта и чека. Вычета НДС нет, поскольку самозанятый этот налог не начисляет.
Можно ли проводить самозанятого через 1С:ЗУП как ГПХ?
Не стоит. Договор ГПХ в ЗУП предполагает начисление НДФЛ и взносов, что противоречит режиму НПД. Взаиморасчёты с самозанятыми ведите в бухгалтерской программе через поступление услуг, не включая исполнителя в кадровый учёт.
Что важно запомнить
Услуги самозанятого закрываются поступлением услуг без НДС, НДФЛ и взносов при обязательном наличии чека из «Мой налог» с реквизитами вашей компании. Проверяйте статус исполнителя до оплаты, не допускайте признаков трудовых отношений и контролируйте закрытие задолженности по счёту 60.