Учет и Финансы · 9 мин
Как закрыть табель учета рабочего времени в 1С
Как закрыть табель учета рабочего времени в 1С:ЗУП: заполнение, проверка отклонений, проведение, сверка с начислениями и исправление ошибок.
Закрытие табеля учета рабочего времени — завершающий этап месяца для расчетчика зарплаты: именно по данным табеля программа рассчитывает оклад, доплаты и удержания за отработанное время. Ошибка в табеле напрямую попадает в расчетный листок сотрудника, поэтому закрывать документ нужно не формально, а с проверкой отклонений, сверкой графиков и контролем итоговых часов.
В 1С:Зарплата и управление персоналом табель формируется документом «Табель учета рабочего времени» (раздел «Зарплата» — «Отчеты, справки» — «Табель» либо одноименный документ в зависимости от настроек), а фактические отклонения фиксируются кадровыми документами: отпусками, больничными, командировками, прогулами. В 1С:Бухгалтерии табель чаще ведется как отчет по данным начислений. Ниже разобран порядок работы в типовой ЗУП 3.1 — самой распространенной конфигурации для этой задачи.
Важно понимать логику программы: табель в ЗУП — это не первичный документ ввода, а сводный результат. Часы работы подтягиваются из графика работы сотрудника, а отклонения — из проведенных документов отсутствий. Поэтому «закрыть табель» означает: убедиться, что все отклонения введены, графики корректны, документ табеля сформирован, проверен и проведен до расчета зарплаты.
Подготовка: что проверить перед формированием табеля
До создания табеля убедитесь, что в базе введены все кадровые документы месяца: приемы, увольнения, переводы, отпуска, больничные листы, командировки, отпуска без сохранения, прогулы. Непроведенный или забытый документ — главная причина расхождений: сотрудник числится отработавшим полный месяц, хотя две недели был на больничном.
Второй блок подготовки — графики работы. Откройте справочник «Графики работы сотрудников» и проверьте, что график заполнен на текущий год, а индивидуальные изменения (смена графика, сокращенный день) оформлены кадровыми документами, а не «в уме» у расчетчика. Если в месяце были переносы рабочих дней или сотрудник работал по индивидуальному графику, введите документ «Индивидуальный график» — иначе табель посчитает часы по стандартному шаблону.
Также проверьте производственный календарь: он должен быть актуализирован (праздничные и предпраздничные дни, переносы). Устаревший календарь искажает норму часов и, как следствие, расчет оклада пропорционально отработанному времени.
Формирование документа «Табель учета рабочего времени»
Перейдите в раздел «Зарплата» — «Табели учета рабочего времени» (в некоторых настройках: «Зарплата» — «Отчеты, справки» — «Табель учета рабочего времени (Т-13)»). Создайте новый документ, укажите организацию, подразделение и месяц. По кнопке «Заполнить» программа подберет сотрудников, работавших в этом периоде, и проставит явки и отклонения по данным графиков и документов отсутствий.
Документ заполняется по дням месяца: рабочие дни отмечаются кодом «Я» с количеством часов, выходные — «В», отпуска — «ОТ», больничные — «Б» и так далее. Если сотрудник работал в нескольких подразделениях или на нескольких должностях, проверьте, что программа корректно разнесла время.
Если табель ведется не по всей организации, а по подразделениям, создайте отдельный документ на каждое подразделение — это упрощает согласование с руководителями и поиск ошибок. Дата документа обычно ставится последним числом месяца или первым числом следующего — в зависимости от принятого в компании регламента.
- 1Введите и проведите все кадровые документы месяца: отпуска, больничные, командировки, увольнения
- 2Проверьте графики работы и производственный календарь
- 3Создайте документ «Табель учета рабочего времени» за месяц и нажмите «Заполнить»
- 4Проверьте часы и коды отклонений по каждому сотруднику, исправьте вручную при необходимости
- 5Проведите документ и сверьте итоги с отчетом Т-13
- 6Переходите к расчету зарплаты документом «Начисление зарплаты и взносов»
Проверка отклонений и ручные корректировки
После автозаполнения пройдитесь по строкам сотрудников с нестандартными ситуациями: неполный рабочий день, работа в выходные по приказу, сверхурочные, совмещение. Автоматика закрывает типовые случаи, но сверхурочные часы и работа в праздничные дни часто требуют ручного ввода через документы «Работа сверхурочно» и «Работа в выходные и нерабочие праздничные дни» — только тогда они попадут и в табель, и в оплату.
Ручная правка непосредственно в табеле допустима, но это крайняя мера: исправление «в лоб» не создает основания для оплаты. Если вы вручную поставили код «РВ» (работа в выходной), а документа-основания нет, часы в табеле будут, а доплаты — нет. Правильный путь: ввести соответствующий документ, затем перезаполнить табель.
Обратите внимание на сотрудников, уволенных или принятых в середине месяца: программа должна автоматически ограничить табель периодом работы. Если строки заполнены за полный месяц, проверьте дату приема или увольнения в кадровом документе.
Проведение табеля и сверка с отчетом Т-13
После проверки проведите документ. Затем сформируйте унифицированный отчет «Табель учета рабочего времени (Т-13)» из раздела «Зарплата» — «Отчеты, справки» — «Отчеты по зарплате». Сверьте итоговые показатели: количество отработанных дней и часов по каждому сотруднику, итоги по подразделению, количество дней отпусков и больничных.
Полезный контроль — сравнение суммы часов по табелю с нормой по производственному календарю для полностью отработавших сотрудников. Если у сотрудника на пятидневке норма месяца не совпадает с табелем при отсутствии отклонений — ищите ошибку в графике или индивидуальных настройках.
Как проверить результат
Совпадают с нормой по производственному календарю для его графика
Часы больше или меньше нормы без видимой причины — проверяйте график
Коды ОТ и Б стоят ровно на дни действия документов
Отклонения не отражены или захватывают лишние дни — документ не проведен или период указан неверно
Табель заполнен только до даты увольнения
Строки заполнены до конца месяца — проверьте кадровый приказ
Связь табеля с расчетом зарплаты
Документ «Начисление зарплаты и взносов» при расчете окладной части опирается на отработанное время по данным табеля и графиков. Поэтому последовательность строгая: сначала закрыт табель, потом рассчитывается зарплата. Если после расчета вы обнаружили ошибку в табеле, порядок действий обратный: отмените или скорректируйте расчетный документ, исправьте данные (через документы отсутствий), перезаполните табель и пересчитайте начисления.
Если зарплата уже выплачена, а ошибка в табеле обнаружилась позже, не редактируйте документы закрытого периода напрямую — используйте механизмы сторнирования и перерасчета в текущем месяце. Прямая правка прошлых периодов ломает отчетность по НДФЛ и взносам.
Удобно завести регламент: табель закрывается в фиксированный день (например, 25-го числа для аванса и 2-го числа следующего месяца для окончательного расчета), а руководители подразделений подтверждают отклонения до этой даты. Это снимает большинство спорных ситуаций с прогулами и неучтенными переработками.
Особые ситуации и ограничения
При суммированном учете рабочего времени табель закрывается так же, но контроль переработок выполняется по итогам учетного периода (квартал, год), а не месяца. Сверхнормативные часы по итогам периода оформляются отдельно.
Если в компании ведется только укрупненный учет без почасовой детализации, табель можно формировать сводно, но для сотрудников с почасовой оплатой и сменными графиками детальный учет обязателен — иначе невозможно корректно рассчитать ночные и праздничные часы.
В 1С:Бухгалтерии отдельного документа табеля нет: отработанное время определяется документом «Начисление зарплаты» и отчетом Т-13 на его основе. Там «закрытие табеля» сводится к проверке дней и часов в расчетном документе перед проведением.
Что важно запомнить
Табель в 1С — результат данных графиков и документов отсутствий, а не самостоятельный ввод. Последовательность всегда одна: все кадровые документы месяца → проверка графиков и календаря → формирование и проверка табеля → проведение → расчет зарплаты. Ошибки исправляются документами-основаниями, а не ручной правкой цифр.
Частые вопросы
Что делать, если табель не заполняется автоматически?
Проверьте, что у сотрудников назначен график работы в кадровом приказе, график заполнен на нужный период, а в настройках учета зарплаты включен учет рабочего времени. Также убедитесь, что сотрудник принят на работу до конца месяца и его трудовые отношения действуют в указанном периоде.
Можно ли закрыть табель, если больничный еще не предоставлен?
Да, но дни отсутствия придется временно отразить как неявку по невыясненной причине (код «НН»). После предоставления больничного введите документ, перезаполните табель и выполните перерасчет — программа скорректирует начисления.
Как исправить табель после того, как зарплата уже рассчитана?
Введите недостающий документ-основание (отпуск, больничный), затем перезаполните табель. Расчет зарплаты пересчитайте через механизм перерасчетов: программа сама предложит доначислить или сторнировать разницу в текущем периоде.
Нужно ли печатать и подписывать табель, если учет ведется в 1С?
Унифицированная форма Т-13 не обязательна, но табель как первичный документ учета рабочего времени должен существовать — в электронном виде с подтверждением или на бумаге с подписями ответственных лиц, в зависимости от принятого в организации документооборота.
Почему в табеле у сотрудника двойные часы за один день?
Чаще всего причина — одновременно действующие документы: например, отпуск и командировка на одни даты, или индивидуальный график поверх документа отсутствия. Проверьте список документов по сотруднику за месяц и отмените конфликтующий.