Как закрывается 73 счет в 1С

Счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» используется для учета займов сотрудникам, возмещения материального ущерба, компенсаций за использование личного имущества и других расчетов, не связанных с оплатой труда. «Закрытие» счета означает, что по конкретному работнику и виду расчетов сальдо стало нулевым: долг погашен, удержан или списан. В 1С нет отдельной кнопки «закрыть 73 счет» — сальдо обнуляется корректными документами, отражающими реальное движение денег или удержаний.

Порядок действий зависит от причины возникновения долга: сотрудник вернул заем, из зарплаты удержали недостачу, долг списали как безнадежный или прощенный. В каждом случае используется свой документ и свои проводки. Ниже разобраны основные сценарии для конфигураций 1С:Бухгалтерия 8.3 и 1С:ЗУП, а также способы проверить результат и исправить типичные ошибки.

Что учитывается на 73 счете и почему он не закрывается автоматически

На счете 73 ведутся расчеты с персоналом по операциям, не связанным с оплатой труда и подотчетными суммами. Типовые субсчета: 73.01 «Расчеты по предоставленным займам», 73.02 «Расчеты по возмещению материального ущерба», 73.03 «Расчеты по прочим операциям». Аналитика ведется по сотрудникам, поэтому сверку всегда выполняют в разрезе каждого работника.

Автоматического закрытия при регламентной операции «Закрытие месяца» у 73 счета нет: это расчетный счет, а не затратный. Сальдо висит до тех пор, пока бухгалтер не отразит факт погашения или списания долга. Если на конец периода по сотруднику остается остаток — это нормально, если долг реально существует. Проблемой остаток становится, когда долг фактически погашен, а в программе операция не отражена.

Предварительная проверка: кто и за что должен

Перед закрытием сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счету 73 или отчет «Анализ счета» с группировкой по сотрудникам. В 1С:Бухгалтерии это раздел «Отчеты» → «Оборотно-сальдовая ведомость по счету». Установите период, укажите счет 73 и разверните данные по субконто «Работники организации».

По каждому сотруднику с остатком выясните происхождение долга: найдите первичный документ, которым задолженность возникла (выдача займа, акт о недостаче, операция вручную). Это важно, потому что способ закрытия зависит от природы долга, а ошибка в выборе документа приведет к неверным проводкам и проблемам с НДФЛ или страховыми взносами.

Закрытие 73.01: сотрудник вернул заем

Если работник возвращает заем деньгами, оформите поступление средств. При возврате на расчетный счет создайте документ «Поступление на расчетный счет» с видом операции «Расчеты по кредитам и займам с контрагентами» или «Прочее поступление» (название зависит от версии конфигурации), где в качестве плательщика укажите сотрудника, а счет расчетов — 73.01. При возврате наличными используйте «Приходный кассовый ордер» с аналогичной аналитикой.

Если заем погашается удержанием из заработной платы, в 1С:Бухгалтерии это отражается документом «Операция, введенная вручную» проводкой Дт 70 Кт 73.01 на сумму удержания. В 1С:ЗУП для этого предусмотрен механизм удержаний: создается постоянное удержание или разовое удержание по займу, которое автоматически попадает в расчет зарплаты и при синхронизации переносится в бухгалтерскую программу.

Проценты по займу, если они предусмотрены договором, начисляются отдельной операцией: Дт 73.01 Кт 91.01. Погашение процентов оформляется так же, как и возврат основного долга. Проверяйте, чтобы после последнего платежа сальдо по сотруднику на 73.01 обнулилось полностью — и по телу займа, и по процентам.

1. 1
   Сформируйте ОСВ по 73.01 и определите остаток долга по сотруднику
2. 2
   Оформите поступление денег (ПКО или поступление на счет) либо удержание из зарплаты
3. 3
   Проверьте проводки документа: дебет 50/51 или 70, кредит 73.01
4. 4
   Пересчитайте ОСВ по 73.01 — сальдо по сотруднику должно стать нулевым
5. 5
   При наличии процентов убедитесь, что и они начислены и погашены полностью

Закрытие 73.02: возмещение материального ущерба

Недостача или ущерб списывается на сотрудника проводкой Дт 73.02 Кт 94 после оформления инвентаризации и приказа руководителя. Далее долг закрывается одним из способов: сотрудник вносит деньги в кассу или на счет, сумма удерживается из зарплаты, либо работник передает равноценное имущество.

При удержании из зарплаты действует ограничение: общий размер удержаний при каждой выплате, как правило, не может превышать установленной доли заработка, а при возмещении ущерба по согласию сторон сумма может распределяться на несколько месяцев. В 1С:ЗУП настройте удержание возмещения ущерба с ежемесячной суммой — программа будет удерживать ее до полного погашения.

Если сотрудник уволен, а долг не погашен, задолженность продолжает числиться на 73.02. Взыскание через суд отражается по решению суда, а при невозможности взыскания долг списывается на финансовый результат (Дт 91.02 Кт 73.02) с одновременным учетом на забалансовом счете 007 в течение установленного срока наблюдения за должником.

Списание безнадежной и прощенной задолженности

Долг, взыскание которого невозможно (истек срок исковой давности, должник ликвидирован, пристав прекратил производство), списывается операцией вручную: Дт 91.02 Кт 73 с соответствующим субсчетом. Если по долгу создавался резерв сомнительных долгов на счете 63, списание идет за счет резерва: Дт 63 Кт 73.

Прощение займа сотруднику — отдельный случай. Оформляется соглашение о прощении долга, в учете делается проводка Дт 91.02 Кт 73.01. У работника возникает налогооблагаемый доход в виде прощенной суммы, с которого нужно удержать НДФЛ, поэтому операцию согласуйте с расчетом зарплаты и отразите доход в учете НДФЛ.

В 1С:Бухгалтерии все эти операции выполняются документом «Операция, введенная вручную» (раздел «Операции»). Заполните проводки, укажите аналитику по сотруднику и содержание операции со ссылкой на первичный документ — приказ, соглашение или постановление.

Проверка результата и типичные ошибки

После проведения всех документов пересформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счету 73 с детализацией по сотрудникам и субсчетам. Признак корректного закрытия — нулевое сальдо по погашенному обязательству и отсутствие «красных» (отрицательных) остатков. Дополнительно сверьте данные с 1С:ЗУП, если зарплата ведется в отдельной программе: удержания должны совпадать в обеих базах.

Частая ошибка — закрытие долга «в общую кучу» без указания сотрудника в аналитике. Проводка без субконто «Работники» зависает в ОСВ как нераспределенная, а по конкретному работнику сальдо остается. Вторая типичная ошибка — использование счета 70 вместо 73 при удержании: тогда проводка Дт 70 Кт 70 не меняет сальдо 73, и долг продолжает числиться.

Контрольные точки

Как проверить результат

ОСВ по 73 с аналитикой по сотрудникам

Норма

Сальдо по погашенному долгу равно нулю

Тревожный признак

Остаток остался или появился «красный» остаток

Проводки документа погашения

Норма

Дт 50/51/70 — Кт 73 с указанием сотрудника

Тревожный признак

Счет расчетов не 73 или пустое субконто

Данные ЗУП и бухгалтерии

Норма

Суммы удержаний совпадают в обеих программах

Тревожный признак

Удержание есть в ЗУП, но отсутствует в БП

НДФЛ при прощении долга

Норма

Доход отражен, налог исчислен и удержан

Тревожный признак

Прощенная сумма не попала в учет НДФЛ

FAQ

Закрывается ли 73 счет при регламентной операции «Закрытие месяца»?

Нет. Счет 73 — расчетный, а не затратный, поэтому автоматического закрытия у него нет. Сальдо обнуляется только документами, отражающими фактическое погашение или списание задолженности.

Как закрыть 73 счет по уволенному сотруднику, который не вернул долг?

Сначала попытайтесь взыскать долг: при расчете при увольнении, через соглашение или суд. Если взыскание невозможно (решение суда, постановление пристава, истечение срока давности), спишите долг операцией вручную Дт 91.02 Кт 73 и учтите сумму за балансом на счете 007.

Почему после удержания из зарплаты сальдо на 73 не уменьшилось?

Чаще всего удержание отражено проводкой с неправильным счетом (например, Дт 70 Кт 70) или без аналитики по сотруднику. Откройте проводки документа и убедитесь, что кредитуется именно 73 счет с заполненным субконто «Работники организации».

Нужно ли начислять НДФЛ при прощении займа сотруднику?

Да. Прощенная сумма займа является доходом работника и облагается НДФЛ. Доход нужно отразить в учете НДФЛ, исчислить и удержать налог при ближайшей денежной выплате сотруднику.

Чем отличается закрытие 73 счета в 1С:Бухгалтерии и 1С:ЗУП?

В 1С:Бухгалтерии погашение отражается банковскими, кассовыми документами или операцией вручную. В 1С:ЗУП удержания долгов оформляются специальными видами удержаний в расчете зарплаты, а в бухгалтерскую программу переносятся при синхронизации. Обычно зарплатные удержания заводят в ЗУП, а прямые возвраты денег — в Бухгалтерии.

Что делать, если на 73 счете кредитовое сальдо по сотруднику?

Кредитовый остаток по 73 счету означает, что организация должна работнику, что для этого счета нетипично. Проверьте первичные операции через «Анализ счета»: вероятно, сумма погашения превысила долг или операция заведена ошибочно. Излишне удержанную сумму верните сотруднику или скорректируйте ошибочную проводку.