Как закрыть подотчетные суммы в 1С

Подотчетные суммы считаются закрытыми, когда сотрудник отчитался по выданным деньгам авансовым отчетом, вернул неизрасходованный остаток в кассу или получил перерасход, а в учете на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами» по этому сотруднику нет зависшего сальдо. В 1С:Бухгалтерии для этого есть стандартные документы, и задача сводится к тому, чтобы правильно их оформить и проверить результат.

Чаще всего проблемы возникают из-за того, что деньги выданы одним документом, а отчет оформлен другим сотрудником, с другой датой или без привязки к выдаче. В результате на счете 71 висит «двойная» задолженность: дебетовая по выдаче и кредитовая по оприходованию. Поэтому закрытие подотчета всегда начинается с анализа остатков, а не с создания новых документов.

Ниже — рабочий порядок действий для 1С:Бухгалтерии 8.3: от проверки задолженности до списания безнадежных сумм. Логика одинакова для кассовых и безналичных выдач, отличаются только документы выдачи.

Проверка остатков по счету 71 перед закрытием

Прежде чем что-либо закрывать, сформируйте отчет «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» (раздел «Отчеты») по счету 71 с детализацией по субконто «Работники организации». Вы увидите, кто должен организации (дебетовое сальдо) и кому организация должна перерасход (кредитовое сальдо).

Для детального разбора по конкретному сотруднику используйте «Карточку счета» или «Анализ счета» 71 с отбором по работнику. Там видно, какими документами образовалась задолженность: выдачей из кассы (РКО), перечислением на карту (списание с расчетного счета) и какими авансовыми отчетами она частично погашена.

Обратите внимание на «развернутое» сальдо: одновременный дебет и кредит по одному сотруднику — типичный признак того, что авансовый отчет оформлен с ошибкой (другая дата, другой сотрудник, другая организация в базе). Такую ситуацию нужно исправлять в документах, а не закрывать ручной операцией.

Закрытие через авансовый отчет

Основной способ — документ «Авансовый отчет» (раздел «Покупки» или «Банк и касса», в зависимости от настроек интерфейса). Создайте документ, укажите сотрудника и на вкладке «Авансы» подберите выданные ему суммы через кнопку подбора — программа покажет незакрытые документы выдачи.

На вкладках «Оплата», «Товары», «Билеты» (состав вкладок зависит от версии конфигурации) внесите подтверждающие документы: чеки, накладные, акты, БСО. По каждой строке укажите счет затрат и аналитику. Сумма по документам не должна превышать выданный аванс — иначе образуется перерасход, который нужно будет отдельно выплатить сотруднику.

После проведения документ формирует проводки в дебет счетов затрат (10, 26, 44, 60 и др.) с кредита 71. Если сумма отчета меньше аванса, остаток остается дебетовым сальдо — его сотрудник должен вернуть.

1. 1
   Откройте раздел «Покупки» — «Авансовые отчеты» и создайте новый документ
2. 2
   Укажите сотрудника и дату отчета не раньше даты выдачи аванса
3. 3
   На вкладке «Авансы» подберите документы выдачи через «Подбор»
4. 4
   Внесите подтверждающие документы с суммами и счетами затрат
5. 5
   Проверьте итог: сумма по отчету против суммы аванса
6. 6
   Проведите документ и посмотрите проводки (кнопка «Дт/Кт»)

Возврат неизрасходованного остатка в кассу

Если сотрудник потратил меньше выданного, остаток возвращается документом «Приходный кассовый ордер» (ПКО) с видом операции «Возврат от подотчетного лица». В документе укажите сотрудника и сумму — проводка будет Дт 50.01 Кт 71.01.

Если аванс выдавался на банковскую карту, сотрудник может вернуть остаток переводом на расчетный счет. Тогда оформляется «Поступление на расчетный счет» с соответствующим видом операции и кредитом 71. Важно, чтобы вид операции был именно возвратом от подотчетного лица — иначе программа отнесет сумму на другой счет расчетов.

После проведения ПКО сформируйте карточку счета 71 по сотруднику: сальдо должно обнулиться. Если остаток остался — проверьте, полностью ли закрыта сумма аванса и не завис ли еще один неотраженный авансовый отчет.

Удержание невозвращенной суммы из зарплаты

Если сотрудник не отчитался и не вернул деньги в установленный срок, организация вправе удержать сумму из заработной платы — при условии, что сотрудник не оспаривает основание и размер удержания, а с месячного срока, отведенного на возврат, еще не прошел месяц на распоряжение об удержании (ст. 137 ТК РФ). Распоряжение оформляется приказом руководителя.

В 1С:Бухгалтерии удержание оформляется документом «Операция, введенная вручную» (раздел «Операции») проводкой Дт 70 Кт 71.01 на удерживаемую сумму, либо через «Начисление зарплаты» с удержанием, если используется зарплатный функционал. В 1С:ЗУП для этого есть специальные виды удержаний.

Учтите ограничение: общий размер удержаний при каждой выплате зарплаты, как правило, не может превышать 20% от суммы, причитающейся работнику (ст. 138 ТК РФ). Крупный долг придется удерживать частями в несколько месяцев.

Закрытие перерасхода по подотчету

Кредитовое сальдо по 71 означает, что сотрудник потратил свои деньги сверх аванса и организация должна ему перерасход. После утверждения авансового отчета перерасход выплачивается расходным кассовым ордером с видом операции «Выдача денежных средств подотчетному лицу» или перечислением на карту.

Контролируйте, чтобы выплата перерасхода происходила только после проведения утвержденного авансового отчета. Если выплатить перерасход «авансом» без отчета, на счете 71 опять появится дебетовое сальдо — и замкнутый круг зависших сумм продолжится.

Зависшие суммы: исправление ошибок и списание

Если задолженность висит из-за ошибки в документах (неверный сотрудник, дата, организация), исправьте исходный документ и перепроведите его. Не закрывайте такие суммы ручной операцией — это маскирует ошибку и ломает аналитику.

Если сотрудник уволен, а долг взыскать не удалось, задолженность по истечении срока исковой давности (в общем случае три года) списывается на прочие расходы (Дт 91.02 Кт 71) как безнадежная. До списания сумма включается в резерв сомнительных долгов. Для налогового учета потребуются: приказ об инвентаризации расчетов, акт инвентаризации и приказ о списании.

Невозвращенный подотчет, с которого не удержан НДФЛ, может быть признан доходом сотрудника — по таким суммам возникают вопросы при проверках. Поэтому «вечный» подотчет безопаснее закрывать документально, а не копить.

Способы закрытия подотчета

Авансовый отчет

Основной способ при наличии подтверждающих документов; требует корректных счетов затрат

Возврат в кассу / на счет

Для неизрасходованного остатка; быстро, но не закрывает потраченную часть

Удержание из зарплаты

Когда сотрудник не отчитался; ограничено 20% от выплаты и требует приказа

Списание на 91.02

Только для безнадежной задолженности после инвентаризации и истечения срока давности

Проверка результата

Итоговый контроль — оборотно-сальдовая ведомость по счету 71 на конец месяца. По каждому сотруднику, чей подотчет вы закрывали, сальдо должно быть нулевым. Развернутое сальдо по одному лицу — сигнал искать ошибку в документах.

Полезно сверить регламентные отчеты: акт сверки с подотчетным лицом (можно сформировать из карточки сотрудника печатной формой) и справку о подотчетных суммах для первички. Перед закрытием периода также проверьте, что все авансовые отчеты проведены и у них заполнены счета затрат — непроведенные документы не закрывают счет 71.

Контрольные точки

Как проверить результат

ОСВ по счету 71 по сотруднику

Норма

Сальдо равно нулю

Тревожный признак

Остаток по дебету или кредиту

Структура сальдо

Норма

Нет одновременного дебета и кредита по одному лицу

Тревожный признак

Развернутое сальдо — ошибка в документах

Проводки авансового отчета

Норма

Дт счетов затрат — Кт 71.01

Тревожный признак

Отчет не проведен или без проводок

Типичные ошибки при закрытии подотчета

Самая частая ошибка — авансовый отчет без привязки к выдаче: бухгалтер вносит документы, но не подбирает аванс на соответствующей вкладке. В результате сумма отчета уходит в кредит 71, а выданный аванс остается в дебете — образуется развернутое сальдо.

Вторая ошибка — дата отчета раньше даты выдачи. Программа может провести документ, но зачет аванса по такому отчету будет некорректным. Третья — закрытие подотчета ручной операцией «в ноль» без анализа: ошибка прячется, а при инвентаризации расчетов всплывает.

Частые вопросы

Можно ли выдать новый аванс, если сотрудник не отчитался по предыдущему?

Формально жесткий запрет из старых правил ведения кассовых операций отменен, и 1С не заблокирует выдачу. Но внутренними положениями организации такая выдача обычно запрещается, а при проверках неотчитанные суммы привлекают внимание. Практически безопаснее сначала закрыть предыдущий аванс.

Что делать, если авансовый отчет оформлен на другого сотрудника?

Исправьте поле «Сотрудник» в самом документе авансового отчета и перепроведите его. Если документ в закрытом периоде, создайте исправление текущей датой: сторнирующую ручную операцию и новый корректный отчет, либо корректировку после снятия периода с редактирования при согласовании с главным бухгалтером.

Как закрыть подотчет, если сотрудник уволился и не вернул деньги?

При увольнении сумму можно удержать из окончательного расчета в пределах установленных ограничений и при отсутствии возражений. Если удержать не удалось, задолженность числится на 71 до истечения срока исковой давности, включается в резерв сомнительных долгов, а затем списывается на прочие расходы по результатам инвентаризации.

Нужен ли авансовый отчет, если сотрудник оплатил покупку своей картой?

Да, если организация возмещает ему эти расходы. Оформляется авансовый отчет без выданного аванса: сумма проходит в кредит 71 как перерасход, затем выплачивается сотруднику. Без отчета выплата может быть расценена как доход сотрудника.

Почему в ОСВ по 71 одновременно дебет и кредит у одного сотрудника?

Почти всегда это следствие ошибки: авансовый отчет не подобрал выданный аванс, указана другая дата или другой работник. Откройте карточку счета 71 по этому сотруднику, найдите документы, образующие оба сальдо, и исправьте тот, что оформлен неверно. Ручная операция «в ноль» проблему скроет, но не решит.