Учет и Финансы · 12 мин
Как закрыть оплату самозанятому в 1С
Как провести и закрыть оплату самозанятому в 1С: создание договора, документы поступления услуг, списание с расчётного счёта, проверка взаиморасчётов и чеки.
Оплата услуг самозанятого (плательщика налога на профессиональный доход, НПД) отражается в 1С почти так же, как расчёты с обычным контрагентом, но с рядом особенностей: у самозанятого нет статуса ИП или юрлица, он не выставляет счета-фактуры и не является плательщиком НДС, а подтверждающим документом выступает чек из приложения «Мой налог». Если документы оформить неверно, возникнут зависшие остатки по счёту 60 или 76, а расходы рискуют быть не принятыми при проверке.
Ниже разобран полный цикл: как завести контрагента, отразить поступление услуг, провести оплату через банк и убедиться, что задолженность перед самозанятым закрыта. Инструкция ориентирована на 1С:Бухгалтерию 8.3 (ред. 3.0), но логика применима и к другим конфигурациям, где есть стандартные документы поступления и оплаты.
Подготовка: что проверить до проведения оплаты
Прежде чем создавать документы в 1С, убедитесь, что контрагент действительно имеет статус самозанятого. Попросите его справку о постановке на учёт в качестве плательщика НПД — её можно сформировать в приложении «Мой налог» или через личный кабинет на сайте ФНС. Дополнительно статус проверяется по ИНН через сервис ФНС: это защитит от ситуации, когда человек утратил статус, а вы продолжаете платить ему как самозанятому.
Договор с самозанятым оформляется письменно (договор оказания услуг или подряда). В нём обязательно указывается, что исполнитель применяет специальный налоговый режим «Налог на профессиональный доход», а также реквизиты для оплаты: обычно это карта или счёт физического лица. Отсутствие договора — частая причина вопросов при налоговой проверке, даже если чек из «Мой налог» есть.
Создание карточки контрагента и договора
Откройте раздел «Справочники» → «Контрагенты» и создайте новый элемент. Ключевой момент — правильно выбрать вид контрагента. Для самозанятого подходит «Физическое лицо» (если он не зарегистрирован как ИП). Заполните ФИО, ИНН — именно по ИНН программа и вы сможете проверять статус. Поля КПП и ОГРН у физлица отсутствуют, оставьте их пустыми.
В карточке контрагента перейдите на вкладку «Договоры» и создайте договор с видом «С поставщиком». Укажите номер и дату договора, при необходимости срок действия. Если конфигурация позволяет, отметьте, что контрагент — плательщик НПД: в свежих релизах 1С:Бухгалтерии есть соответствующий признак, который влияет на отражение в отчётности (например, самозанятые попадают в справку о доходах физлиц только в особых случаях, а в 6-НДФЛ оплаты им не включаются, так как НДФЛ с таких выплат заказчик не удерживает).
Во вкладке «Банковские счета» добавьте реквизиты для оплаты. Если самозанятый просит платить на карту, укажите счёт, к которому привязана карта, — номер карты в банковских реквизитах платёжного поручения не используется, для перевода по номеру карты потребуется отдельная операция в банке.
Отражение поступления услуг от самозанятого
После того как услуга оказана и акт подписан, создайте документ «Поступление (акты, накладные, УПД)» в разделе «Покупки». Выберите вид операции «Услуги (акт)». Укажите контрагента, договор, дату акта и сумму. В табличной части подберите или создайте номенклатуру с типом «Услуга» — например, «Услуги по разработке дизайна».
Критичный момент — НДС. Самозанятый НДС не начисляет, поэтому в колонке «% НДС» выберите значение «Без НДС». Если оставить ставку 20%, программа сформирует некорректные проводки и попытается отразить входной НДС, которого в реальности нет. Счёт-фактуру от самозанятого не регистрируют — документ «Счёт-фактура полученный» не создаётся.
Счёт затрат выбирайте по экономическому смыслу услуги: 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу», 20 «Основное производство» и т.д. После проведения документ сформирует проводку Дт 26 (44, 20) — Кт 60.01: возникает кредиторская задолженность перед самозанятым, которую нужно закрыть оплатой.
Чек из «Мой налог»: как получить и где хранить
Обязанность сформировать чек лежит на самозанятом. Он делает это в приложении «Мой налог» при получении оплаты (при расчётах с юрлицом или ИП — не позднее 9-го числа месяца, следующего за месяцем оплаты). Чек приходит заказчику по электронной почте, в мессенджер или передаётся ссылкой.
В 1С чек прикрепляется к документу поступления или оплаты через механизм присоединённых файлов (кнопка со скрепкой). Сохраните PDF чека и ссылку на него: по ссылке любой проверяющий может убедиться в подлинности чека на сайте ФНС. Без чека расходы на оплату услуг самозанятого могут быть не признаны в налоговом учёте — это самое слабое место всей цепочки.
Проведение оплаты: списание с расчётного счёта
Оплату оформляют документом «Списание с расчётного счёта» в разделе «Банк и касса» → «Банковские выписки». Если вы загружаете выписки из клиент-банка, документ создастся автоматически при загрузке — останется только проверить заполнение. При ручном вводе нажмите «Списание» и выберите вид операции «Оплата поставщику».
Заполните поля: получатель (самозанятый), договор, сумма, счёт расчётов (60.01) и счёт авансов (60.02). В поле «Назначение платежа» укажите, например: «Оплата по договору № 5 от 15.03. за услуги дизайна, НДС не облагается (НПД)». Формулировка «НДС не облагается» важна — банк и налоговая видят, что платёж не содержит НДС.
После проведения документа задолженность перед самозанятым закрывается: проводка Дт 60.01 — Кт 51 гасит кредиторку, образованную поступлением. Если оплата шла авансом, сначала формируется Дт 60.02 — Кт 51, а при поступлении услуги аванс зачитывается автоматически.
- 1Проверьте статус самозанятого по ИНН и получите справку о постановке на учёт как плательщика НПД
- 2Создайте контрагента с видом «Физическое лицо» и договор «С поставщиком»
- 3Отразите поступление услуг документом «Поступление (акты, накладные, УПД)» со ставкой «Без НДС»
- 4Получите чек из «Мой налог» и прикрепите его к документу
- 5Проведите оплату документом «Списание с расчётного счёта» с видом «Оплата поставщику»
- 6Проверьте закрытие задолженности по ОСВ 60.01 в разрезе контрагента
Альтернативные способы оплаты
Не всегда оплата идёт через расчётный счёт организации. Разберём другие сценарии и их отражение в 1С.
Оплата через подотчётное лицо
Если сотрудник оплатил самозанятому наличными или своей картой, сначала оформите выдачу денег под отчёт (документ «Выдача денежных документов» или «Расходный кассовый ордер»), затем «Авансовый отчёт», в котором сотрудник отчитывается за оплату. В авансовом отчёте на вкладке «Оплата» укажите контрагента-самозанятого и договор — задолженность закроется через счёт 71.
Оплата корпоративной картой
Оплата корпоративной картой отражается тем же документом «Списание с расчётного счёта», если карта привязана к счёту организации. В назначении платежа банк сам подставит детали операции — проверьте, чтобы контрагент и договор в документе были указаны корректно.
Сравнение вариантов оплаты
Основной способ: прозрачно для банка и налоговой, документ «Списание с расчётного счёта», задолженность закрывается напрямую по 60.01
Подходит для разовых мелких оплат; требует авансового отчёта и увеличивает документооборот, выше риск ошибок в отражении
Быстро и удобно, но требует контроля назначения платежа при загрузке выписок — автоматика может неверно определить контрагента
Как проверить, что задолженность закрыта
Главный инструмент контроля — отчёт «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 60» (раздел «Отчёты»). Сформируйте её с группировкой по контрагентам и договорам. Если поступление и оплата проведены корректно, конечное сальдо по самозанятому будет нулевым. Кредитовое сальдо означает, что оплаты больше, чем поступлений (переплата или неотражённый акт), дебетовое — аванс, не закрытый поступлением.
Дополнительно используйте отчёт «Анализ субконто» по виду субконто «Контрагенты» — он покажет движения по конкретному самозанятому с детализацией до документов. По каждому документу можно провалиться и проверить проводки. Ещё один полезный отчёт — «Обороты между субконто», он наглядно показывает пару «поступление — оплата».
Как проверить результат
Конечное сальдо равно нулю
Кредитовое сальдо — оплата без поступления; дебетовое — аванс без акта
Ставка «Без НДС», счёт затрат соответствует виду услуги, чек прикреплён
Указан НДС 20%, чек отсутствует, неверный счёт затрат
Вид «Оплата поставщику», назначение содержит «НДС не облагается»
Неверный вид операции, пустое назначение платежа
Сумма чека совпадает с оплатой, чек открывается по ссылке на сайте ФНС
Чек аннулирован, сумма не совпадает, ссылка не работает
Частые проблемы и их решение
Ситуация первая: самозанятый прислал чек на сумму, отличающуюся от акта. Обычно это происходит при частичной оплате или ошибке при формировании чека. Попросите самозанятого аннулировать неверный чек в «Мой налог» и сформировать корректный — сумма в чеке должна соответствовать фактически полученной оплате.
Ситуация вторая: оплата прошла, а задолженность в ОСВ не закрылась. Причина почти всегда в том, что в платёжном документе не указан договор или указан другой договор. Откройте «Списание с расчётного счёта», проверьте поле «Договор» и при необходимости исправьте — после перепроведения сальдо закроется. Если договоров несколько, зачёт авансов настраивается в параметрах документа поступления.
Ситуация третья: самозанятый в середине сотрудничества зарегистрировался как ИП. С этого момента документы оформляются уже на ИП: проверьте, не изменился ли налоговый режим (ИП может остаться на НПД или перейти на УСН). Если ИП на НПД — порядок не меняется, если на УСН — появляются другие требования к документам и возможные изменения по НДС.
Удобно завести в номенклатуре отдельную папку «Услуги самозанятых» и для каждой позиции сразу устанавливать ставку «Без НДС» и тип «Услуга». Это исключает ошибку с НДС при быстром вводе документов и упрощает последующий анализ расходов на НПД-контрагентов.
FAQ
Нужно ли удерживать НДФЛ при оплате самозанятому?
Нет. Заказчик не является налоговым агентом по доходам плательщика НПД. Сумму перечисляют полностью, налог самозанятый уплачивает сам через приложение «Мой налог». Удержание НДФЛ — ошибка, которая приведёт к переплате в бюджет и претензиям со стороны исполнителя.
Можно ли учесть расходы без чека из «Мой налог»?
Рискованно. Чек — обязательный документ, подтверждающий расходы по оплате самозанятому. Без него налоговая вправе не признать затраты при расчёте налога на прибыль или налога по УСН. Договор, акт и платёжка без чека не заменяют его.
Какой вид контрагента выбрать в 1С для самозанятого?
Если человек работает только как плательщик НПД без регистрации ИП — «Физическое лицо». Если самозанятый зарегистрирован как ИП, выбирайте «Юридическое лицо или индивидуальный предприниматель» с видом «Индивидуальный предприниматель» — от этого зависит корректность отчётности и печатных форм.
Что делать, если самозанятый аннулировал чек после оплаты?
Запросите у него новый корректный чек и сохраните его взамен аннулированного. Если чек аннулирован без замены, расходы по этой операции теряют подтверждение — настаивайте на перевыставлении до закрытия отчётного периода.
Как отразить оплату, если самозанятый просит перевод на карту?
В 1С документ оформляется стандартно — «Списание с расчётного счёта», «Оплата поставщику». Перевод по номеру карты выполняется на стороне банка; в платёжном поручении указываются реквизиты счёта получателя. Если банк позволяет платить только по номеру карты, проведите операцию через банк и отразите её в 1С как обычную оплату поставщику.
Нужно ли включать оплаты самозанятым в 6-НДФЛ?
Нет. Выплаты плательщикам НПД не облагаются НДФЛ и не отражаются в расчёте 6-НДФЛ. Исключение — если налоговая переквалифицировала отношения в трудовые: тогда выплаты пересчитываются как зарплата со всеми последствиями.
Что важно запомнить
Закрытие оплаты самозанятому в 1С строится на трёх шагах: поступление услуг со ставкой «Без НДС», оплата документом «Списание с расчётного счёта» и контроль нулевого сальдо по счёту 60. Обязательные условия корректного учёта — действующий статус НПД у исполнителя, договор и чек из «Мой налог», сумма которого совпадает с оплатой. НДФЛ и взносы с таких выплат не начисляются.