Как закрепить за сотрудником материальные ценности в 1С

Закрепление материальных ценностей за сотрудником в 1С означает назначение его материально ответственным лицом (МОЛ) и оформление передачи ему основных средств, товаров, инвентаря или денежных средств документами программы. Без этого шага остатки «висят» на складе или подразделении без конкретного ответственного, и при недостаче невозможно корректно предъявить претензии и списать ценность по учёту.

Механика зависит от конфигурации. В 1С:Бухгалтерии МОЛ указывается в документах принятия к учёту и передачи ОС и материалов, в 1С:ЗУП ведётся учёт выданной спецодежды и бланков строгой отчётности, в 1С:Управление торговлей и ERP ответственное хранение оформляется ордерными документами склада. Ниже разобран общий порядок и особенности каждого сценария.

Прежде чем оформлять передачу в программе, убедитесь, что с сотрудником подписан договор о полной материальной ответственности (если это требуется по должности) и что сам сотрудник корректно заведён в справочнике. Ошибки на этом этапе потом приходится исправлять сторнированием и перепроведением цепочки документов.

Что проверить перед закреплением ценностей

Откройте справочник «Сотрудники» и убедитесь, что карточка сотрудника заполнена полностью: ФИО, должность, подразделение, табельный номер. Если сотрудник заведён дважды (типичная ситуация после обменов между базами), ценности могут закрепиться за «пустым» дублёром, и отчёты по МОЛ будут пустыми.

Проверьте, что в справочнике «Физические лица» сотрудник существует в одном экземпляре. В 1С документы ссылаются именно на физическое лицо, поэтому дубли здесь критичнее, чем дубли сотрудников. Лишние элементы помечайте на удаление только после проверки ссылок через «Все функции → Поиск ссылок на объект».

Уточните, какой вид ответственности оформляется: индивидуальная (одно МОЛ) или коллективная (бригадная). В типовых конфигурациях 1С закрепление ведётся на конкретное физическое лицо, поэтому при бригадной ответственности в программе обычно указывают бригадира, а состав бригады фиксируют в бумажном договоре.

Назначение сотрудника материально ответственным лицом

В 1С:Бухгалтерии МОЛ не назначается отдельной командой — физическое лицо становится МОЛ в момент, когда указывается в документе учёта. Для удобства многие организации ведут список МОЛ в дополнительных сведениях подразделений или в регистре сведений «Ответственные лица» (раздел «Главное → Ответственные лица»), где можно задать ответственного по организации или подразделению на период.

В 1С:Управление торговлей и ERP ответственные за склад назначаются в карточке склада (поле «Текущий ответственный» или аналогичное), а передача товаров между МОЛ оформляется документом «Перемещение товаров» с указанием склада-отправителя и склада-получателя, если под каждое МОЛ заведён свой склад.

Как оформить, если склад один, а МОЛ несколько

Если несколько сотрудников отвечают за ценности на одном физическом складе, заведите в программе виртуальные склады по зонам ответственности — например, «Склад — Иванов» и «Склад — Петров». Тогда остатки в отчётах будут разложены по ответственным лицам, а передача ценностей оформляется перемещением между этими складами без реального физического перемещения.

Передача основных средств сотруднику

Основные средства (компьютеры, инструмент, оборудование) закрепляются за сотрудником документом «Передача ОС» в разделе «ОС и НМА». В шапке укажите подразделение и МОЛ-получателя, в табличной части выберите объекты ОС. После проведения в регистрах «Местонахождение ОС» и «Счета учёта ОС» зафиксируется новое ответственное лицо.

Если ОС только принимается к учёту, МОЛ указывается сразу в документе «Принятие к учёту ОС» — отдельная передача не нужна. Проверить, за кем числится объект, можно в карточке ОС по кнопке «Ещё» или через отчёт «Инвентарная книга ОС» (ОС-6).

Для печати акта приёма-передачи используйте типовую форму ОС-1, доступную из документа передачи. Акт подписывается передающей и принимающей стороной и хранится вместе с инвентарной карточкой объекта.

1. 1
   Откройте раздел «ОС и НМА» и создайте документ «Передача ОС».
2. 2
   Укажите организацию, подразделение и МОЛ-получателя из справочника физических лиц.
3. 3
   Подберите в табличную часть передаваемые объекты ОС.
4. 4
   Проверьте счета учёта и проведите документ.
5. 5
   Распечатайте акт ОС-1 и получите подписи обеих сторон.
6. 6
   Проверьте отчётом «Инвентарная книга», что объект числится за новым МОЛ.

Передача материалов, инвентаря и товаров

Материалы и инвентарь передаются сотруднику документом «Требование-накладная» (раздел «Склад»), если ценности списываются в расход на подразделение, или «Передача материалов в эксплуатацию» — если нужно отслеживать их за МОЛ до полного износа. Второй вариант правильнее для инструмента и спецодежды: остатки остаются видны по каждому сотруднику в отчёте «Ведомость по материалам в эксплуатации».

Товары, выданные продавцу или кладовщику под отчёт, оформляются перемещением на его склад (в конфигурациях с несколькими складами) либо документом «Передача товаров» с указанием МОЛ. В рознице для выдачи товара в торговую точку используется перемещение на склад магазина, где ответственным числится заведующий.

Денежные средства закрепляются за подотчётным лицом документом «Выдача денежных документов» или «Расходный кассовый ордер» с видом операции «Выдача подотчётному лицу». Дальнейший контроль ведётся отчётом «Авансовый отчёт» и оборотно-сальдовой ведомостью по счету расчётов с подотчётными лицами.

Сравнение документов передачи

Требование-накладная

Подходит для расходуемых материалов; после списания контроль за МОЛ не ведётся.

Передача материалов в эксплуатацию

Подходит для инструмента и спецодежды; остатки видны по каждому сотруднику до списания.

Перемещение товаров между складами

Подходит для товаров под отчёт продавца; требует отдельного склада на каждое МОЛ.

Передача ОС

Подходит для основных средств; фиксирует МОЛ в регистрах учёта ОС.

Выдача спецодежды и ценностей в 1С:ЗУП

В 1С:Зарплата и управление персоналом выдача спецодежды, спецобуви и смывающих средств оформляется документом «Выдача материальных ценностей» (раздел «Кадры» или «Зарплата», в зависимости от настроек). В документе указывается сотрудник, подразделение и перечень выдаваемых ценностей с нормами выдачи и сроками использования.

Программа автоматически отслеживает сроки носки: по каждому сотруднику можно построить отчёт по выданным ценностям и увидеть, что подлежит замене. При увольнении сотрудника оформляется возврат или списание остаточной стоимости через документ возврата материальных ценностей.

Если спецодежда учитывается и в бухгалтерской программе, настройте синхронизацию между ЗУП и Бухгалтерией, чтобы выдача отражалась в обеих системах без ручного дублирования. Проверьте правила обмена: документ должен переноситься с заполненным МОЛ и подразделением.

Печать договора и документов о материальной ответственности

Типовые конфигурации содержат печатные формы инвентарных карточек (ОС-6), актов приёма-передачи (ОС-1) и требований-накладных (М-11). Договор о полной материальной ответственности в типовой поставке обычно отсутствует — его подключают как внешнюю печатную форму к справочнику «Сотрудники» или формируют в текстовом редакторе по шаблону.

Для печати списка ценностей, закреплённых за сотрудником, используйте отчёты: «Инвентарная книга ОС» с отбором по МОЛ, «Ведомость по материалам в эксплуатации» или оборотно-сальдовую ведомость по счёту с субконто «Сотрудники». Эти отчёты прикладываются к договору как опись переданных ценностей.

Контроль и инвентаризация закреплённых ценностей

Периодически сверяйте учётные остатки с фактическими через документ «Инвентаризация товаров» или «Инвентаризация ОС». В документе укажите склад или МОЛ, заполните фактические остатки — программа покажет расхождения и сформирует инвентаризационную опись (ИНВ-3) и сличительную ведомость (ИНВ-19).

При смене МОЛ сначала проведите инвентаризацию по старому ответственному, зафиксируйте остатки актом, затем оформите передачу новому сотруднику. Передача «вслепую» без инвентаризации — самая частая причина споров о недостачах между прежним и новым ответственным.

При увольнении сотрудника снимите с него все ценности: оформите возврат материалов из эксплуатации, передачу ОС другому МОЛ и закройте подотчётные суммы. Проверить полноту снятия поможет отчёт по сотруднику с группировкой по счетам учёта.

Контрольные точки

Как проверить результат

Отчёт по остаткам с отбором по МОЛ

Норма

Ценности числятся за новым сотрудником, остатки совпадают с актом

Тревожный признак

Отчёт пуст или показывает старое МОЛ — документ не проведён или указан дублёр сотрудника

Проводки документа передачи

Норма

Движения по счетам и регистрам сформированы

Тревожный признак

Проводок нет — проверьте дату запрета редактирования и права пользователя

Инвентаризационная опись

Норма

Учётные остатки совпадают с фактическими

Тревожный признак

Есть расхождения — сначала разберитесь с причиной, потом передавайте

Типичные ошибки при закреплении ценностей

Ещё одна распространённая проблема — разный состав ценностей в программе и в приложении к договору. После каждой передачи обновляйте опись к договору, распечатывая актуальный отчёт по МОЛ, и подписывайте её у сотрудника.

FAQ

Можно ли закрепить одну ценность за несколькими сотрудниками?

В типовых конфигурациях документ передачи указывает одно физическое лицо-получателя. При коллективной (бригадной) ответственности в программе указывают бригадира, а полный состав бригады и распределение ответственности фиксируют в бумажном договоре. Альтернатива — разбить ценности на части и закрепить каждую за своим сотрудником.

Как снять ценности с уволенного сотрудника?

Оформите документы возврата: «Возврат материалов из эксплуатации» для инвентаря и спецодежды, «Передача ОС» на нового МОЛ для основных средств, погашение подотчётных сумм через авансовый отчёт или возврат в кассу. Затем постройте отчёт по сотруднику и убедитесь, что остатки по нему равны нулю.

Что делать, если документ передачи не проводится?

Чаще всего мешают дата запрета редактирования (раздел «Администрирование → Даты запрета изменения данных»), недостаток прав у пользователя или отрицательные остатки по складу-отправителю. Проверьте сообщение об ошибке в документе — в нём указывается конкретная причина.

Нужен ли отдельный склад для каждого МОЛ?

Не обязательно, но удобно. Если ценности учитываются на одном складе, контроль по сотрудникам ведётся через документы передачи в эксплуатацию и отчёты по МОЛ. Виртуальные склады по ответственным лицам упрощают инвентаризацию и перемещения, но увеличивают число документов.

Как распечатать список всего, что числится за сотрудником?

Используйте отчёт «Ведомость по материалам в эксплуатации» с отбором по сотруднику для инвентаря и спецодежды, «Инвентарную книгу ОС» с отбором по МОЛ для основных средств и оборотно-сальдовую ведомость по счёту расчётов с подотчётными лицами для денежных средств. Эти отчёты формируют полную опись закреплённых ценностей.

Чем отличается МОЛ от подотчётного лица?

МОЛ отвечает за сохранность товарно-материальных ценностей на складе или в подразделении, а подотчётное лицо получает денежные средства на хозяйственные нужды и отчитывается авансовыми отчётами. В 1С это разные механизмы: МОЛ фиксируется в документах учёта ТМЦ, подотчёт — в кассовых документах и авансовых отчётах.