Как вывести акт сверки в 1С 8

Акт сверки взаиморасчётов — документ, который подтверждает состояние расчётов с контрагентом на определённую дату: сколько отгружено, сколько оплачено и есть ли задолженность. В 1С 8 он формируется автоматически на основе проведённых документов, поэтому основная работа сводится к правильному выбору периода, контрагента и счетов учёта, а также к проверке результата перед отправкой контрагенту.

Инструкция ниже подходит для типовых конфигураций на платформе 1С:Предприятие 8.3 — «Бухгалтерия предприятия», «Управление торговлей», «Комплексная автоматизация» и «ERP». Названия пунктов меню могут немного отличаться в зависимости от версии конфигурации, но общая логика одинакова: создаётся документ «Акт сверки», заполняется по данным учёта и выводится на печать.

Перед формированием акта убедитесь, что все документы по контрагенту за выбранный период проведены, а взаиморасчёты не содержат незакрытых «красных» остатков из-за ошибок ввода. Акт сверки не исправляет учёт — он лишь отражает его текущее состояние, поэтому расхождения сначала разбирают, а потом уже выводят документ на печать.

Где находится акт сверки в разных конфигурациях 1С

В «1С:Бухгалтерии 8» документ расположен в разделах «Покупки» и «Продажи» — пункт «Акты сверки взаиморасчётов» (в ряде версий — «Сверка взаиморасчётов»). Также быстрый доступ доступен через карточку контрагента: откройте контрагента и нажмите ссылку «Акт сверки» либо кнопку «Создать на основании».

В «1С:Управление торговлей 11» и «Комплексной автоматизации» сверка находится в разделе «Продажи» (или «Закупки») — «Документы» → «Сверки взаиморасчётов». В «1С:ERP» — раздел «Казначейство» или «Продажи», журнал «Сверки взаиморасчётов». Если типовой документ не виден, проверьте права пользователя и настройки видимости команд интерфейса.

Как создать и заполнить акт сверки пошагово

Создание документа занимает несколько минут, если учёт в порядке. Последовательность действий одинакова для большинства типовых конфигураций.

1. 1
   Откройте журнал «Акты сверки взаиморасчётов» и нажмите «Создать».
2. 2
   Укажите организацию, контрагента и при необходимости договор — тогда сверка будет по одному договору.
3. 3
   Задайте период сверки: дату начала и дату окончания.
4. 4
   Проверьте список счетов учёта расчётов (обычно 60, 62, 76) — при необходимости скорректируйте.
5. 5
   Нажмите «Заполнить» → «По данным учёта» — табличная часть заполнится документами и суммами.
6. 6
   Проверьте итоговое сальдо, затем нажмите «Провести» и «Печать» → «Акт сверки взаиморасчётов».

При заполнении «по данным учёта» программа выбирает все проведённые документы расчётов за период: реализации, поступления, оплаты, возвраты, корректировки. Каждая строка акта содержит дату, документ и сумму по дебету или кредиту. Если часть документов не попала в акт — чаще всего они не проведены или относятся к другому договору.

Сальдо на начало периода программа рассчитывает автоматически. Если сверка проводится впервые или за длительный период, начальное сальдо должно совпадать с данными прошлого подписанного акта — это первая контрольная точка.

Настройка параметров: счета, договоры и разбивка

В табличной части «Счета учёта» (или в настройках документа) перечислены счета, по которым выполняется сверка. Стандартный набор — 60 «Расчёты с поставщиками», 62 «Расчёты с покупателями», 76 «Расчёты с разными дебиторами и кредиторами». Если с контрагентом есть расчёты по авансам на выделенных субсчетах или по счету 66/67 (займы), добавьте их вручную, иначе часть задолженности не попадёт в акт.

Если акт формируется без указания договора, сверка идёт по всем договорам контрагента суммарно. Это удобно для общей сверки, но контрагенты часто просят акт по конкретному договору — тогда поле «Договор» заполняется обязательно. В УТ и ERP дополнительно можно детализировать по заказам и накладным.

Варианты формирования акта

По данным нашей организации

Стандартный режим: акт заполняется только по учёту вашей базы. Подходит для первичной отправки контрагенту.

С данными контрагента

После возврата акта с отметками контрагента можно ввести его данные, и программа покажет расхождения построчно. Подходит для разбора разногласий.

По конкретному договору

Сверка ограничена одним договором. Подходит, когда с контрагентом несколько договоров и расчёты ведутся раздельно.

Как вывести акт сверки на печать и сохранить в файл

После проведения документа нажмите кнопку «Печать» и выберите форму «Акт сверки взаиморасчётов». Печатная форма содержит шапку с реквизитами сторон, таблицу оборотов и итоговое сальдо с расшифровкой «долг за нами / долг за контрагентом». Если в конфигурации несколько макетов, выбирайте тот, где итог выведен прописью и есть место под подписи обеих сторон.

Для отправки контрагенту электронно сохраните форму в PDF: в окне предварительного просмотра нажмите «Сохранить» (значок дискеты) и выберите формат PDF. Также акт можно отправить по электронному документообороту (ЭДО) прямо из 1С, если подключён сервис обмена документами — тогда подписание происходит в электронном виде.

Перед печатью откройте предварительный просмотр и проверьте, чтобы таблица не «разъезжалась» на лишние страницы. При большом количестве строк включите альбомную ориентацию или уменьшите масштаб — подписанты охотнее работают с компактным актом.

Проверка результата и разбор расхождений

Итоговое сальдо акта должно совпадать с сальдо по счетам расчётов в оборотно-сальдовой ведомости на ту же дату. Сформируйте ОСВ по счетам 60, 62, 76 с отбором по контрагенту и сравните конечное сальдо — это самый быстрый способ убедиться, что акт сформирован корректно.

Если контрагент вернул акт с расхождениями, типовые причины таковы: документ оплаты проведён в разных периодах у сторон (оплата в пути), у контрагента не отражена последняя отгрузка, различия в курсах пересчёта валютных договоров, либо у одной из сторон документ введён с ошибкой в сумме. Расхождения разбирают построчно, сверяя номера и даты первичных документов.

Контрольные точки

Как проверить результат

Сальдо акта и ОСВ по контрагенту

Норма

Суммы совпадают до копейки

Тревожный признак

Разница — в акт не попали документы или есть непроведённые

Сальдо на начало периода

Норма

Равно итогу прошлого подписанного акта

Тревожный признак

Отличается — кто-то изменил документы прошлых периодов

Состав строк акта

Норма

Все реализации и оплаты за период присутствуют

Тревожный признак

Пропущены документы — проверьте договор и счета учёта

Типичные ошибки при формировании акта сверки

Отдельная группа проблем — ручное редактирование сумм в табличной части акта «чтобы сошлось». Так делать нельзя: акт перестаёт отражать учёт, и при последующих сверках расхождение всплывёт снова. Если сумма в учёте неверна, исправляется первичный документ, а не акт.

Частые вопросы по акту сверки в 1С 8

Почему акт сверки заполняется пустым, хотя документы есть?

Чаще всего документы не проведены, выбран другой договор или организация, либо расчёты идут по счёту, которого нет в настройках акта. Проверьте период, договор и список счетов учёта, затем повторно нажмите «Заполнить по данным учёта».

Можно ли сформировать акт сверки за прошлый год?

Да, период сверки не ограничен. Учтите, что если после закрытия периода документы редактировались, сальдо может отличаться от ранее подписанного акта — в этом случае расхождение нужно разобрать до отправки.

Как вывести акт с данными контрагента и расхождениями?

В документе акта предусмотрено заполнение данных контрагента: введите суммы из возвращённого акта в соответствующую табличную часть (в Бухгалтерии — закладка или режим «по данным контрагента»). Программа автоматически покажет строки с расхождениями и итоговую разницу.

Как сохранить акт сверки в PDF или Excel?

Откройте печатную форму через кнопку «Печать», затем в окне просмотра нажмите «Сохранить» и выберите формат PDF, XLSX или MXL. PDF подходит для отправки на подпись, Excel — если контрагент просит редактируемый формат для сверки.

Чем акт сверки отличается от отчёта «Задолженность контрагентов»?

Акт сверки — двусторонний документ с построчной детализацией, который подписывают обе стороны и который имеет юридическое значение при подтверждении долга. Отчёты по задолженности — внутренние аналитические формы, они удобны для контроля, но контрагенту для официальной сверки не отправляются.