Учет и Финансы · 12 мин
Как выставить акт сверки взаиморасчётов в 1С
Как выставить акт сверки взаиморасчётов в 1С:Бухгалтерии 8.3 и Управлении торговлей: пошаговая инструкция, настройки, проверка расхождений, печать и типичные ошибки.
Акт сверки взаиморасчётов — документ, который фиксирует состояние расчётов с контрагентом на конкретную дату: сколько отгружено, сколько оплачено, какой остаток долга. В 1С он формируется автоматически на основании данных учёта, поэтому качество акта напрямую зависит от того, насколько корректно в базе введены документы реализации, поступления и оплаты.
Механизм формирования акта сверки есть во всех основных конфигурациях: 1С:Бухгалтерия 8.3, 1С:Управление торговлей 11, 1С:ERP, 1С:Комплексная автоматизация. Расположение документа в меню немного различается, но логика везде одинаковая: выбирается контрагент, период и организация, программа собирает обороты по счетам расчётов и выводит таблицу операций с сальдо.
Ниже разобран порядок создания акта сверки в 1С:Бухгалтерии 8.3 как наиболее распространённой конфигурации, отличия в Управлении торговлей, проверка данных перед формированием, работа с расхождениями и типичные ошибки, из-за которых акт приходится переделывать.
Где находится акт сверки в разных конфигурациях 1С
В 1С:Бухгалтерии 8.3 документ называется «Акт сверки расчётов» и доступен сразу из нескольких разделов: «Покупки» → «Акты сверки расчётов», «Продажи» → «Акты сверки расчётов», а также «Расчёты с контрагентами». Все три пути ведут к одному и тому же журналу документов — разницы, откуда создавать акт, нет.
В 1С:Управлении торговлей 11 и 1С:ERP акт сверки находится в разделе «Продажи» (или «Закупки») → «Документы» → «Акты сверки взаиморасчётов», либо через «CRM и маркетинг» в зависимости от настроек интерфейса. В УТ документ умеет учитывать соглашения с клиентами и детализировать расчёты по заказам и накладным.
В 1С:Зарплате и управлении персоналом акта сверки с контрагентами нет — это кадровая конфигурация. Если в меню нужного раздела документ не отображается, проверьте права пользователя и настройки видимости команд: часто пункт скрыт настройкой «Настройка навигации» раздела.
Подготовка: проверка учёта перед формированием акта
Главное правило: акт сверки только отражает данные учёта, но не исправляет их. Если в базе есть непроведённые накладные, оплата заведена на другой договор или счёт-фактура оформлена на другую организацию, все эти ошибки попадут в акт. Поэтому сначала проверьте учёт, потом формируйте документ.
Откройте «Отчёты» → «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту» и постройте её по счетам 60 «Расчёты с поставщиками», 62 «Расчёты с покупателями» и 76 «Расчёты с разными дебиторами и кредиторами» с отбором по нужному контрагенту. Сальдо на конец периода должно соответствовать вашим ожиданиям, а развёрнутое сальдо (одновременный долг и по 60.01, и по 60.02) — быть объяснимым: аванс и задолженность по разным договорам это нормально, «висящий» аванс при отгрузке по тому же договору — признак незакрытых документов.
Дополнительно полезен отчёт «Анализ субконто» по контрагенту с детализацией по документам расчётов: он покажет, какие накладные не закрыты оплатой и наоборот. Если обнаружились ошибки — сначала исправьте учётные документы (проведите, перепривяжите оплату к договору), затем формируйте акт.
Как проверить готовность учёта
Сальдо совпадает с вашими данными о долге
Есть неожиданные суммы или развёрнутое сальдо без причины
Все реализации и оплаты проведены
Есть документы с пометкой или без проведения
Оплаты и отгрузки относятся к правильным договорам
Один контрагент, но расчёты размазаны по лишним договорам
Пошаговое создание акта сверки в 1С:Бухгалтерии 8.3
Откройте раздел «Продажи» (или «Покупки») → «Акты сверки расчётов» и нажмите «Создать». В шапке документа заполните поля: организация (от чьего имени сверка), контрагент, договор (можно оставить пустым — тогда в акт попадут расчёты по всем договорам контрагента), период сверки и валюта. Период обычно совпадает с кварталом, полугодием или годом, но может быть любым.
Перейдите на вкладку с таблицей расчётов и нажмите «Заполнить» → «Заполнить по данным бухгалтерского учёта». Программа соберёт все проведённые документы по счетам расчётов за указанный период: реализации, поступления, оплаты, возвраты, корректировки. Таблица заполнится двумя колонками — «Дебет» и «Кредит», где дебет означает увеличение долга контрагента (или уменьшение вашего долга перед ним).
После заполнения проверьте начальное и конечное сальдо в подвале таблицы. Конечное сальдо должно совпасть с сальдо по ОСВ на ту же дату. Если всё сошлось, установите флажок «Сверка согласована» только после реального согласования с контрагентом — до этого момента акт считается неподтверждённым. Проведите документ и распечатайте его через кнопку «Печать» → «Акт сверки расчётов».
- 1Проверьте учёт по контрагенту через ОСВ по счетам 60, 62, 76
- 2Откройте «Продажи» → «Акты сверки расчётов» → «Создать»
- 3Укажите организацию, контрагента, договор и период сверки
- 4Нажмите «Заполнить» → «По данным бухгалтерского учёта»
- 5Сверьте конечное сальдо с ОСВ и ожидаемой задолженностью
- 6Проведите документ и распечатайте акт через кнопку «Печать»
- 7Передайте акт контрагенту и дождитесь подтверждения или перечня расхождений
Настройки детализации и счета учёта
По умолчанию акт формируется по стандартному набору счетов расчётов: 60, 62, 76, а также счетам авансов. Если у вас расчёты с контрагентом идут по нестандартным счетам (например, по займам или векселям), откройте настройки счетов в документе и добавьте нужные счета вручную — иначе часть операций не попадёт в акт.
Полезная опция — детализация по документам расчётов. Когда она включена, каждая строка акта показывает конкретную накладную или платёжку с номером и датой, что упрощает сверку для контрагента. Без детализации акт может выводиться свёрнуто по месяцам — такой формат удобен для больших объёмов операций, но хуже подходит для поиска расхождений.
Обратите внимание на флажок «Разбить по договорам»: если с контрагентом несколько договоров, акт сгруппирует операции по каждому договору отдельно с промежуточными итогами. Это удобно, когда долг нужно подтвердить по конкретному договору, например для претензионной работы.
Особенности акта сверки в 1С:Управлении торговлей
В УТ 11 акт сверки взаиморасчётов формируется по данным управленческого учёта расчётов, а не бухгалтерских счетов. Документ позволяет детализировать расчёты по заказам, накладным и соглашениям, что удобно при сложных схемах работы с покупателями. Заполнение выполняется кнопкой «Заполнить» с выбором варианта: по всем расчётам или по конкретному партнёру/соглашению.
Важное отличие: в УТ есть механизм «Сверка взаиморасчётов» с возможностью ввести данные контрагента и автоматически выявить расхождения. Если контрагент прислал свой вариант акта, его данные можно внести в табличную часть, и программа покажет несовпадающие строки. Это заметно ускоряет поиск причин разногласий по сравнению с ручным сличением двух печатных форм.
Акт сверки в разных конфигурациях
Формируется по счетам бухучёта 60, 62, 76. Подходит для официальной сверки и подтверждения задолженности. Детализация по документам включается настройкой.
Формируется по управленческим расчётам, детализация по заказам и накладным. Есть встроенный механизм сравнения с данными контрагента.
Объединяет оба подхода: можно формировать акт и по регламентированному, и по управленческому учёту. Больше настроек, но сложнее интерфейс.
Работа с расхождениями при сверке
Если контрагент вернул акт с расхождениями, не спешите менять учётные данные. Сначала определите природу разницы: типичные причины — документы в пути (накладная подписана вами в одном периоде, а получена контрагентом в другом), неотражённые оплаты, разница в курсах валют при расчётах в у.е., дубли документов или разные договоры, по которым учтены операции.
Для поиска причины постройте «Анализ субконто» по контрагенту с детализацией по документам и построчно сравните с актом контрагента. Операции, которые есть у вас, но отсутствуют у контрагента, чаще всего означают, что он не получил или не оприходовал документы. Операции, которые есть у контрагента, но нет у вас — что документ не заведён в вашей базе или заведён на другого контрагента/договор.
Исправления вносятся в учётные документы, а не в сам акт: акт после исправления учёта просто перезаполняется кнопкой «Заполнить». Ручная правка таблицы акта допустима только как временная мера для печати согласованного варианта, но она создаёт рассинхрон между актом и учётом — используйте её осознанно и фиксируйте причину.
Печать, подписание и хранение акта
Печатная форма акта вызывается кнопкой «Печать» из документа. В форму выводятся реквизиты обеих сторон, таблица операций, итоговое сальдо и текстовая расшифровка задолженности («долг за ООО "Покупатель" перед ООО "Поставщик" составляет...»). Подписывают акт уполномоченные представители обеих сторон; на практике достаточно подписей руководителей или лиц с доверенностью и печатей (при их использовании).
Акт можно отправить контрагенту напрямую из 1С через сервис 1С-ЭДО, если с контрагентом настроен электронный документооборот, либо через «1С:Отправка по электронной почте» — программа сформирует PDF и вложит его в письмо. Электронный акт, подписанный квалифицированной подписью через ЭДО, имеет юридическую силу наравне с бумажным.
Храните подписанные акты сверки вместе с первичными документами: они подтверждают задолженность при налоговых проверках и в суде, а также прерывают течение срока исковой давности. В базе 1С документ остаётся в журнале актов сверки, отсканированный подписанный экземпляр можно прикрепить к документу через скрепку «Присоединённые файлы».
Частые вопросы по акту сверки в 1С
Почему акт сверки пустой, хотя документы по контрагенту есть?
Чаще всего выбран неверный период, не та организация в шапке или документы не проведены. Также проверьте настройку счетов учёта в акте: если расчёты идут по нестандартному счёту, его нужно добавить в список вручную. Ещё одна причина — в документах указан другой контрагент (например, заведён дубль в справочнике).
Можно ли сформировать акт сверки по нескольким договорам сразу?
Да. Оставьте поле «Договор» пустым — в акт попадут расчёты по всем договорам контрагента. Включите опцию разбивки по договорам, чтобы операции были сгруппированы с промежуточными итогами по каждому договору отдельно.
Что делать, если сальдо в акте не совпадает с ОСВ?
Проверьте, совпадают ли дата окончания акта и дата ОСВ, одинаковый ли отбор по организации и контрагенту, и включены ли в настройки акта все счета расчётов, по которым есть сальдо. Если акт заполнялся ранее, а потом документы перепроводились — перезаполните акт кнопкой «Заполнить».
Как отразить в акте данные контрагента, если они расходятся с нашими?
В 1С:Бухгалтерии таблицу акта можно дополнить строками вручную — внесите операции по версии контрагента и зафиксируйте разногласия в примечании. В УТ 11 для этого есть отдельный механизм сверки с автоматическим выявлением несовпадающих строк. Учёт при этом не меняется до выяснения причин.
Является ли акт сверки обязательным документом?
Нет, законодательство не обязывает составлять акты сверки — это добровольная процедура. Но на практике акт подтверждает задолженность для инвентаризации расчётов, аудита и судебных споров, а подписание акта должником прерывает срок исковой давности, поэтому регулярная сверка с ключевыми контрагентами считается хорошей практикой.
Как отправить акт сверки контрагенту прямо из 1С?
Используйте кнопку «Отправить» в документе: доступна отправка по электронной почте с вложением PDF или через 1С-ЭДО, если с контрагентом настроен обмен электронными документами. Вариант через ЭДО предпочтительнее — подписанный квалифицированной подписью акт имеет юридическую силу без бумажного оригинала.
Что важно запомнить
Акт сверки в 1С формируется автоматически по данным учёта: сначала проверьте расчёты через ОСВ по счетам 60, 62, 76, затем создайте документ, заполните его кнопкой «Заполнить» и сверьте итоговое сальдо. Расхождения исправляйте в учётных документах, а не в самом акте, и не подписывайте акт, пока не выяснены все разногласия.