Как выставить счет в 1С Управление торговлей

Документ «Счет на оплату покупателю» в 1С: Управление торговлей используется для выставления покупателю требования об оплате товаров или услуг. Счет не формирует проводки и не двигает регистры складского учета — это предварительный документ, который фиксирует намерение продажи и служит основанием для оплаты. Именно поэтому ошибка в счете не ломает учет, но может привести к задержке оплаты или спору с контрагентом.

Выставить счет можно двумя способами: напрямую из раздела продаж или на основании уже созданного заказа клиента. Второй вариант предпочтительнее, если компания ведет учет заказов: суммы, состав товаров и условия оплаты подтянутся автоматически, а связь документов позволит отслеживать статус оплаты по каждому заказу.

Ниже разобраны оба сценария, настройка печатной формы, типичные проблемы с нумерацией и реквизитами, а также способы проверить, что счет выставлен корректно и оплата по нему корректно отразится в учете.

Где находится документ и какие права нужны

Журнал счетов расположен в разделе «Продажи» — подсистема «Оптовые продажи» — «Счета на оплату покупателям». В типовой конфигурации УТ 11 доступ к документу есть у профилей «Менеджер по продажам», «Супервайзер торговых представителей» и «Администратор». Если пользователь не видит журнал, проверьте профиль группы доступа в разделе «НСИ и администрирование — Настройка пользователей и прав».

Дополнительное условие — включенная функциональная опция «Счета на оплату» в настройках продаж. Откройте «НСИ и администрирование — Настройка НСИ и разделов — Продажи — Оптовые продажи» и убедитесь, что флажок «Счета на оплату» установлен. Без него документ не будет доступен в интерфейсе.

Как создать счет с нуля

Откройте журнал «Счета на оплату покупателям» и нажмите «Создать». В шапке документа укажите организацию, от имени которой выставляется счет, и контрагента-покупателя. После выбора контрагента программа предложит договор и соглашение об условиях продаж — если соглашение одно, оно подставится автоматически.

На вкладке «Товары» добавьте номенклатуру: вручную через «Добавить», подбором по кнопке «Подобрать товары» или вставкой из буфера обмена. Для каждой строки проверьте количество, цену и ставку НДС — цены подтягиваются из вида цен, указанного в соглашении, но их можно скорректировать вручную при наличии прав.

Заполните банковский счет организации в поле «Банковский счет» — именно его реквизиты попадут в печатную форму. Если счетов несколько, выберите основной. Проверьте также поле «Организация»: при работе с несколькими юрлицами ошибка в этом поле приведет к тому, что оплата придет не на ту организацию.

1. 1
   Откройте «Продажи — Счета на оплату покупателям» и нажмите «Создать»
2. 2
   Выберите организацию, контрагента и договор
3. 3
   Добавьте товары, проверьте цены и ставки НДС
4. 4
   Укажите банковский счет организации для печатной формы
5. 5
   Заполните назначение платежа при необходимости
6. 6
   Нажмите «Провести» и затем «Печать — Счет на оплату»

Как выставить счет на основании заказа клиента

Если продажа оформлена заказом, счет создается в два клика. Откройте заказ клиента и нажмите «Создать на основании — Счет на оплату покупателю». Программа перенесет контрагента, договор, соглашение и табличную часть с товарами, включая скидки и НДС. Вам останется проверить банковский счет и провести документ.

Такой способ дает два преимущества. Во-первых, исключается расхождение суммы счета с согласованным заказом. Во-вторых, в заказе появляется связь со счетом, и в отчете «Состояние исполнения заказов» будет видно, какая часть оплачена. Если по заказу выставляется несколько счетов (например, аванс и окончательный расчет), каждый из них будет учтен в состоянии оплаты.

При частичной оплате отредактируйте табличную часть созданного счета: удалите строки, которые не входят в этот платеж, или скорректируйте количество. Сумма счета не обязана совпадать с суммой заказа — программа не блокирует такие документы.

Печать и отправка счета покупателю

Для печати нажмите кнопку «Печать» в форме документа и выберите «Счет на оплату». Откроется предпросмотр типовой формы с реквизитами продавца и покупателя, номером, датой, таблицей товаров и итоговой суммой. Проверьте, что в форму подтянулись актуальные реквизиты: наименование и адрес организации, ИНН/КПП, банк и расчетный счет.

Если в печатной форме не хватает подписей или нужна печать, включите соответствующие настройки в разделе «НСИ и администрирование — Печатные формы, отчеты и обработки» либо используйте внешнюю печатную форму, если типовая не устраивает. Отправить счет можно напрямую из программы по электронной почте — кнопка с конвертом на панели предпросмотра, при условии что настроена учетная запись почты.

Как отследить оплату по счету

Сам по себе счет не формирует задолженность. Оплата фиксируется документом «Поступление безналичных денежных средств» с видом операции «Оплата от покупателя», где в качестве основания можно указать счет или заказ. Если ведется учет по заказам и счетам, программа автоматически сопоставит оплату и покажет статус «Оплачен» в журнале счетов.

Для контроля используйте отчет «Счета на оплату покупателям» или стандартные отчеты по взаиморасчетам с контрагентами. Если оплата пришла, но в журнале счет остается неоплаченным, проверьте, правильно ли заполнено основание в платежном документе и не завис ли платеж в статусе нераспределенного.

Контрольные точки

Как проверить результат

Печатная форма

Норма

Реквизиты организации, банка и покупателя совпадают с карточками в справочниках

Тревожный признак

Пустые поля реквизитов или устаревший расчетный счет

Статус оплаты

Норма

После проведения платежа счет отображается как оплаченный

Тревожный признак

Оплата проведена, но счет числится неоплаченным — основание не указано

Сумма и НДС

Норма

Итоговая сумма и выделенный НДС совпадают с договоренностями

Тревожный признак

Ставка НДС не соответствует номенклатуре

Типичные ошибки и ограничения

Чаще всего проблемы возникают из-за незаполненных справочников. Если печатная форма выходит с пустыми реквизитами, причина почти всегда в карточке организации: не заполнен банковский счет по умолчанию, адрес или подписант. Проверьте справочник «Организации» перед массовым выставлением счетов.

Вторая распространенная ситуация — сбитая нумерация после ручного изменения номера. Программа продолжает нумерацию от последнего введенного номера, поэтому ручная правка номера в середине периода может привести к дублям. Если дубль уже возник, измените номер вручную и продолжайте нумерацию с корректного значения.

Учтите ограничение: счет на оплату не заменяет УПД и счет-фактуру. Для отражения реализации и выделения НДС к вычету покупателю нужны документы «Реализация товаров и услуг» и «Счет-фактура выданный», которые создаются отдельно, как правило на основании заказа или счета.

Частые вопросы

Можно ли выставить счет, если не ведется учет заказов?

Да. Счет на оплату — самостоятельный документ и не требует заказа. Создайте его напрямую из журнала, заполнив контрагента, договор и табличную часть вручную.

Почему в печатной форме пустые реквизиты банка?

Проверьте карточку организации: в ней должен быть указан банковский счет, помеченный как основной. Также убедитесь, что в самом счете выбран банковский счет в соответствующем поле, а не оставлено пустое значение.

Как исправить уже проведенный счет?

Откройте документ, внесите изменения и проведите повторно — ограничений на редактирование счета нет, так как он не формирует движений по регистрам. Если счет уже отправлен покупателю, вышлите исправленную версию с тем же или новым номером по договоренности с контрагентом.

Влияет ли счет на оплату на НДС и бухгалтерский учет?

Нет. Счет в УТ — управленческий документ, он не создает проводок и не является основанием для счета-фактуры. НДС возникает при отгрузке или получении аванса, которые оформляются отдельными документами.

Как выставить счет на частичную оплату?

Создайте счет на основании заказа и отредактируйте табличную часть: уменьшите количество или удалите лишние строки, чтобы итоговая сумма соответствовала размеру аванса. Оставшуюся часть оплаты оформите вторым счетом.