Как выставить акт сверки в 1С

Акт сверки взаиморасчетов — документ, который фиксирует состояние расчетов с контрагентом на определенную дату: сколько отгружено, сколько оплачено, какой остаток долга. В 1С:Бухгалтерии он формируется автоматически по данным учета, поэтому основная работа бухгалтера — правильно задать параметры и проверить результат перед отправкой контрагенту.

Типовой механизм доступен в конфигурациях 1С:Бухгалтерия 8 (ред. 3.0), 1С:Комплексная автоматизация и 1С:ERP. В «Управлении торговлей» есть похожий документ «Сверка взаиморасчетов». Ниже разобран порядок действий на примере 1С:Бухгалтерии 8.3 — в других конфигурациях логика аналогична, отличается расположение команд.

Главное условие корректной сверки — актуальные данные в базе. Если часть накладных или платежей не проведена, акт покажет неверный остаток, и контрагент вернет его с расхождениями. Поэтому перед формированием стоит убедиться, что все документы по выбранному контрагенту внесены и проведены.

Где находится акт сверки в 1С

В 1С:Бухгалтерии 3.0 журнал актов сверки находится в разделе «Продажи» → «Акты сверки расчетов с контрагентами». Тот же журнал доступен из раздела «Покупки» — это один и тот же список документов, просто продублированный в двух меню для удобства.

Если пункта нет в меню, проверьте настройку интерфейса: раздел «Главное» → «Функциональность» → на закладке «Расчеты» должен быть включен признак, связанный со сверками расчетов. В некоторых релизах журнал называется «Акты сверки взаиморасчетов» — название зависит от версии конфигурации.

В 1С:Управление торговлей 11 документ ищите в разделе «Продажи» (или «Закупки») → «Сверки взаиморасчетов». Там документ называется «Сверка взаиморасчетов» и умеет работать в режиме согласования с контрагентом.

Подготовка: что проверить перед формированием

Прежде чем создавать акт, убедитесь, что учет по контрагенту полный. Проверьте, что все реализации, поступления, оплаты и возвраты за сверяемый период введены в базу и проведены. Непроведенные документы в акт не попадут.

Полезно заранее построить отчет «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» по счетам расчетов (60, 62, 76) с отбором по контрагенту. Так вы увидите остаток, который должен получиться в акте, и сможете быстро заметить аномалии — например, дебиторку по счету 62 при том, что покупатель все оплатил.

Также уточните у контрагента период сверки и валюту расчетов. Обычно сверку делают за квартал, полугодие или год, но при интенсивных оборотах удобнее сверяться ежемесячно — расхождения проще искать в коротком периоде.

Пошаговое создание акта сверки

Откройте журнал актов сверки и нажмите «Создать». Заполните шапку документа: организацию, контрагента и период сверки. Поле «Договор» можно оставить пустым — тогда акт соберет расчеты по всем договорам контрагента, либо выбрать конкретный договор, если сверка идет по нему одному.

Нажмите кнопку «Заполнить» → «Заполнить по данным бухгалтерского учета». Программа соберет в табличную часть все обороты по счетам расчетов с этим контрагентом за указанный период: отгрузки, поступления, оплаты, возвраты, корректировки. Сальдо на начало и на конец периода рассчитается автоматически.

Проверьте табличную часть: каждая строка должна содержать документ, дату и сумму. Если какой-то операции не хватает, ее можно добавить вручную через «Добавить», но сначала выясните, почему она не подтянулась — обычно причина в непроведенном документе или другом договоре.

1. 1
   Откройте «Продажи» → «Акты сверки расчетов с контрагентами» → «Создать»
2. 2
   Укажите организацию, контрагента, период и при необходимости договор
3. 3
   Нажмите «Заполнить» → «По данным бухгалтерского учета»
4. 4
   Проверьте сальдо на начало и конец периода, сверьте с ОСВ по счету
5. 5
   Запишите документ и выведите печатную форму кнопкой «Печать» → «Акт сверки»

Проверка и печать документа

Печатная форма вызывается кнопкой «Печать» в документе. Стандартная форма содержит две колонки — «По данным организации» и «По данным контрагента». Вторая колонка заполняется вручную после того, как контрагент вернет подтверждение, либо оставляется пустой для заполнения другой стороной.

Обратите внимание на итоговую строку: в ней выводится задолженность с формулировкой, кто кому должен и на какую дату. Если сальдо нулевое, форма покажет, что задолженность отсутствует. Проверьте, что эта формулировка совпадает с вашими ожиданиями — ошибка в ней означает ошибку в данных.

Акт можно сохранить в PDF через кнопку «Сохранить» в печатной форме и отправить контрагенту по электронной почте или через ЭДО, если обмен настроен. Подписанный скан акта рекомендуется приложить к документу в базе через механизм присоединенных файлов — так он не потеряется.

Контрольные точки

Как проверить результат

Сальдо на конец периода в акте

Норма

Совпадает с сальдо по счетам 60/62/76 в ОСВ по контрагенту

Тревожный признак

Разница — ищите непроведенные документы или другой договор

Сальдо на начало периода

Норма

Равно сальдо на конец предыдущего акта сверки

Тревожный признак

Разрыв — в прошлом периоде внесены изменения задним числом

Состав строк

Норма

Каждая строка с документом-основанием и суммой

Тревожный признак

Пустые или дублирующиеся строки, ручные строки без документа

Расхождения с контрагентом: что делать

Если контрагент вернул акт с расхождениями, не спешите править данные. Сначала локализуйте разницу: сравните его таблицу со своей построчно. Чаще всего причины типовые: платеж прошел в последний день периода и не дошел до банка контрагента, накладная подписана другим числом, счет-фактура не получен или документ отражен у сторон на разные договоры.

Разница на сумму конкретного документа почти всегда означает, что этот документ есть у одной стороны и отсутствует у другой. Запросите у контрагента номер и дату документа, найдите его у себя и проверьте корректность отражения.

После устранения причин акт перезаполняют и выставляют повторно. Старый документ в базе менять не обязательно — можно создать новый акт на ту же дату, а прежний пометить как неактуальный в комментарии.

Особенности и ограничения

Акт сверки не имеет унифицированной обязательной формы — организация вправе использовать свою. В 1С форму можно адаптировать через механизм внешних печатных форм, если типовая не устраивает контрагента. Однако менять состав данных ради «красивого» результата недопустимо: акт должен отражать реальное состояние расчетов.

При расчетах в валюте или условных единицах проверьте настройку валюты в шапке акта. Сверка в рублях и в валюте договора даст разные цифры из-за курсовых разниц — договоритесь с контрагентом заранее, в какой валюте сверяетесь.

Если в базе расчеты ведутся некорректно — например, авансы не закрываются, а документы висят на разных счетах, — акт сверки лишь покажет проблему, но не решит ее. В таких случаях сначала выполняют регламентную обработку «Закрытие месяца» с операцией переоценки и зачета авансов, а при системных ошибках привлекают специалиста по 1С.

Ответы на частые вопросы

Можно ли сформировать акт сверки по нескольким договорам сразу?

Да. Оставьте поле «Договор» пустым, и акт соберет расчеты по всем договорам выбранного контрагента. Учтите, что контрагент может сверять по каждому договору отдельно — уточните формат заранее.

Почему в акт не попал платеж или накладная?

Чаще всего документ не проведен, отражен на другой договор или контрагента, либо его дата не входит в период сверки. Найдите документ в базе и проверьте эти три параметра.

Как вывести акт, где видны данные контрагента?

Колонка «По данным контрагента» заполняется вручную в табличной части документа на основании полученного от контрагента акта. Автоматически 1С ее не заполняет, так как не располагает чужими данными.

Влияет ли акт сверки на бухгалтерские проводки?

Нет. Это справочный документ: он формируется по данным учета, но сам никаких движений по регистрам не создает. Его можно свободно пересоздавать и удалять.

Обязателен ли акт сверки для налоговой или аудита?

Формально акт сверки не входит в перечень обязательных первичных документов, но на практике он подтверждает состояние расчетов при инвентаризации, списании задолженности, претензионной работе и судебных спорах. Регулярная сверка с ключевыми контрагентами считается хорошей практикой.