Как выписать приходный кассовый ордер в 1С

Приходный кассовый ордер (ПКО) — документ, которым оформляется поступление наличных денег в кассу организации: выручка от покупателей, возврат подотчетных сумм, взнос учредителя, получение наличных с расчетного счета. В 1С:Бухгалтерии 8.3 все эти операции проводятся через один документ «Приходный кассовый ордер», а различия задаются видом операции.

Ошибка в ПКО приводит не только к неверным проводкам по счету 50, но и к расхождениям в расчетах с контрагентами, неправильной кассовой книге и проблемам при проверке кассовой дисциплины. Поэтому важно не просто создать документ, а корректно выбрать вид операции, заполнить аналитику и проверить результат.

Ниже разобран полный порядок работы: от создания документа до печати формы КО-1 и контроля кассовой книги. Инструкция ориентирована на 1С:Бухгалтерию 8.3 (редакция 3.0), но логика аналогична и в других конфигурациях.

Где в 1С находится приходный кассовый ордер

Откройте раздел «Банк и касса» и перейдите в журнал «Кассовые документы». Здесь отображаются и приходные, и расходные ордера единым списком. Для создания ПКО нажмите кнопку «Поступление» — программа откроет форму нового документа.

Альтернативный путь — раздел «Банк и касса» → «Приходные кассовые ордера», если этот пункт включен в настройках панели навигации. В стандартной поставке журнал «Кассовые документы» доступен всегда, поэтому первый способ универсален.

Обратите внимание: если в программе ведется учет по нескольким организациям, перед созданием документа проверьте, какая организация выбрана в шапке. ПКО, записанный на другую организацию, придется исправлять через копирование и удаление, что засоряет нумерацию.

Выбор вида операции — ключевой шаг

Поле «Вид операции» определяет счет корреспонденции, набор обязательных полей и состав проводок. Наиболее используемые варианты:

• Оплата от покупателя — поступление наличной выручки или оплаты по договору. Корреспонденция со счетом 62.01, требуется указать контрагента и договор.
• Розничная выручка — сдача выручки из розничной точки. Корреспонденция со счетом 90.01, вместо контрагента указывается склад (торговая точка).
• Возврат от подотчетного лица — неизрасходованный остаток аванса. Корреспонденция со счетом 71, обязательно выбирается сотрудник.
• Получение наличных в банке — снятие денег с расчетного счета по чеку. Корреспонденция со счетом 51.
• Взнос в уставный капитал — оплата доли учредителем наличными. Корреспонденция со счетом 75.01.
• Прочее поступление — произвольная операция, счет корреспонденции задается вручную.

Маршрут решения

Как выбрать вид операции

Покупатель расплатился наличными по счету или договоруОплата от покупателя — укажите контрагента, договор и счет авансов при необходимости

Сдаете выручку из розничного магазина в основную кассуРозничная выручка — выберите склад, проверьте ставку НДС

Сотрудник вернул неизрасходованные подотчетные деньгиВозврат от подотчетного лица — выберите сотрудника из справочника физлиц

Сняли деньги с расчетного счета по чековой книжкеПолучение наличных в банке — укажите расчетный счет организации

Не подходит ни один типовой вариантПрочее поступление — вручную задайте счет корреспонденции и аналитику

Если вид операции выбран неверно, программа сформирует неправильные проводки — например, зависнет аванс на счете 62 вместо закрытия задолженности. Изменить вид операции в уже проведенном документе можно, но после смены нужно заново заполнить связанные поля и перепровести документ.

Пошаговое заполнение документа

1. 1
   Откройте «Банк и касса» → «Кассовые документы» и нажмите «Поступление»
2. 2
   Проверьте дату и организацию в шапке документа
3. 3
   Выберите вид операции, соответствующий хозяйственной ситуации
4. 4
   Заполните контрагента, договор или сотрудника — в зависимости от вида операции
5. 5
   Укажите сумму и счет кассы (обычно 50.01)
6. 6
   Заполните поле «Принято от» — ФИО или наименование плательщика, как в печатной форме
7. 7
   Впишите основание в поле «Основание» (номер договора, счета, объяснительной и т.п.)
8. 8
   При необходимости заполните «Приложение» — перечень прилагаемых документов
9. 9
   Нажмите «Провести», затем проверьте проводки кнопкой «Дт/Кт»
10. 10
    Распечатайте ордер кнопкой «Приходный кассовый ордер (КО-1)»

Поля «Принято от», «Основание» и «Приложение» не влияют на проводки, но обязательны для корректной печатной формы КО-1. Без них ордер не пройдет проверку кассовой дисциплины: ревизоры смотрят именно печатный документ с подписями.

Сумма вводится в поле «Сумма», при этом в печатной форме она автоматически раскладывается на цифры и пропись. Если в операции с НДС (например, оплата от покупателя) требуется выделить налог, проверьте ставку НДС в табличной части — она влияет на формирование книги продаж при авансах.

Проверка проводок и кассовой книги

После проведения нажмите кнопку «Дт/Кт» (или «Показать проводки») и убедитесь, что дебет — счет 50.01, а кредит соответствует сути операции: 62.01 для оплаты покупателя, 71 для возврата подотчетных сумм, 51 для получения денег из банка.

Затем сформируйте отчет «Кассовая книга» (раздел «Банк и касса» → «Отчеты») за день операции. ПКО должен появиться в приходной части с номером, суммой и корреспондирующим счетом. Если документа нет в книге — проверьте, проведен ли он и не отличается ли организация в отборе отчета.

Контрольные точки

Как проверить результат

Проводки документа (кнопка Дт/Кт)

Норма

Дт 50.01, Кт соответствует виду операции (62, 71, 51 и т.д.)

Тревожный признак

Кредит на неподходящем счете или проводки отсутствуют — документ не проведен

Кассовая книга за дату документа

Норма

ПКО присутствует в приходе с правильной суммой и номером

Тревожный признак

Документа нет в книге или сумма отличается

Остаток по счету 50.01 (ОСВ)

Норма

Остаток соответствует фактическим наличным в кассе

Тревожный признак

Расхождение с фактической кассой — ищите ошибку в документах дня

Печатная форма КО-1

Норма

Заполнены «Принято от», основание, сумма прописью, есть номер и дата

Тревожный признак

Пустые поля в форме — не заполнены текстовые реквизиты документа

Печать приходного кассового ордера

Из формы документа нажмите кнопку «Печать» и выберите «Приходный кассовый ордер (КО-1)». Программа сформирует унифицированную форму с отрывной квитанцией: сам ордер остается в бухгалтерии, квитанция выдается лицу, внесшему деньги.

Подписи главного бухгалтера и кассира в форму подставляются из данных организации и настроек ответственных лиц. Если поля пустые — проверьте раздел «Главное» → «Организации» и регистр ответственных лиц: там должны быть указаны главный бухгалтер и кассир.

Номер ПКО присваивается автоматически в хронологическом порядке. Кассовая дисциплина требует сквозной нумерации в пределах календарного года, поэтому не удаляйте проведенные ордера — помечайте ошибочные документы на удаление только после исправления, а лучше используйте сторнирование через корректные документы.

Типичные ошибки и как их избежать

Отдельная группа ошибок связана с НДС. При поступлении аванса от покупателя наличными программа может потребовать указать ставку НДС в табличной части. Если оставить «Без НДС», аванс не попадет в регистр формирования счетов-фактур на аванс, и книга продаж будет занижена.

Еще одна распространенная ситуация — оформление розничной выручки видом «Оплата от покупателя» с фиктивным контрагентом. Это ломает учет по счету 90 и искажает выручку по торговым точкам. Для розницы используйте только вид «Розничная выручка» с указанием склада.

Особые сценарии и ограничения

ПКО на основании другого документа

Многие ПКО удобнее создавать на основании: из документа «Реализация (акты, накладные)» по кнопке «Создать на основании» программа сама подставит контрагента, договор и сумму. Аналогично работает ввод на основании «Выемка денег из кассы» при перемещении между кассами или документов розничных продаж.

Поступление в валюте

Если организация принимает наличную валюту, в документе выбирается валютный счет кассы (например, 50.21), а сумма указывается в валюте с автоматическим пересчетом по курсу на дату документа. Проверьте, что курс валюты загружен на дату операции, иначе рублевая оценка будет неверной.

Лимит кассы

Программа не блокирует превышение лимита остатка кассы — это контрольная задача бухгалтера. После проведения крупного ПКО сверьте остаток по счету 50 с установленным лимитом и при необходимости оформите сдачу денег в банк расходным ордером с видом «Сдача наличных в банк».

FAQ: частые вопросы по приходным кассовым ордерам в 1С

Можно ли изменить вид операции в уже проведенном ПКО?

Да. Откройте документ, смените вид операции — программа предупредит, что часть полей будет очищена. Заполните заново реквизиты, соответствующие новому виду, и перепроведите документ. Проверьте проводки после перепроведения: старые движения будут заменены новыми.

Почему ПКО не попадает в кассовую книгу?

Чаще всего документ просто не проведен (сохранен, но не проведен) либо в отчете «Кассовая книга» выбрана другая организация или другой период. Также проверьте дату документа — при вводе задним числом легко ошибиться месяцем.

Как оформить возврат денег от поставщика наличными?

Используйте вид операции «Возврат от поставщика»: укажите контрагента и договор, программа сформирует проводку Дт 50.01 — Кт 60.01 или 60.02 в зависимости от выбранного счета расчетов. Это закроет дебиторскую задолженность поставщика по ранее перечисленной предоплате.

Что делать, если в печатной форме пустые подписи кассира и главбуха?

Заполните ответственных лиц организации: раздел «Главное» → «Организации» → ссылка «Ответственные лица». Укажите главного бухгалтера и кассира с датой назначения. Печатная форма подтягивает данные именно из этого регистра на дату документа.

Можно ли выписать ПКО без контрагента?

Да, для операций, где контрагент не нужен: розничная выручка, получение наличных в банке, взнос в уставный капитал (там учредитель выбирается из справочника контрагентов, но договор не требуется), прочее поступление. Для оплаты от покупателя контрагент и договор обязательны — без них документ не проведется корректно.

Как исправить ошибочно выписанный ПКО прошлого периода?

Если период закрыт и отчетность сдана, не редактируйте документ напрямую. Оформите исправление текущей датой: сторнирующую операцию через «Операции, введенные вручную» и корректный приход, либо используйте механизм корректировки, если ошибка в расчетах с контрагентом. Прямая правка закрытого периода приведет к расхождению с сданной отчетностью.