Учет и Финансы · 9 мин
Как выписать ЭСФ в 1С Казахстан: пошаговое руководство
Подробная инструкция, как выписать электронную счет-фактуру (ЭСФ) в 1С Казахстан: настройка ЭЦП, заполнение документа, отправка в ИС ЭСФ и исправление ошибок.
Электронная счет-фактура (ЭСФ) — обязательный документ для плательщиков НДС в Казахстане. Выписывается она через информационную систему ИС ЭСФ, а типовые конфигурации 1С для Казахстана («Бухгалтерия 8 для Казахстана», «Управление торговым предприятием») позволяют сформировать и отправить документ прямо из учетной программы, не заходя на портал. Это экономит время и снижает риск расхождений между учетом и данными налогового органа.
Чтобы механизм работал, нужны три условия: действующая подписка на обновления конфигурации с поддержкой обмена с ИС ЭСФ, настроенный сертификат ЭЦП (НУЦ РК) для подписания документов и корректно введенные данные контрагентов. Ниже разберем подготовку, выписку, отправку, исправление и типовые ошибки.
Подготовка: что настроить перед выпиской первой ЭСФ
До начала работы проверьте, что в конфигурации включен функционал электронных счетов-фактур. В «Бухгалтерии 8 для Казахстана» перейдите в раздел «Администрирование» → «Обмен электронными счетами-фактурами» и убедитесь, что обмен включен. Там же указываются параметры подключения к ИС ЭСФ — в актуальных релизах адреса сервисов уже заполнены по умолчанию.
Далее настройте учетную запись пользователя ИС ЭСФ. Потребуются ИИН/БИН организации, реквизиты сертификата ЭЦП (ключи ГОСТ, выданные НУЦ РК — обычно файлы AUTH и RSA на токене или в файловом хранилище) и пароль к ключу. 1С использует эти данные для подписания и отправки документов.
Отдельно проверьте справочники: у контрагентов должны быть заполнены БИН/ИИН, признаки резидентства и налоговой регистрации, а у номенклатуры — единицы измерения и ставки НДС. Ошибки в справочниках — самая частая причина отказа ИС ЭСФ при приеме документа.
Создание ЭСФ на основании документа реализации
Стандартный сценарий — выписка ЭСФ на основании первичного документа. Откройте проведенный документ «Реализация товаров и услуг» (или «Акт выполненных работ»), нажмите кнопку «Ввести ЭСФ» (в некоторых версиях — «Создать на основании» → «ЭСФ»). Программа автоматически перенесет данные: поставщика, покупателя, список товаров, суммы и ставки НДС.
Проверьте автоматически заполненные поля до отправки:
- раздел «А. Общие сведения» — номер, дата выписки, признак (исходная/исправленная/дополнительная);
- раздел «В. Поставщик» — БИН, наименование, адрес, свидетельство НДС;
- раздел «С. Получатель» — данные покупателя, категория (юрлицо, ИП, физлицо);
- раздел «D-F» — товары, количество, цены, суммы, ставка НДС, сумма акциза при наличии.
Если реализация включает товары с разными ставками НДС (12% и 0%), убедитесь, что строки корректно распределены — ИС ЭСФ проверяет итоговые суммы по каждой ставке, и расхождение даже в тиын приведет к отказу.
- 1Проведите документ реализации и проверьте его заполнение
- 2Нажмите «Ввести ЭСФ» и проверьте перенесенные данные
- 3Заполните недостающие поля (категория получателя, способ отправки)
- 4Запишите ЭСФ — программа присвоит ей номер
- 5Подпишите документ ЭЦП и отправьте в ИС ЭСФ
- 6Дождитесь статуса «Принята» и проверьте дату приема
Выписка ЭСФ вручную без документа-основания
Иногда ЭСФ нужно выписать без привязки к реализации: например, при авансовых операциях, импорте или если первичный документ оформлен позже. Для этого откройте журнал «Электронные счета-фактуры (выданные)» в разделе «Продажи» (или «Покупатели» → «Счета-фактуры выданные» в зависимости от конфигурации) и создайте новый документ.
Все разделы придется заполнить вручную. Укажите поставщика и получателя из справочника контрагентов — программа подтянет реквизиты автоматически. Табличную часть с товарами заполняйте построчно: наименование, единица измерения, количество, цена без НДС, ставка и сумма НДС. Программа пересчитает итоги сама, но сверить их с первичкой обязан бухгалтер.
Ручная ЭСФ не формирует проводок и не влияет на регистры учета — она существует только как налоговый документ. Поэтому первичный документ все равно нужно оформить, иначе в декларации по НДС (форма 300) возникнут расхождения между оборотами по учету и по ЭСФ.
Подписание ЭЦП и отправка в ИС ЭСФ
После записи документа нажмите «Подписать и отправить» (или сначала «Подписать», затем «Отправить» — зависит от релиза). Программа запросит доступ к ключу ЭЦП: укажите путь к хранилищу или вставьте токен, введите пароль ключа. Подписание выполняет сотрудник, чей сертификат зарегистрирован для работы с ИС ЭСФ от имени организации.
После отправки документ получает статус «Отправлена», а после обработки сервером — «Принята» либо «Отклонена». Обновить статус можно кнопкой «Обновить состояние» в журнале ЭСФ. До получения статуса «Принята» счет-фактура юридически не считается выписанной.
Если ИС ЭСФ отклонила документ, в журнале отображается код и текст причины. Типовые причины: неверный БИН получателя, отсутствие у получателя регистрации по НДС (при обязательной ЭСФ), расхождение итоговых сумм, просроченный сертификат. Исправьте данные и отправьте документ повторно.
Как проверить результат
«Принята» с датой приема ИС ЭСФ
«Отклонена» или долго висит «Отправлена»
Номер присвоен автоматически, дата актуальна
Номер изменен вручную, дата из будущего периода
Итоги по ставкам совпадают с первичным документом
Расхождение в тиынах между ЭСФ и реализацией
БИН найден в реестре, категория указана верно
Контрагент не найден или без регистрации по НДС
Исправленные и дополнительные ЭСФ
Если в принятой ЭСФ обнаружена ошибка, исходный документ не редактируют — выписывают исправленную или дополнительную счет-фактуру. Исправленная ЭСФ полностью заменяет исходную и содержит все строки заново (с корректными данными). Дополнительная отражает только изменение: например, разницу при изменении цены или количества.
В 1С откройте исходную ЭСФ и используйте команду создания исправленной/дополнительной счет-фактуры. Программа автоматически проставит вид документа и ссылку на исходную ЭСФ (ее номер и дату) — эти реквизиты обязательны, без них ИС ЭСФ не примет документ.
Для отзыва ошибочно выписанной ЭСФ (например, сделка отменена) используется механизм отзыва: документ переводится в статус «Аннулирована» по согласованию сторон через ИС ЭСФ. Помните, что отозвать можно только ЭСФ, по которой еще не наступили определенные учетные события — детали зависят от текущих правил ИС ЭСФ.
Синхронизация с ИС ЭСФ и сверка
1С умеет получать из ИС ЭСФ входящие счета-фактуры и обновлять статусы исходящих. Периодически выполняйте синхронизацию: в журнале ЭСФ нажмите «Синхронизировать с ИС ЭСФ» — программа загрузит новые входящие документы и актуальные статусы. Это важно делать перед сдачей декларации по НДС.
По входящим ЭСФ проверяйте соответствие документам поступления в базе. ЭСФ без первички или первичка без ЭСФ — сигнал к разбору: либо поставщик не выписал документ, либо бухгалтер не отразил операцию. Для такой сверки удобно использовать отчеты по регистрам ЭСФ в конфигурации.
Удобно выделить в учете ответственного за ежедневную проверку журнала ЭСФ: документы в статусе «Отклонена» и «Ожидает отправки» заметны сразу, если смотреть журнал хотя бы раз в день. Это дешевле, чем разбирать накопившиеся отказы в конце квартала перед сдачей формы 300.
FAQ: частые вопросы по выписке ЭСФ в 1С
Можно ли выписать ЭСФ в 1С без подключения к интернету?
Нет. Сформировать и записать документ можно офлайн, но подписание и отправка требуют соединения с серверами ИС ЭСФ. Документ будет храниться в статусе ожидания до появления связи.
Что делать, если ЭСФ отправлена, а статус долго не меняется?
Нажмите «Обновить состояние» в журнале ЭСФ. Если статус не меняется продолжительное время, проверьте работоспособность ИС ЭСФ (бывают технические паузы на стороне сервиса) и актуальность релиза конфигурации — в старых версиях могут использоваться устаревшие адреса сервисов.
Нужно ли выписывать ЭСФ на аванс полученный?
По общему правилу оборот по реализации возникает при отгрузке, но в отдельных случаях (например, при определенных условиях договора) ЭСФ оформляется на аванс. В 1С такая ЭСФ создается на основании документа оплаты. Конкретный порядок зависит от налогового учета вашей организации — сверьтесь с учетной политикой.
Как выписать ЭСФ на физическое лицо?
В разделе получателя укажите категорию «физическое лицо» и ИИН. Такие ЭСФ имеют особенности: физлицо не подтверждает получение в ИС ЭСФ. Не забудьте проверить корректность ИИН — при ошибке документ будет отклонен.
Чем исправленная ЭСФ отличается от дополнительной?
Исправленная заменяет исходную целиком и содержит полный перечень строк с правильными данными. Дополнительная отражает только изменение (дельту по сумме или количеству) и действует вместе с исходной. Выбор зависит от характера ошибки: неверные реквизиты — исправленная, изменение цены или объема — дополнительная.
Что важно запомнить
ЭСФ в 1С Казахстан создается из документа реализации или вручную, подписывается ЭЦП и отправляется в ИС ЭСФ из программы. Успех зависит от трех вещей: настроенного обмена и действующего сертификата, корректных данных контрагентов и своевременного контроля статусов. Ошибки исправляются только исправленными или дополнительными ЭСФ, а не редактированием исходного документа.