Учет и Финансы · 9 мин
Как выгрузить заявку на кассовый расход из 1С
Как выгрузить заявку на кассовый расход из 1С: печать бланка, выгрузка в Excel и XML, обмен с клиент-банком, настройка обмена и типичные ошибки.
Заявка на кассовый расход (заявка на расходование денежных средств) — документ, который используется в конфигурациях 1С для согласования и планирования платежей. Выгрузить её может понадобиться в нескольких ситуациях: распечатать бланк для подписи, отправить файл руководителю или в казначейство, передать данные в другую программу или загрузить платёж в клиент-банк.
Конкретный порядок действий зависит от конфигурации (1С:ERP, «Управление торговлей», «Комплексная автоматизация», «Бухгалтерия предприятия») и от того, в каком виде нужен результат: печатная форма, таблица Excel, XML-файл обмена или платёжное поручение для банка. Ниже разобраны все основные сценарии.
Перед началом убедитесь, что у вас есть права на просмотр и печать документов раздела «Казначейство» или «Деньги», а сама заявка проведена или хотя бы сохранена. Черновые документы со статусом «Не согласована» в некоторых конфигурациях не выводятся на печать.
Где найти заявку на кассовый расход в 1С
В конфигурациях 1С:ERP, «Комплексная автоматизация» и «Управление торговлей» заявки расположены в разделе «Казначейство» → «Заявки на расходование денежных средств». В некоторых версиях раздел называется «Деньги» или «Банк и касса». Если раздела не видно, проверьте настройки прав пользователя и состав функциональности: опция «Заявки на расходование денежных средств» включается в настройках раздела «НСИ и администрирование».
Найдите нужную заявку через список документов: используйте отбор по периоду, организации, контрагенту или сумме. Удобно фильтровать по статусу — например, показать только согласованные заявки, готовые к оплате. Двойной щелчок открывает документ.
В «1С:Бухгалтерии» отдельного документа «Заявка» в типовой поставке нет — там роль заявки выполняет платёжное поручение или расходный кассовый ордер. Если заявки ведутся вне 1С (например, в Excel), их нужно сначала загрузить или создать вручную.
Как распечатать заявку (выгрузка в бумажный вид)
Самый простой способ «выгрузить» заявку — вывести её печатную форму. Откройте документ и нажмите кнопку «Печать» в командной панели формы. Если доступно несколько макетов (например, «Заявка на расходование денежных средств» и «Реестр заявок»), выберите нужный из выпадающего списка.
Перед печатью откроется предварительный просмотр. Здесь можно изменить ориентацию листа, масштаб и количество экземпляров. Если печатная форма недоступна (кнопка неактивна), проверьте статус документа: в ряде конфигураций печать разрешена только для согласованных заявок.
Для печати сразу нескольких заявок выделите их в списке документов (с зажатой клавишей Ctrl) и нажмите «Печать» в командной панели списка. Программа сформирует единый печатный комплект.
- 1Откройте раздел «Казначейство» → «Заявки на расходование денежных средств»
- 2Найдите и откройте нужную заявку
- 3Нажмите «Печать» и выберите макет
- 4Проверьте предварительный просмотр и отправьте на принтер или сохраните в PDF
Как выгрузить заявку в Excel или сохранить в PDF
Любую печатную форму можно сохранить как файл, не отправляя на принтер. В окне предварительного просмотра нажмите «Сохранить» (значок дискеты) и выберите формат: PDF, Excel (XLSX), табличный документ 1С (MXL) или HTML. PDF удобен для отправки на подпись, Excel — если данные нужно доработать или свести в реестр.
Второй способ — команда «Ещё → Вывести список» в форме списка заявок. Она выгружает таблицу с колонками списка (номер, дата, организация, сумма, статус) в табличный документ, который затем сохраняется в Excel. Так формируют реестр заявок за период для отчёта руководству.
Если нужен именно структурированный файл с реквизитами одной заявки, используйте команду «Ещё → Выгрузить» в форме документа — она сохраняет данные в XML по правилам обмена. Такой файл можно загрузить в другую базу 1С.
Форматы выгрузки
Подходит для подписи и архива. Не редактируется, сохраняет внешний вид печатной формы.
Подходит для реестров и доработки данных. Структура может «поплыть» при сложных макетах.
Подходит для переноса между базами 1С. Требует совместимых правил обмена, не читается человеком.
Родной формат 1С. Открывается только в 1С, удобен для передачи между сотрудниками с 1С.
Как выгрузить заявку в клиент-банк для оплаты
Заявка сама по себе не является платёжным документом — банк её не примет. Для оплаты на основании заявки создают платёжное поручение (безналичный расход) или расходный кассовый ордер (кассовый расход). В форме заявки для этого есть команда «Создать на основании» или кнопка оплаты в списке.
Для кассового расхода создайте документ «Расходный кассовый ордер» на основании заявки: сумма, получатель и статья движения денежных средств подставятся автоматически. Проверьте реквизиты и проведите документ. РКО печатается по унифицированной форме КО-2 через кнопку «Печать».
Для безналичной оплаты платёжные поручения выгружаются в клиент-банк через обработку «Обмен с банком» (раздел «Банк и касса» или «Казначейство»). Выберите счёт, период, отметьте документы и нажмите «Выгрузить» — сформируется текстовый файл, который импортируется в систему банка. Если настроен DirectBank, выгрузка происходит напрямую без файла.
Выгрузка заявок через обработки и обмен данными
Когда нужно передать заявки в другую базу 1С (например, из «Управления торговлей» в «Бухгалтерию»), используют штатный обмен. В типовых конфигурациях настраивается синхронизация данных: «Администрирование» → «Синхронизация данных». Заявки переносятся вместе с другими документами по расписанию или вручную.
Для разовой выгрузки в произвольный формат применяют универсальные обработки — например, «Универсальный обмен данными в формате XML». Она выгружает документы по правилам конвертации. Это инструмент для специалиста: неправильные правила могут исказить данные при загрузке.
Если заявки нужны в виде отчёта с произвольными колонками, проще использовать отчёт «Реестр заявок» или универсальный отчёт по документам с последующим сохранением в Excel. Это безопаснее, чем прямая выгрузка, и не требует настройки обмена.
Проверка результата и контроль оплаты
После выгрузки убедитесь, что документ передан корректно. Для печатных форм — откройте сохранённый файл и сверьте сумму, реквизиты и подписи. Для обмена с банком — проверьте, что в клиент-банке документ импортировался без ошибок и прошёл в работу.
В самой 1С контролируйте статус заявки: после создания платёжных документов она переходит в состояние «К оплате» / «Оплачена». Отчёт «Оплата заявок на расходование денежных средств» показывает, какие заявки закрыты, а какие ещё ждут оплаты. Это защищает и от пропуска платежа, и от двойной оплаты.
Как проверить результат
Открывается, сумма и реквизиты совпадают с заявкой в 1С
Пустые поля, неверная сумма, обрезанный макет
Документ загружен, статус «Принят» или «Исполнен»
Ошибка импорта, документ отклонён банком
После оплаты заявка отражается как оплаченная в отчёте
Заявка висит неоплаченной при фактической оплате или оплачена дважды
Часто задаваемые вопросы
Почему кнопка «Печать» в заявке неактивна?
Чаще всего заявка не проведена или находится в статусе, для которого печать запрещена настройками согласования. Проведите документ и проверьте статус. Также убедитесь, что у пользователя есть права на печать документов казначейства.
Можно ли выгрузить заявку напрямую в клиент-банк?
Нет. Банковские системы работают с платёжными поручениями. Сначала на основании заявки создайте платёжное поручение или расходный кассовый ордер, а затем выгрузите его через обработку обмена с банком.
Как выгрузить сразу все заявки за месяц в Excel?
Откройте список заявок, установите отбор по периоду, затем используйте «Ещё → Вывести список» и сохраните табличный документ в формате Excel. Альтернатива — универсальный отчёт по документу «Заявка на расходование денежных средств» с нужными полями.
В «1С:Бухгалтерии» нет заявок на расход. Что делать?
В типовой «Бухгалтерии предприятия» документа «Заявка» нет. Используйте платёжное поручение или расходный кассовый ордер — они выгружаются в банк и печатаются штатно. Если нужен контур согласования заявок, его реализуют в 1С:ERP, КА, УТ или в отдельных решениях для казначейства.
Как избежать двойной оплаты по одной заявке?
Создавайте платёжные документы только командой «Создать на основании» из заявки — тогда 1С контролирует сумму оплаты и не даст оплатить больше заявленного. Регулярно проверяйте отчёт по оплате заявок.
Что важно запомнить
Заявка выгружается тремя путями: печать бланка, сохранение печатной формы или списка в Excel/PDF и XML-обмен между базами. Для оплаты заявку преобразуют в РКО или платёжное поручение, которое передаётся в банк. Всегда сверяйте суммы и статусы, чтобы исключить ошибки и двойные платежи.