Как выглядит приходный кассовый ордер в 1С

Приходный кассовый ордер (ПКО) в 1С — это документ, которым оформляется любое поступление наличных денег в кассу организации: выручка от покупателей, возврат подотчётных сумм, взнос учредителя, оплата по договору. В программах линейки 1С (Бухгалтерия 8.3, Управление торговлей, Комплексная автоматизация, ERP) документ выглядит как экранная форма с шапкой, табличной частью и набором печатных форм, главная из которых — унифицированная форма КО-1.

Экранная форма документа и его печатный вид — это не одно и то же. На экране бухгалтер видит рабочую форму с полями ввода, счетами учёта и аналитикой. На печать выводится бланк КО-1, состоящий из двух частей: самого ордера и отрывной квитанции, которая вручается лицу, внёсшему деньги. Понимание этого различия избавляет от типичного вопроса «почему документ в программе не похож на бумажный ордер».

Ниже разобрано, где находится ПКО в разных конфигурациях, из каких полей состоит форма, как выглядит печатный бланк, как проверить корректность заполнения и какие ошибки встречаются чаще всего.

Где находится ПКО в интерфейсе 1С

В 1С:Бухгалтерии 8.3 документ расположен в разделе «Банк и касса» → «Кассовые документы». В общем журнале отображаются и приходные, и расходные ордера; чтобы создать именно приходный, нажимают кнопку «Создать» и выбирают «Приходный кассовый ордер» либо сразу используют команду «Поступление наличных» в зависимости от релиза. Также ПКО доступен через «Касса» → «Приходные кассовые ордера» в некоторых настройках меню.

В 1С:Управление торговлей 11 и Комплексной автоматизации путь выглядит иначе: «Казначейство» → «Кассовые ордера» или «Финансы» → «Приходные ордера». Документ там называется «Приходный кассовый ордер» и создаётся в том числе на основании реализации товаров, возврата от подотчётного лица или распоряжения о перемещении денег.

Внешне список документов представляет собой таблицу с колонками: дата, номер, вид операции, сумма, контрагент или плательщик, комментарий. Проведённые документы обычно отображаются обычным шрифтом, непроведённые — серым или с пометкой, что зависит от настроек конфигурации.

Структура экранной формы документа

Экранная форма ПКО в типовой 1С:Бухгалтерии состоит из нескольких логических блоков. В верхней части — номер и дата документа, организация и касса (если ведётся учёт по нескольким кассам). Номер присваивается автоматически при записи, дата по умолчанию равна текущей, но её можно изменить, если ордер оформляется задним числом в пределах открытого периода.

Центральный элемент формы — поле «Вид операции». От него зависит весь остальной набор реквизитов. Типовые значения: оплата от покупателя, возврат от подотчётного лица, получение наличных с расчётного счёта, взнос в уставный капитал, прочее поступление. При выборе операции форма перестраивается: появляются поля контрагента и договора либо поле физического лица.

Ниже располагаются поля суммы, ставки и суммы НДС (если применимо), счёта учёта (обычно 50.01 «Касса организации» по дебету) и корреспондирующего счёта, который программа подставляет автоматически по виду операции. В поле «Принято от» указывается ФИО или наименование плательщика — именно этот текст попадёт в печатную форму.

Отдельные поля — «Основание» и «Приложение». В основании пишут содержание операции («оплата по договору №…», «возврат неиспользованного аванса»), в приложении — реквизиты подтверждающих документов. Эти поля не влияют на проводки, но обязательны для корректного бумажного оформления.

Как выглядит печатная форма КО-1

Печатная форма вызывается из документа кнопкой «Печать» → «Приходный кассовый ордер (КО-1)». Бланк делится на две части вертикальной линией отреза. Левая часть — сам приходный ордер — остаётся в бухгалтерии и подшивается в кассовые документы. Правая часть — квитанция — отрезается и выдаётся лицу, внёсшему деньги, как подтверждение приёма.

На бланке видны: наименование организации, коды ОКПО и ОКУД (форма 0310001), номер и дата документа, дебетуемый и кредитуемый счета, сумма цифрами и прописью, строки «Принято от», «Основание», «Приложение». Внизу предусмотрены подписи руководителя, главного бухгалтера, бухгалтера и кассира, а в квитанции — подпись кассира и печать (если организация её использует).

Сумма прописью формируется программой автоматически из числового поля, рубли и копейки разделяются стандартно. Если в сумме обнаружена ошибка после печати, зачёркивать бланк нельзя — документ отменяют или исправляют в программе и печатают заново.

Экранная форма и печатный бланк

Экранная форма

Содержит служебные поля: вид операции, счета учёта, аналитику, НДС. Нужна для проведения и формирования проводок.

Печатная форма КО-1

Содержит только реквизиты для бумажного документооборота: суммы, основание, подписи. Не показывает счета аналитики и служебные настройки.

Как заполнить и провести ПКО: пошагово

Работа с документом начинается с правильного выбора вида операции — от него зависит корректность проводок. Например, для возврата денег от сотрудника выбирают «Возврат от подотчётного лица» и указывают физическое лицо; для снятия наличных со счёта — «Получение наличных в банке» с указанием расчётного счёта и банковского документа.

После заполнения суммы, плательщика и основания документ проводят. Программа формирует проводку вида Дт 50.01 — Кт 62.01 (или иной счёт по виду операции). Проверить результат можно кнопкой «Дт/Кт» в форме документа — откроется список сформированных движений.

1. 1
   Откройте «Банк и касса» → «Кассовые документы» и создайте приходный ордер.
2. 2
   Выберите вид операции, соответствующий источнику денег.
3. 3
   Заполните плательщика, договор или физическое лицо, сумму и ставку НДС при необходимости.
4. 4
   Впишите текст в поля «Принято от», «Основание» и «Приложение» — они попадут на печать.
5. 5
   Проведите документ и проверьте проводки кнопкой «Дт/Кт».
6. 6
   Распечатайте форму КО-1, подпишите у ответственных лиц и выдайте квитанцию плательщику.

Проверка результата и типичные ошибки

После проведения стоит сверить остаток по кассе: он виден в отчёте «Кассовая книга» и в оборотно-сальдовой ведомости по счёту 50. Если ПКО оформлен на основании другого документа (реализации, банковской выписки), суммы в связанных документах должны совпадать — расхождение означает либо дублирование, либо ошибку ввода.

Частая проблема — нарушение последовательности нумерации. Номера кассовых документов должны идти подряд в пределах дня и кассы. Если ордер случайно создан не той датой, после исправления даты номер нужно переназначить вручную или через перенумерацию, иначе кассовая книга сформируется с нарушением порядка.

Особенности в разных конфигурациях и режимах работы

В 1С:Управление торговлей и ERP ПКО может создаваться автоматически при оформлении розничной продажи через кассу ККМ — тогда в кассовых ордерах появляются документы с видом операции «Розничная выручка», и вручную их дублировать не нужно. В этих конфигурациях также поддерживаются несколько касс организации, и в форме обязательно выбирается конкретная касса-получатель.

При работе с онлайн-кассой и передаче фискальных данных поступление наличных от розничных покупателей оформляется чеком ККТ, а ПКО в 1С используется для оприходования выручки в кассу предприятия сводно. Путать эти два документа нельзя: чек подтверждает продажу, ордер — движение наличных в кассе организации.

В тонком клиенте и веб-клиенте форма выглядит практически одинаково, отличия касаются только расположения кнопок командной панели. Если кнопки «Печать» не видно, она находится в меню «Ещё» формы документа.

Контрольные точки

Как проверить результат

Проводки документа

Норма

Дт 50.01 и корректный кредитуемый счёт по виду операции

Тревожный признак

Счёт «Прочие поступления» там, где должен быть 62 или 71

Кассовая книга за день

Норма

Ордер попал в отчёт с правильным номером и суммой

Тревожный признак

Документа нет в книге или нарушена нумерация

Печатная форма КО-1

Норма

Заполнены «Принято от», «Основание», сумма прописью, есть места подписей

Тревожный признак

Пустые строки в печатном бланке или сумма прописью не совпадает с цифрами

Часто задаваемые вопросы

Можно ли изменить номер приходного ордера вручную?

Да, номер редактируется в форме документа при наличии соответствующих прав. Это требуется, когда документ создан не той датой и нарушена сквозная нумерация кассовых документов. После ручной правки убедитесь, что номер уникален в пределах дня и кассы, иначе кассовая книга сформируется с конфликтом.

Почему в ПКО не выбирается контрагент?

Поле контрагента доступно только для видов операций, связанных с расчётами: оплата от покупателя, возврат от поставщика. Если выбран вид «Возврат от подотчётного лица» или «Получение наличных в банке», вместо контрагента заполняется физическое лицо или банковский счёт — это нормальное поведение формы.

Как распечатать только квитанцию без самого ордера?

В типовых конфигурациях печатная форма КО-1 выводится целиком — ордер и квитанция на одном листе, как того требует унифицированный бланк. Отдельной печати квитанции обычно нет; при необходимости макет дорабатывается программно, но чаще достаточно отрезать квитанцию по линии отреза после печати.

Что делать, если ПКО проведён с ошибочной суммой?

Если период открыт, документ распроводят, исправляют сумму и проводят заново, затем перевыпускают печатную форму. Если деньги по ордеру уже приняты и квитанция выдана, корректнее оформить сторнирующий и новый документы, чтобы сохранить аудиторский след. Исправления на бумажном бланке зачёркиванием не допускаются.

Обязательно ли оформлять ПКО при работе с онлайн-кассой?

Розничная продажа подтверждается кассовым чеком ККТ, а приходный ордер в 1С оформляет оприходование наличной выручки в кассу организации — обычно сводно за смену на основании Z-отчёта. Требования зависят от организации кассовой дисциплины в компании, поэтому порядок закрепляют в учётной политике.