Учет и Финансы · 12 мин
Как выдать займ в 1С: пошаговое руководство
Как оформить выдачу займа сотруднику или контрагенту в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии: документы, проводки, удержание процентов, НДФЛ с материальной выгоды.
Выдача займа в 1С — типовая операция, но порядок её отражения зависит от того, кому выдаются деньги: сотруднику организации или стороннему контрагенту. Для займов сотрудникам используются механизмы 1С:ЗУП (документы займов, расчёт процентов, удержание из зарплаты), а для займов контрагентам — стандартные банковские документы 1С:Бухгалтерии с ручным выбором счетов учёта.
Главная сложность не в самой выдаче, а в сопутствующих операциях: начислении процентов, расчёте материальной выгоды по беспроцентным займам и корректном удержании НДФЛ. Ошибки в этих местах приводят к расхождениям в отчётности и претензиям налоговой.
Ниже разобраны оба сценария — займ сотруднику через 1С:ЗУП 3.1 и займ контрагенту через 1С:Бухгалтерию 3.0, а также проверка результата и типичные ошибки. Интерфейс может немного отличаться в зависимости от релиза конфигурации.
Подготовка: что проверить перед выдачей займа
До ввода документов убедитесь, что основание займа оформлено юридически: заключён письменный договор займа с указанием суммы, срока, ставки (или условия беспроцентности) и порядка возврата. Программа не заменяет договор — она лишь отражает его условия в учёте.
Проверьте настройки учётной политики. В 1С:ЗУП возможность работы с займами включается в настройках расчёта зарплаты: раздел «Настройка» → «Расчет зарплаты» → флаг «Выдаются займы сотрудникам». Без этого флага документы займов будут недоступны.
В 1С:Бухгалтерии займы выданные учитываются на счёте 58.03 «Предоставленные займы» (процентные) либо на счёте 76 (беспроцентные, так как они не приносят дохода и не являются финансовым вложением). Убедитесь, что в плане счетов эти счета доступны и аналитика по контрагентам включена.
Как выдать займ сотруднику в 1С:ЗУП
Основной документ — «Договор займа сотруднику» (раздел «Зарплата» → «Займы сотрудникам» или «См. также»). Создайте новый документ и заполните ключевые поля: сотрудник, сумма займа, дата выдачи, срок погашения, годовая ставка (для беспроцентного займа — 0%), порядок погашения (ежемесячно, в конце срока, дифференцированными платежами).
В документе укажите форму выдачи — единовременно или траншами, а также способ погашения: удержанием из зарплаты или внесением в кассу. От этих настроек зависит, как программа будет рассчитывать график платежей и формировать удержания.
После проведения договора сама выдача денег регистрируется документом «Выдача займа сотруднику» — на его основании в бухгалтерском учёте (при синхронизации с 1С:Бухгалтерией) формируется проводка Дт 73.01 Кт 50/51.
- 1Включите флаг «Выдаются займы сотрудникам» в настройках расчёта зарплаты
- 2Создайте документ «Договор займа сотруднику» и заполните сумму, ставку и график погашения
- 3Проведите документ «Выдача займа сотруднику» на фактическую дату перечисления денег
- 4Проверьте, что при очередном начислении зарплаты появились строки по процентам и удержанию займа
- 5Сформируйте отчёт по займам и сверьте остаток задолженности с договором
Начисление процентов и удержание из зарплаты
Проценты по займу и погашение основного долга рассчитываются автоматически при заполнении документа «Начисление зарплаты и взносов» — на вкладке «Займы» появляются строки с суммой процентов и суммой погашения. Проценты являются доходом организации и одновременно облагаемым НДФЛ доходом сотрудника в натуральной форме не возникают — сотрудник их платит, а не получает.
Проверьте, что сроки удержания не нарушают ограничение по статье 138 ТК РФ: общий размер удержаний из зарплаты, как правило, не должен превышать 20% (в отдельных случаях — 50%). Если удержание займа вместе с другими удержаниями превышает лимит, скорректируйте график погашения.
Материальная выгода и НДФЛ по беспроцентному займу
Если ставка по займу ниже 2/3 ключевой ставки ЦБ (или займ беспроцентный), у сотрудника возникает материальная выгода. 1С:ЗУП рассчитывает её автоматически на последний день каждого месяца при условии, что в договоре корректно указана ставка. НДФЛ с матвыгоды удерживается при ближайшей выплате дохода.
Исключение — займы на покупку или строительство жилья при наличии у сотрудника права на имущественный вычет: матвыгода по ним НДФЛ не облагается. В договоре займа предусмотрен соответствующий признак — его нужно установить и подтвердить уведомлением из налоговой.
Как выдать займ контрагенту в 1С:Бухгалтерии
Займ сторонней организации или физическому лицу (не сотруднику) оформляется через банковский документ «Списание с расчетного счета» (раздел «Банк и касса» → «Банковские выписки»). Выберите вид операции «Выдача займа контрагенту» — программа автоматически подставит счёт 58.03.
Заполните контрагента, договор (тип договора — «Прочее»), сумму и статью движения денежных средств. После проведения сформируется проводка Дт 58.03 Кт 51. Если займ беспроцентный, многие методисты рекомендуют учитывать его на счёте 76 — в этом случае счёт указывается вручную, и это нужно закрепить в учётной политике.
Выдача займа наличными из кассы оформляется документом «Расходный кассовый ордер» с видом операции «Выдача займа контрагенту». Учтите ограничение: расчёты наличными по одному договору между юридическими лицами ограничены установленным лимитом, поэтому крупные займы перечисляйте через банк.
Сравнение вариантов
Подходит для займов персоналу: автоматический расчёт процентов, матвыгоды и удержаний из зарплаты. Ограничение — требуется настроенная синхронизация с бухгалтерией для проводок.
Подходит для займов сторонним лицам и организациям: простое оформление банковским документом. Ограничение — проценты начисляются вручную операцией или через «Начисление процентов по займам» (если доступно в релизе).
Универсальный запасной вариант для нетиповых ситуаций. Ограничение — вся ответственность за счета и суммы на бухгалтере, автоматического контроля нет.
Начисление процентов по займу контрагенту
Проценты по выданному займу признаются в прочих доходах ежемесячно, независимо от фактической оплаты. В 1С:Бухгалтерии начисление оформляется документом «Операция» (раздел «Операции» → «Операции, введенные вручную») проводкой Дт 76 (или 58.03, в зависимости от принятой методики) Кт 91.01 с указанием статьи прочих доходов «Проценты к получению (уплате)».
Сумму процентов рассчитайте по формуле из договора: сумма займа × ставка / 365 (или 366) × количество дней пользования в месяце. Дни выдачи и возврата обычно включаются в расчёт, если договором не установлено иное.
Поступление процентов отражается документом «Поступление на расчетный счет» с видом операции «Прочее поступление» или «Возврат займа контрагентом» — в зависимости от того, что именно оплачивает заёмщик: проценты или тело долга.
Возврат займа и закрытие договора
Возврат займа сотрудником происходит либо автоматически через удержания при расчёте зарплаты, либо через внесение денег в кассу — документом «Возврат займа сотрудником» в 1С:ЗУП. После полного погашения проверьте, что остаток задолженности по отчётам равен нулю, и закройте договор займа.
Возврат займа контрагентом отражается документом «Поступление на расчетный счет» с видом операции «Возврат займа контрагентом» — проводка Дт 51 Кт 58.03. Если возврат частичный, программа уменьшит остаток по счёту на сумму платежа.
При увольнении сотрудника с непогашенным займом задолженность не списывается автоматически: договор продолжает действовать, а погашение переводится на внесение наличными или перечислением. Это нужно зафиксировать дополнительным соглашением и отразить в учёте.
Проверка результата и отчёты
После оформления всех операций сверьте учёт по нескольким точкам. Оборотно-сальдовая ведомость по счетам 58.03, 73.01 и 76 должна показывать актуальный остаток задолженности по каждому заёмщику. В 1С:ЗУП используйте отчёт «Займы сотрудникам» — он показывает график, погашенные суммы и остаток.
Проверьте регистры НДФЛ: по беспроцентным займам должны быть ежемесячные записи о материальной выгоде и исчисленном налоге. Сформируйте справку 2-НДФЛ (или сведения о доходах) по сотруднику — матвыгода отражается с кодом дохода 2610.
Как проверить результат
Совпадает с непогашенной суммой по договору
Остаток не сходится с договором или «висит» после полного возврата
Ежемесячные проводки Дт 76 Кт 91.01 за каждый месяц пользования
Пропущены месяцы или проценты начислены только при оплате
Ежемесячные записи в регистре НДФЛ, код дохода 2610
Записей нет при беспроцентном займе сотруднику
Суммы на вкладке «Займы» соответствуют графику, лимит удержаний не превышен
Удержания не появляются или превышают допустимый процент от зарплаты
Ограничения и налоговые риски
Займы между взаимозависимыми лицами (учредителю, директору, дочерней компании) — зона повышенного внимания налоговых органов. Беспроцентный займ учредителю не создаёт у организации налоговых последствий по прибыли, но регулярные невозвращённые займы могут быть переквалифицированы в доход физического лица.
Для организаций на УСН выдача и возврат тела займа не влияют на налоговую базу — в доходы попадают только проценты. Не включайте возврат займа в книгу учёта доходов и расходов: это одна из частых ошибок, завышающих налог.
Если заёмщик не возвращает деньги, не спешите списывать долг: сначала направьте претензию, зафиксируйте истечение срока исковой давности или получите документы о невозможности взыскания. Списание без оснований — прямой путь к доначислениям.
Что важно запомнить
Займ сотруднику оформляйте в 1С:ЗУП через «Договор займа сотруднику» — программа сама посчитает проценты, матвыгоду и удержания. Займ контрагенту проводите в 1С:Бухгалтерии через «Списание с расчетного счета» со счётом 58.03, проценты начисляйте ежемесячно. По беспроцентным займам сотрудникам не забывайте про НДФЛ с материальной выгоды, а результат всегда сверяйте по ОСВ и отчётам.
Частые вопросы
Можно ли выдать займ сотруднику, если у нас только 1С:Бухгалтерия, без ЗУП?
Да, но без автоматизации. Оформите выдачу через «Списание с расчетного счета» с ручной проводкой Дт 73.01 Кт 51, проценты начисляйте операциями вручную, а материальную выгоду и НДФЛ рассчитывайте вне программы и отражайте отдельными операциями. Для регулярной работы с займами сотрудникам удобнее использовать ЗУП.
Какой счёт использовать для беспроцентного займа контрагенту — 58.03 или 76?
Строгой нормы нет. Счёт 58 предназначен для финансовых вложений, приносящих доход, поэтому беспроцентный займ методологически корректнее учитывать на счёте 76. Какой бы вариант вы ни выбрали, закрепите его в учётной политике и применяйте последовательно.
Нужно ли платить НДФЛ, если займ сотруднику выдан на покупку квартиры?
Материальная выгода по целевым займам на приобретение или строительство жилья освобождается от НДФЛ, если сотрудник подтвердил право на имущественный вычет уведомлением из налоговой. Без этого документа налог исчисляется в общем порядке.
Как отразить частичный возврат займа контрагентом?
Оформите «Поступление на расчетный счет» с видом операции «Возврат займа контрагентом» на фактическую сумму платежа. Остаток по счёту 58.03 уменьшится на эту сумму, а непогашенная часть продолжит числиться в учёте до полного возврата.
Что делать, если сотрудник уволился, не вернув займ?
Договор займа продолжает действовать после увольнения. Заключите с бывшим сотрудником соглашение о порядке погашения (перечислением или внесением в кассу) и отражайте возвраты документом «Возврат займа сотрудником». Удержать долг из окончательного расчёта при увольнении можно только в пределах лимитов статьи 138 ТК РФ и с согласия работника.
Попадает ли возврат займа в доходы при УСН?
Нет, возврат тела займа не является доходом ни у заимодавца, ни у заёмщика. В доходы при УСН включаются только полученные проценты. Проверьте, что в настройках программы операции по возврату займа не попадают в книгу учёта доходов и расходов.