Учет и Финансы · 9 мин
Как выдать займ сотруднику в 1С 8.3 Бухгалтерия
Как оформить выдачу займа сотруднику в 1С 8.3 Бухгалтерия: договор, счет 73.01, НДФЛ с материальной выгоды, удержания из зарплаты и проверка проводок.
Выдача займа сотруднику в 1С 8.3 Бухгалтерия затрагивает сразу несколько участков учета: банк или кассу, расчеты с персоналом по счету 73.01, начисление процентов, удержания из заработной платы и расчет НДФЛ с материальной выгоды, если заем беспроцентный или ставка ниже пороговой. Ошибка на любом из этапов приводит к расхождениям в оборотно-сальдовой ведомости, неверной базе по НДФЛ или претензиям при проверке.
Стандартная конфигурация «1С:Бухгалтерия 8» (редакция 3.0) не содержит специализированного документа «Договор займа с сотрудником», поэтому операции оформляются типовыми документами: списание с расчетного счета или выдача из кассы, операция вручную для процентов, документ «Операция учета НДФЛ» для материальной выгоды. Ниже разобран полный цикл — от подготовки договора до закрытия долга.
Перед началом работы убедитесь, что у вас есть подписанный договор займа с сотрудником: в нем фиксируются сумма, срок, ставка (или отсутствие процента), порядок возврата. Без договора налоговая может переквалифицировать выдачу, а удержания из зарплаты без письменного согласия работника неправомерны.
Подготовка: договор займа и настройка счетов учета
Первичным документом является договор займа, заключаемый в письменной форме. В нем обязательно укажите сумму, срок возврата, процентную ставку (или условие о беспроцентности), график погашения и способ возврата — единовременно, из зарплаты или платежами на расчетный счет. От этих условий зависит, какие документы вы будете формировать в программе.
Расчеты с сотрудниками по займам ведутся на счете 73.01 «Расчеты по предоставленным займам». Проверьте, что сотрудник заведен в справочнике «Сотрудники» и по нему заполнены данные физического лица — они понадобятся для расчета НДФЛ. Если планируется начисление процентов, на счете 73.01 аналитика ведется в разрезе сотрудников, поэтому каждый заемщик будет виден отдельно в оборотно-сальдовой ведомости.
Выдача займа через банк или кассу
Если деньги перечисляются на карту сотрудника, создайте документ «Списание с расчетного счета» (раздел «Банк и касса» — «Банковские выписки»). В поле «Вид операции» выберите «Выдача займа сотруднику». Программа автоматически подставит счет 73.01, вам останется указать сотрудника, сумму и проверить дату — она должна совпадать с датой платежа в выписке.
При выдаче наличными из кассы используйте «Расходный кассовый ордер» с тем же видом операции «Выдача займа сотруднику». Проводка будет идентичной: Дт 73.01 — Кт 50.01 (или 51 при безналичной выдаче). Распечатайте РКО и получите подпись сотрудника — это обязательный кассовый документ.
- 1Откройте «Банк и касса» — «Банковские выписки» и создайте «Списание с расчетного счета»
- 2Выберите вид операции «Выдача займа сотруднику»
- 3Укажите сотрудника, сумму и счет 73.01 (подставится автоматически)
- 4Заполните назначение платежа со ссылкой на договор займа
- 5Проведите документ и сверьте проводку Дт 73.01 — Кт 51 с выпиской банка
Начисление процентов по договору
Если заем процентный, проценты начисляются ежемесячно документом «Операция, введенная вручную» (раздел «Операции» — «Операции, введенные вручную»). Проводка: Дт 73.01 — Кт 91.01 «Прочие доходы». В сумме укажите проценты за месяц, рассчитанные по формуле из договора: сумма долга × ставка / 365 (366) × количество дней пользования.
Начисленные проценты увеличивают задолженность сотрудника на счете 73.01. Если по договору проценты уплачиваются отдельно от тела долга, удобно вести их на отдельном субконто или отслеживать через расшифровку в комментарии к операции — иначе при частичных погашениях будет сложно понять, что гасится: тело или проценты.
Проценты по займу признаются доходом организации. Для плательщиков УСН с объектом «доходы» проценты попадают в налогооблагаемую базу в момент фактического получения, а не начисления — учитывайте это при заполнении книги учета доходов и расходов.
Чтобы не забыть о ежемесячном начислении процентов, создайте в календаре бухгалтера повторяющуюся задачу на последний день месяца. Начисление процентов относится к доходам того месяца, за который они рассчитаны, и пропуск месяца искажает отчетность по прочим доходам.
Материальная выгода и НДФЛ при беспроцентном займе
По беспроцентным займам и займам со ставкой ниже 2/3 ключевой ставки ЦБ у сотрудника возникает доход в виде материальной выгоды. Она рассчитывается на последний день каждого месяца пользования займом по формуле: сумма займа × (2/3 ключевой ставки − ставка по договору) / 365 × число дней в месяце. Ставка НДФЛ с материальной выгоды — 35%.
В 1С 8.3 Бухгалтерия материальная выгода отражается документом «Операция учета НДФЛ» (раздел «Зарплата и кадры» — «Все документы по НДФЛ»). На вкладке «Доходы» укажите дату получения дохода (последний день месяца), код дохода 2610 «Материальная выгода, полученная от экономии на процентах», сумму выгоды. На вкладке «Исчислено по 13% (30%)» отразится исчисленный налог по ставке 35% — проверьте, что сумма заполнена корректно.
Удерживается этот НДФЛ из ближайшей денежной выплаты сотруднику — обычно из зарплаты. Если сотрудник уволился и удержать налог не из чего, организация обязана до установленного срока сообщить в налоговую о невозможности удержания.
Возврат займа: удержание из зарплаты и оплата долга
Самый распространенный способ возврата — удержание из заработной платы. В документе «Начисление зарплаты» на вкладке «Удержания» добавьте строку с видом удержания «Удержание в счет погашения займа» (если такого вида нет, создайте его в справочнике удержаний с назначением «Прочее удержание»). Укажите сотрудника и сумму согласно графику из договора.
Однако документ начисления зарплаты сам по себе не закрывает счет 73.01 — он формирует проводку по удержанию с кредита 70. Чтобы задолженность по займу уменьшилась, дополнительно оформите «Операцию, введенную вручную»: Дт 70 — Кт 73.01 на удержанную сумму. Альтернатива — отражать удержание сразу проводкой Дт 70 — Кт 73.01 в операции вручную, минуя двойное прохождение суммы.
Если сотрудник возвращает деньги напрямую — на расчетный счет или в кассу, — оформите «Поступление на расчетный счет» или «Приходный кассовый ордер» с видом операции «Возврат займа сотрудником». Программа подставит счет 73.01, и долг закроется автоматически.
Проверка результата и закрытие задолженности
После каждого этапа формируйте оборотно-сальдовую ведомость по счету 73.01 с детализацией по сотрудникам. Сальдо на конец месяца должно равняться остатку долга по договору с учетом начисленных, но не уплаченных процентов. Сверьте эту сумму с графиком погашения — расхождение означает пропущенную операцию.
По НДФЛ с материальной выгоды проверяйте регистр учета доходов и отчет «Анализ НДФЛ»: код дохода 2610 должен появляться ежемесячно, пока действует заем. После полного возврата долга начисление выгоды прекращается с месяца, следующего за погашением.
Как проверить результат
Сальдо равно остатку долга по договору
Сальдо не меняется после удержаний или зависает после погашения
Код 2610 ежемесячно при беспроцентном займе
Месяцы пропущены или выгода начисляется после возврата долга
Есть Дт 70 — Кт 73.01 на сумму удержания
Удержание прошло только по кредиту 70 без закрытия 73.01
Часто задаваемые вопросы
Можно ли выдать заем директору или учредителю?
Да, механизм тот же — через счет 73.01 и вид операции «Выдача займа сотруднику». Если заемщик не является сотрудником (например, учредитель без трудового договора), используйте счет 76 и операции вручную, а материальную выгоду рассчитывайте так же.
Нужно ли платить страховые взносы с материальной выгоды?
Нет. Материальная выгода от экономии на процентах не является объектом обложения страховыми взносами — облагается только НДФЛ по ставке 35%.
Что делать, если сотрудник увольняется, не вернув заем?
Задолженность сохраняется на счете 73.01. При увольнении можно удержать долг из окончательного расчета в пределах допустимых ограничений либо по письменному согласию работника. Остаток взыскивается по договору, в том числе через суд. НДФЛ, который не удалось удержать, отражается как неудержанный с сообщением в налоговую.
Как оформить прощение долга по займу?
Прощение долга оформляется соглашением и операцией вручную: Дт 91.02 — Кт 73.01. Прощенная сумма становится доходом сотрудника (код 2610 не применяется — используется обычный доход в натуральной форме или иной код по ситуации) и облагается НДФЛ, а с точки зрения взносов налоговая нередко требует начисления, если есть трудовые отношения.
Можно ли автоматизировать расчет процентов в типовой конфигурации?
В типовой «1С:Бухгалтерии 8» автоматического расчета процентов по займам сотрудникам нет — суммы рассчитываются вручную и вводятся операцией. Для регулярного учета множества займов обычно ведут расчетную таблицу в Excel и ежемесячно переносят итоги в программу.
Что важно запомнить
Заем сотруднику выдается документом списания с расчетного счета или РКО на счет 73.01, проценты начисляются ежемесячно операцией вручную, материальная выгода отражается документом «Операция учета НДФЛ» с кодом 2610, а возврат закрывается удержанием с проводкой Дт 70 — Кт 73.01 или поступлением оплаты. Контролируйте результат по ОСВ 73.01 и анализу НДФЛ.