Как выдать перерасход по авансовому отчету в 1С

Перерасход по авансовому отчету возникает, когда подотчетное лицо потратило собственные деньги сверх выданного аванса и подтвердило расходы документами. Организация обязана возместить сотруднику эту сумму, а бухгалтер — корректно отразить выдачу в 1С, чтобы закрыть задолженность перед работником на счете 71.

Механика операции зависит от конфигурации: в «1С:Бухгалтерии 8» перерасход выдается через кассовый документ или банковскую выписку, в «1С:ЗУП» — через ведомость на выплату. Ниже разобраны оба сценария, типовые ошибки и способы проверить, что расчеты с сотрудником закрыты полностью.

Что такое перерасход и когда он возникает

Перерасход — это положительная разница между фактически подтвержденными расходами сотрудника и суммой полученного аванса. Например, работнику выдали 5 000 рублей на командировку, а по билетам, счетам и чекам вышло 7 200 рублей. Разница в 2 200 рублей — перерасход, который компания должна возместить.

Ключевое условие выдачи: перерасход возмещается только после утверждения авансового отчета руководителем. До утверждения расходы считаются неподтвержденными, и выдавать деньги преждевременно — риск споров с сотрудником и претензий при проверке.

Подготовка: что проверить перед выдачей денег

Перед оформлением выплаты убедитесь, что авансовый отчет введен в программу, проведен и утвержден. В 1С:Бухгалтерии откройте документ «Авансовый отчет» (раздел «Покупки» или «Банк и касса» в зависимости от настроек интерфейса) и сверьте итоговую сумму с бумажным отчетом.

Затем проверьте состояние расчетов с сотрудником. Сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» с отбором по нужному сотруднику. Кредитовое сальдо по 71 счету — это долг организации перед работником, то есть сумма перерасхода к выдаче. Если сальдо дебетовое — заработника, наоборот, есть долг перед компанией, и выдавать деньги не нужно.

Контрольные точки

Как проверить готовность к выдаче

Авансовый отчет

Норма

Проведен, суммы совпадают с бумажными документами, утвержден руководителем

Тревожный признак

Отчет не проведен или суммы расходятся с чеками

Сальдо по счету 71

Норма

Кредитовое сальдо равно сумме перерасхода

Тревожный признак

Дебетовое сальдо — сотрудник должен вернуть неизрасходованный аванс

Оправдательные документы

Норма

Все чеки, БСО, билеты приложены и соответствуют срокам

Тревожный признак

Есть расходы без подтверждающих документов

Выдача перерасхода из кассы в 1С:Бухгалтерии

Самый распространенный способ — выдать деньги наличными через расходный кассовый ордер. Откройте раздел «Банк и касса» → «Кассовые документы» и создайте документ «Расходный кассовый ордер».

Заполните документ по шагам: вид операции — «Выдача денежных средств подотчетному лицу» (в некоторых релизах — «Возврат перерасхода подотчетному лицу»), получатель — сотрудник, сумма — размер перерасхода, счет учета — 71. В поле «Выдать» укажите ФИО работника, в основании — реквизиты авансового отчета. Проведите документ и распечатайте РКО для подписи кассира и получателя.

После проведения программа сформирует проводку Дт 71 Кт 50 на сумму выдачи. Это закроет кредиторскую задолженность перед сотрудником.

1. 1
   Откройте «Банк и касса» → «Кассовые документы» → «Создать» → «Расходный кассовый ордер»
2. 2
   Выберите вид операции «Выдача денежных средств подотчетному лицу» (или «Возврат перерасхода»)
3. 3
   Укажите сотрудника, сумму перерасхода и счет 71
4. 4
   Заполните поля «Выдать» и «Основание» реквизитами авансового отчета
5. 5
   Проведите документ, распечатайте РКО и получите подпись получателя
6. 6
   Проверьте проводку Дт 71 Кт 50 и сальдо по сотруднику

Выдача перерасхода на карту сотрудника

Если компания перечисляет деньги безналично, перерасход можно перевести на банковскую карту работника. Для этого в разделе «Банк и касса» создайте документ «Списание с расчетного счета» с видом операции «Перевод подотчетному лицу» (или «Прочее списание» с указанием счета 71).

Укажите получателя — физическое лицо, его банковские реквизиты или карту, сумму и назначение платежа, например: «Возмещение перерасхода по авансовому отчету № … от …». Проводка будет аналогичной: Дт 71 Кт 51. Назначение платежа формулируйте явно — это упростит сверку при выгрузке выписок и вопросы банка при контроле операций.

Выдача перерасхода через зарплатный проект в 1С:ЗУП

В «1С:Зарплата и управление персоналом» перерасход можно выплатить вместе с зарплатой или отдельной ведомостью. Создайте документ «Ведомость в банк» (или «Ведомость в кассу»), добавьте сотрудника и укажите сумму перерасхода как прочую выплату, не входящую в фонд оплаты труда.

Следите за тем, чтобы сумма не попала в облагаемую базу по НДФЛ. В ЗУП подотчетные суммы обычно отражаются через справочник начислений с соответствующим кодом дохода либо вообще не регистрируются в учете зарплаты, а передаются в бухгалтерскую программу. Уточните принятую в вашей организации схему обмена между ЗУП и Бухгалтерией, чтобы выплата не задвоилась.

Проверка результата и закрытие расчетов

После выдачи денег сформируйте ОСВ по счету 71 в разрезе сотрудника. Признак корректного закрытия — нулевое сальдо по работнику на конец дня выдачи. Если осталось кредитовое сальдо — перерасход выплачен не полностью, если дебетовое — выдали больше положенного.

Дополнительно сверьте кассовую книгу: РКО должен попасть в отчет кассира за день выдачи, а остаток денег в кассе — уменьшиться на сумму выплаты. При безналичной выдаче проверьте, что списание подтверждено банковской выпиской, а не только созданным платежным поручением.

Особые ситуации и ограничения

Если у сотрудника одновременно есть незакрытый аванс по одному отчету и перерасход по другому, сначала выполните зачет: программа в типовых конфигурациях не всегда делает это автоматически, поэтому проверьте сальдо по 71 счету в целом по работнику, а не по конкретному документу.

При увольнении сотрудника перерасход должен быть выплачен вместе с окончательным расчетом. Невыплата подтвержденного перерасхода — нарушение, за которое работник может взыскать сумму через трудовую инспекцию или суд.

Маршрут решения

Как выбрать способ выдачи

Сотрудник получает деньги наличными и в кассе есть средстваОформите расходный кассовый ордер с проводкой Дт 71 Кт 50

Компания работает безналично или сумма крупнаяСоздайте списание с расчетного счета на карту сотрудника, Дт 71 Кт 51

Перерасход удобно выплатить вместе с зарплатойВключите сумму в ведомость в ЗУП, контролируя, что она не облагается НДФЛ

По 71 счету есть и долг сотрудника, и перерасходСначала выполните зачет взаимных сумм и выплатите только итоговую разницу

Часто задаваемые вопросы

Можно ли выдать перерасход, если сотрудник не вернул остаток по прошлому авансу?

Формально выдача новых сумм при незакрытом долге нежелательна: по правилам ведения кассовых операций новый аванс не выдается, пока сотрудник не отчитался по предыдущему. Перерасход — не аванс, а долг компании, но практичнее сначала сделать взаимозачет по счету 71 и выплатить только разницу.

Какой срок выплаты перерасхода установлен законом?

Точный срок законодательно не зафиксирован, его обычно определяет внутреннее положение о подотчетных средствах. Разумная практика — выплатить перерасход в ближайшие дни после утверждения отчета или с ближайшей зарплатой.

Облагается ли перерасход НДФЛ?

Нет, если расходы подтверждены документами и связаны с деятельностью организации — это возмещение затрат работника, а не его доход. Неподтвержденные суммы могут быть признаны доходом и обложены НДФЛ и взносами.

Что делать, если перерасход выдали дважды?

Излишне выплаченная сумма станет дебиторской задолженностью сотрудника по счету 71. Оформите удержание из зарплаты с согласия работника или попросите вернуть деньги в кассу через приходный кассовый ордер. Проверьте, откуда возникла двойная выплата — чаще всего это одновременная выдача через РКО и зарплатную ведомость.

Нужно ли пробивать кассовый чек при выдаче перерасхода из кассы?

Выдача подотчетных сумм и возмещение перерасхода, как правило, не является расчетом за товары или услуги, поэтому чек ККТ обычно не требуется. Достаточно расходного кассового ордера с подписью получателя. При сомнениях сверьтесь с учетной политикой и настройками вашей кассы.