Учет и Финансы · 9 мин
Как выдать командировочные в 1С: полная инструкция
Как оформить и выдать командировочные в 1С: приказ, авансовый отчёт, расходный кассовый ордер, суточные и проводки. Пошаговая инструкция для 1С:Бухгалтерии.
Выдача командировочных в 1С — это цепочка из нескольких документов: приказ на командировку, выдача аванса через кассу или банк, авансовый отчёт сотрудника и окончательный расчёт. Если пропустить хотя бы один шаг или ввести документы не в той последовательности, по счёту 71 «Расчёты с подотчётными лицами» образуются развёрнутые сальдо, которые придётся разбирать вручную.
Инструкция ниже ориентирована на 1С:Бухгалтерию 8.3 как самую распространённую конфигурацию. В 1С:ЗУП оформляется кадровая часть и расчёт суточных с начислением, а в 1С:КА и 1С:ERP логика похожая, но документы называются немного иначе. Принцип везде один: сначала кадровое распоряжение, затем выдача денег под отчёт, затем закрытие аванса документами сотрудника.
Перед началом работы убедитесь, что у сотрудника заполнены данные в справочнике «Сотрудники» и «Физические лица», а в учётной политике и настройках зарплаты корректно настроены статьи расходов и способы отражения. От этого зависит, на какие счета затрат попадут суточные и расходы по командировке.
Что подготовить перед выдачей командировочных
Расчёт начинается не с документа в программе, а с определения сумм. Аванс складывается из суточных за все дни командировки, стоимости проезда и проживания (если они не оплачены напрямую организацией) и прочих согласованных расходов. Размер суточных организация устанавливает самостоятельно в локальном нормативном акте — коллективном договоре или положении о командировках.
Проверьте, что в 1С заполнены: карточка сотрудника с подразделением и должностью, положение о командировках (для контроля норм), банковские реквизиты сотрудника, если аванс перечисляется на карту. Если сотрудник новый, сначала оформите приём на работу — без этого документы по подотчёту могут не подтянуть данные корректно.
Отдельно уточните способ выдачи денег: наличными из кассы или перечислением на банковскую карту сотрудника. Оба варианта законны, но в 1С они оформляются разными документами, и смешивать их в одной командировке без необходимости не стоит — это усложнит сверку расчётов.
Шаг 1. Оформляем приказ на командировку
В 1С:ЗУП приказ создаётся документом «Командировка» в разделе «Кадры» или «Все кадровые документы». Заполните сотрудника, даты начала и окончания, пункт назначения, цель поездки и источник финансирования. Документ рассчитает средний заработок за дни командировки и при необходимости суточные, если это предусмотрено настройками начислений.
В 1С:Бухгалтерии без модуля зарплаты приказ как отдельный документ может отсутствовать — там командировка отражается сразу через авансовый отчёт и начисление среднего заработка. Тогда приказ оформляется в произвольной форме или печатается из ЗУП, если используется связка двух программ.
После проведения распечатайте приказ по унифицированной или собственной форме и подпишите у руководителя. Служебное задание и отчёт о его выполнении с некоторых пор не обязательны, но многие организации сохраняют их внутренним регламентом — проверьте своё положение о командировках.
Шаг 2. Выдаём аванс подотчётному лицу
Выдача наличных оформляется документом «Расходный кассовый ордер» в разделе «Банк и касса». Выберите вид операции «Выдача денежных средств подотчётному лицу», укажите сотрудника, сумму и основание — например, «Аванс на командировочные расходы по приказу №…». При проведении формируется проводка Дт 71 Кт 50.
Если деньги перечисляются на карту, используйте «Списание с расчётного счёта» с видом операции «Перечисление подотчётному лицу» (в некоторых релизах — «Прочее списание» с указанием счёта 71). Проводка будет Дт 71 Кт 51. Убедитесь, что в поле получателя выбрано именно физическое лицо-сотрудник, а не контрагент, иначе расчёт уйдёт на счёт 60 или 76.
- 1Создайте приказ на командировку и проведите его
- 2Откройте «Банк и касса» → «Кассовые документы» → «Расходный кассовый ордер»
- 3Выберите операцию «Выдача денежных средств подотчётному лицу»
- 4Укажите сотрудника, сумму аванса и основание платежа
- 5Проведите документ и проверьте проводку Дт 71 Кт 50
- 6Распечатайте РКО и получите подпись сотрудника
Выдавать новый аванс сотруднику, не отчитавшемуся по предыдущему, формально допускается, если это не запрещено внутренним регламентом, но на практике это создаёт риски при проверках. Перед выдачей откройте оборотно-сальдовую ведомость по счёту 71 и проверьте, нет ли у сотрудника незакрытых авансов.
Шаг 3. Оформляем авансовый отчёт после возвращения
Сотрудник обязан отчитаться по командировке в срок, установленный организацией, приложив подтверждающие документы: билеты, чеки, БСО, счета за проживание. В 1С создайте документ «Авансовый отчёт» в разделе «Покупки» или «Банк и касса» в зависимости от релиза. Укажите сотрудника и на закладке «Авансы» подберите выданный ему документ — программа подтянет сумму аванса.
На закладке «Оплата» или «Прочее» внесите суточные: укажите период командировки, норму и сумму. Проезд и проживание отразите с приложенными документами: если чек с НДС — заполните данные счёта-фактуры для вычета, если без НДС — просто сумму и статью затрат. Каждую строку привязывайте к статье расходов и подразделению, чтобы затраты корректно легли в себестоимость.
После проведения проверьте проводки: расходы должны уйти на счета затрат (26, 44 и т.п.) в корреспонденции со счётом 71, а сальдо по сотруднику — закрыться или показать перерасход/остаток. Если сотрудник потратил больше аванса, перерасход выдаётся отдельным РКО; если остались деньги — оформляется приходный кассовый ордер на возврат.
Как проверить результат и закрыть расчёты
Главный инструмент контроля — отчёт «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 71» с группировкой по сотрудникам. В идеале после закрытия командировки сальдо по сотруднику равно нулю. Дебетовое сальдо означает, что сотрудник должен вернуть остаток или принести отчёт; кредитовое — что организация должна выдать перерасход.
Дополнительно сформируйте «Анализ счёта 71» и карточку счёта по конкретному сотруднику, чтобы увидеть цепочку документов. Все суммы в авансовом отчёте должны совпадать с приложенными бумажными документами — расхождения даже в копейках вызовут вопросы при инвентаризации расчётов.
Как проверить результат
Ноль или обоснованный остаток/перерасход
Развёрнутое сальдо одновременно по дебету и кредиту
Дт 71 Кт 50 (51) на сотрудника
Счёт 60 или 76 вместо 71
Период и норма совпадают с приказом
Суточные начислены за выходные без основания или дважды
Типичные ошибки и как их избежать
Самая частая проблема — авансовый отчёт без подбора документа выдачи. Тогда программа не зачитывает аванс, и по счёту 71 висит и долг сотрудника, и «перерасход». Лечится редактированием отчёта: на закладке «Авансы» добавьте РКО или платёжное поручение и перепроведите.
Вторая ошибка — выдача под отчёт контрагенту вместо сотрудника. Это происходит, когда в документе выдачи выбран не тот тип получателя. Проверяйте аналитику проводки сразу после создания документа, пока исправление не затронуло закрытые периоды.
Третья группа ошибок — суточные: начисление за дни, когда сотрудник фактически был на месте, двойное начисление при совмещении командировки и отпуска, применение нормы, не утверждённой локальным актом. Сверяйте даты в приказе, табеле и авансовом отчёте — они должны совпадать.
FAQ
Можно ли выдать командировочные на карту сотрудника?
Да, перечисление аванса на банковскую карту допустимо. В 1С оформите «Списание с расчётного счёта» с операцией перечисления подотчётному лицу и укажите счёт 71. В назначении платежа обязательно отразите, что это аванс на командировочные расходы, чтобы банк и налоговая корректно идентифицировали платёж.
Что делать, если сотрудник не вернул остаток аванса?
Невозвращённый остаток можно удержать из заработной платы с соблюдением ограничений по размеру удержаний, предусмотренных трудовым законодательством, либо сотрудник вносит деньги в кассу через приходный кассовый ордер. В 1С удержание оформляется в документе начисления зарплаты или отдельным удержанием в ЗУП.
Как отразить суточные сверх нормы?
Сверхнормативные суточные включаются в облагаемый доход сотрудника по НДФЛ и страховым взносам. В 1С:ЗУП настраивается отдельное начисление с соответствующим кодом дохода; в бухучёте вся сумма суточных относится на затраты, а налоги доначисляются при расчёте зарплаты.
Нужен ли авансовый отчёт, если расходы оплатила организация напрямую?
Если билеты и гостиницу оплатила организация по безналу, а сотрудник получал только суточные, авансовый отчёт всё равно нужен — на сумму суточных и любых личных трат с подтверждающими документами. Полностью без отчёта командировка не закрывается, пока по счёту 71 есть выданный аванс.
В каком разделе 1С:Бухгалтерии искать авансовый отчёт?
В зависимости от релиза документ находится в разделе «Покупки» → «Авансовые отчёты» или «Банк и касса» → «Авансовые отчёты». Также его можно создать из журнала кассовых документов или через поиск документа в разделе «Все функции».
Как исправить ошибочно проведённый авансовый отчёт?
Откройте документ, внесите исправления и перепроведите. Если период закрыт, используйте корректировку или сторнирующий документ текущей датой, а не ручные операции — ручные проводки ломают связь с первичными документами и регистрами. После исправления перезакройте месяц и сверьте сальдо по счёту 71.
Что важно запомнить
Командировочные в 1С выдаются по цепочке: приказ → выдача аванса (РКО или списание со счёта, счёт 71) → авансовый отчёт с подбором аванса → закрытие расчётов. Контролируйте результат по ОСВ 71: сальдо по сотруднику после отчёта должно быть нулевым или обоснованным. Ошибки исправляйте перепроведением документов, а не ручными проводками.