Как выдать деньги подотчетному лицу в 1С

Подотчетные деньги — это суммы, которые организация передает сотруднику на хозяйственные, командировочные и иные расходы с обязательством отчитаться по ним. В типовых конфигурациях 1С (Бухгалтерия предприятия, ЗУП, Управление нашей фирмой) операция оформляется типовыми документами, и задача бухгалтера — правильно выбрать вид расхода, счета и следить за взаиморасчетами с подотчетным лицом.

Выдать деньги можно из кассы наличными или перечислением на банковскую карту (счет) сотрудника. В обоих случаях в 1С формируется документ, который дебетует счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и кредитует кассу (50) или расчетный счет (51). Ошибки на этом этапе приводят к «зависшим» остаткам по сотрудникам и вопросам при проверках.

Ниже разобраны оба способа выдачи, настройка счетов и лимитов, контроль задолженности и типичные ошибки, которые встречаются на практике.

Подготовка: что проверить перед выдачей денег

Прежде чем оформлять документ, убедитесь, что сотрудник заведен в справочнике «Физические лица» и «Сотрудники», а у организации корректно заполнены касса и расчетный счет. Если подотчетное лицо не создано, документ не даст выбрать его в поле «Получатель».

Проверьте, нет ли у сотрудника непогашенной задолженности по ранее выданным суммам. По правилам внутреннего учета (и в соответствии с порядком, который организация закрепляет в положении о подотчетных средствах) новую выдачу обычно не производят, пока сотрудник не отчитался по предыдущей. В 1С задолженность видна в отчете «Оборотно-сальдовая ведомость по счету 71» или «Анализ счета 71» по конкретному физлицу.

Также убедитесь, что в учетной политике и настройках программы определены счета учета денежных средств и что пользователь имеет права на создание кассовых и банковских документов. Если документы не проводятся, чаще всего причина именно в правах или в закрытом периоде.

Выдача наличных из кассы: расходный кассовый ордер

Наличная выдача оформляется документом «Расходный кассовый ордер» (в 1С:Бухгалтерии — раздел «Банк и касса» → «Кассовые документы» → «Создать»). В поле «Вид операции» выберите «Выдача денежных средств подотчетному лицу».

Заполните поля: дату, номер (формируется автоматически), сотрудника в поле «Подотчетное лицо», сумму и основание — например, «на хозяйственные расходы» или «на командировочные расходы по приказу №…». Поле основания попадет в печатную форму РКО, поэтому формулируйте его содержательно.

1. 1
   Откройте «Банк и касса» → «Кассовые документы» и создайте новый документ
2. 2
   Выберите вид операции «Выдача денежных средств подотчетному лицу»
3. 3
   Укажите подотчетное лицо, сумму и основание выдачи
4. 4
   Проверьте счета: Дт 71.01 (или 71.21 для валюты) — Кт 50.01
5. 5
   Проведите документ и распечатайте РКО для подписи кассира и получателя

После проведения документ формирует проводку Дт 71 — Кт 50. Распечатайте ордер: сотрудник должен расписаться в получении денег, а в поле «по документу» указываются данные его удостоверения личности. Без подписи получателя кассовый документ не имеет подтверждения факта выдачи.

Перечисление подотчетных на карту сотрудника

Безналичная выдача оформляется документом «Списание с расчетного счета» (раздел «Банк и касса» → «Банковские выписки»). Вид операции — «Перечисление подотчетному лицу» (в некоторых релизах — «Выдача денежных средств подотчетному лицу»).

Укажите получателя — физическое лицо, его банковский счет (если счета сотрудника нет, создайте его в справочнике «Банковские счета» с владельцем-физлицом), сумму и назначение платежа. Назначение должно однозначно указывать на подотчетный характер перечисления, например: «Перечисление подотчетных средств на хозяйственные нужды, без НДС».

Если выгружаете платежи в клиент-банк, документ «Платежное поручение» создается отдельно, а «Списание с расчетного счета» подтверждает факт исполнения по выписке. Проводка аналогична кассовой: Дт 71 — Кт 51.

Счета учета и проводки по подотчетным суммам

В типовой 1С:Бухгалтерии расчеты с подотчетными лицами ведутся на счете 71 с субсчетами: 71.01 «Расчеты с подотчетными лицами» (рубли), 71.21 — в валюте. Аналитика ведется по физическим лицам, поэтому в документе критично правильно выбрать сотрудника — от этого зависит корректность сальдо по каждому человеку.

Проверить сформированные проводки можно кнопкой «Дт/Кт» в документе. Если счета подставились неожиданные (например, вместо 71 — 73 или 76), скорее всего, выбран неверный вид операции документа.

Контроль: авансовый отчет и закрытие задолженности

Выдача денег — только первая половина операции. В установленный локальным актом срок сотрудник должен отчитаться: представить чеки, БСО, акты и заполнить авансовый отчет. В 1С это документ «Авансовый отчет» (раздел «Покупки» или «Банк и касса», в зависимости от конфигурации), где на закладках указываются оплаты поставщикам, приобретенные товары, суточные и прочие расходы.

После проведения авансового отчета сумма с дебета 71 списывается на счета затрат (10, 26, 44, 60 и др.). Если сотрудник потратил меньше выданного, остаток возвращается в кассу документом «Приходный кассовый ордер» с видом операции «Возврат от подотчетного лица». Если больше — перерасход выплачивается сотруднику через РКО или перечисление.

Контрольные точки

Как проверить результат

ОСВ по счету 71 по сотруднику

Норма

Сальдо равно нулю или соответствует свежей выдаче до срока отчета

Тревожный признак

Дебетовое сальдо «висит» дольше установленного срока отчета

Карточка счета 71 по физлицу

Норма

Каждая выдача закрыта авансовым отчетом или возвратом

Тревожный признак

Есть выдачи без последующего движения

Кассовая книга

Норма

РКО проведен и вошел в отчет кассира за день выдачи

Тревожный признак

Документ создан, но не проведен или попал не в ту дату

Типичные ошибки при выдаче подотчетных в 1С

Самая частая ошибка — неверный вид операции. Например, выдачу под отчет оформляют как «Оплата поставщику», и сумма уходит на счет 60 вместо 71. Внешне касса сходится, но взаиморасчеты с сотрудником теряются, а авансовый отчет потом нечем закрыть.

Вторая распространенная проблема — дубли физических лиц в справочнике. Если сотрудник заведен дважды, задолженность дробится между двумя карточками, и ОСВ по 71 счету показывает ложную картину. Перед выдачей проверяйте, что выбрано то же физлицо, что и в предыдущих документах.

Третья ошибка — выдача новых сумм при незакрытой старой задолженности без контроля. Программа это не запрещает, поэтому «зависшие» суммы копятся, а при увольнении сотрудника взыскать их становится сложно.

Особые случаи: валюта, удержание из зарплаты, увольнение

Выдача под отчет в иностранной валюте

При загранкомандировках наличную валюту выдают через РКО с валютной кассой (счет 50.21), а зачисление на валютный счет сотрудника — через списание со счета 52. В документах используется субсчет 71.21, сумма указывается в валюте с пересчетом в рубли по курсу на дату операции. Курсовые разницы по подотчетным суммам пересчитываются на дату авансового отчета.

Сотрудник не отчитался: удержание из зарплаты

Если сотрудник не вернул неизрасходованную сумму и не представил отчет, работодатель вправе удержать долг из заработной платы при соблюдении установленной процедуры и сроков. В 1С такое удержание оформляется в зарплатных документах проводкой Дт 70 — Кт 71. Учтите ограничения на размер удержаний из зарплаты — они установлены трудовым законодательством.

Увольнение сотрудника с задолженностью

При увольнении подотчетную задолженность погашают при окончательном расчете. Если удержать сумму невозможно (например, она превышает допустимый предел удержаний), долг переводят на счет 73 или 76 и списывают в установленном порядке. Не оставляйте такие суммы на 71 счете — они искажают отчетность.

Способы выдачи подотчетных

Наличные из кассы (РКО)

Подходит для небольших сумм и срочных закупок. Ограничение — лимит кассы и необходимость подписи получателя на бумажном ордере.

Перевод на карту сотрудника

Удобно для регулярных выдач и удаленных сотрудников, нет ограничений кассового лимита. Требует корректного назначения платежа и реквизитов счета физлица.

Выдача в валюте

Применяется для загранкомандировок. Добавляет пересчет по курсу и курсовые разницы на дату авансового отчета.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли выдать подотчетные деньги сотруднику, который не отчитался по предыдущей выдаче?

Технически 1С это не блокирует. Решение регулируется локальным актом организации: обычно положение о подотчетных средствах запрещает новую выдачу до погашения старой задолженности. Перед выдачей проверьте сальдо по счету 71 в разрезе сотрудника.

Каким документом закрыть подотчетную сумму, если сотрудник ничего не купил и вернул деньги?

Оформите «Приходный кассовый ордер» с видом операции «Возврат от подотчетного лица» (при возврате наличных) или «Поступление на расчетный счет» с аналогичным видом операции (при возврате переводом). Проводка будет Дт 50/51 — Кт 71, и задолженность закроется.

Почему в документе не подставляется нужный счет 71?

Чаще всего выбран неподходящий вид операции — например, «Оплата поставщику» вместо «Выдача подотчетному лицу». Проверьте вид операции и что в поле получателя выбрано именно физическое лицо, а не контрагент. Счета можно посмотреть и при необходимости скорректировать вручную через кнопку «Дт/Кт», если это разрешено настройками.

Нужно ли пробивать кассовый чек при выдаче подотчетных из кассы?

Выдача денег под отчет сотруднику не является расчетом с покупателем, поэтому онлайн-касса при выдаче не применяется. Достаточно расходного кассового ордера с подписью получателя. Чек пробивается уже при покупке сотрудником товара — его он прикладывает к авансовому отчету.

Как оформить выдачу подотчетных директору?

Точно так же, как любому сотруднику: директор заводится в справочнике физических лиц и сотрудников, выдача оформляется РКО или списанием со счета на 71 счет. Отчитываться по полученным суммам директор обязан на общих основаниях.

Что делать, если подотчетная задолженность «висит» на 71 счете несколько лет?

Проведите инвентаризацию расчетов с подотчетными лицами, истребуйте отчеты или возврат денег. Безнадежную задолженность (например, по уволенным сотрудникам с истекшим сроком исковой давности) списывают в установленном порядке на финансовые результаты с соблюдением правил бухгалтерского и налогового учета.