Учет и Финансы · 9 мин
Как выдать деньги подотчет в 1С 8.3
Как выдать деньги подотчет в 1С 8.3: расходный кассовый ордер, списание с расчетного счета, настройка счетов учета, проверка остатков по 71 счету и типичные ошибки.
Выдача денег подотчет в 1С 8.3 оформляется двумя способами: через кассу документом «Расходный кассовый ордер» (РКО) или с расчетного счета документом «Списание с расчетного счета». В обоих случаях используется счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами», а аналитика ведется по справочнику «Физические лица». Выбор документа зависит только от того, откуда уходят деньги — из кассы или с банковского счета организации.
Перед тем как выдать деньги подотчет в 1С 8.3, проверьте три вещи: сотрудник заведен в справочнике «Физические лица» и привязан к сотруднику организации, у вас есть права на создание кассовых или банковских документов, а в учетной политике корректно настроены счета учета. Если физлицо не создано, документ провести не получится или аналитика по 71 счету будет пустой.
Ниже разобраны оба сценария выдачи, настройка счетов, проверка результата через оборотно-сальдовую ведомость и возврат неиспользованных сумм. Инструкция актуальна для конфигурации «1С:Бухгалтерия 8.3»; в других конфигурациях (УТ, КА, ERP) названия документов могут отличаться, но логика учета на 71 счете та же.
Что нужно подготовить перед выдачей подотчетных
Откройте справочник «Физические лица» (раздел «Справочники») и убедитесь, что получатель там есть. Если сотрудника нет, создайте его, заполните ФИО и при необходимости паспортные данные — они понадобятся для печатной формы РКО, где указывается документ, удостоверяющий личность.
Проверьте, что у физлица нет незакрытой задолженности по прошлым авансам. По правилам большинства организаций новый аванс не выдается, пока сотрудник не отчитался по предыдущему. В 1С это контролируется не автоматически, а через отчет «Оборотно-сальдовая ведомость по счету 71» — сформируйте ее с группировкой по субконто «Работники организации».
Убедитесь, что в учетной политике и настройках плана счетов не изменен типовой счет 71.01. В типовой поставке менять ничего не нужно, но если конфигурация дорабатывалась, проверьте, какой счет подставляется в документы по умолчанию.
Выдача подотчетных из кассы через РКО
Перейдите в раздел «Банк и касса» → «Кассовые документы» и нажмите «Создать». Выберите вид операции «Выдача денежных средств подотчетному лицу» — от этого зависят проводки и печатная форма.
Заполните поля документа: организация, дата, сумма, поле «Выдать» — выберите физическое лицо из справочника. Счет учета подставится автоматически — 71.01. В поле «Основание» укажите причину выдачи, например «Заявление сотрудника от …» или «Приказ № …» — этот текст попадет в печатную форму ордера.
Нажмите «Провести». Документ сформирует проводку Дт 71.01 Кт 50.01 — деньги списаны из кассы и повисли как дебиторская задолженность сотрудника. Распечатайте РКО по кнопке «Печать» → «Расходный кассовый ордер (КО-2)», подпишите у руководителя и главбуха, выдайте деньги под подпись получателя.
- 1Создайте РКО: Банк и касса → Кассовые документы → Создать
- 2Выберите вид операции «Выдача денежных средств подотчетному лицу»
- 3Укажите физлицо, сумму и основание выдачи
- 4Проверьте счет 71.01 и проведите документ
- 5Распечатайте КО-2, подпишите и выдайте деньги
- 6Проверьте сальдо по 71 счету в ОСВ
Выдача подотчетных с расчетного счета
Если деньги перечисляются на карту сотрудника, используйте раздел «Банк и касса» → «Платежные поручения», а затем «Списание с расчетного счета». В платежном поручении укажите вид операции «Перечисление подотчетному лицу», получателя-физлицо, сумму и реквизиты его карты или счета.
После исполнения платежа банком создайте документ «Списание с расчетного счета» с тем же видом операции «Перечисление подотчетному лицу». Если вы загружаете выписки через клиент-банк, документ создастся автоматически — проверьте только вид операции, счет 71.01 и правильность физлица, потому что при автозагрузке программа иногда подставляет не того получателя или создает нового контрагента вместо физлица.
Проводка будет Дт 71.01 Кт 51. Учтите: перечисление подотчетных на карту — это операция, которую банки и налоговая отслеживают по назначению платежа. Указывайте в назначении честно: «Выдача подотчетных средств на хозяйственные расходы», без формулировок, похожих на оплату труда или дивиденды.
Настройка счетов учета и проводки
В типовой «1С:Бухгалтерии 8.3» для подотчетных используется счет 71.01 «Расчеты с подотчетными лицами» (рубли) и 71.21 (валюта). Счет подставляется автоматически по виду операции, но его можно изменить вручную в документе — например, если выдача в валюте для загранкомандировки.
Стандартные проводки при выдаче: Дт 71.01 Кт 50.01 (из кассы) или Дт 71.01 Кт 51 (со счета). При возврате неиспользованного остатка — обратная проводка Дт 50.01 Кт 71.01 через приходный кассовый ордер с видом операции «Возврат от подотчетного лица». Закрытие задолженности после отчета сотрудника оформляется документом «Авансовый отчет», который списывает сумму с 71 счета на счета затрат или материалов.
Если ваша организация ведет учет по нескольким кассам или обособленным подразделениям, проверьте, что в РКО выбрано правильное подразделение — иначе кассовая книга по подразделению не сойдется.
Как проверить результат
Дебетовое сальдо по физлицу равно выданной сумме
Сальдо нулевое, кредитовое или зависло на другом субконто
Дт 71.01 Кт 50.01 или 51
Счет 76, 70 или пустой счет дебета
РКО попал в отчет кассира за нужный день
Ордера нет в кассовой книге — проверьте дату и подразделение
Контроль задолженности и возврат остатка
Для контроля используйте отчет «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» с выбором счета 71 — он покажет, кто сколько должен. Более детальная картина — в отчете «Анализ счета» или «Карточка счета 71» по конкретному физлицу: там видно каждую выдачу, авансовый отчет и возврат.
Возврат неиспользованных денег в кассу оформите документом «Приходный кассовый ордер» с видом операции «Возврат от подотчетного лица». Укажите то же физлицо и сумму — проводка Дт 50.01 Кт 71.01 закроет часть или всю задолженность.
Если сотрудник не вернул остаток и не отчитался, сумма продолжает висеть на 71 счете. Удержание из зарплаты в «1С:Бухгалтерии» оформляется вручную операцией (Дт 70 Кт 71.01), а в «1С:ЗУП» — специализированными документами удержаний. Следите за сроками: невозвращенные вовремя суммы могут быть признаны доходом сотрудника с соответствующими налоговыми последствиями.
Частые вопросы и ограничения
Выдача подотчетных доступна только пользователям с правами на кассовые и банковские документы. Если кнопки «Создать» нет или документ не проводится, проверьте роли пользователя у администратора. Также документ не проведется, если дата закрыта для редактирования (установлена дата запрета изменения данных).
Помните, что 1С фиксирует учетную сторону операции, но не заменяет внутренний контроль: заявление сотрудника, приказ о выдаче и подпись в РКО остаются обязательными документами. Программа лишь отражает факт выдачи в учете.
Что важно запомнить
Подотчет выдается через РКО (касса) или «Списание с расчетного счета» (банк) с видом операции «подотчетному лицу» и счетом 71.01. Проверяйте физлицо, основание и проводки, контролируйте задолженность по ОСВ 71 и своевременно закрывайте ее авансовыми отчетами или возвратом.
FAQ
Каким документом выдать подотчетные на банковскую карту сотрудника?
Используйте «Платежное поручение» и затем «Списание с расчетного счета» с видом операции «Перечисление подотчетному лицу». Получателем укажите физическое лицо, а не контрагента. Проводка будет Дт 71.01 Кт 51.
Почему в ОСВ по 71 счету не видно выданной суммы?
Чаще всего документ не проведен, выбран неверный вид операции (задолженность ушла на 76 счет) или в отчете стоит отбор по другой организации. Проверьте проводки документа кнопкой «Дт/Кт» и настройки отбора в ОСВ.
Можно ли выдать подотчетные в валюте?
Да, для загранкомандировок выдача оформляется через РКО с валютной кассой или списание с валютного счета, при этом используется счет 71.21. Предварительно создайте валютную кассу и проверьте курсы валют в справочнике.
Как оформить возврат неиспользованных подотчетных денег?
Создайте «Приходный кассовый ордер» с видом операции «Возврат от подотчетного лица», укажите то же физлицо и сумму возврата. Проводка Дт 50.01 Кт 71.01 уменьшит задолженность сотрудника.
Что делать, если сотрудник уволился, не отчитавшись по авансу?
Задолженность останется на 71 счете. Удержание при окончательном расчете оформляется через зарплатную конфигурацию, а если удержать невозможно — сумма списывается по решению руководства с учетом налоговых последствий (НДФЛ и взносы с признанного дохода). Действия лучше согласовать с бухгалтером по зарплате и налогам.