Учет и Финансы · 7 мин
Как выдать деньги под отчет в 1С: полная инструкция
Как выдать деньги подотчетному лицу в 1С:Бухгалтерия 8.3: кассовый ордер, банковская выписка, авансовый отчет, проводки 71 счета и контроль остатков.
Выдача денег под отчет — это передача наличных из кассы или перечисление с расчетного счета сотруднику на хозяйственные, командировочные или представительские нужды организации. В 1С:Бухгалтерии 8.3 операция отражается по дебету счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в корреспонденции со счетом 50 (касса) или 51 (расчетный счет). Ошибка в оформлении приводит к зависшим остаткам на 71 счете, претензиям при проверке кассовой дисциплины и проблемам с подтверждением расходов.
Рассмотрим оба способа выдачи — наличными через расходный кассовый ордер и безналичным перечислением на карту сотрудника — а также закрытие подотчетной суммы авансовым отчетом и контроль задолженности. Инструкция актуальна для типовой конфигурации «1С:Бухгалтерия предприятия 8», редакция 3.0.
Перед выдачей убедитесь, что сотрудник заведен в справочнике «Физические лица» и «Сотрудники», а в учетной политике корректно настроены счета расчетов. Подотчетные суммы можно выдавать только работникам организации; выдача сторонним лицам — нарушение.
Подготовка: настройки и основания для выдачи
Подотчетные деньги выдаются на основании заявления сотрудника или распоряжения руководителя с указанием суммы, срока и цели. Заполните эти данные в комментарии к документу выдачи — это упростит контроль и разбор расхождений.
Проверьте, что в справочнике «Сотрудники» у получателя указано физическое лицо, а в карточке физлица при необходимости заполнены банковские реквизиты для перечисления на карту. Счет 71 используется по умолчанию; менять его вручную без необходимости не следует.
Выдача наличных через расходный кассовый ордер
Для выдачи наличных из кассы используется документ «Расходный кассовый ордер» (раздел «Банк и касса» → «Кассовые документы»). Создайте документ и выберите вид операции «Выдача денежных средств подотчетному лицу».
Заполните поля: дата, организация, подотчетное лицо (выбирается из справочника сотрудников), сумма, основание (например, «заявление от ... на покупку материалов»). В поле «Выдать» программа подставит ФИО сотрудника автоматически, «По документу» — паспортные данные физлица, если они внесены в карточку.
После проведения документ сформирует проводку Дт 71 Кт 50.01. Распечатайте ордер по кнопке «Печать», подпишите у руководителя и главного бухгалтера и выдайте деньги под роспись получателя.
- 1Откройте «Банк и касса» → «Кассовые документы» → «Создать» → «Расходный кассовый ордер»
- 2Выберите вид операции «Выдача денежных средств подотчетному лицу»
- 3Укажите сотрудника, сумму и основание выдачи
- 4Проверьте проводку Дт 71 Кт 50.01 по кнопке «Дт/Кт»
- 5Проведите документ, распечатайте РКО и выдайте деньги под подпись
Выдача на карту сотрудника через банк
Перечисление подотчетных сумм на банковскую карту сотрудника оформляется документом «Списание с расчетного счета» (раздел «Банк и касса» → «Банковские выписки»). Выберите вид операции «Перечисление подотчетному лицу».
В документе укажите сотрудника-получателя, сумму и назначение платежа, например: «Перечисление подотчетных средств на хозяйственные нужды по заявлению от …». Счет дебета программа установит 71, счет кредита — 51.
Если выписка загружается из клиент-банка, документ создается автоматически — проверьте, что вид операции распознан правильно, а получатель сопоставлен с нужным сотрудником. При ошибочном виде операции сумма может попасть на счет 76 или в расчеты с контрагентами.
Закрытие подотчета авансовым отчетом
Сотрудник обязан отчитаться по полученным суммам, предоставив подтверждающие документы: чеки, БСО, билеты, накладные. В 1С это оформляется документом «Авансовый отчет» (раздел «Покупки» или «Банк и касса», в зависимости от настроек интерфейса).
Создайте авансовый отчет, укажите сотрудника — программа покажет остаток его задолженности. На вкладке «Оплата» внесите оплаченные поставщикам суммы, на вкладке «Товары» — приобретенные материалы и товары с реквизитами чеков, на вкладке «Прочее» — прочие расходы. Для командировки используйте вкладку «Суточные» и данные приказа.
Проводки авансового отчета: Дт 10, 41, 26, 44 и др. — Кт 71 по сумме подтвержденных расходов. Если сотрудник потратил меньше выданного, остаток возвращается приходным кассовым ордером с видом «Возврат от подотчетного лица» (Дт 50 Кт 71); если перерасход — доплата оформляется РКО «Выдача подотчетному лицу».
Контроль задолженности и проверка результата
Для контроля подотчетных сумм используйте оборотно-сальдовую ведомость по счету 71 (раздел «Отчеты») с группировкой по сотрудникам. Дебетовое сальдо показывает, сколько числится за каждым подотчетным лицом.
Также полезен отчет «Анализ счета 71» — он покажет обороты выдачи и отчетов по каждому сотруднику за период. Регулярно сверяйте остатки: давно «висящие» суммы — признак несданных авансовых отчетов или ошибок в документах.
Как проверить результат
Дт 71 — Кт 50.01 или 51, субконто — сотрудник
Кредитуется 76 или 70 счет, указан контрагент
Остаток уменьшился на сумму отчета или обнулился
Остаток не изменился — отчет не проведен или создан на другое лицо
РКО отражен в день выдачи, номера документов последовательны
Пропуски нумерации, ордер проведен другой датой
Особые случаи и ограничения
Если организация применяет УСН, расходы по авансовому отчету признаются после оплаты и наличия подтверждающих документов — проверьте, что в авансовом отчете корректно заполнено отражение в налоговом учете.
При выдаче подотчетных на карту в назначении платежа избегайте формулировок, похожих на оплату труда («зарплата», «премия») — банк может отнести платеж к зарплатному проекту, а налоговая — к доходу сотрудника. Пишите прямо: «подотчетные средства на хозяйственные нужды».
Что важно запомнить
Выдача оформляется РКО (Дт 71 Кт 50) или списанием со счета (Дт 71 Кт 51), закрытие — авансовым отчетом с подтверждающими документами. Контролируйте остатки по ОСВ 71 и не выдавайте новые суммы без отчета по предыдущим.
Частые вопросы
Можно ли выдать деньги под отчет лицу, не являющемуся сотрудником?
Нет. Подотчетные средства выдаются только работникам организации. Расчеты со сторонними лицами оформляются через договор и счет 76, а не через 71 счет.
Что делать, если сотрудник уволился, не вернув подотчетную сумму?
Задолженность можно удержать из расчета при увольнении в пределах, допустимых трудовым законодательством, либо взыскать через суд. В 1С оформляется удержание документом по расчету зарплаты, а невозвращенная сумма переводится с 71 счета на 73 или списывается на прочие расходы по решению руководителя.
Как оформить выдачу подотчетных на командировку?
Сначала создайте документ «Командировка» (раздел «Зарплата и кадры»), затем выдайте деньги РКО или списанием со счета. После возвращения сотрудника оформите авансовый отчет с вкладкой «Суточные» и приложите билеты и чеки.
Почему авансовый отчет не видит выданную сумму?
Чаще всего выдача оформлена на контрагента, а не на сотрудника, либо вид операции в банковской выписке неверный. Проверьте обороты по 71 счету по этому сотруднику — если выдачи там нет, исправьте исходный документ.
Нужен ли лимит остатка кассы для выдачи подотчетных?
Лимит кассы контролируется на конец дня: если после выдачи остаток в кассе превышает установленный лимит, излишек нужно сдать в банк. Малые предприятия и ИП вправе не устанавливать лимит.