Как выдать денежные документы в 1С

Выдача денежных документов в 1С — это оформление операций по движению денежных средств: приходных и расходных кассовых ордеров (ПКО и РКО), а также банковских документов о списании и поступлении средств. От корректности этих документов зависят остатки по кассе и расчётному счёту, взаиморасчёты с контрагентами и данные регламентированной отчётности.

В типовых конфигурациях (1С:Бухгалтерия, 1С:Управление нашей фирмой, 1С:Комплексная автоматизация) работа с денежными документами построена по одному принципу: документ создаётся в разделе «Банк и касса», заполняется вид операции, контрагент или сотрудник, сумма и основание, после чего документ проводится и формирует бухгалтерские записи.

Ошибки в денежных документах опасны тем, что напрямую искажают денежные остатки. Неверно оформленный РКО приведёт к расхождению между данными программы и фактической кассой, а ошибка в банковской выписке — к расхождению с банком. Поэтому важно не только знать порядок создания документов, но и уметь проверять результат.

Какие денежные документы бывают в 1С и где они находятся

Все денежные документы в типовой 1С:Бухгалтерии сгруппированы в разделе «Банк и касса». Основные из них:

• Приходный кассовый ордер (ПКО) — оформляет поступление наличных в кассу: выручку, возврат подотчётных сумм, оплату от покупателя наличными.
• Расходный кассовый ордер (РКО) — выдачу наличных из кассы: под отчёт, поставщику, на зарплату, возврат покупателю.
• Поступление на расчётный счёт — безналичное поступление денег от контрагентов, из банка, прочие поступления.
• Списание с расчётного счёта — безналичные платежи: оплата поставщику, налоги, зарплата через банк.
• Кассовые документы по эквайрингу — операции по платёжным картам.

Каждый документ имеет «Вид операции» — ключевое поле, от которого зависят проводки и набор доступных реквизитов. Например, у РКО виды операций: «Выдача денежных средств подотчётному лицу», «Оплата поставщику», «Возврат покупателю», «Взнос наличными в банк» и другие.

Как оформить приходный кассовый ордер

ПКО создаётся, когда деньги физически поступают в кассу. Порядок действий:

1. Откройте раздел «Банк и касса» → «Приходные кассовые ордера».
2. Нажмите «Поступление» (или «Создать») и выберите вид операции, например «Оплата от покупателя» или «Розничная выручка».
3. Укажите дату, контрагента (при расчётах с контрагентом), договор, сумму.
4. Проверьте счёт учёта — по умолчанию 50.01 «Касса организации».
5. Заполните поле «Принято от» и «Основание» — эти данные попадут в печатную форму КО-1.
6. Проведите документ и при необходимости распечатайте ордер по кнопке «Печать».

Если оформляется оплата от покупателя по конкретному счёту или реализации, удобнее создать ПКО на основании исходного документа: откройте счёт или реализацию и нажмите «Создать на основании» → «Приходный кассовый ордер». Тогда сумма, контрагент и договор подставятся автоматически, а задолженность закроется корректно.

Признак правильного оформления: после проведения в проводках (кнопка «Дт/Кт») видна запись Дт 50.01 Кт 62.01 (при оплате покупателя), а в карточке счёта 62 задолженность контрагента уменьшилась на сумму ордера.

Как выдать деньги через расходный кассовый ордер

РКО оформляет любую выдачу наличных из кассы. Наиболее частый сценарий — выдача под отчёт сотруднику:

1. Откройте «Банк и касса» → «Расходные кассовые ордера» → «Создать».
2. Выберите вид операции «Выдача денежных средств подотчётному лицу».
3. Укажите сотрудника из справочника «Физические лица» (или «Сотрудники» — зависит от конфигурации).
4. Введите сумму, проверьте счёт — Дт 71 «Расчёты с подотчётными лицами».
5. Заполните «Выдать», «Основание» (например, «на хозяйственные нужды по заявлению») и при необходимости «Приложение».
6. Проведите документ и распечатайте форму КО-2 для подписи получателем.

1. 1
   Создайте РКО с видом операции «Оплата поставщику»
2. 2
   Выберите контрагента и договор, укажите сумму оплаты
3. 3
   Проверьте, что программа распределила оплату по задолженности (аванс или погашение долга)
4. 4
   Проведите документ и проверьте проводку Дт 60.01 Кт 50.01
5. 5
   Распечатайте ордер и получите подпись кассира и получателя

Важно: при выдаче под отчёт сумма в проводках попадает на счёт 71, и до тех пор, пока сотрудник не принесёт авансовый отчёт, она будет числиться как его задолженность. Контролируйте это через отчёт «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 71».

Как оформить банковские денежные документы

Безналичные операции оформляются документами «Поступление на расчётный счёт» и «Списание с расчётного счёта» в разделе «Банк и касса» → «Банковские выписки». Есть два способа их создания.

Вручную. Нажмите «Поступление» или «Списание», выберите вид операции (например, «Оплата поставщику» или «Перечисление налога»), укажите контрагента, договор, сумму, назначение платежа, при необходимости — номер и дату платёжного поручения. Проведите документ.

Загрузкой из банка. При настроенном обмене с банком (клиент-банк или сервис 1С:ДиректБанк) выписки загружаются автоматически: программа создаёт документы по данным банка, подставляет контрагентов по ИНН и распознаёт назначение платежа. Остаётся проверить и провести загруженные документы. Это основной рабочий способ при большом количестве операций — он исключает ошибки ручного ввода сумм и реквизитов.

Как проверить результат после выдачи документа

После проведения любого денежного документа выполните три проверки. Во-первых, откройте проводки документа кнопкой «Дт/Кт» и убедитесь, что счета и суммы соответствуют хозяйственной операции. Во-вторых, сверьте остатки: по кассе — через отчёт «Кассовая книга» или ОСВ по счёту 50, по банку — через «Анализ счёта 51» и сопоставление с реальной банковской выпиской. В-третьих, при расчётах с контрагентами проверьте, что задолженность по счетам 60 и 62 изменилась корректно.

Контрольные точки

Как проверить результат

Проводки документа (Дт/Кт)

Норма

Счета и сумма соответствуют виду операции

Тревожный признак

Счёт не тот, сумма неверна или проводок нет — документ не проведён

Остаток по кассе (ОСВ 50)

Норма

Совпадает с фактическими наличными в кассе

Тревожный признак

Расхождение — есть непроведённый или ошибочный ордер

Задолженность контрагента (счета 60, 62)

Норма

Оплата уменьшила долг или отражена как аванс

Тревожный признак

Долг не изменился — не указан договор или счёт расчётов

Если документ создан, но проводок нет, чаще всего он просто записан, но не проведён — откройте его и нажмите «Провести». Реже причина в том, что документ помечен на удаление или находится в закрытом периоде.

Типичные ошибки и ограничения

Отдельно учитывайте ограничения. Расчёты наличными между юридическими лицами по одному договору ограничены законодательно (предельная сумма установлена указанием Центрального банка), поэтому крупные оплаты поставщикам проводите через расчётный счёт. Выдача наличных под отчёт требует заявления или распорядительного документа, а срок отчёта по подотчётным суммам регулируется внутренним положением организации.

Частые вопросы о денежных документах в 1С

Можно ли исправить уже проведённый ПКО или РКО?

Да, если период не закрыт. Откройте документ, внесите изменения и перепроведите его. Если документ попал в закрытый период или в сданную отчётность, корректируйте его отдельным документом текущей датой, а сам исходный не трогайте. После исправления обязательно перепроверьте кассовую книгу и ОСВ.

Почему при загрузке банковской выписки создаются дубли документов?

Обычно потому, что документ уже был создан вручную, и программа не смогла сопоставить его с записью выписки — например, отличается сумма, дата или вид операции. Удалите лишний документ или свяжите ручной документ со строкой выписки, затем повторите проверку остатков.

Как выдать зарплату из кассы в 1С?

Для этого используется документ «Ведомость на выплату зарплаты через кассу» (в 1С:Бухгалтерии — «Ведомость в кассу» в разделе «Зарплата и кадры»). На его основании автоматически формируется РКО на общую сумму ведомости. Создавать отдельные РКО на каждого сотрудника вручную не нужно.

Что делать, если в кассе не хватает денег для выдачи РКО?

Сначала оформите поступление наличных: ПКО с видом операции «Получение наличных в банке» (проводка Дт 50.01 Кт 51, обычно через счёт 57 при загрузке выписки) либо иной вид поступления по факту. Только после этого проводите расходный ордер, иначе по счёту 50 образуется отрицательный остаток.

Нужно ли нумеровать ПКО и РКО отдельно?

Да, по правилам ведения кассовых операций приходные и расходные ордера нумеруются отдельными сериями в хронологическом порядке. В типовых конфигурациях 1С нумерация ведётся автоматически и раздельно для каждого вида документов, вмешиваться в неё вручную не следует — это нарушит сквозную нумерацию.

Как оформить возврат денег покупателю наличными?

Создайте РКО с видом операции «Возврат покупателю», укажите контрагента, договор и документ расчётов (реализацию или оплату), по которому делается возврат. Если продажа была с применением онлайн-кассы, дополнительно оформите чек возврата в розничной программе — данные должны совпасть с суммой РКО.