Учет и Финансы · 11 мин
Как вводить прослеживаемый товар в 1С
Как завести прослеживаемый товар в 1С: настройка учета РНПТ, ввод поступления, отражение в Уведомлении о ввозе и отчете по прослеживаемым товарам.
Прослеживаемые товары — это импортные товары из перечня Правительства РФ, движение которых контролируется через систему РНПТ (регистрационный номер партии товара). Для них в 1С действует особый порядок отражения: недостаточно просто оприходовать номенклатуру, нужно указать данные прослеживаемости в поступлении, а при реализации — передать РНПТ покупателю и включить операцию в отчет по прослеживаемым товарам.
Ошибки при вводе прослеживаемого товара приводят к расхождениям с данными ФНС: налоговая видит РНПТ, которые вы указали в счетах-фактурах, и сверяет их с отчетом по прослеживаемым товарам. Расхождение — повод для требования пояснений и возможных доначислений, поэтому важно настроить учет корректно с первого документа.
Материал ориентирован на 1С:Бухгалтерию 8 (ред. 3.0), но логика идентична в 1С:Управление торговлей, ERP и Комплексной автоматизации — отличаются в основном названия разделов и расположение полей.
Проверка: относится ли товар к прослеживаемым
Прослеживаемость определяется кодом ТН ВЭД ЕАЭС. Перечень утвержден распоряжением Правительства РФ и периодически расширяется: в него входят, например, отдельные позиции электроники, бытовой техники, детских колясок, одежды, мебели, мониторов и проекторов. Перед вводом товара сверьте код ТН ВЭД из контракта или декларации с актуальным перечнем — именно код, а не название товара, определяет обязанность прослеживания.
Если поставщик — российская компания, признак прослеживаемости виден в полученном от него УПД или счете-фактуре: там заполнены поля с регистрационным номером партии товара, кодом страны происхождения и количеством в дополнительной единице измерения. Наличие РНПТ в первичном документе поставщика — прямой сигнал, что товар нужно вводить как прослеживаемый.
Обратная ситуация тоже важна: если код ТН ВЭД не входит в перечень, вводить РНПТ не нужно, даже если товар импортный. Избыточное заполнение полей прослеживаемости создает лишние строки в отчетах и вопросы при сверке.
Включение функциональности прослеживаемости
В 1С:Бухгалтерии 3.0 откройте «Главное → Настройки → Функциональность» (или «Администрирование → Параметры учета → Функциональность»). На закладке «Запасы» установите флажок «Прослеживаемые товары». После этого в документах поступления и реализации появятся поля для ввода РНПТ, а в разделе отчетов — «Отчет по прослеживаемым товарам».
Дополнительно проверьте учетную политику: «Главное → Настройки → Налоги и отчеты». Для корректного формирования отчетности важно, чтобы программа знала, с какого периода вы обязаны вести прослеживаемость, — если организация начала работать с прослеживаемыми товарами не с начала ведения учета в базе, это учитывается при формировании отчетов.
В УТ 11 и ERP настройка находится в разделе «НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Продажи» (или «Закупки») — флажок «Прослеживаемые импортные товары». Без включенной функциональности поля РНПТ в документах просто не отображаются, что является частой причиной «пропавших» колонок.
Создание номенклатуры прослеживаемого товара
Создайте элемент справочника «Номенклатура» и установите в карточке признак «Прослеживаемый товар». В 1С:Бухгалтерии он находится в блоке прослеживаемости карточки номенклатуры, в УТ — на закладке учетной информации. После установки признака станут доступными поля: код ТН ВЭД и единица прослеживаемости.
Код ТН ВЭД выбирайте из классификатора, встроенного в конфигурацию. Программа автоматически подставит единицу измерения прослеживаемости, установленную для этого кода (например, штуки для мониторов, килограммы для отдельных товаров). Именно в этой единице количество будет передаваться в отчет и в РНПТ-сведения счета-фактуры.
Если одна и та же номенклатура закупается как из России с РНПТ, так и производится внутри страны без прослеживаемости, ведите учет раздельно: либо разными карточками номенклатуры, либо по сериям/партиям — в зависимости от возможностей конфигурации. Смешение прослеживаемых и непрослеживаемых остатков на одной карточке — типичный источник ошибок в отчете.
Перед заведением новой карточки проверьте код ТН ВЭД в документах поставщика, а не по названию товара. Поставщики нередко указывают код в УПД — используйте именно его, чтобы ваши данные совпали с данными контрагента при сверке в ФНС.
Ввод поступления с указанием РНПТ
Создайте документ «Поступление (акты, накладные, УПД)» с видом операции «Товары». В табличной части выберите номенклатуру с признаком прослеживаемости — программа потребует заполнить данные прослеживаемости. Для этого служит отдельная форма, открываемая по ссылке в колонке «РНПТ» (или через кнопку заполнения сведений о прослеживаемости, в зависимости от конфигурации).
В форме укажите: регистрационный номер партии товара (из УПД поставщика или из Уведомления о ввозе, если импортируете сами), страну происхождения, количество товара в единице прослеживаемости. Одна строка накладной может содержать несколько РНПТ, если поставщик отгрузил товар из разных партий, — тогда количество распределяется по нескольким строкам сведений.
Количество в единице прослеживаемости может не совпадать с количеством в основной единице хранения: например, учет ведется в упаковках, а прослеживаемость — в штуках. Заполните оба значения корректно, иначе остаток по РНПТ в отчете не сойдется с фактическим складским остатком.
- 1Создайте документ «Поступление (акты, накладные, УПД)», вид операции «Товары»
- 2Добавьте номенклатуру с признаком «Прослеживаемый товар»
- 3Откройте форму сведений о прослеживаемости и укажите РНПТ, страну, количество в единице прослеживаемости
- 4Проверьте совпадение РНПТ с УПД поставщика или Уведомлением о ввозе
- 5Проведите документ и зарегистрируйте счет-фактуру
Импорт из ЕАЭС: Уведомление о ввозе
Если вы сами ввозите товар из стран ЕАЭС (Беларусь, Казахстан, Армения, Киргизия), РНПТ формируется через документ «Уведомление о ввозе прослеживаемых товаров». Этот документ создается на основании поступления и подается в ФНС; после присвоения регистрационного номера именно он используется в дальнейших операциях.
Порядок такой: оформляете поступление, на его основании создаете уведомление, отправляете в налоговую (через 1С-Отчетность или оператора ЭДО), получаете РНПТ. До получения номера реализовывать товар нельзя — в счете-фактуре покупателю должен быть указан действующий РНПТ.
При импорте из стран вне ЕАЭС РНПТ формируется на основе данных таможенной декларации (документ «Таможенная декларация» в 1С). Механика аналогична: номер партии появляется после обработки декларации и используется во всех последующих документах движения товара.
Реализация и отчет по прослеживаемым товарам
При продаже в документе «Реализация (акты, накладные, УПД)» для прослеживаемой номенклатуры укажите РНПТ — программа предложит подобрать номер из остатков. Сведения о РНПТ, стране и количестве автоматически попадут в счет-фактуру (строки с данными прослеживаемости) и в УПД покупателя. Покупатель, в свою очередь, использует эти данные при дальнейшей перепродаже.
Ежеквартально (при наличии операций) формируется «Отчет по прослеживаемым товарам»: «Операции → Отчетность, справки → Отчет по прослеживаемым товарам» или через раздел «1С-Отчетность». Отчет заполняется автоматически на основании проведенных документов. Перед отправкой сверьте остатки по РНПТ в отчете со складскими остатками и убедитесь, что все реализации квартала с прослеживаемыми товарами проведены.
Отчет сдается только при наличии операций с прослеживаемыми товарами в отчетном квартале. Если операций не было, нулевой отчет не требуется.
Как проверить результат
Совпадает с фактическим складским остатком по партиям
Есть расхождения — ищите документы без заполненных сведений о прослеживаемости
Во всех строках с прослеживаемым товаром заполнены РНПТ, страна и количество
Пустые поля прослеживаемости — счет-фактура оформлен с нарушением
Номер совпадает с УПД поставщика или Уведомлением о ввозе
Номер отличается или придуман вручную — будет расхождение при сверке ФНС
Типичные ошибки и как их избежать
Самая частая проблема — поступление проведено без заполнения сведений о прослеживаемости, а ошибка обнаруживается при формировании отчета. Исправление: откройте документ поступления, заполните РНПТ и перепроведите последующие документы реализации, чтобы остатки по партиям пересчитались.
Вторая группа ошибок — неверное количество в единице прослеживаемости. Например, товар учитывается в коробках по 10 штук, а в РНПТ указано количество коробок вместо штук. Из-за этого остаток по РНПТ «зависает» или уходит в минус. Проверяйте соответствие единиц при первом поступлении новой номенклатуры.
Третья ошибка — возвраты и корректировки без указания РНПТ. Корректировочные документы и возвраты от покупателей тоже должны содержать сведения о прослеживаемости, иначе отчет покажет некорректное движение по партии.
Что важно запомнить
Прослеживаемость в 1С строится на трех опорах: включенная функциональность, номенклатура с признаком прослеживаемого товара и кодом ТН ВЭД, корректно заполненный РНПТ в каждом документе движения. Проверяйте остатки по РНПТ до отправки квартального отчета — это главная защита от требований ФНС.
Частые вопросы
Что делать, если поставщик в УПД не указал РНПТ?
Сначала проверьте, действительно ли код ТН ВЭД товара входит в перечень прослеживаемых. Если входит — запросите у поставщика исправленный УПД с РНПТ: без номера партии вы не сможете корректно отразить поступление и последующую реализацию. Если товар не прослеживаемый, вводите его обычным порядком без заполнения сведений о прослеживаемости.
Можно ли ввести РНПТ вручную, если номер неизвестен?
Нет. РНПТ присваивается ФНС при подаче Уведомления о ввозе или формируется на основе таможенной декларации; при покупке у российского поставщика номер берется из его УПД. Произвольно введенный номер приведет к расхождению с данными налоговой при сверке.
Как исправить ошибку в РНПТ в уже проведенном поступлении?
Откройте документ, исправьте сведения о прослеживаемости и перепроведите его, затем перепроведите все последующие документы движения этого товара (перемещения, реализации) в хронологическом порядке. Если ошибка затрагивает сданный отчет по прослеживаемым товарам, сформируйте корректировочный отчет за соответствующий квартал.
Нужно ли сдавать отчет по прослеживаемым товарам, если в квартале не было операций?
Нет. Отчет сдается только за те кварталы, в которых были операции с прослеживаемыми товарами: поступления, реализации, перемещения, возвраты. Нулевой отчет при отсутствии операций не требуется.
Как быть с остатками прослеживаемого товара на начало ведения учета?
Остатки вводятся документом ввода начальных остатков с обязательным указанием РНПТ по каждой партии. Если товар был приобретен до введения прослеживаемости для данного кода ТН ВЭД, действуют переходные правила — уточните порядок присвоения РНПТ для таких остатков в актуальных разъяснениях ФНС.
Распространяется ли прослеживаемость на ИП на упрощенке?
Да. Обязанность вести учет прослеживаемых товаров и сдавать отчет не зависит от системы налогообложения — она возникает у любого участника оборота, включая ИП на УСН и патенте. Отличается только состав операций, отражаемых в учете.