Учет и Финансы · 10 мин
Как вводить чеки в 1С: инструкция по учёту кассовых чеков и авансовых отчётов
Как правильно вводить кассовые чеки и авансовые отчёты в 1С:Бухгалтерию 8.3: ручной ввод, сканирование QR-кода, проверка чеков через ФНС и типичные ошибки.
Ввод чеков в 1С — ежедневная задача бухгалтера и авансовых отчётчиков: сотрудники покупают материалы, канцтовары, оплачивают услуги за наличные или с корпоративной карты, а подтверждающие кассовые чеки нужно отразить в учёте. От корректности ввода зависят правильность авансовых отчётов, принятие НДС к вычету и отсутствие вопросов при налоговой проверке.
В 1С:Бухгалтерии 8.3 чеки отражаются через документ «Авансовый отчёт», а при покупках с корпоративной карты — через «Приобретение по корпоративной карте» или списание с расчётного счёта. Дополнительно программа умеет проверять чеки по QR-коду через сервис ФНС и автоматически подставлять данные о покупке, что заметно сокращает ручной ввод.
Ниже разобраны основные способы ввода чеков: ручной, с загрузкой по QR-коду, через мобильное приложение, а также особенности учёта чеков с НДС, электронных чеков и типичные ошибки, из-за которых документы не принимаются к учёту.
Какие документы в 1С используются для учёта чеков
Кассовый чек сам по себе не является самостоятельным документом в 1С — он подтверждает операцию, отражаемую другими документами. Выбор документа зависит от того, кто и как оплатил покупку.
Если сотрудник купил что-то за наличные из подотчётных средств, используется «Авансовый отчёт» (раздел «Покупки» → «Авансовые отчёты»). Если оплата прошла с корпоративной банковской карты — документ «Списание с расчётного счёта» с видом операции «Перечисление подотчётному лицу» либо специализированный документ приобретения по корпоративной карте, если он есть в вашей конфигурации. Если чек подтверждает услугу (например, такси или гостиницу в командировке), он отражается в авансовом отчёте на закладке «Оплата» или «Прочее».
Ручной ввод чека через авансовый отчёт
Базовый сценарий: сотрудник получил деньги под отчёт, совершил покупку и принёс чек. Порядок действий в 1С:Бухгалтерии 8.3 следующий.
Откройте раздел «Покупки» → «Авансовые отчёты» и нажмите «Создать». Укажите организацию и сотрудника-подотчётника. Если сотрудник покупал товары или материалы, перейдите на закладку «Оплата» (оплата поставщику) или «Товары» — в зависимости от того, как принято оформлять в вашей учётной политике. Нажмите «Добавить» и заполните строку: дату чека, наименование поставщика (можно создать нового контрагента по ИНН из чека), номер и сумму документа.
Для товаров на одноимённой закладке укажите номенклатуру, количество и цену из чека — сумма сойдётся с итогом чека. Если в чеке выделен НДС, выберите соответствующую ставку в колонке «НДС». После заполнения проведите документ и проверьте проводки кнопкой «Дт/Кт»: подотчётная сумма со счёта 71 должна перейти на счета учёта затрат (10, 26, 44 и т.п.).
- 1Создайте документ «Авансовый отчёт» и выберите сотрудника
- 2На закладке «Оплата» или «Товары» добавьте строку с данными чека
- 3Укажите дату, поставщика, сумму и ставку НДС из чека
- 4Приложите скан чека к документу через скрепку «Присоединённые файлы»
- 5Проведите документ и проверьте проводки кнопкой «Дт/Кт»
Загрузка чека по QR-коду через сервис ФНС
На каждом кассовом чеке, пробитом на онлайн-кассе, есть QR-код. В 1С:Бухгалтерии поддерживается загрузка данных чека через сервис проверки чеков ФНС: программа по реквизитам чека (дата, сумма, фискальный номер, ФП, ФД) запрашивает состав покупки и подставляет его в документ.
Чтобы воспользоваться загрузкой, откройте авансовый отчёт, на закладке «Оплата» нажмите кнопку добавления чека по данным ФНС (в разных релизах она называется «Загрузить из ФНС» или доступна по команде «Ещё» → «Загрузить чеки»). Введите реквизиты с чека: дату и время покупки, сумму, фискальный номер документа (ФД), фискальный признак (ФП) и номер фискального накопителя (ФН). Программа отправит запрос в ФНС и, если чек найден, заполнит наименование продавца, ИНН и перечень товаров.
Проверка чека через ФНС полезна ещё и тем, что подтверждает подлинность чека: если сервис не находит чек, возможно, он сфальсифицирован или касса не передала данные. В этом случае документ стоит принимать с осторожностью и запросить у сотрудника дополнительные подтверждения.
Ввод чеков с корпоративной карты и электронных чеков
При оплате корпоративной картой деньги не выдаются сотруднику наличными, поэтому классический авансовый отчёт на закладке «Оплата» заполняется с указанием документа оплаты, либо операция оформляется через банковскую выписку. Практика зависит от настройки учёта: чаще всего списание с карты загружается из банка, а чек прикладывается к авансовому отчёту для обоснования затрат и принятия НДС.
Электронный чек, присланный на email или в SMS, равнозначен бумажному. Его можно сохранить в PDF и присоединить к документу в 1С через скрепку «Присоединённые файлы». Распечатывать электронный чек не обязательно, если в организации ведётся электронный документооборот и это закреплено в учётной политике.
Для интернет-покупок (например, ПО, хостинг, маркетплейсы) чек приходит только в электронном виде. В этом случае важно, чтобы в чеке были указаны реквизиты покупателя — ИНН организации, иначе налоговая может снять расходы. Просите сотрудников при онлайн-оплате указывать корпоративный email и ИНН компании.
Способы ввода чеков
Подходит для любых чеков, включая повреждённые и без QR-кода. Требует внимательности при переносе сумм и реквизитов.
Быстро и без ошибок в реквизитах, но работает только для чеков онлайн-касс и требует интернета и подписки ИТС.
Сотрудник фотографирует чек сразу после покупки, данные попадают в базу без бумажного носителя. Требует настройки обмена с мобильным приложением.
Учёт НДС по чекам: когда можно принять к вычету
Кассовый чек с выделенным НДС — основание для вычета без счёта-фактуры, но только при соблюдении условий: покупка оплачена подотчётным лицом, в чеке НДС выделен отдельной строкой, есть ИНН продавца, а приобретение используется в облагаемой НДС деятельности. В 1С для этого в авансовом отчёте в строке с чеком устанавливается ставка НДС и флажок предъявления счёта-фактуры не требуется — программа формирует запись книги покупок на основании чека.
Если в чеке НДС не выделен (продавец на спецрежиме или не выделил налог), принять вычет нельзя — вся сумма идёт в стоимость товаров или затрат. В документе в этом случае ставится ставка «Без НДС».
Проверка результата и типичные ошибки
После ввода чеков за период сверьте остаток по счёту 71 «Расчёты с подотчётными лицами» через оборотно-сальдовую ведомость: дебетовое сальдо означает, что сотрудник должен вернуть деньги или отчитаться, кредитовое — что организация должна возместить перерасход. Несовпадение суммы авансового отчёта с суммой приложенных чеков — самая частая причина «висящих» остатков.
Как проверить результат
Остатки соответствуют выданным авансам и неотчитанным суммам
Сальдо «висит» месяцами или уходит в минус без возмещения перерасхода
Итог авансового отчёта равен сумме приложенных чеков
Есть разница без объяснения — чек потерян или введён дважды
Чеки с НДС отражены с корректными ИНН продавцов
Записи без ИНН или с нулевым НДС при выделенном налоге в чеке
Часто задаваемые вопросы
Можно ли ввести в 1С чек без QR-кода?
Да. QR-код нужен только для автоматической загрузки из ФНС. Если код отсутствует или не читается, чек вводится вручную в авансовом отчёте: дата, поставщик, сумма и НДС переносятся с бумажного документа. Сам чек при этом остаётся подтверждающим документом.
Что делать, если чек выцвел и не читается?
Термобумага выцветает за несколько месяцев, поэтому чеки рекомендуется сразу сканировать или фотографировать. Если чек уже не читается, данные можно восстановить через сервис проверки чеков ФНС по реквизитам, если они частично сохранились, либо запросить у продавца копию чека из кассы. Полностью утраченный чек без копии — риск снятия расхода.
Нужен ли счёт-фактура, если есть чек с НДС?
Нет, при покупках через подотчётных лиц кассовый чек с выделенным НДС и ИНН продавца заменяет счёт-фактуру для целей вычета. В 1С запись книги покупок формируется прямо из авансового отчёта. Исключение — случаи, когда продавец обязан выставить счёт-фактуру по договору при безналичной оплате.
Как отразить чек, если сотрудник потратил больше выданного аванса?
Перерасход отражается тем же авансовым отчётом: программа покажет кредитовое сальдо по счёту 71 на сотрудника. После утверждения отчёта оформляется расходный кассовый ордер или перечисление на карту сотруднику на сумму перерасхода.
Можно ли завести один авансовый отчёт на несколько чеков от разных дат?
Да, один авансовый отчёт может включать любое количество чеков за отчётный период — каждый чек вводится отдельной строкой со своей датой и суммой. Важно, чтобы все чеки относились к одному сотруднику и были приложены к отчёту.
Что делать, если сервис ФНС не находит чек по QR-коду?
Сначала проверьте правильность введённых реквизитов — чаще всего ошибка в фискальном признаке или сумме. Если реквизиты верны, а чек не находится, возможно, касса продавца не передала данные в ФНС. Такой чек можно принять по бумажному носителю, но при сомнениях запросите у продавца подтверждение покупки.
Что важно запомнить
Чеки отражаются в 1С через авансовый отчёт или банковские документы, а не сами по себе. Быстрее и надёжнее загружать чеки по QR-коду из ФНС, ручной ввод — резервный способ. НДС принимается к вычету только при выделенном налоге и ИНН продавца в чеке. После ввода сверяйте остатки по счёту 71 и прикладывайте сканы чеков к документам.