Как ввести лимит кассы в 1С 8.3 Бухгалтерия

Лимит кассы — это предельная сумма наличных денег, которая может оставаться в кассе организации на конец рабочего дня. Он устанавливается в соответствии с указанием Центрального банка РФ № 3210-У, и его расчёт ведётся по данным бухгалтерского, а не программного учёта. Поэтому важно понимать: в 1С 8.3 Бухгалтерия нет отдельной настройки, которая «включала бы» лимит кассы как функцию программы.

Задача бухгалтера в 1С сводится к трём вещам: правильно рассчитать лимит по утверждённым формулам, оформить распорядительный документ (приказ руководителя) и приложить его к базе, а также организовать контроль кассового остатка через отчёты программы. Ниже разобран каждый шаг с точными действиями в типовой конфигурации.

Малые предприятия и индивидуальные предприниматели вправе не устанавливать лимит кассы. Если организация относится к этой категории, достаточно издать приказ об отказе от лимита — об этом тоже рассказано ниже.

Кто обязан устанавливать лимит кассы и когда он не нужен

Обязанность устанавливать лимит остатка наличных распространяется на организации, которые работают с наличными деньгами и не относятся к субъектам малого предпринимательства. Порядок ведения кассовых операций регулируется указанием ЦБ РФ № 3210-У, именно этот документ определяет формулы расчёта и правила хранения наличных сверх лимита.

Субъекты малого предпринимательства и индивидуальные предприниматели вправе хранить наличные в кассе без ограничений. Если организация соответствует критериям малого предприятия (по выручке, численности и структуре уставного капитала), она может издать приказ о неприменении лимита. Такой приказ тоже нужно оформить и хранить — при проверке именно он подтверждает правомерность отсутствия лимита.

Отдельный нюанс — дни выплаты зарплаты и иных выплат работникам. В эти дни наличные, предназначенные для выдачи, могут храниться в кассе сверх лимита в течение срока, установленного для выплат (не более пяти рабочих дней, включая день получения денег в банке).

Как рассчитать лимит кассы: две официальные формулы

Указание ЦБ № 3210-У предлагает два способа расчёта, и организация выбирает тот, который лучше отражает характер её денежных потоков. Первый способ — по объёму поступлений наличной выручки. Формула: L = V / P × Nc, где V — объём поступлений наличных за расчётный период, P — расчётный период в рабочих днях (не более 92 рабочих дней), Nc — период времени между днями сдачи выручки в банк (не более 7 рабочих дней, а при отсутствии банка в населённом пункте — не более 14).

Второй способ — по объёму выдач наличных из кассы. Он применяется, когда поступлений выручки нет или они незначительны: L = R / P × Nn, где R — объём выдач наличных за расчётный период (без учёта сумм на зарплату и другие выплаты работникам), Nn — промежуток между днями получения наличных в банке по чеку (те же ограничения — до 7 или 14 рабочих дней).

Данные для расчёта удобно брать прямо из 1С: постройте «Оборотно-сальдовую ведомость по счёту» 50.01 за выбранный расчётный период. Обороты по кредиту с корреспонденцией со счетами выручки покажут поступления, а обороты по дебету с расходными счетами — выдачи. Расчёт оформляется в произвольной форме и прикладывается к приказу.

Оформление приказа об установлении лимита кассы

Лимит вступает в силу только на основании распорядительного документа — приказа руководителя организации. В приказе указываются: размер лимита в рублях, дата, с которой он действует, формула и расчёт (обычно приложением), а также ответственное лицо — как правило, главный бухгалтер или кассир, которые следят за соблюдением лимита.

Отдельный пункт приказа стоит посвятить порядку сдачи сверхлимитной наличности: кто, в какие сроки и в какой банк сдаёт выручку. Если организация имеет обособленные подразделения, сдающие выручку в кассу головной организации, это тоже отражается в приказе либо в отдельном распоряжении.

Для малого предприятия, отказывающегося от лимита, приказ формулируется иначе: «в связи с отнесением организации к субъектам малого предпринимательства лимит остатка наличных денег в кассе не устанавливается, наличные денежные средства хранятся в кассе без ограничения суммы». Без такого документа отсутствие лимита при проверке будет расценено как нарушение.

Где хранить приказ и расчёт в 1С 8.3 Бухгалтерия

Типовая конфигурация не содержит справочника «Лимиты кассы», поэтому документ хранится как присоединённый файл или как внутренний документ. Самый практичный способ — использовать функциональность «Документы и файлы»: создайте документ вида «Внутренний документ» (или «Прочее», в зависимости от релиза), укажите наименование «Приказ об установлении лимита кассы», дату и номер, а скан приказа и расчёт прикрепите через кнопку добавления файла.

Альтернативный вариант — прикрепить скан приказа к карточке организации. Откройте раздел «Главное — Реквизиты организации», перейдите по ссылке присоединённых файлов (скрепка в форме) и добавьте файл. Так документ всегда будет под рукой при подготовке к проверке или аудите.

Если в вашей базе включена подсистема электронного документооборота с контрагентами, не путайте её с хранением внутренних приказов: приказ о лимите — внутренний документ, он никуда не отправляется. Достаточно, чтобы он был доступен в базе и в бумажном виде.

1. 1
   Рассчитайте лимит по одной из формул указания ЦБ № 3210-У, используя данные ОСВ по счёту 50.01
2. 2
   Издайте приказ руководителя с указанием суммы лимита, даты начала действия и приложением-расчётом
3. 3
   Отсканируйте приказ и расчёт
4. 4
   В 1С создайте внутренний документ в разделе «Документы и файлы» или прикрепите файл к карточке организации
5. 5
   Проверьте, что файл открывается из базы и содержит подписанный приказ с расчётом

Как контролировать остаток кассы на предмет превышения лимита

Основной инструмент контроля — отчёт «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту» по счёту 50.01 «Касса организации». Сформируйте его на конец каждого рабочего дня или за период с детализацией по дням: конечное сальдо по дебету и есть остаток наличных в кассе. Сравните его с утверждённым лимитом — превышение означает необходимость сдать деньги в банк.

Для оперативного контроля удобен отчёт «Остатки по счёту» или стандартный «Анализ счёта» 50.01 с периодичностью «по дням». Кассир может сверять остаток ежедневно при закрытии смены, а главный бухгалтер — при подписании кассовых документов и отчёта кассира.

Если в организации используется несколько касс (например, операционные кассы на счёте 50.02), контроль ведётся по суммарному остатку всех касс: лимит устанавливается на организацию в целом, а не на каждую кассу отдельно. Это частая причина ошибок — остаток по каждой кассе в норме, а суммарный превышает лимит.

Контрольные точки

Как проверить результат

Остаток по счёту 50 на конец дня

Норма

Не превышает утверждённый в приказе лимит

Тревожный признак

Превышает лимит в обычный день — наличные нужно сдать в банк

Приказ и расчёт в базе

Норма

Файл открывается, содержит подписанный приказ с формулой и датой

Тревожный признак

Файл отсутствует, не подписан или расчёт не приложен

Остаток в дни выплаты зарплаты

Норма

Превышение связано с суммами на выплаты и укладывается в установленный срок

Тревожный признак

Превышение не связано с выплатами или затянулось дольше срока выдачи

Что делать при превышении лимита и какие риски это несёт

Обнаружив сверхлимитный остаток, оформите расходный кассовый ордер на внесение наличных и сдайте деньги в банк. В 1С это документ «Выдача наличных» (раздел «Банк и касса — Кассовые документы») с видом операции «Взнос наличными в банк» — проводка Дт 51 (или 57 при перечислении через день) Кт 50.01 сформируется автоматически.

Накопление наличных в кассе сверх лимита — административное нарушение по статье 15.1 КоАП РФ. Ответственность предусмотрена для должностных лиц и для организации, поэтому систематическое превышение лимита — это не формальность, а реальный риск штрафа при проверке.

Если характер денежных потоков изменился и действующий лимит стал слишком маленьким, корректное решение — пересчитать лимит и издать новый приказ. Лимит можно пересматривать в любой момент, ограничений по частоте нет. Хранить сверхлимитные суммы «до лучших времён» нельзя.

Изменение и отмена лимита кассы

Лимит не является раз и навсегда зафиксированной величиной. Организация вправе пересчитать его в любой момент — при росте выручки, изменении графика работы банка, открытии новых торговых точек. Порядок тот же: новый расчёт по формуле, новый приказ с датой начала действия, замена файла в базе (старый приказ лучше сохранить — он подтверждает легальность остатков прошлых периодов).

Если организация стала субъектом малого предпринимательства, издайте приказ об отказе от лимита с даты соответствия критериям. Обратная ситуация — утрата статуса малого предприятия — требует наоборот установить лимит: без приказа весь остаток кассы будет считаться сверхлимитным.

При смене лимита проверьте, что в базе доступен актуальный документ, а бухгалтер и кассир ознакомлены с новой суммой. Практика показывает, что нарушения чаще всего случаются именно в переходный период, когда старый лимит отменён, а о новом знают не все.

Маршрут решения

Как выбрать действие

Организация — субъект малого предпринимательстваИздайте приказ об отказе от установления лимита и храните его в базе

Есть регулярные поступления наличной выручкиРассчитывайте лимит по формуле на основе объёма поступлений (V / P × Nc)

Наличные в основном снимаются со счёта и расходуютсяИспользуйте формулу по объёму выдач (R / P × Nn), исключив суммы на зарплату

Остаток регулярно превышает лимитПересчитайте лимит по актуальным данным и издайте новый приказ либо чаще сдавайте выручку в банк

Часто задаваемые вопросы

Можно ли установить лимит кассы прямо в настройках 1С, чтобы программа блокировала превышение?

В типовой 1С 8.3 Бухгалтерия такой настройки нет: программа не блокирует проведение кассовых документов при превышении лимита. Контроль выполняется вручную через отчёты по счёту 50. Блокирующие механизмы возможны только с помощью доработок конфигурации или расширений, что выходит за рамки типового учёта.

Чем грозит отсутствие приказа о лимите, если остаток в кассе небольшой?

Если организация обязана установить лимит, но приказа нет, лимит считается равным нулю, и любой остаток наличных на конец дня — сверхлимитный. Это основание для ответственности по ст. 15.1 КоАП РФ. Для малых предприятий спасает только приказ об отказе от лимита.

Нужно ли пересчитывать лимит каждый год?

Законодательство не требует ежегодного пересчёта: лимит действует с даты, указанной в приказе, до его отмены или замены. Однако если объёмы выручки или выдач существенно изменились, разумно пересчитать лимит, чтобы он не был ни заниженным (риск нарушений), ни завышенным без оснований.

Как учитывается лимит, если в организации несколько касс или обособленных подразделений?

Лимит устанавливается на юридическое лицо в целом. Обособленные подразделения, сдающие наличные в банк самостоятельно, могут иметь собственный лимит, доведённый приказом. Подразделения, сдающие выручку в кассу головной организации, учитываются в общем лимите.

Можно ли хранить в кассе суммы сверх лимита в дни выплаты зарплаты?

Да. Наличные, предназначенные для выплаты зарплаты, стипендий и иных выплат работникам, могут храниться сверх лимита в течение срока выплат — не более пяти рабочих дней, включая день получения денег в банке. После окончания срока невыданные суммы депонируются и сдаются в банк.

Каким отчётом в 1С быстрее всего проверить остаток кассы на конец дня?

Быстрее всего — «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту» 50.01 на нужную дату: конечное дебетовое сальдо и есть остаток наличных. Для анализа по дням удобен «Анализ счёта» с периодичностью «по дням», где видно динамику остатка за выбранный период.