Как ввести госпошлину в 1С: пошаговая инструкция

Госпошлина встречается в учете постоянно: регистрация договоров, судебные иски, нотариальные действия, получение лицензий, выписки из ЕГРЮЛ. В 1С:Бухгалтерии 8.3 для нее нет отдельного документа, поэтому бухгалтеры часто теряются: одни заводят пошлину через «Прочие расходы», другие — через «Списание с расчетного счета», и в итоге проводки расходятся с налоговым учетом.

Корректная схема зависит от двух вещей: как оплачена пошлина (безналично, наличными, через подотчетное лицо) и к какому виду расходов она относится. Ошибка в выборе счета затрат влияет на налог на прибыль, а неверная аналитика — на управленческую отчетность.

Ниже разобраны рабочие сценарии для 1С:Бухгалтерии 8.3 (ред. 3.0): оплата с расчетного счета, через подотчетное лицо и наличными, а также особые случаи — пошлина за работника и возврат пошлины из бюджета.

На какой счет отнести госпошлину

Прежде чем заводить документ, определите экономический смысл платежа. От этого зависит дебет проводки:

• Счет 26 «Общехозяйственные расходы» — пошлина за регистрационные действия, внесение изменений в ЕГРЮЛ, получение выписок, нотариальные услуги общего характера.
• Счет 44 «Расходы на продажу» — если пошлина связана с реализацией (например, регистрация договоров поставки, где это требуется).
• Счет 91.02 «Прочие расходы» — судебные пошлины по искам, госпошлина за лицензии, не связанные напрямую с основной деятельностью.
• Счет 08 — если пошлина уплачена при приобретении или регистрации права на внеоборотный актив (недвижимость, нематериальный актив), она включается в первоначальную стоимость.

По кредиту всегда идет счет оплаты: 51 (расчетный счет), 50 (касса) или 71 (подотчетное лицо). Отдельный счет для расчетов с бюджетом по пошлине (68.10) используют редко — обычно платят напрямую без начисления.

Оплата пошлины с расчетного счета организации

Самый частый сценарий — платежное поручение в бюджет напрямую с расчетного счета. В 1С это отражается документом «Списание с расчетного счета».

1. 1
   Откройте раздел «Банк и касса» → «Банковские выписки» и создайте документ «Списание с расчетного счета».
2. 2
   Выберите вид операции «Прочее списание» (не «Уплата налога» — для пошлины он подходит не всегда, так как требует налог из справочника).
3. 3
   Укажите получателя (ИФНС, суд, Росреестр), сумму и назначение платежа.
4. 4
   В поле «Счет дебета» укажите 26, 44 или 91.02 в зависимости от назначения пошлины.
5. 5
   Заполните аналитику: подразделение и статью затрат (для 91.02 — статью прочих доходов и расходов с нужным видом).
6. 6
   Проведите документ и проверьте проводки по кнопке «Дт/Кт».

Если вы загружаете выписки из клиент-банка, программа может создать документ автоматически с видом «Прочее списание» и пустым счетом дебета. Обязательно откройте такой документ и заполните счет затрат вручную — иначе сумма зависнет без проводки или попадет не туда.

Если платите пошлину регулярно одному получателю, создайте шаблон платежного поручения: в документе сохраните реквизиты, чтобы в следующий раз заполнить только сумму и назначение.

Оплата пошлины через подотчетное лицо

Когда пошлину платит сотрудник из своих средств или из выданных под отчет денег (например, в суде или у нотариуса), учет идет через счет 71. Здесь два этапа.

Сначала выдача денег: документ «Выдача наличных» (вид операции «Выдача денежных средств подотчетному лицу») с проводкой Дт 71 — Кт 50. Если сотрудник платил из личных средств, этот этап пропускается.

Затем — «Авансовый отчет» (раздел «Покупки» или «Банк и касса»). На закладке «Оплата» укажите: получателя, сумму, счет затрат (26, 44 или 91.02) и аналитику. Приложите к делу квитанцию об оплате — без нее расход не подтвержден ни в бухгалтерском, ни в налоговом учете.

Если сотрудник оплатил пошлину личной картой, после авансового отчета оформите возмещение: «Выдача наличных» или перечисление на карту с проводкой Дт 71 — Кт 50/51.

Оплата пошлины наличными из кассы

Если организация платит пошлину наличными напрямую (например, через кассу банка или терминал), используйте документ «Выдача наличных» с видом операции «Прочий расход».

В документе укажите счет дебета — тот же, что и при безналичной оплате: 26, 44 или 91.02 с нужной аналитикой. Получится проводка Дт 26 (44, 91.02) — Кт 50. В поле получателя укажите организацию-получателя пошлины, в основании — реквизиты квитанции.

Учтите ограничение: расчеты наличными между юридическими лицами ограничены законодательно, а уплата пошлины наличными за юрлицо обычно оформляется через подотчетное лицо. Поэтому сценарий «напрямую из кассы» применяйте, только когда это действительно допустимо и подтверждено квитанцией.

Госпошлина, оплаченная за работника

Отдельная ситуация — организация платит пошлину за сотрудника: визы, загранпаспорта для командировок, медицинские книжки, патенты для иностранных работников. Здесь есть нюансы по НДФЛ.

Если пошлина связана с исполнением трудовых обязанностей (патент для иностранца, медкнижка для работника общепита, виза для командировки) — это расход организации, и дохода у сотрудника не возникает. Проводка стандартная: Дт 26 (44) — Кт 51.

Если же пошлина уплачена в личных интересах работника (например, загранпаспорт для отпуска), сумма признается его доходом в натуральной форме и облагается НДФЛ. Тогда дополнительно отражают начисление НДФЛ в учете зарплаты.

Возврат госпошлины из бюджета

Пошлину возвращают, например, при отказе от искового заявления до начала дела или при отказе в госрегистрации. Возврат отражается зеркально, но с особенностями.

Поступление на расчетный счет оформляется документом «Поступление на расчетный счет» с видом операции «Прочее поступление». Счет кредита — тот же, куда относили расход: если пошлина была на 91.02, возврат идет на 91.01 «Прочие доходы»; если на 26 или 44 — корректнее сделать сторнирующую запись (отрицательную сумму) по той же статье затрат, чтобы не завышать обороты.

В налоговом учете возвращенная пошлина, ранее учтенная в расходах, включается во внереализационные доходы. Если расход в налоговом учете не признавался — дохода не возникает.

Контрольные точки

Как проверить результат

Проводки документа

Норма

Дт 26/44/91.02 — Кт 51 (50, 71), заполнена статья затрат и подразделение

Тревожный признак

Пустой счет дебета или счет 68.10 без оснований

Оборотно-сальдовая ведомость

Норма

Сумма пошлины сидит на нужном счете затрат, по 71 нет зависших остатков

Тревожный признак

Остаток на 71 после возмещения или сумма на 91.02 без аналитики

Налоговый учет

Норма

Расход попал в нужную группу (прочие или внереализационные)

Тревожный признак

Судебная пошлина в составе прочих расходов на производство

Частые вопросы и ограничения

Несколько практических моментов, которые регулярно вызывают затруднения.

НДС. Госпошлина НДС не облагается, счет-фактуры по ней не бывает. В документах 1С ставка НДС должна быть «Без НДС».

УСН. На упрощенке «доходы минус расходы» пошлина принимается в расходы после оплаты при наличии документального подтверждения. В 1С проверьте, чтобы в документе списания стоял признак отражения в налоговом учете УСН.

Кассовый метод на ОСНО. Если организация применяет кассовый метод, расход признается на дату оплаты — документ списания формирует запись автоматически.

FAQ

Можно ли провести госпошлину через документ «Уплата налога»?

Технически можно, если создать пошлину в справочнике налогов, но это не рекомендуется: пошлина не является налогом, и такой подход искажает отчеты по расчетам с бюджетом и сверки с ФНС. Используйте «Прочее списание».

Куда отнести пошлину за регистрацию права собственности на недвижимость?

Она включается в первоначальную стоимость объекта: Дт 08 — Кт 51. После ввода объекта в эксплуатацию пошлина амортизируется вместе со стоимостью основного средства, а не списывается разом в расходы.

Сотрудник оплатил пошлину личной картой, квитанция на его имя. Примут ли расход?

Да, если оформлен авансовый отчет с приложенной квитанцией и из документов видно, что платеж совершен в интересах организации. Рекомендуется дополнительно оформить служебную записку или распоряжение руководителя.

Нужно ли начислять НДФЛ с пошлины за патент для иностранного работника?

Если патент необходим работнику для исполнения трудовых обязанностей в вашей организации, это расход работодателя, и дохода у сотрудника не возникает. НДФЛ не начисляется.

Как исправить ошибочно проведенную пошлину на неправильном счете?

Откройте документ, исправьте счет дебета и аналитику, перепроведите. Если период закрыт и отчетность сдана, делайте корректировку текущей датой через «Операцию, введенную вручную» со сторнирующей и правильной проводками.