Как внести корректировочный счет-фактуру от поставщика в 1С

Корректировочный счет-фактура (КСФ) от поставщика появляется, когда после отгрузки меняется цена или количество товара: поставщик дал ретро-скидку, обнаружилась недостача или пересорт, стороны согласовали доплату. В 1С такие операции отражаются не ручным редактированием исходного документа, а специальным документом «Корректировка поступления», на основании которого регистрируется корректировочный счет-фактура.

Прямой ввод исправлений в исходную «Поступление товаров и услуг» — типичная ошибка: это ломает цепочку документов, искажает книгу покупок и приводит к расхождениям с данными поставщика в АСК НДС-2. Правильный путь — создать корректировку, зарегистрировать КСФ и проверить, как изменился вычет НДС.

Материал написан на примере 1С:Бухгалтерии 8.3, но логика действий аналогична в 1С:Управление торговлей и 1С:ERP — отличаются только названия команд и расположение кнопок.

Когда поставщик выставляет корректировочный счет-фактуру

КСФ оформляется при изменении стоимости отгруженных товаров или услуг, согласованном обеими сторонами. Типичные ситуации: ретроспективная скидка за объем закупок, исправление ошибки в цене, изменение количества по факту приемки (недостача, бой), доплата за фактически отпущенный вес или объем.

Важно отличать корректировочный счет-фактуру от исправленного. Исправленный СФ выставляется, когда в первоначальном документе техническая ошибка (неверный ИНН, адрес, номер), а цена и количество не менялись. Для исправленного документа в 1С используется другой механизм — запись с видом «Исправление» в том же документе счета-фактуры, а не корректировка поступления.

Подготовка: что проверить до ввода документа

Перед отражением КСФ убедитесь, что исходное поступление введено в программу и по нему зарегистрирован первоначальный счет-фактура. Корректировка создается строго на основании документа поступления — без него документ не сформируется корректно.

Проверьте период исходного поступления. Если корректируется документ прошлого квартала или прошлого года, по которому уже сдана декларация по НДС, порядок отражения будет отличаться: при уменьшении стоимости прошлого периода НДС восстанавливается, а при увеличении вычет заявляется в периоде получения КСФ, но не позднее трех лет. Также потребуется уточненная декларация, если корректировка затрагивает уже отчитанные суммы.

Сверьте бумажный (или электронный) КСФ от поставщика с данными в базе: номер и дату корректировочного документа, суммы изменения по каждой строке, ставку НДС. Расхождение даже в копейках приведет к разрыву в счетах-фактурах при обмене с налоговой.

Создание документа «Корректировка поступления»

Найдите исходный документ «Поступление (акты, накладные, УПД)» в разделе «Покупки». Откройте его и нажмите кнопку «Создать на основании», затем выберите «Корректировка поступления». Программа создаст новый документ, автоматически подтянув все строки исходной накладной.

В шапке документа укажите вид операции. Основные варианты: «Корректировка по согласованию сторон» — стандартный случай для КСФ, когда меняется цена или количество по договоренности; «Исправление в первичных документах» — для технических ошибок. Для корректировочного счета-фактуры выбирайте первый вариант.

Заполните номер и дату входящего документа — это реквизиты согласования изменения (допсоглашения, уведомления поставщика), а не самого КСФ. Реквизиты счета-фактуры будут введены отдельно на следующем шаге.

1. 1
   Откройте исходное поступление и нажмите «Создать на основании» → «Корректировка поступления»
2. 2
   Выберите вид операции «Корректировка по согласованию сторон»
3. 3
   На вкладке «Товары» измените цену или количество в колонках «после изменения»
4. 4
   Проверьте итоговые суммы изменения и НДС
5. 5
   Внизу документа введите номер и дату КСФ, нажмите «Зарегистрировать счет-фактуру»
6. 6
   Проведите документ и проверьте проводки кнопкой «Дт/Кт»

Заполнение табличной части: уменьшение и увеличение стоимости

В табличной части «Товары» каждая строка показана в двух состояниях: «до изменения» (данные исходной накладной, недоступны для редактирования) и «после изменения». Исправляйте только колонки «после изменения»: впишите новую цену при скидке или новое количество при недостаче.

Уменьшение стоимости (скидка, недостача)

Уменьшите цену или количество в строках «после изменения». Программа пересчитает суммы и НДС автоматически. При проведении будет сторнирована часть стоимости поступления (Дт 60.01 Кт 10/41 на разницу со знаком минус или сторнирующая запись), а ранее принятый к вычету НДС частично восстановлен — он попадет в книгу продаж с кодом операции восстановления.

Увеличение стоимости (доплата)

Увеличьте цену или количество. Разница отразится как дополнительное поступление: Дт 10/41 Кт 60.01 на сумму увеличения и Дт 19.03 Кт 60.01 на НДС. Дополнительный НДС примет к вычету документ «Формирование записей книги покупок» в том квартале, когда получен КСФ.

Сравнение вариантов

Уменьшение стоимости

Скидка, недостача, возврат части суммы. НДС по разнице восстанавливается через книгу продаж. Требует особого внимания, если период поступления закрыт.

Увеличение стоимости

Доплата за товар или услугу. НДС по разнице принимается к вычету через книгу покупок в периоде получения КСФ. Обычно проще в отражении.

Исправление в первичных документах

Техническая ошибка без изменения стоимости. Используется вид операции «Исправление», регистрируется исправленный счет-фактура, а не корректировочный.

Регистрация корректировочного счета-фактуры

В нижней части документа «Корректировка поступления» находится блок регистрации счета-фактуры. Введите номер и дату входящего КСФ точно так, как они указаны в документе поставщика, и нажмите «Зарегистрировать». Программа создаст документ «Счет-фактура полученный» с видом «Корректировочный», связанный с исходным счетом-фактурой.

Проверьте, что в созданном счете-фактуре корректно указаны: код вида операции, номер и дата исходного счета-фактуры, номер исправления (если КСФ сам исправлялся). Эти данные попадут в книгу покупок или книгу продаж и в разделы декларации по НДС.

Если поставщик прислал УКД (универсальный корректировочный документ), в поле входящего документа укажите реквизиты УКД — программа обработает его так же, как КСФ, со статусом, соответствующим корректировке.

Проверка проводок и отражения в учете НДС

После проведения откройте проводки кнопкой «Дт/Кт». При уменьшении стоимости вы увидите сторнирующие записи по счетам учета товаров и расчетов, а также запись по счету 19 с отрицательной суммой и восстановление НДС на счете 68.02 через счет 76.ВА (или аналогичную схему, зависящую от настроек). При увеличении — обычные записи поступления на разницу.

Затем сформируйте книгу покупок и книгу продаж за период корректировки. При увеличении стоимости КСФ должен появиться в книге покупок. При уменьшении — в книге продаж с кодом вида операции, соответствующим восстановлению НДС при уменьшении стоимости реализации.

Контрольные точки

Как проверить результат

Документ «Счет-фактура полученный» создан из корректировки

Норма

Вид документа — «Корректировочный», есть ссылка на исходный счет-фактуру

Тревожный признак

Счет-фактура не создан или имеет вид «Обычный»

Книга покупок/продаж за период

Норма

КСФ отражен с правильными суммами и кодом операции

Тревожный признак

Записи нет или сумма не соответствует КСФ поставщика

Оборотно-сальдовая по 60.01 с контрагентом

Норма

Задолженность соответствует скорректированной стоимости

Тревожный признак

Остаток не совпадает с актом сверки поставщика

Типичные ошибки и как их избежать

Самая распространенная ошибка — редактирование исходного поступления вместо создания корректировки. Это приводит к расхождению с данными поставщика, некорректной книге покупок и проблемам при сверке АСК НДС-2. Исходный документ остается неизменным, все изменения проходят через корректировку.

Вторая частая проблема — неверный вид операции. Если выбрать «Исправление» вместо «Корректировка по согласованию сторон», программа создаст исправленный счет-фактуру вместо корректировочного, и НДС отразится неправильно. Ориентир простой: меняется сумма или количество — это корректировка; меняются только реквизиты — исправление.

Третья ошибка — забытый документ «Формирование записей книги покупок» при увеличении стоимости. Сам по себе КСФ вычет не дает: запись в книгу покупок создается регламентным документом в конце квартала или вручную.

Перед проведением корректировки за прошлый квартал сделайте копию базы или хотя бы выгрузите отчеты по НДС до изменения. Если результат окажется неожиданным, вы сможете быстро сравнить «было/стало» и откатить документ без потери данных.

FAQ: частые вопросы по корректировочным счетам-фактурам

Чем корректировочный счет-фактура отличается от исправленного?

Корректировочный выставляется при изменении цены или количества по соглашению сторон и отражает разницу сумм. Исправленный — при технической ошибке в реквизитах (ИНН, адрес, номер) без изменения стоимости. В 1С для первого используется «Корректировка поступления» с видом «по согласованию сторон», для второго — вид «Исправление в первичных документах».

Поставщик прислал УКД вместо корректировочного счета-фактуры. Как вводить?

Порядок тот же: создайте «Корректировку поступления», а в поле входящего счета-фактуры укажите номер и дату УКД. Программа зарегистрирует его как корректировочный документ и корректно отразит в книге покупок или продаж в зависимости от направления изменения.

Корректировка уменьшает стоимость за прошлый квартал, декларация сдана. Что делать?

НДС по уменьшению восстанавливается в том периоде, когда получен КСФ или подписано соглашение об изменении цены — смотря что наступило раньше. При этом подается уточненная декларация за период первоначального вычета. Перед отражением такой операции сверьтесь с методологией вашей учетной политики или привлеките аудитора.

КСФ не попадает в книгу покупок. В чем причина?

Чаще всего не проведен документ «Формирование записей книги покупок» за период или в самом счете-фактуре не установлен признак отражения вычета. Проверьте также, что счет-фактура зарегистрирован именно из документа корректировки, а не введен вручную отдельно — ручной документ может не связаться с основанием.

Можно ли отразить несколько корректировок по одному поступлению?

Да. Каждая последующая корректировка создается на основании исходного поступления и отражает очередное изменение. Программа учитывает предыдущие корректировки: колонка «до изменения» в новой корректировке покажет данные с учетом уже внесенных изменений.

Что делать, если суммы в КСФ поставщика не совпадают с данными базы?

Не проводите документ с расхождением. Сначала выясните причину: возможно, поставщик корректирует не ту накладную, ошибся в расчете или в вашей базе поступление введено с ошибкой. После сверки либо запросите исправленный КСФ у поставщика, либо сначала исправьте исходные данные в своей базе.