Как внести розничную выручку в 1С

Розничная выручка в 1С отражается через документ «Отчет о розничных продажах» (в 1С:Бухгалтерии 8.3) или через отчет ККТ/розничные продажи в торговых конфигурациях. Документ одновременно списывает проданные товары со склада, начисляет выручку и НДС, а поступление денег оформляется отдельно — приходным кассовым ордером или автоматически, если склад настроен как автоматизированная торговая точка.

Конкретный порядок зависит от двух вещей: типа торговой точки (автоматизированная — АТТ, или неавтоматизированная — НТТ) и способа получения данных о продажах (из кассовой программы, по Z-отчету вручную, по инвентаризации). Ниже разобраны все основные сценарии для 1С:Бухгалтерии 8.3, а также отмечены отличия для УТ и Розницы.

Перед внесением выручки убедитесь, что в программе созданы склад типа «Розничный магазин» или «Неавтоматизированная торговая точка», настроены счета учета и внесены остатки товаров. Без этого документ либо не проведется, либо сформирует некорректные проводки.

Подготовка: настройка складов и счетов учета

Откройте справочник «Склады» (раздел «Справочники» или «Главное — Настройки — Склады» в зависимости от релиза) и проверьте тип склада. Для магазина с кассовой программой выбирайте «Розничный магазин» — это автоматизированная торговая точка, учет ведется по каждому товару. Для точки без кассовой программы, где продажи известны только по общей сумме, используйте «Неавтоматизированную торговую точку» — учет ведется суммовой, по ценам продажи.

Для НТТ дополнительно проверьте в карточке склада поле «Розничная цена» — оно задает тип цен, по которому оценивается товар в торговом зале (счет 41.11 или 41.12). Валюта, ставка НДС по умолчанию и счета учета номенклатуры должны быть заполнены заранее, иначе при проведении отчета появятся ошибки «Не заполнен счет учета».

Если принимаете оплату картами, проверьте, что в разделе «Банк и касса» доступен документ «Оплата платежной картой» и настроен договор эквайринга с банком. Без договора эквайринга оплату картой в отчете о розничных продажах отразить не получится корректно.

Внесение выручки через «Отчет о розничных продажах» (АТТ)

Это основной сценарий для магазинов, где данные о продажах приходят из кассовой программы или вносятся по Z-отчету. Перейдите в раздел «Продажи — Отчеты о розничных продажах» и создайте новый документ. Укажите организацию, склад типа «Розничный магазин» и дату отчета — как правило, это дата снятия Z-отчета.

На вкладке «Товары» заполните проданные позиции: вручную по кнопке «Добавить», через подбор или загрузкой из файла/кассовой программы. Для каждой строки укажите количество, цену и ставку НДС. Сумма документа должна совпадать с итогом Z-отчета по кассе — это главный контрольный признак.

На вкладке «Оплата» (или «Безналичные оплаты») укажите суммы, полученные по платежным картам, с выбором вида оплаты и договора эквайринга. Разница между итогом по товарам и оплатой картами считается наличной выручкой — она автоматически приходуется в кассу организации проводкой Дт 50.01. Проведите документ и проверьте проводки по кнопке «Дт/Кт».

1. 1
   Снимите Z-отчет на кассе и зафиксируйте итоговую сумму
2. 2
   Создайте «Отчет о розничных продажах» в разделе «Продажи»
3. 3
   Заполните вкладку «Товары» по данным кассовой программы
4. 4
   На вкладке оплат укажите суммы по картам и эквайринг
5. 5
   Проведите документ и сверьте сумму с Z-отчетом
6. 6
   Проверьте проводки: Дт 50.01/57.03 Кт 90.01.1, Дт 90.02.1 Кт 41.11

Внесение выручки для неавтоматизированной торговой точки (НТТ)

Для НТТ продажи по товарам не известны — есть только общая сумма выручки за день или за период. В этом случае «Отчет о розничных продажах» создается с указанием склада-НТТ, а в табличной части вместо номенклатуры указывается только общая сумма (поле «Сумма» на вкладке, зависящей от релиза, либо документ «Отчет о розничных продажах» с упрощенным заполнением). Программа спишет товарную массу по продажным ценам и начислит реализованную торговую наценку, если ведется учет по продажным ценам со счетом 42.

Деньги от НТТ приходуются отдельно. Создайте документ «Поступление наличных» (приходный кассовый ордер) в разделе «Банк и касса» с видом операции «Розничная выручка». Укажите склад-НТТ и сумму по кассовой книге или квитанциям. Проводка будет Дт 50.01 Кт 90.01.1, а НДС выделится при проведении отчета о розничных продажах.

Альтернативный метод для НТТ — по инвентаризации. В конце периода проводится инвентаризация товаров в точке, и выручка рассчитывается как: остаток на начало плюс поступления минус остаток на конец. Этот способ трудоемок и применяется, когда ежедневный учет выручки невозможен, но он требует аккуратного документирования каждого поступления товара в точку.

Сравнение вариантов учета

АТТ (автоматизированная точка)

Продажи по каждому товару из кассовой программы. Точный количественный учет, автоматическое списание. Подходит для магазинов с онлайн-кассой и товароучетной программой.

НТТ по ежедневной выручке

Вносится только сумма за день. Проще, но нет контроля по товарам. Подходит для ларьков, палаток, выездной торговли.

НТТ по инвентаризации

Выручка определяется расчетным путем за период. Используется как вынужденный вариант; требует строгого учета поступлений и регулярных инвентаризаций.

Загрузка продаж из кассовой программы и фронтольных решений

Если магазин работает на 1С:Розница, 1С:Управление торговлей или сторонней кассовой программе, ручной ввод строк не нужен. В 1С:Рознице выручка оформляется документом «Отчет о розничных продажах», который формируется автоматически при закрытии кассовой смены. Затем данные через обмен (типовой или через EnterpriseData/CommerceML) передаются в 1С:Бухгалтерию.

При обмене контролируйте три вещи: соответствие складов в обеих программах, корректность договоров эквайринга и совпадение сумм за день. Расхождения чаще всего возникают из-за возвратов, ручных скидок и операций, проведенных после закрытия смены. Сверяйте итог загруженного документа с данными личного кабинета оператора фискальных данных.

Удобно завести правило: отчет о розничных продажах за день создается на следующее утро, когда доступны Z-отчет, выписка эквайрера и данные ОФД. Сверка трех источников занимает несколько минут и сразу выявляет расхождения по картам и наличным.

Проверка проводок и контроль результата

После проведения откройте проводки документа (кнопка «Дт/Кт»). Типовая картина для АТТ: Дт 50.01 (или 57.03 для карт) Кт 90.01.1 — выручка; Дт 90.02.1 Кт 41.11 — списание себестоимости товаров; Дт 90.03 Кт 68.02 — НДС с продаж. Для НТТ с учетом по продажным ценам дополнительно появится сторно наценки: Дт 90.02.1 Кт 42.01 (красным).

Далее сверьте данные на уровне отчетов. Оборотно-сальдовая ведомость по счету 90.01.1 за день должна совпадать с суммой Z-отчетов. Остаток товаров на складе (счет 41.11) после проведения не должен уходить в минус — отрицательные остатки означают, что продан товар, которого не было оприходовано. Деньги по эквайрингу проверьте по счету 57.03: сумма должна закрываться поступлением на расчетный счет за вычетом комиссии банка.

Контрольные точки

Как проверить результат

Сумма отчета о розничных продажах

Норма

Совпадает с итогом Z-отчета и данными ОФД

Тревожный признак

Расхождение с кассовым итогом — ищите неучтенные возвраты или ручные операции

Остатки по счету 41.11

Норма

Положительные остатки по каждому товару

Тревожный признак

Отрицательный остаток — продан неоприходованный товар

Счет 57.03 (эквайринг)

Норма

Закрывается поступлением на расчетный счет за вычетом комиссии

Тревожный признак

Висит остаток — нет документа поступления или неверно указан договор

НДС в проводках

Норма

Дт 90.03 Кт 68.02 на сумму НДС из чеков

Тревожный признак

НДС отсутствует или не совпадает с чеками — проверьте ставки в строках

Типичные ошибки и ограничения

Самая частая ошибка — неверный тип склада. Если реальная точка автоматизированная, а в программе заведена как НТТ (или наоборот), проводки и аналитика окажутся некорректными, а исправление потребует пересчета остатков. Вторая распространенная проблема — внесение выручки «напрямую» приходным кассовым ордером с операцией «Прочее поступление» вместо отчета о розничных продажах: тогда товары не списываются, склад уходит в завышенные остатки, а себестоимость не формируется.

Также опасно проводить документы задним числом в закрытом периоде без понимания последствий: это меняет регламентную себестоимость, НДС и может потребовать уточненной отчетности. Перед массовой загрузкой продаж за прошлые периоды сделайте архивную копию базы и согласуйте порядок исправлений с бухгалтером.

FAQ

Можно ли вносить розничную выручку одним документом за неделю или месяц?

Технически да, особенно для НТТ, но это ухудшает контроль: сложнее сверять кассу, эквайринг и остатки, а при кассовой дисциплине выручка должна отражаться своевременно. Оптимальный вариант — ежедневный отчет по каждому Z-отчету.

Чем отличается учет выручки в 1С:Рознице от 1С:Бухгалтерии?

В Рознице отчет о розничных продажах формируется автоматически при закрытии кассовой смены и содержит детализацию по чекам, скидкам и видам оплат. В Бухгалтерию эти данные передаются обменом, где документ формирует уже бухгалтерские проводки.

Как отразить возврат розничного товара?

Для АТТ возврат оформляется в том же отчете о розничных продажах на отдельной вкладке «Возвраты» или отдельным документом «Возврат товаров от розничного покупателя» — в зависимости от релиза. Возврат уменьшает выручку дня и восстанавливает остаток товара на складе.

Выручка по карте не совпадает с поступлением на расчетный счет. Это ошибка?

Нет, это нормально: банк-эквайер удерживает комиссию, и деньги приходят через 1–3 дня. В 1С сначала сумма висит на счете 57.03, затем закрывается документом «Поступление на расчетный счет» с видом «Поступления от продаж по платежным картам», а комиссия списывается на прочие расходы.

Нужен ли онлайн-кассовый чек, если выручка вносится вручную?

Формирование чека — обязанность по законодательству о ККТ и не зависит от способа учета в 1С. Ручной ввод выручки в программе не заменяет пробитие чеков на онлайн-кассе; данные в 1С должны совпадать с фискальными данными ОФД.