Как внести субсидию в 1С: пошаговая инструкция для бухгалтера

Поступление субсидии — нестандартная операция для многих бухгалтеров: деньги приходят от государства, но отразить их нужно строго по правилам, иначе возникнут расхождения в отчетности и вопросы при проверке. В 1С:Бухгалтерии 8.3 для этого есть типовые документы и счета, главное — правильно определить вид субсидии и цель ее предоставления.

Порядок учета зависит от того, кто получил средства: коммерческая организация, ИП или некоммерческая организация. Коммерческие компании, как правило, работают со счетом 86 «Целевое финансирование» и счетом 98 «Доходы будущих периодов», НКО дополнительно ведут учет по статьям целевого финансирования. Ошибка в выборе схемы приводит к искажению налоговой базы.

Ниже разобраны основные сценарии: поступление субсидии на расчетный счет, списание на расходы, учет субсидии на возмещение затрат и уже понесенных расходов, а также налоговые последствия. Инструкции приведены для 1С:Бухгалтерии 8.3 редакции 3.0 в типовой конфигурации.

Определите вид субсидии до внесения в программу

До того как заводить документ, ответьте на три вопроса: кто получатель (ООО, ИП, НКО), на что выданы деньги (возмещение затрат, покупка оборудования, поддержка без конкретной цели) и на каких условиях (с отчетностью и возвратом при нецелевом использовании или безвозмездно). От ответов зависит схема проводок и налоги.

Наиболее частые варианты: субсидия на возмещение уже понесенных затрат (например, часть процентов по кредиту или стоимости оборудования), субсидия на предстоящие расходы (зарплата, аренда, закупка) и субсидия на приобретение основных средств. Каждый вариант по-разному влияет на налог на прибыль или УСН.

Отразите поступление денег на расчетный счет

Поступление субсидии оформляется документом «Поступление на расчетный счет» (раздел «Банк и касса» → «Банковские выписки»). Если вы загружаете выписку из клиент-банка, документ создастся автоматически, но вид операции и счет учета почти наверняка придется исправить вручную.

Установите вид операции «Прочее поступление». В поле «Счет учета» укажите 86.01 «Целевое финансирование, не распределенное» (либо 86.02, если сумма уже распределена на конкретную статью). В субконто «Целевое финансирование» создайте новый элемент справочника — например, «Субсидия на возмещение затрат по договору №… от …». Это позволит вести аналитику по каждому гранту отдельно.

Проводка будет: Дт 51 — Кт 86. Проверьте, чтобы в поле «Статья движения денежных средств» была указана подходящая статья ДДС, иначе сумма некорректно попадет в отчет о движении денежных средств.

1. 1
   Откройте «Банк и касса» → «Банковские выписки» и найдите или создайте документ поступления
2. 2
   Установите вид операции «Прочее поступление»
3. 3
   В поле «Счет учета» укажите 86.01 или 86.02
4. 4
   Создайте элемент справочника «Целевое финансирование» с названием субсидии и реквизитами договора
5. 5
   Выберите статью движения денежных средств
6. 6
   Проведите документ и сверьте проводку Дт 51 — Кт 86

Настройте аналитику по целевому финансированию

Чтобы проводка на 86 счет прошла, в учетной политике и плане счетов должна быть включена аналитика по целевому финансированию. В типовой конфигурации счет 86 уже имеет субконто «Целевое финансирование», дополнительная настройка обычно не требуется. Проверить можно через «Главное» → «План счетов» → открыть счет 86.

Если субсидий несколько, заводите отдельный элемент справочника на каждую. Смешивание разных субсидий в одной аналитике — частая причина проблем при составлении отчета об использовании средств, который требуют органы, выделившие деньги.

Списывайте субсидию по мере использования средств

Субсидия на текущие расходы

Когда организация фактически несет расходы, под которые выделена субсидия (начислена зарплата, оплачена аренда, куплены материалы), соответствующая часть субсидии признается доходом. Оформляется это документом «Операция» (раздел «Операции» → «Операции, введенные вручную»).

Типовая цепочка проводок: сначала Дт 86 — Кт 98.02 «Безвозмездные поступления» на сумму подтвержденного целевого использования, затем Дт 98.02 — Кт 91.01 «Прочие доходы» на ту же сумму в том же периоде, когда понесены расходы. В аналитике 91 счета создайте статью прочих доходов с видом, не облагаемым или облагаемым налогом — в зависимости от условий субсидии.

Субсидия на приобретение основных средств

Если субсидия выдана на покупку оборудования, доход признается не сразу, а по мере начисления амортизации. После ввода объекта в эксплуатацию сделайте операцию Дт 86 — Кт 98.02 на сумму субсидии, а затем ежемесячно, одновременно с амортизацией, — Дт 98.02 — Кт 91.01 на сумму, пропорциональную начисленной амортизации.

Рассчитать ежемесячную сумму можно так: сумма субсидии, деленная на срок полезного использования в месяцах. Удобно оформить ежемесячную операцию копированием первой проводки или использовать типовую операцию с периодичностью.

Учтите налоговые последствия

По общему правилу субсидии коммерческим организациям включаются в состав доходов при расчете налога на прибыль. Исключения предусмотрены Налоговым кодексом РФ для отдельных видов поддержки — например, для субсидий, предоставленных в рамках определенных государственных программ при соблюдении условий целевого использования и ведения раздельного учета.

Для «упрощенцев» субсидии, как правило, включаются в доходы УСН, если прямо не поименованы в перечне необлагаемых поступлений. ИП на общем режиме учитывает субсидии при расчете НДФЛ с учетом установленных освобождений. Поскольку условия зависят от конкретной программы поддержки, сверяйтесь с текстом договора о предоставлении субсидии и актуальными нормами НК РФ.

В 1С налоговый учет настраивается через статью прочих доходов: в карточке статьи укажите вид дохода и признак принятия к налоговому учету. Если субсидия не облагается налогом, выберите вид дохода, не учитываемый при налогообложении, чтобы программа не включала сумму в базу автоматически.

Проверьте результат и подготовьтесь к отчетности

После внесения всех операций сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счету 86 с детализацией по субконто. Остаток на конец периода должен соответствовать сумме субсидии, еще не подтвержденной целевым использованием. Если остаток равен нулю, а отчет об использовании еще не сдан — проверьте, не списаны ли суммы ошибочно.

Дополнительно сформируйте анализ счета 98.02: кредитовый оборот должен совпадать со списанием с 86 счета, а остаток — с суммой субсидии, которая будет признана доходом в будущих периодах (например, через амортизацию оборудования).

Контрольные точки

Как проверить результат

ОСВ по счету 86

Норма

Остаток равен неиспользованной части субсидии, аналитика развернута по каждому договору

Тревожный признак

Остаток нулевой при неподтвержденных расходах или «свернутый» без аналитики

Анализ счета 98.02

Норма

Кредитовый оборот равен списанию с 86, остаток соответствует будущим доходам

Тревожный признак

Сальдо не сходится с графиком амортизации или расходов

Отчет о движении денежных средств

Норма

Поступление отражено по корректной статье ДДС

Тревожный признак

Сумма попала в поступления от покупателей

Частые вопросы

Можно ли отразить субсидию сразу на 91 счете, минуя 86?

Технически можно, если субсидия предоставлена без условий о целевом использовании и возврате. Но для большинства государственных субсидий условие целевого расходования есть, поэтому корректнее использовать счет 86: он показывает обязательство организации перед источником финансирования до подтверждения расходов.

Как отразить возврат неиспользованной части субсидии?

Оформите документ «Списание с расчетного счета» с видом операции «Прочее списание» в корреспонденции со счетом 86 по той же аналитике целевого финансирования. Проводка: Дт 86 — Кт 51. После этого остаток по данной субсидии на 86 счете должен закрыться.

Что делать, если субсидия пришла в прошлом закрытом периоде, а отражена не была?

Вносите документ текущей датой с поясняющим комментарием, либо, если отчетность за тот период еще не сдана или подлежит уточнению, — датой фактического поступления с последующей корректировкой деклараций. Изменение закрытого периода требует пересчета регламентных операций, поэтому действуйте осторожно.

Нужно ли начислять НДС на субсидию?

Бюджетные средства, полученные в виде субсидий, как правило, не являются оплатой товаров, работ или услуг и объектом обложения НДС не признаются. Исключение — если субсидия по своей сути является частью цены реализации. Проверяйте формулировки в договоре о предоставлении.

Как учесть субсидию ИП на УСН в 1С?

Поступление отражается аналогично — «Прочее поступление» на 86 счет. Признание дохода для УСН настраивается через статью прочих доходов: если субсидия облагается, доход включается в книгу учета доходов и расходов в момент признания; если относится к необлагаемым по нормам НК РФ — выбирается соответствующий вид статьи.

Где в 1С посмотреть историю использования субсидии за весь период?

Используйте отчет «Анализ счета» или «Карточка счета» по счету 86 с отбором по нужному элементу справочника «Целевое финансирование». Для отчета перед грантодателем удобно дополнительно сформировать обороты по счетам затрат (20, 26, 08) с расшифровкой по документам.