Как внести деньги в кассу в 1С: Управление торговлей

Внесение денег в кассу в 1С: Управление торговлей (УТ 11) оформляется документом «Приходный кассовый ордер» (ПКО). В зависимости от того, откуда пришли наличные — из банка, от подотчётного лица, от покупателя, от учредителя или как взнос на размен — выбирается соответствующий вид операции, и от этого зависят проводки и корреспонденция счетов.

Типичная ситуация: утром кассиру нужна разменная монета, деньги снимают с расчётного счёта или передают из основной кассы в операционную. Если оформить это неправильным видом операции, в учёте появятся лишние расчёты с контрагентами или зависнут суммы на подотчётных лицах. Поэтому важно понимать, какой вариант внесения соответствует вашей хозяйственной ситуации.

Ниже разобраны основные способы внесения наличных в кассу в УТ 11, порядок заполнения документа, проверка результата и ошибки, которые чаще всего встречаются на практике.

Какие виды внесения денег бывают в УТ 11

В документе «Приходный кассовый ордер» поле «Вид операции» определяет, откуда поступили наличные и какие аналитики будут заполнены. Основные варианты:

• Получение наличных в банке — деньги сняты с расчётного счёта по чеку и внесены в кассу. Используется для размена, выдачи под отчёт, выплаты зарплаты.
• Возврат от подотчётного лица — сотрудник вернул неизрасходованные подотчётные средства.
• Оплата от покупателя — поступление наличной выручки или оплата по счёту от клиента.
• Взнос в кассу — перемещение наличных между кассами организации (например, из основной кассы в операционную кассу ККМ).
• Прочее поступление — внесение от учредителя, прочие доходы, не связанные с расчётами.

Выбор операции — ключевой шаг: именно он определяет, какие счета будут задействованы при передаче данных в бухгалтерскую программу и как документ отразится в управленческих отчётах. Ошибка на этом этапе приводит к зависшим взаиморасчётам или некорректной выручке.

Подготовка: что проверить перед внесением

Перед созданием ПКО убедитесь, что в справочнике «Кассы» (раздел «Казначейство» → «Настройки и справочники» → «Кассы») заведена нужная касса. Для розничной торговли обычно создают отдельные операционные кассы, привязанные к кассам ККМ, а для общих операций — кассу организации.

Проверьте, что у пользователя есть права на работу с кассовыми документами. Если документ создаётся, но не проводится, чаще всего причина в ограничении прав или в том, что касса относится к другой организации, чем указана в документе.

Если деньги вносятся из банка, потребуется также корректно заполненный расчётный счёт в справочнике «Банковские счета». Несоответствие организации у счёта и кассы — частая причина ошибок проведения.

Внесение денег из банка (размен для кассы)

Самый распространённый сценарий — получение наличных в банке для размена или выдачи под отчёт. Порядок действий:

1. Откройте раздел «Казначейство» → «Приходные кассовые ордеры» и нажмите «Создать».
2. В поле «Вид операции» выберите «Получение наличных в банке».
3. Укажите организацию, кассу-получатель и банковский счёт, с которого сняты деньги.
4. Введите сумму. Программа может потребовать указать статью движения денежных средств (ДДС) — выберите подходящую, например «Получение наличных в банке».
5. Заполните поле «Принято от» (например, наименование банка) и основание — номер чека или денежного чека из чековой книжки.
6. Нажмите «Провести и закрыть».

После проведения остаток по банковскому счёту уменьшится, а остаток по кассе увеличится на ту же сумму. В бухгалтерском учёте при синхронизации с 1С:Бухгалтерией сформируется проводка Дт 50 Кт 51.

1. 1
   Казначейство → Приходные кассовые ордеры → Создать
2. 2
   Вид операции: «Получение наличных в банке»
3. 3
   Заполнить кассу, банковский счёт, сумму и статью ДДС
4. 4
   Указать основание (номер чека) и провести документ
5. 5
   Проверить остаток кассы в отчёте по денежным средствам

Внесение денег в операционную кассу ККМ

Для розничной точки размен вносят в операционную кассу, привязанную к кассе ККМ. Есть два способа.

Через ПКО с видом операции «Взнос в кассу»

Если деньги передаются из основной кассы организации в операционную, создайте ПКО с видом операции «Взнос в кассу». В документе указывается касса-получатель (операционная) и касса-отправитель (основная). После проведения сумма переместится между кассами без влияния на банк и взаиморасчёты.

Через документ «Внесение денежных средств в кассу ККМ»

В разделе «Продажи» → «Розничные продажи» есть отдельный документ «Внесение ДС в кассу ККМ». Он предназначен именно для размена на торговой точке и фиксирует фактическое внесение купюр в денежный ящик. Документ создаётся по конкретной кассе ККМ и обычно используется кассиром в начале смены. При этом распоряжение на перемещение денег оформляется отдельно — через «Расходный кассовый ордер» из основной кассы.

ПКО или документ внесения в кассу ККМ

ПКО «Взнос в кассу»

Подходит для перемещения между кассами организации в разрезе финансового учёта; оформляет казначей или бухгалтер.

Внесение ДС в кассу ККМ

Подходит для фиксации размена на розничной точке в начале смены; оформляет кассир, привязка к конкретной кассе ККМ.

ПКО «Получение наличных в банке»

Подходит, когда деньги сняты с расчётного счёта; уменьшает остаток по банку.

Возврат от подотчётного лица и прочие поступления

Если сотрудник вернул неизрасходованный аванс, создайте ПКО с видом операции «Возврат от подотчётного лица». В табличной части укажите сотрудника (физическое лицо), сумму и статью ДДС. После проведения задолженность подотчётного лица уменьшится — это видно в отчёте «Контроль денежных средств в подотчёт».

Для взноса учредителя, займа или других поступлений, не связанных с расчётами, используйте вид операции «Прочее поступление» и укажите статью доходов или соответствующую аналитику. В этом случае важно согласовать с бухгалтером корреспонденцию, чтобы при переносе в 1С:Бухгалтерию документ встал на правильные счета.

Проверка результата

После проведения документа убедитесь, что деньги отразились корректно. Откройте «Казначейство» → «Отчёты» → «Ведомость по денежным средствам» и проверьте остаток по нужной кассе: он должен увеличиться на сумму внесения.

Для операционных касс ККМ дополнительно сверьте данные в «Продажи» → «Розничные продажи» → отчёты по кассовым сменам: внесённый размен должен быть виден в текущей открытой смене.

Признак ошибки — документ в списке отображается серым (не проведён) или остаток кассы не изменился. В этом случае откройте документ и посмотрите сообщение об ошибке при проведении: обычно причина в незаполненной статье ДДС, несоответствии организации или закрытом периоде.

Контрольные точки

Как проверить результат

Статус документа в списке ПКО

Норма

Документ проведён, отображается обычным цветом

Тревожный признак

Документ помечен на удаление или не проведён

Остаток по кассе в отчёте «Ведомость по денежным средствам»

Норма

Остаток увеличился ровно на сумму внесения

Тревожный признак

Остаток не изменился или изменился на другую сумму

Кассовая смена (для кассы ККМ)

Норма

Внесение видно в текущей смене

Тревожный признак

Внесение отсутствует или попало в закрытую смену

Типичные ошибки и ограничения

Частая ошибка — внесение размена в операционную кассу видом операции «Прочее поступление». В результате в учёте появляется несуществующий доход, а при сверке с бухгалтерией возникают расхождения. Размен — это всегда перемещение собственных денег организации, а не доход.

Вторая распространённая проблема — внесение денег в кассу ККМ при закрытой кассовой смене. Документ «Внесение ДС в кассу ККМ» должен относиться к открытой смене, иначе данные по наличным в отчёте о розничных продажах не сойдутся с фактическими.

Также учтите: редактирование документов прошлых периодов может быть заблокировано датой запрета изменения данных. Если нужно исправить ПКО за прошлый месяц, согласуйте это с бухгалтером — исправление задним числом влияет на кассовую книгу и отчётность.

Частые вопросы

Можно ли внести деньги в кассу без создания ПКО?

Нет, любое поступление наличных в кассу организации должно оформляться приходным кассовым ордером — это требование порядка ведения кассовых операций. Для операционной кассы ККМ дополнительно используется документ «Внесение ДС в кассу ККМ», но он не заменяет финансовые документы, а дополняет их.

Чем отличается касса организации от кассы ККМ в УТ 11?

Касса организации — это основная касса для расчётов с контрагентами, подотчётными лицами и банком. Касса ККМ — операционная касса розничной точки, привязанная к фискальному регистратору; по ней учитывается выручка и размен в рамках кассовых смен.

Документ не проводится, пишет про статью ДДС. Что делать?

Откройте документ и проверьте поле «Статья движения денежных средств» — оно обязательно для большинства видов операций. Если подходящей статьи нет в списке, создайте её в справочнике «Статьи ДДС» (раздел «Казначейство» → «Настройки и справочники»), указав вид движения, соответствующий операции.

Как внести деньги от учредителя в кассу?

Используйте ПКО с видом операции «Прочее поступление» или «Получение займа» — в зависимости от того, безвозмездный это взнос или заём. В поле «Принято от» укажите ФИО учредителя, в основании — реквизиты решения или договора займа. Корреспонденцию счетов согласуйте с бухгалтером.

Как увидеть все внесения в кассу за день?

Сформируйте отчёт «Ведомость по денежным средствам» или «Кассовая книга» (раздел «Казначейство» → «Отчёты») с отбором по нужной кассе и периоду. Все проведённые ПКО попадут в приходную часть отчёта с указанием вида операции и суммы.

Что делать, если ошиблись суммой в уже проведённом ПКО?

Если период открыт, откройте документ, исправьте сумму и перепроведите. Если период закрыт датой запрета редактирования, не отменяйте проведение — оформите корректирующий документ текущей датой (сторнирующий расходный ордер на излишек или дополнительный приход на недостающую сумму) с пояснением в комментарии.