Как внести деньги в 1С: касса, банк и другие способы

Фраза «внести деньги в 1С» объединяет несколько разных операций: прием наличных в кассу, поступление оплаты от покупателя на расчетный счет, взнос учредителя, возврат подотчетных сумм, зачисление эквайринга. В каждом случае используется свой документ, и ошибка в выборе вида операции приводит к неверным проводкам и расхождениям в отчетности.

В типовых конфигурациях (1С:Бухгалтерия 8, Управление нашей фирмой, Комплексная автоматизация) движение денег оформляется документами раздела «Банк и касса». Ключевые из них — «Приходный кассовый ордер» (ПКО) для наличных и «Поступление на расчетный счет» для безналичных средств. Дальше разберем каждый сценарий отдельно.

Перед вводом документов убедитесь, что в базе заполнены справочники: создана касса организации, добавлен расчетный счет, заведены контрагенты и договоры. Без этого документ либо не проведется, либо проведется с неправильной аналитикой.

Как оформить приход наличных в кассу через ПКО

Основной инструмент для внесения наличных — документ «Приходный кассовый ордер». Откройте раздел «Банк и касса» → «Кассовые документы» и нажмите «Создать» → «Приходный кассовый ордер». В 1С:Бухгалтерии можно также воспользоваться кнопкой «Поступление» в журнале кассовых документов.

В документе заполните поля: дату, кассу организации, сумму, вид операции и плательщика. Поле «Принято от» — это текстовая строка, которая попадет в печатную форму ордера, поэтому укажите ФИО и основание, например: «от Иванова И.И., возврат неиспользованных подотчетных средств».

1. 1
   Откройте Банк и касса → Кассовые документы → Создать → Приходный кассовый ордер
2. 2
   Выберите вид операции (оплата от покупателя, возврат от подотчетного лица, взнос и т.д.)
3. 3
   Укажите контрагента или сотрудника, договор, сумму и статью движения денежных средств
4. 4
   Заполните поле «Принято от» и основание для печатной формы
5. 5
   Проведите документ и распечатайте ПКО, подпишите у кассира и главбуха

После проведения документ создает проводку по дебету счета 50 «Касса». Кредит зависит от вида операции: 62 — при оплате от покупателя, 71 — при возврате подотчетных сумм, 75.01 — при взносе учредителя в уставный капитал. Проверить проводки можно кнопкой «Дт/Кт» в форме документа.

Как отразить поступление денег на расчетный счет

Безналичные поступления оформляются документом «Поступление на расчетный счет» (Банк и касса → Банковские выписки). Если вы загружаете выписки из клиент-банка, программа создаст такие документы автоматически — останется проверить контрагентов и виды операций.

При ручном вводе нажмите «Создать» в журнале банковских выписок, выберите вид операции «Оплата от покупателя» (или другой подходящий), укажите плательщика, договор, сумму и назначение платежа. Если оплата пришла по выставленному счету, программа сама распределит сумму на задолженность; при авансе сформируется авансовая проводка.

Как внести деньги от учредителя или собственника

Взнос в уставный капитал

Если учредитель вносит вклад в уставный капитал, в ПКО или документе поступления на счет выберите вид операции, связанный с расчетами с учредителями (в 1С:Бухгалтерии — «Прочее поступление» с указанием счета 75.01, либо специализированный вид операции в зависимости от релиза). В качестве контрагента укажите учредителя.

Безвозмездная помощь и заем от учредителя

Финансовую помощь без возврата оформляют как прочее поступление с отнесением на прочие доходы, а заем — видом операции «Получение займа» с указанием договора займа. Эти варианты имеют разные налоговые последствия, поэтому формулировку в договоре и вид операции согласуйте с бухгалтером до проведения документа.

Маршрут решения

Как выбрать вид операции

Покупатель оплатил по счету или накладнойВид операции «Оплата от покупателя», укажите договор — программа закроет задолженность

Учредитель вносит вклад в уставный капиталОперация по расчетам с учредителями, счет 75.01

Сотрудник вернул неизрасходованные подотчетные деньги«Возврат от подотчетного лица», выберите сотрудника из справочника

Поступила выручка по банковской карте«Поступления по платежным картам» (эквайринг) с указанием договора эквайринга

Вносятся деньги без основания в документахОстановитесь и уточните экономический смысл операции у бухгалтера — «прочее поступление» без аналитики исказит отчетность

Как отразить эквайринг и поступления по картам

Оплата банковской картой в рознице оформляется документом «Оплата платежной картой» (вид операции «Оплата от покупателя» при оплате по конкретной реализации) либо отчетом о розничных продажах при торговле через кассу ККМ. Деньги сначала числятся на счете 57 «Переводы в пути», пока банк-эквайер не перечислит их на расчетный счет.

Когда банк зачислит средства, создайте «Поступление на расчетный счет» с видом операции «Поступления по платежным картам» и укажите договор эквайринга. Комиссия банка отражается отдельной строкой или документом списания — проверьте, что сумма зачисления и комиссия вместе закрывают сумму по счету 57.

Как проверить, что деньги внесены правильно

После проведения документов сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счетам 50 и 51 за день операции. Сальдо по кассе должно совпадать с фактическим остатком наличных, а обороты по расчетному счету — с банковской выпиской.

Дополнительно проверьте отчет «Кассовая книга» за день: внесенный ПКО должен появиться в приходе с корректным номером и основанием. Если нумерация сбилась, исправьте номер вручную до подписания документов.

Контрольные точки

Как проверить результат

ОСВ по счету 50

Норма

Сальдо равно фактическим наличным в кассе

Тревожный признак

Расхождение — ищите непроведенный или задвоенный ПКО

Банковская выписка против ОСВ по счету 51

Норма

Обороты и остаток совпадают с банком

Тревожный признак

Есть суммы в программе, которых нет в выписке, — дубли документов

Расчеты с покупателем (счет 62)

Норма

Оплата закрыла задолженность по договору

Тревожный признак

Оплата зависла как аванс при наличии отгрузки — не указан договор или документ расчетов

Счет 57 по эквайрингу

Норма

Нет зависших сумм старше срока зачисления банка

Тревожный признак

Остаток копится — не оформлено зачисление или комиссия

Типичные ошибки при внесении денег в 1С

Частая проблема — неверный вид операции. Например, возврат подотчетных средств провели как «оплату от покупателя»: деньги в кассе появились, но задолженность сотрудника по счету 71 не закрылась, а в учете завис фиктивный аванс от контрагента.

Вторая типичная ошибка — дублирование документов при смешанном режиме: кассир ввел ПКО вручную, а бухгалтер загрузил выписку из банка, и поступление учтено дважды. Регулярная сверка с выпиской и единый регламент ввода документов устраняют этот риск.

Вопросы и ответы

Можно ли внести деньги в 1С без создания контрагента?

Для большинства видов операций контрагент обязателен — без него документ не проведется или проведется без аналитики расчетов. Создайте карточку контрагента заранее: достаточно наименования, остальные реквизиты можно дополнить позже.

Чем отличается ПКО от документа «Операция»?

ПКО — кассовый документ: он формирует печатную форму ордера, попадает в кассовую книгу и меняет остаток кассы. Ручная «Операция» создает только проводки и не отражается в кассовых отчетах, поэтому для приема наличных использовать её нельзя.

Как внести деньги в кассу с расчетного счета?

Это две операции: сначала «Списание с расчетного счета» с видом операции «Снятие наличных», затем «Приходный кассовый ордер» с видом «Получение наличных в банке». В некоторых конфигурациях ПКО создается автоматически на основании списания.

Почему оплата от покупателя не закрыла долг по накладной?

Чаще всего в документе поступления не указан договор или выбран не тот документ расчетов. Откройте документ оплаты, проверьте табличную часть «Расшифровка платежа» и при необходимости укажите счет на оплату или реализацию вручную.

Как отразить внесение денег на депозит?

Размещение депозита оформляется документом «Списание с расчетного счета» с видом операции «Прочее списание» или специальным видом для депозитов (зависит от конфигурации), с указанием счета учета финансовых вложений и договора с банком. Проценты по депозиту отражаются отдельными поступлениями.