Учет и Финансы · 10 мин
Как включить и настроить воинский учет в 1С:ЗУП 3
Пошаговая инструкция по включению воинского учета в 1С:ЗУП 3: настройка программы, заполнение карточек сотрудников, формирование отчетов для военкомата.
Воинский учет сотрудников — обязанность каждой организации, в штате которой есть граждане, подлежащие воинскому учету. В 1С:Зарплата и управление персоналом 3 (ЗУП 3) эта функциональность встроена в типовую поставку, но по умолчанию может быть отключена — соответствующие документы и отчеты просто не отображаются в интерфейсе. Чтобы начать работу, нужно включить функциональную опцию, настроить справочники и заполнить сведения в карточках сотрудников.
Статья описывает полный цикл: от активации настройки до формирования отчетов для военкомата и сообщений о приеме или увольнении военнообязанных. Инструкция актуальна для типовой конфигурации ЗУП 3.1 (КОРП и ПРОФ), интерфейс в разных релизах может незначительно отличаться по названиям пунктов меню, но логика настройки сохраняется.
Перед началом работы убедитесь, что у вашей учетной записи есть права администратора или хотя бы права на изменение настроек учетной политики организации — без них включить функциональность не получится.
Проверка предварительных условий перед включением
До активации настройки проверьте три момента. Во-первых, версию конфигурации: воинский учет присутствует во всех актуальных релизах ЗУП 3.1, но если база давно не обновлялась, часть отчетных форм может быть устаревшей. Рекомендуется обновиться до свежего релиза, чтобы формы сообщений для военкоматов соответствовали действующим требованиям.
Во-вторых, проверьте права пользователя. Настройка воинского учета доступна пользователям с профилем «Администратор» либо с правами на изменение настроек организации. Если вы работаете под учетной записью кадровика без административных прав, пункт настройки может быть недоступен — в этом случае включение выполняет администратор базы.
В-третьих, уточните, ведется ли учет по нескольким организациям. Настройка воинского учета задается отдельно для каждой организации в базе, поэтому при многофирменном учете операцию нужно повторить для каждого юридического лица.
Включение воинского учета в настройках организации
Основное действие выполняется в карточке организации. Откройте раздел «Настройка» (в некоторых релизах — «Главное») → «Реквизиты организации» или «Организации», выберите нужную организацию из списка. В форме организации перейдите на вкладку «Учетная политика и другие настройки» и откройте ссылку «Учетная политика» либо найдите блок настроек кадрового учета.
Найдите флаг «Воинский учет» (в ряде релизов он называется «Ведется воинский учет») и установите его. Запишите изменения кнопкой «Записать и закрыть». После этого программа активирует соответствующие объекты: в разделе «Кадры» появятся документы и отчеты по воинскому учету, а в карточке сотрудника станет доступна ссылка для ввода военно-учетных сведений.
Если флаг в карточке организации отсутствует, проверьте общую функциональность программы: «Настройка» → «Функциональность» — убедитесь, что кадровый учет включен полностью. В некоторых конфигурациях с ограниченной функциональностью часть опций скрыта.
- 1Откройте Настройка → Организации и выберите нужную организацию
- 2Перейдите на вкладку «Учетная политика и другие настройки»
- 3Установите флаг «Воинский учет» и запишите изменения
- 4Проверьте, что в разделе «Кадры» появились документы и отчеты воинского учета
- 5Откройте карточку любого сотрудника и убедитесь, что доступен ввод военно-учетных данных
Настройка справочников и должностей
После включения функциональности нужно подготовить справочные данные. Воинский учет опирается на классификаторы: составы военнообязанных, воинские звания, военно-учетные специальности (ВУС), категории годности. Основные классификаторы загружены в типовую поставку, но проверьте их актуальность в разделе «Настройка» → «Классификаторы».
Отдельного внимания заслуживает перечень должностей, подлежащих бронированию, если ваша организация имеет право на бронирование граждан. Эти сведения согласуются с военкоматом и вносятся в программу вручную. Также заполните в карточке организации сведения о лице, ответственном за воинский учет, — эти данные попадут в печатные формы сообщений.
Проверьте коды ОКАТО/ОКТМО и адрес организации: отчеты для военкомата формируются по месту постановки организации на учет, и ошибка в адресных данных приведет к некорректным формам.
Заполнение военно-учетных данных сотрудников
Откройте карточку сотрудника (раздел «Кадры» → «Сотрудники») и найдите ссылку «Воинский учет» в блоке личных данных. По этой ссылке открывается форма ввода военно-учетных сведений: отношение к воинской обязанности (военнообязанный, призывник, не подлежит учету и т.д.), категория запаса, состав, воинское звание, ВУС, категория годности, номер и дата военного билета, данные военкомата по месту жительства.
Заполняйте данные строго по военному билету или удостоверению гражданина, подлежащего призыву. Расхождения между программой и документом — типичная причина замечаний при проверках военкомата. Для сотрудниц с военно-учетной специальностью (медицинский и некоторые другие профили) учет также обязателен — не пропускайте их при заполнении.
При приеме нового сотрудника истребуйте военный билет в первый рабочий день и сразу вносите данные в программу. Это упрощает своевременную отправку сообщений в военкомат, срок подачи которых ограничен законодательно.
Документы и сообщения для военкомата
После включения настройки в разделе «Кадры» становятся доступны документы воинского учета. Ключевой из них — сообщение в военкомат о приеме или увольнении военнообязанного. Программа может формировать такие сообщения автоматически на основании кадровых приказов: при проведении приема на работу или увольнения сотрудника с военно-учетными данными система предложит создать соответствующее сообщение.
Проверьте настройку автоматического формирования сообщений: в параметрах воинского учета организации можно указать, создавать ли сообщения при кадровых событиях. Если автоматика отключена, формируйте сообщения вручную из журнала документов воинского учета, контролируя сроки подачи самостоятельно.
Печатные формы сообщений формируются по утвержденным образцам. Перед отправкой в военкомат сверьте форму с требованиями вашего военкомата — на практике отдельные военкоматы просят дополнительные сведения или собственные бланки, которые придется заполнять вне программы.
Отчеты по воинскому учету и сверка с военкоматом
В разделе «Кадры» → «Отчеты» доступны типовые отчеты: списки военнообязанных, карточки формы 10, сведения для плановой сверки с военкоматом, отчет по гражданам, подлежащим призыву. Отчет «Карточка воинского учета (форма 10)» формируется на каждого военнообязанного и используется при проверках.
Периодически (обычно в рамках ежегодной сверки) выгружайте список военнообязанных и сверяйте с данными военкомата. Расхождения исправляйте в карточках сотрудников с указанием даты изменения. Для сверки удобно использовать отчет с группировкой по военкоматам — он показывает, какие сотрудники относятся к каждому военкомату по месту жительства.
Если в организации есть обособленные подразделения, учтите: отчетность по воинскому учету ведется по месту нахождения подразделения, и настройку, а также отправку сообщений нужно контролировать по каждой точке постановки на учет.
Как проверить результат
Видны документы и отчеты воинского учета
Документы отсутствуют — флаг в настройках организации не установлен или не записан
Доступна ссылка «Воинский учет», данные сохраняются
Ссылки нет — проверьте права пользователя и настройку организации
Сотрудники с заполненными данными попадают в отчет
Список пуст — военно-учетные данные не введены в карточках
Формируется с корректными реквизитами организации
Пустые реквизиты — не заполнен ответственный за воинский учет или адрес организации
Типичные ошибки и ограничения
Самая частая ошибка — включение настройки только для одной организации при многофирменном учете. Сотрудники второй организации при этом не попадают в отчеты, и сообщения в военкомат по ним не формируются. Вторая типичная проблема — ввод данных без указания даты: отчеты за прошлые периоды тогда показывают некорректные сведения.
Еще одна ошибка — игнорирование сотрудников-совместителей и сотрудниц с военно-учетными специальностями. Воинскому учету подлежат все военнообязанные независимо от характера договора. Также не забывайте про уволенных: сообщение об увольнении военнообязанного обязательно так же, как и сообщение о приеме.
Учтите ограничение: ЗУП 3 автоматизирует учетные формы, но не заменяет взаимодействие с военкоматом. Подача сообщений, согласование бронирования и сверки выполняются в установленном порядке вне программы — 1С лишь готовит документы.
Что важно запомнить
Воинский учет включается флагом в учетной политике организации, после чего нужно заполнить военно-учетные данные в карточках сотрудников с указанием дат, настроить формирование сообщений в военкомат и регулярно сверять списки военнообязанных. При многофирменном учете настройка повторяется для каждой организации.
Частые вопросы по воинскому учету в ЗУП 3
Я установил флаг, но документы воинского учета не появились. Что делать?
Сначала перезапустите сеанс или обновите интерфейс (команда «Обновить» в панели навигации) — функциональные опции применяются при переоткрытии разделов. Если не помогло, проверьте, что изменения записаны в карточке организации, и что у пользователя есть права на документы воинского учета. В редких случаях помогает перезапуск клиентского приложения.
Нужно ли вводить данные по сотрудникам, не подлежащим воинскому учету?
Да, желательно указать в карточке статус «не подлежит воинскому учету» или «снят с учета» с соответствующим основанием. Тогда при сверке будет видно, что сотрудник проверен и не пропущен, а не просто не заполнен.
Как сформировать сообщение в военкомат об увольнении военнообязанного?
Если включено автоматическое формирование, программа предложит создать сообщение при проведении приказа об увольнении. Вручную сообщение создается из журнала документов воинского учета в разделе «Кадры»: выберите тип сообщения, укажите сотрудника и распечатайте форму.
Ведется ли в ЗУП 3 учет бронирования военнообязанных?
Программа позволяет хранить сведения о бронировании и формировать соответствующие списки, но перечень должностей и само бронирование согласуются с военкоматом вне системы. В ЗУП вносятся уже согласованные данные.
Что делать, если сотрудник сменил военкомат или получил новое звание?
Добавьте новую запись в форме воинского учета сотрудника с датой изменения, не редактируя прежнюю. Так сохранится история, и отчеты за разные периоды будут корректными.
Подходит ли эта инструкция для ЗУП КОРП и ПРОФ?
Да, механизм воинского учета одинаков в обеих редакций ЗУП 3.1. Различия могут быть только в расположении отдельных пунктов меню и в составе расширенных отчетов, доступных в КОРП.