Учет и Финансы · 9 мин
Как включить самозанятых в 1С
Пошаговая инструкция по учёту самозанятых в 1С: настройка справочников, договоры ГПХ, проверка чеков НПД, выплаты и отчётность без ошибок.
Работа с самозанятыми в 1С отличается от учёта штатных сотрудников и обычных подрядчиков: у плательщика налога на профессиональный доход (НПД) нет НДФЛ к удержанию, нет страховых взносов, но зато есть обязательная проверка статуса и чеков. Если настроить учёт правильно, выплаты самозанятым проходят через стандартные документы, а риск претензий со стороны налоговой сводится к минимуму.
Ниже разобран порядок действий для типовых конфигураций 1С:Бухгалтерия 8 и 1С:ЗУП. Основная логика одинакова: завести контрагента или физлицо, оформить договор ГПХ с корректным признаком, проверить статус самозанятого и чек, отразить выплату и включить данные в отчётность. Отличия между конфигурациями — в расположении документов и названии реквизитов.
Что проверить до включения самозанятого в учёт
До создания карточки в программе убедитесь, что исполнитель действительно имеет статус плательщика НПД. Статус проверяется через сервис ФНС «Проверка статуса налогоплательщика налога на профессиональный доход» по ИНН физического лица. Проверку нужно делать на дату выплаты — этот момент прямо влияет на право заказчика не удерживать НДФЛ.
Также проверьте, что исполнитель не состоит у вас в штате и не уволен менее двух лет назад, если речь идёт о бывшем сотруднике: перечислять НПД-выплаты бывшему работнику в течение двух лет после увольнения нельзя, налоговая переквалифицирует такие отношения в трудовые. Это одна из самых частых причин доначислений.
Запросите у самозанятого ИНН, паспортные данные и справку о постановке на учёт в качестве плательщика НПД из приложения «Мой налог». Справка не обязательна по закону, но фиксирует статус на момент заключения договора и служит подтверждением при проверке.
Настройка справочников и карточки самозанятого
В 1С:Бухгалтерии самозанятый заводится как контрагент с видом «Физическое лицо». Откройте раздел «Справочники — Контрагенты», создайте новый элемент, укажите ИНН — программа по ИНН может подтянуть данные автоматически, если включён сервис заполнения реквизитов. В договоре с контрагентом выберите вид «С физическим лицом» и установите признак, что исполнитель — плательщик НПД, если в вашей версии конфигурации такой реквизит есть.
В 1С:ЗУП самозанятый оформляется через справочник «Физические лица» и документ «Договор (работы, услуги)» с признаком договора с самозанятым. В свежих релизах ЗУП для этого есть отдельный вид договора — проверьте, что конфигурация обновлена до версии, где учёт НПД поддерживается штатно. Признак самозанятого в договоре отключает расчёт НДФЛ и страховых взносов по этому документу.
- 1Создайте контрагента с видом «Физическое лицо», укажите ИНН и ФИО
- 2Создайте договор «С физическим лицом», отметьте признак плательщика НПД
- 3Проверьте статус НПД на сайте ФНС и сохраните результат проверки
- 4Оформите акт или документ «Услуги сторонних организаций» по выполненным работам
- 5Создайте выплату через «Списание с расчётного счёта» без удержания НДФЛ
- 6Получите чек от самозанятого и сохраните его вместе с актом
Договор с самозанятым: как оформить в программе
Договор ГПХ с самозанятым оформляется в свободной форме, но в нём желательно прямо указать, что исполнитель является плательщиком НПД и обязуется передавать чеки из приложения «Мой налог». Это снимает споры о том, кто отвечает за формирование чека, и дисциплинирует исполнителя.
В 1С договор создаётся в карточке контрагента на вкладке «Договоры». Укажите предмет договора, срок действия и порядок оплаты. Если конфигурация поддерживает хранение файлов, прикрепите скан подписанного договора и справку о статусе НПД — при проверке все документы будут в одном месте.
Не указывайте в договоре признаки трудовых отношений: фиксированный график, ежемесячные одинаковые выплаты, подчинение внутреннему распорядку, обеспечение рабочего места. Наличие таких условий — формальный повод для переквалификации договора в трудовой с доначислением взносов и штрафом.
Отражение выплат и поступления услуг
Выполненные работы отражаются документом «Поступление (акты, накладные, УПД)» с видом операции «Услуги» либо документом «Услуги сторонних организаций» — в зависимости от версии конфигурации. В документе укажите контрагента-самозанятого, договор и статью затрат. НДС не выделяется: самозанятые не являются плательщиками НДС.
Оплата оформляется документом «Списание с расчётного счёта» с видом операции «Оплата поставщику». НДФЛ при выплате не удерживается и в 6-НДФЛ такие выплаты не попадают — налог самозанятый платит сам через приложение. Страховые взносы также не начисляются.
В 1С:ЗУП выплата самозанятому проходит через ведомость с указанием договора ГПХ. Проверьте, что в начислении по договору не рассчитаны НДФЛ и взносы: если программа их считает, значит, в договоре не установлен признак самозанятого или конфигурация устарела.
Как проверить результат
Сумма начислена без НДФЛ и взносов
Программа удержала 13% или начислила взносы
Дт счёта затрат — Кт 76 или 60, оплата Кт 51
Использован счёт 70 (расчёты с персоналом)
Договор, акт, чек НПД, платёжка
Нет чека или чек сформирован на другую сумму
Проверка и хранение чеков НПД
Чек самозанятого содержит QR-код и ссылку для проверки подлинности. Проверить чек можно по ссылке на сайте ФНС или отсканировав QR-код. Подлинность чека подтверждает, что доход зарегистрирован в системе «Мой налог» и налог с него будет уплачен исполнителем.
Сверьте данные чека с актом: ФИО и ИНН исполнителя, наименование услуги, сумма и дата. Расхождение суммы чека и акта — типичная ошибка: если чек сформирован на меньшую сумму, разница не подтверждена и расходы по ней могут быть сняты. Наименование услуги в чеке должно соответствовать предмету договора.
Храните чеки в электронном виде вместе с актами. Удобно прикреплять файл чека к документу поступления в 1С — тогда при выгрузке документов по требованию ФНС комплект формируется быстро.
Отчётность и налоговый учёт
Выплаты самозанятым не включаются в 6-НДФЛ и РСВ, поскольку заказчик не является налоговым агентом по НПД. Однако расходы на оплату услуг самозанятых учитываются при расчёте налога на прибыль или налога по УСН — при условии наличия договора, акта и чека.
Для организаций на ОСНО расходы отражаются на дату акта. Для упрощенцев с объектом «доходы минус расходы» — после фактической оплаты и получения чека. Проверьте, что в настройках учётной политики 1С корректно настроено признание расходов, иначе программа может не включить выплату в КУДиР.
Если общий объём выплат самозанятым значителен, ведите отдельный реестр: ФИО, ИНН, даты и суммы выплат, номера чеков, результаты проверки статуса. Такой реестр можно вести в 1С через дополнительные сведения контрагента или во внешней таблице — он существенно упрощает ответы на запросы налоговой.
Что важно запомнить
Самозанятый учитывается как контрагент-физлицо с договором ГПХ без НДФЛ и взносов. Обязательный минимум: проверка статуса НПД на дату выплаты, чек из «Мой налог» на каждую оплату, отсутствие признаков трудовых отношений и корректные счета учёта (60/76, а не 70).
Частые вопросы
Нужно ли удерживать НДФЛ при выплате самозанятому?
Нет, если исполнитель имеет действующий статус плательщика НПД на дату выплаты и предоставил чек. Налог с дохода он уплачивает самостоятельно через приложение «Мой налог». Если статус утрачен, заказчик становится налоговым агентом и обязан удержать НДФЛ.
Что делать, если самозанятый не прислал чек?
Запросите чек повторно и не подписывайте окончательные закрывающие документы до его получения. Если чек так и не предоставлен, расходы по этой выплате безопаснее не признавать в налоговом учёте — без чека подтверждения расхода недостаточно.
Можно ли работать с самозанятым, который недавно был нашим сотрудником?
Нельзя в течение двух лет после увольнения: НПД не применяется к доходам от бывшего работодателя в этот срок. Такие выплаты налоговая переквалифицирует, доначислит НДФЛ и взносы. Исключений по согласованию сторон не существует.
Как отразить услуги самозанятого, если он выставил чек с ошибкой?
Попросите исполнителя аннулировать ошибочный чек в приложении «Мой налог» и сформировать новый с корректными данными. Оплату и акт связывайте с правильным чеком. Аннулирование чека самозанятый выполняет самостоятельно, заказчик сделать это не может.
Нужно ли подавать на самозанятого какие-то отчёты как на сотрудника?
Нет. Расчёт 6-НДФЛ, РСВ и персонифицированные сведения по самозанятым не заполняются, поскольку заказчик не налоговый агент. Достаточно корректно отразить расходы в налоговом учёте и хранить комплект документов: договор, акт, чек, платёжный документ.
Можно ли оплатить самозанятому наличными?
Можно, но безналичный расчёт предпочтительнее: платёжное поручение однозначно подтверждает факт оплаты конкретному исполнителю. При наличной оплате оформите расходный кассовый ордер и сохраните чек НПД — без этих документов расход подтвердить сложно.