Учет и Финансы · 9 мин
Воинский учет в 1С:ЗУП 8.3: настройка и ведение
Как настроить и вести воинский учет в 1С:ЗУП 8.3: включение учета, ввод данных о воинском учете сотрудников, отчеты для военкомата и типичные ошибки.
Воинский учет сотрудников — обязанность работодателя, закрепленная законодательством о воинской обязанности. 1С:Зарплата и управление персоналом 8.3 содержит встроенный механизм, который позволяет хранить сведения о воинском учете каждого сотрудника, формировать карточки формы № 10, отчеты для военкоматов и контролировать своевременность оповещения. Ниже разобраны настройка, ввод данных, отчетность и типичные ошибки.
Перед началом работы убедитесь, что конфигурация обновлена до актуального релиза: формы отчетов для военкоматов периодически меняются, и старая версия может формировать устаревшие бланки. Обновление выполняется штатно через интернет-поддержку или загрузку конфигурации поставщика.
Включение и настройка воинского учета
Основной функционал воинского учета доступен в ЗУП по умолчанию, но стоит проверить настройки учетной политики организации. Откройте «Настройка» → «Реквизиты организации» и заполните данные, которые потребуются в отчетах: наименование военкомата, к которому организация прикреплена, а также сведения о лице, ответственном за воинский учет.
Ответственное лицо указывается в организации на закладке с подписантами и ответственными. Эти данные автоматически подставляются в печатные формы отчетов для военкомата. Если в компании несколько организаций, настройки выполняются для каждой отдельно.
Также проверьте справочник «Военкоматы» (раздел «Настройка» или «Справочники» в зависимости от релиза). Заведите туда военкоматы, с которыми взаимодействует организация: наименование, адрес. Эти данные используются при формировании уведомлений и списков.
Ввод сведений о воинском учете сотрудника
Сведения вводятся в карточке сотрудника. Откройте «Кадры» → «Сотрудники», выберите работника и перейдите по ссылке «Воинский учет» в блоке личных данных (либо через «Личные данные» → «Воинский учет» — расположение зависит от релиза).
Заполняются следующие группы данных:
- категория запаса (рядовые, сержанты, офицеры запаса и т.д.);
- воинское звание и состав (профиль);
- категория годности к военной службе (А, Б, В, Г, Д);
- наименование военкомата по месту жительства;
- ВУС — военно-учетная специальность (код и наименование);
- реквизиты документа воинского учета: вид, серия, номер, дата выдачи;
- общий воинский учет или специальный (при наличии мобилизационного предписания);
- отметка о снятии с воинского учета (при достижении предельного возраста и других основаниях).
После заполнения сохраните данные. Сведения хранятся с историей изменений, поэтому при изменении звания или категории годности вводите новую запись с актуальной датой, а не перезаписывайте старую.
- 1Откройте карточку сотрудника в разделе «Кадры» → «Сотрудники»
- 2Перейдите по ссылке «Воинский учет» в блоке личных данных
- 3Заполните звание, категорию запаса, категорию годности и ВУС по военному билету
- 4Укажите военкомат и реквизиты документа воинского учета
- 5Проверьте отметку об общем или специальном учете
- 6Сохраните и сформируйте карточку формы № 10 для сверки с оригиналом
Прием на работу: что проверить у нового сотрудника
При трудоустройстве граждан, пребывающих в запасе или подлежащих призыву, кадровик обязан проверить наличие военного билета (удостоверения гражданина, подлежащего призыву, или приписного свидетельства) и внести данные в программу в течение установленного срока. Отсутствие документов воинского учета у военнообязанного — основание сообщить в военкомат.
Практический порядок такой: заведите сотрудника, оформите прием на работу, затем сразу заполните раздел «Воинский учет». Если сотрудник предъявил приписное свидетельство, категория запаса не заполняется — указывается, что гражданин подлежит призыву.
Обратите внимание на сотрудников, у которых в военном билете стоят отметки о временной негодности или отсрочке: такие сведения имеют срок действия, и его нужно контролировать вручную, поскольку автоматического напоминания по этим срокам в типовой конфигурации нет.
Отчеты и уведомления для военкомата
Основные печатные формы доступны из карточки сотрудника (кнопка «Печать») и из раздела «Отчетность, справки». Ключевые документы:
- карточка формы № 10 — личная карточка воинского учета сотрудника;
- список граждан, подлежащих воинскому учету;
- сообщения о приеме и увольнении военнообязанных;
- отчет по численности работников в запасе (для организаций, подающих такие сведения по запросу военкомата).
Карточка формы № 10 формируется автоматически на основании введенных данных. Перед выдачей или передачей сверьте её с оригиналом военного билета: программа переносит данные один в один, и любая опечатка при вводе попадет в официальный документ.
Списки для военкомата формируются через «Отчетность, справки» → «Воинский учет» (название отчета может отличаться в зависимости от релиза). В отчете настраивается отбор по организации, подразделению и категориям граждан. Отчет можно выгрузить в электронном виде, если военкомат принимает файлы.
Оповещения об изменениях: прием, увольнение, изменение данных
Работодатель обязан сообщать в военкомат о приеме на работу и увольнении военнообязанных, а также об изменениях в сведениях воинского учета (семейное положение, образование, место работы, должность). В ЗУП эти сообщения оформляются печатными формами из документов «Прием на работу» и «Увольнение» либо из карточки сотрудника.
Типовая конфигурация не отправляет уведомления автоматически — ответственный за воинский учет должен сам сформировать и передать сообщения в установленный срок. Чтобы не пропустить события, удобно периодически формировать отчет по воинскому учету и сверять список военнообязанных с фактической численностью.
Проверка корректности учета
Периодически (обычно при подготовке ежегодной отчетности в военкомат) выполняйте сверку: сформируйте список граждан, подлежащих воинскому учету, и сопоставьте его со списком действующих сотрудников мужского пола призывного и запасного возраста. Расхождения обычно означают, что у кого-то не заполнен раздел воинского учета.
Второй контроль — полнота данных. Сотрудник с пустыми полями «Категория годности» или «Военкомат» попадет в отчет, но форма будет неполной. Проверить это можно, открыв карточки формы № 10 по списку военнообязанных.
Как проверить результат
Все военнообязанные сотрудники присутствуют в списке
Сотрудник есть в штате, но отсутствует в списке — не заполнен раздел «Воинский учет»
Все поля заполнены и совпадают с военным билетом
Пустые поля категории годности, ВУС или военкомата
Новые сведения введены отдельной записью с датой
Старые данные затерты, история отсутствует
Ограничения типового функционала и альтернативы
Типовая ЗУП закрывает базовые потребности: хранение сведений, карточки, списки, сообщения. Однако автоматических напоминаний о сроках уведомления военкомата, контроля сроков отсрочек и электронного обмена с военкоматами в стандартной поставке нет. Если в организации много военнообязанных, эти задачи решают регламентными заданиями-напоминаниями (через доработку) или ведением параллельного календаря ответственного лица.
Для бронирования граждан, пребывающих в запасе, требуются отдельные сведения и специальные формы отчетности — часть этих данных ведется вне программы, в установленном порядке через органы, осуществляющие бронирование.
Что важно запомнить
Воинский учет в 1С:ЗУП 8.3 ведется в карточке сотрудника по данным военного билета, отчеты формируются из раздела «Отчетность, справки». Ключевые правила: вводить данные только по документам, сохранять историю изменений, своевременно уведомлять военкомат о приеме и увольнении и периодически сверять список военнообязанных с фактической численностью.
Частые вопросы
Где в 1С:ЗУП 8.3 находится карточка воинского учета сотрудника?
Откройте «Кадры» → «Сотрудники», выберите работника и в карточке найдите ссылку «Воинский учет» в блоке личных данных. Печатная карточка формы № 10 формируется оттуда же через кнопку «Печать».
Как сформировать список военнообязанных для военкомата?
Используйте отчет по воинскому учету в разделе «Отчетность, справки». Установите отбор по организации и периоду, при необходимости добавьте отбор по подразделению или категории граждан. Отчет можно распечатать или выгрузить в файл.
Что делать, если сотрудник потерял военный билет?
Данные в программе оставьте по имеющимся сведениям, а сотруднику выдайте требование восстановить документ в военкомате. О факте утраты документа воинского учета работодатель сообщает в военкомат. После восстановления обновите реквизиты документа новой записью.
Нужно ли вести воинский учет женщин в ЗУП?
Да, если женщина имеет военно-учетную специальность и состоит на воинском учете (например, после военной кафедры или по профессиям из соответствующего перечня). Сведения вводятся в карточку сотрудника в том же порядке, что и для мужчин.
Отправляет ли ЗУП уведомления в военкомат автоматически?
Нет. Программа формирует печатные сообщения о приеме и увольнении, но их передачу в военкомат в установленный срок выполняет ответственный за воинский учет вручную или через принятый в регионе канал сдачи отчетности.
Как отразить снятие сотрудника с воинского учета?
В разделе «Воинский учет» карточки сотрудника введите новую запись с отметкой о снятии с воинского учета и основанием (предельный возраст, состояние здоровья и т.д.). Сотрудник перестанет попадать в списки военнообязанных, а история сведений сохранится.