Как вести воинский учет в 1С 8.3 Бухгалтерия

Воинский учет сотрудников — обязанность каждого работодателя, а не опция «по желанию». Организация обязана вести личные карточки формы 10 на военнообязанных и призывников, сообщать в военкомат о приеме и увольнении таких работников, а также отвечать на запросы о составе военнообязанных. За нарушения предусмотрена административная ответственность по статье 21.2 КоАП РФ для должностных лиц.

В 1С 8.3 Бухгалтерия (редакция 3.0) есть встроенные механизмы воинского учета: сведения в карточке сотрудника, документы о приеме и увольнении, а также печатные формы — личная карточка формы 10 и сообщение в военкомат. Однако возможности конфигурации ограничены по сравнению с 1С:ЗУП, поэтому важно понимать, что программа делает автоматически, а что придется контролировать вручную.

Материал ориентирован на бухгалтера или кадровика, который ведет учет в типовой 1С:Бухгалтерии 8.3 без доработок. Разберем настройку, заполнение данных, формирование отчетов и типичные ошибки.

Что должна делать организация по воинскому учету

Работодатель обязан вести воинский учет граждан, пребывающих в запасе, и граждан, подлежащих призыву. Основные обязанности: заполнение личных карточек формы 10 на военнообязанных и карточек формы 10А на призывников, сверка сведений с военкоматом, оповещение военкомата о приеме на работу и увольнении военнообязанных в установленные сроки (как правило, в двухнедельный срок).

Документы передаются в военкомат по месту нахождения организации. Формы и порядок определены Инструкцией по ведению воинского учета, утвержденной постановлением Правительства РФ № 719. Точные сроки и перечень сообщений стоит уточнять в своем военкомате, так как на практике требования территориальных отделов могут различаться в деталях.

Где в 1С 8.3 хранятся данные воинского учета

Основное хранилище сведений — карточка сотрудника: раздел «Кадры — Сотрудники», откройте нужного сотрудника и перейдите по ссылке «Воинский учет» в шапке карточки (в некоторых релизах — отдельная вкладка). Здесь заполняются все атрибуты, которые потом попадут в форму 10 и сообщения в военкомат.

Отдельный журнал документов по воинскому учету находится в разделе «Кадры — Воинский учет» (если пункт не виден, проверьте настройку видимости разделов через «Главное меню — Вид — Настройка панели разделов»). Через этот журнал формируются сообщения о приеме и увольнении.

Заполнение карточки сотрудника: пошагово

Откройте карточку сотрудника и перейдите к блоку воинского учета. Заполняйте поля строго по военному билету (для запасников) или удостоверению призывника — не по словам сотрудника.

1. 1
   Откройте «Кадры — Сотрудники», выберите сотрудника, перейдите по ссылке «Воинский учет»
2. 2
   Укажите отношение к воинской обязанности: военнообязанный (запаса), призывник, не военнообязанный, снят с учета по возрасту или состоянию здоровья
3. 3
   Для военнообязанных заполните категорию запаса, воинское звание, состав (профиль), код ВУС, категорию годности (А, Б, В, Г, Д)
4. 4
   Укажите наименование военкомата, в котором сотрудник состоит на учете, и данные военного билета (серия, номер, дата выдачи)
5. 5
   Сохраните запись и сформируйте личную карточку формы 10 для проверки

Поле «Категория годности» критично: от него зависит, числится ли сотрудник в запасе. Категория «В» (ограниченно годен) означает зачисление в запас, «Г» — временно не годен с переосвидетельствованием, «Д» — не годен и снимается с учета. Не путайте категорию годности с категорией запаса — это разные поля.

Для сотрудников, имеющих отсрочку или бронирование, в типовой Бухгалтерии нет отдельных документов мобилизационного учета — эти сведения ведутся вне программы (в спецчасти или у ответственного за мобилизационную работу). В программе фиксируется только базовый воинский учет.

Формирование личной карточки формы 10

Личная карточка формы 10 — основной учетный документ на военнообязанного. В 1С 8.3 она формируется из карточки сотрудника: откройте сотрудника и в меню «Печать» выберите «Личная карточка воинского учета (форма 10)». Программа подставит ФИО, дату рождения, данные военного билета, звание, ВУС и сведения о военкомате.

Проверьте заполнение перед печатью: форма 10 содержит разделы об образовании, семейном положении, месте жительства. Часть этих данных программа берет из других полей карточки сотрудника (адрес по прописке, семейное положение), поэтому заполните карточку сотрудника полностью, иначе в печатной форме останутся пустые графы.

Распечатанная карточка подписывается ответственным за воинский учет и хранится в картотеке. При изменении сведений (смена звания, переезд, изменение семейного положения) в карточку вносятся отметки — в программе обновите данные и перепечатайте форму либо внесите изменения от руки в бумажную карточку, как принято в вашей организации.

Контрольные точки

Как проверить результат

Форма 10 из карточки сотрудника

Норма

Все графы заполнены, данные совпадают с военным билетом

Тревожный признак

Пустые графы адреса, семейного положения — не заполнена карточка сотрудника

Сообщение в военкомат

Норма

Формируется с корректными датами приема/увольнения и реквизитами организации

Тревожный признак

Нет данных о военкомате или должности — проверьте карточку и кадровые документы

Список военнообязанных

Норма

В отчет попадают все сотрудники со статусом «военнообязанный»

Тревожный признак

Сотрудник с военным билетом отсутствует — не заполнен блок воинского учета

Сообщения в военкомат о приеме и увольнении

При приеме военнообязанного на работу и при его увольнении организация направляет в военкомат сообщение по установленной форме (приложение к Инструкции). В 1С 8.3 Бухгалтерия эти сообщения формируются из раздела «Кадры — Воинский учет»: создайте документ, выберите сотрудника, программа подтянет данные приема или увольнения из кадровых приказов.

Сообщение о приеме направляется, как правило, в двухнедельный срок с даты приема. Просрочка — типичное основание для штрафа при проверке военкомата. Настройте себе напоминание: при оформлении приема военнообязанного сразу формируйте сообщение.

Если сотрудник уволен, сообщение об увольнении также обязательно — военкомат должен знать, что организация больше не ведет его учет. Без этого при сверке организация продолжит числиться ответственной за учет бывшего работника.

Удобно завести правило: раз в квартал формировать список всех сотрудников с незаполненным блоком воинского учета через отчет «Штатные сотрудники» с отбором или универсальный отчет по справочнику «Сотрудники». Пустой блок у мужчины призывного возраста — почти всегда признак того, что данные не запрошены при приеме.

Сверка с военкоматом и отчетность

Военкоматы периодически проводят сверку карточек формы 10 с данными своего учета, а также запрашивают списки военнообязанных. В 1С 8.3 нет унифицированного отчета «список для военкомата» во всех релизах — используйте кадровые отчеты (раздел «Кадры — Кадровые отчеты») с настройкой отбора по статусу воинского учета, либо выгружайте данные универсальным отчетом.

При сверке сравнивайте по каждому сотруднику: ФИО, дату рождения, звание, категорию запаса, военкомат. Расхождения обычно возникают из-за сотрудников, которые сменили военкомат при переезде или получили новое звание, но не сообщили работодателю. Такие случаи оформляйте запросом к сотруднику о предоставлении актуального военного билета.

Типичные ошибки при ведении воинского учета в 1С

Ограничения 1С:Бухгалтерии и когда нужна ЗУП

Типовая Бухгалтерия 3.0 покрывает базовый воинский учет: карточка сотрудника, форма 10, сообщения о приеме и увольнении. Однако в ней нет полноценного мобилизационного учета, учета бронирования, отсрочек, автоматических напоминаний о сроках и расширенных отчетов для военкомата.

Сравнение вариантов

1С:Бухгалтерия 8.3

Подходит для небольших организаций: форма 10, сообщения в военкомат, базовые отборы. Ограничение — нет учета бронирования и отсрочек, мало специализированных отчетов

1С:ЗУП 8.3

Подходит для организаций с большим штатом военнообязанных: расширенный воинский учет, отчеты по формам для военкомата, учет бронирования. Ограничение — отдельная конфигурация и лицензия

Бухгалтерия + бумажная картотека

Минимальный вариант для микрофирм: программа используется только для печати формы 10, остальное ведется вручную. Ограничение — высокий риск пропустить сроки сообщений

Если в организации больше нескольких десятков военнообязанных или есть выделенный ответственный за мобилизационную работу, рассмотрите переход кадрового учета в 1С:ЗУП с синхронизацией в Бухгалтерию — это снимет большинство ручных операций.

Частые вопросы

Обязательно ли вести воинский учет, если в организации нет военнообязанных?

Да, обязанность вести воинский учет не зависит от текущего состава сотрудников. Организация должна быть готова вести учет при приеме военнообязанного и отвечать на запросы военкомата. Отсутствие военнообязанных — не освобождение от обязанности, а текущее состояние.

Сотрудник отказывается предъявлять военный билет. Что делать?

Зафиксируйте отказ письменно (запросите объяснение). Работодатель не может заполнить карточку без документа, но обязанность предоставить сведения лежит на гражданине. Уведомите военкомат о ситуации — это снимает с организации ответственность за отсутствие данных по конкретному сотруднику.

Нужно ли вести воинский учет по внешним совместителям?

Нет. Воинский учет ведется только по основному месту работы. По совместителям карточка формы 10 не заводится и сообщения в военкомат не направляются.

Как в 1С учесть сотрудницу с военным билетом?

Точно так же, как мужчин: женщины с военно-учетными специальностями (медики, связисты и др.) состоят на воинском учете. Заполните блок «Воинский учет» в ее карточке по военному билету — программа формирует форму 10 независимо от пола сотрудника.

Можно ли отправлять сообщения в военкомат электронно из 1С?

Типовая Бухгалтерия не имеет регламентированного обмена с военкоматами. Сообщения распечатываются и направляются на бумаге или в порядке, установленном конкретным военкоматом (некоторые принимают сканы по указанным ими каналам). Уточните порядок в своем военкомате.

Что делать, если сотрудник снят с воинского учета по возрасту?

Обновите статус в блоке воинского учета карточки сотрудника на «снят с воинского учета» и заберите его карточку формы 10 из картотеки действующих военнообязанных в архив. Сообщать в военкомат о снятии по возрасту не требуется — военкомат делает это самостоятельно.