Учет и Финансы · 11 мин
Как вести несколько организаций в 1С:УНФ
Как настроить учёт нескольких организаций в 1С:УНФ: добавление фирм, раздельный учёт, документы, отчёты, типичные ошибки и проверка результатов.
1С:Управление нашей фирмой (УНФ) изначально рассчитана на малый бизнес, где у предпринимателя нередко две-три фирмы: ИП на УСН, ООО на общей системе и, например, ещё одно ИП под отдельный вид деятельности. Вести их в одной базе УНФ можно и удобно: контрагенты, номенклатура и пользователи общие, а отчётность и документы формируются раздельно по каждой организации.
Мультифирменный режим в УНФ не требует отдельной лицензии или специальной версии программы — он включается функциональной опцией и сводится к корректному заведению организаций, настройке учётных политик и дисциплине при вводе документов. Основные ошибки происходят не на этапе настройки, а в повседневной работе: документ провели не по той фирме, эквайринг привязали к одной организации, а продажи идут по двум.
Ниже — практический порядок настройки и работы: как добавить организации, что настроить до начала учёта, как разделять товары и деньги, какие отчёты использовать и как проверить, что учёт не «перепутался» между фирмами.
Как включить режим нескольких организаций
По умолчанию УНФ работает с одной фирмой. Чтобы добавить вторую и последующие, перейдите в раздел «Настройки» → «Ещё больше возможностей» (в ряде версий — «Функциональность») и активируйте опцию «Несколько организаций» в разделе учёта. После включения опции в документах и отчётах появится обязательное поле «Организация», а справочник организаций позволит хранить любое количество фирм.
После включения опции программа не создаёт новые фирмы автоматически — их нужно завести вручную. Откройте «Компания» → «Организации» (или «Настройки» → «Организации») и добавьте каждую фирму: укажите ИНН, КПП (для ООО), наименование для печати документов, юридический адрес, систему налогообложения и банковские счета. Для ИП дополнительно заполните ФИО предпринимателя и ОГРНИП — эти данные попадут в печатные формы и отчётность.
Настройка каждой организации перед началом учёта
До ввода первых документов по каждой фирме проверьте четыре блока настроек. Первый — учётная политика: система налогообложения (УСН доходы, УСН доходы минус расходы, ОСНО, патент), порядок признания доходов и расходов. В УНФ учётная политика задаётся в карточке организации или в разделе настроек учёта — в зависимости от версии конфигурации.
Второй блок — подписи и ответственные лица: руководитель, главный бухгалтер (или сам ИП), кто подписывает счета, акты и УПД. Третий блок — банковские счета и кассы: каждая фирма должна иметь свой расчётный счёт, привязанный именно к ней. Четвёртый — префикс нумерации документов: задайте разные префиксы (например, «А-» и «Б-»), чтобы по номеру счёта или накладной сразу было видно, какой фирме он принадлежит.
- 1Включите опцию «Несколько организаций» в настройках функциональности
- 2Создайте организацию в справочнике и заполните ИНН, адрес, систему налогообложения
- 3Добавьте расчётный счёт и кассу, привязанные к новой фирме
- 4Настройте учётную политику и подписи ответственных лиц
- 5Задайте префикс нумерации документов
- 6Введите начальные остатки по новой фирме, если она уже работала
Как оформлять документы по разным фирмам
В каждом документе — счёте, накладной, акте, платёжном поручении, приходном кассовом ордере — поле «Организация» заполняется в шапке. Программа подставляет организацию по умолчанию (обычно ту, что указана как основная в настройках пользователя), поэтому главное правило повседневной работы — проверять это поле перед проведением. Ошибка обнаруживается, как правило, при сверке с контрагентом или при формировании отчётности, и исправлять её приходится цепочкой документов.
Удобный приём — назначить разным пользователям разные организации «по умолчанию». Если менеджер работает только с фирмой А, укажите её в его пользовательских настройках, и документы будут создаваться сразу с нужной организацией. Для пользователей, работающих с несколькими фирмами, оставьте поле пустым — тогда программа будет требовать выбор при каждом создании документа.
Если одна и та же операция затрагивает две ваши фирмы (например, передача товара с ООО на ИП), это оформляется как обычная продажа между двумя юридически самостоятельными лицами: одна фирма выписывает реализацию, другая — поступление. Такие операции требуют реальных цен и документов, поскольку для налоговой это сделка между взаимозависимыми лицами.
Раздельный учёт товаров, денег и эквайринга
Номенклатура и склады в УНФ общие для всех организаций — это удобно, когда фирмы торгуют одним товаром с одного склада. Но остатки товаров в разрезе организаций программа разделяет: поступление оформляется на конкретную фирму, и продать этот товар может только она. Если физически товар один, а юридически распределён между фирмами, следите за остатками в отчёте «Запасы» с группировкой по организациям, чтобы не продать «чужой» товар.
Денежные средства разделяются строже: расчётный счёт и касса жёстко привязаны к организации. Оплата от покупателя должна поступать на счёт той фирмы, которая выставила счёт. Если деньги пришли не на ту фирму, корректные варианты — возврат платежа и повторная оплата либо оформление задолженности между фирмами; просто «привязать» чужой платёж к документу другой организации нельзя.
По эквайрингу проверьте, что договор с банком заведён на конкретную организацию и операции по терминалу отражаются по ней же. Если один терминал физически обслуживает две фирмы, настройте раздельные эквайринговые операции или используйте разные терминалы — иначе сверка с банком превратится в ручную работу.
Как организовать учёт товара
Отчёты и отчётность по нескольким фирмам
Все управленческие отчёты УНФ — продажи, валовая прибыль, дебиторская задолженность, денежные средства — поддерживают отбор и группировку по организации. Для анализа бизнеса в целом формируйте отчёт без отбора, для проверки конкретной фирмы — с отбором по ней. Полезная практика: сохраните два варианта каждого ключевого отчёта (по каждой фирме и сводный), чтобы не настраивать отборы каждый раз.
Регламентированная отчётность — декларации по УСН, НДС, книги учёта доходов и расходов — формируется строго по одной организации. Перед формированием проверьте, что в отчёте выбрана нужная фирма, и что период закрыт корректно: все документы проведены, остатки по счетам и кассе сходятся с банком. Отправка отчётности через 1С-Отчётность настраивается отдельно для каждой организации с её сертификатом электронной подписи.
Как проверить результат
Совпадают с банковской выпиской по каждой фирме отдельно
Расхождения или платежи одной фирмы, отражённые по другой
Нет отрицательных остатков ни по одной фирме
Минус по товару у одной из организаций — продали «чужой» товар
Содержит операции только одной фирмы
Попали документы другой организации — ошибка в поле «Организация»
Долг покупателя висит на той фирме, которая отгружала
Отгрузка по одной фирме, оплата зачтена по другой
Типичные ошибки и ограничения мультифирменного режима
Самая частая ошибка — документы, проведённые не по той организации из-за автоподстановки фирмы по умолчанию. Вторая по частоте — отсутствие раздельных префиксов нумерации, из-за чего в печатных формах и сверках трудно отличить документы разных фирм. Третья — попытка «перекинуть» оплату между фирмами без документов: взаимозависимые сделки без оформления создают налоговые риски.
Из ограничений УНФ стоит учитывать: конфигурация ориентирована на малый бизнес, и если одна из фирм вырастает до крупного производства или сложного казначейства, её может потребоваться вывести в отдельную базу на 1С:Бухгалтерии или 1С:ERP. Также помните, что резервное копирование базы охватывает все фирмы сразу — восстановление копии откатит данные всех организаций, а не одной.
Когда одна база подходит, а когда нужны раздельные
Одна база УНФ оптимальна, когда фирмы принадлежат одному владельцу, работают с общими контрагентами и номенклатурой и обслуживаются одним бухгалтером. Вы экономите на лицензиях, не дублируете справочники и видите сводную картину бизнеса в одном окне.
Раздельные базы оправданы, если у фирм разные собственники и нельзя показывать данные одной фирмы сотрудникам другой, если требуется жёсткое разграничение доступа на уровне базы или если одна из фирм переходит на другую конфигурацию. Компромиссный вариант — одна база с настроенными правами доступа, где пользователи видят только свою организацию, но это требует аккуратной настройки ролей.
Сравнение вариантов
Подходит при общем владельце и общем учёте; минус — все пользователи технически работают в одной базе
Полная изоляция данных и доступа; минус — дублирование справочников и затрат на сопровождение
Компромисс: общие справочники, но пользователи видят только свою организацию; требует настройки ролей
Что важно запомнить
Несколько организаций в УНФ ведутся в одной базе: включите опцию, заведите фирмы с учётными политиками, счетами и префиксами, контролируйте поле «Организация» в каждом документе и регулярно сверяйте остатки и задолженность по каждой фирме отдельно.
Частые вопросы
Нужно ли покупать отдельную лицензию для второй организации в УНФ?
Нет. Мультифирменный учёт — штатная возможность конфигурации, количество организаций в базе не ограничено лицензией. Лицензируется сама программа и число пользователей, а не число фирм.
Можно ли перенести в общую базу фирму, которая велась в другой базе УНФ?
Да, но автоматического объединения баз нет. Практический путь: ввести начальные остатки на дату перехода (товары, задолженности, деньги) и вести учёт дальше в общей базе, а старую оставить для истории. Полный перенос документов делается обработками переноса данных, но требует проверки корректности.
Как сделать, чтобы менеджер видел документы только своей фирмы?
Настройте права доступа: создайте профиль пользователя с ограничением по организации или используйте механизм разграничения доступа на уровне записей. Дополнительно задайте пользователю организацию по умолчанию, чтобы новые документы создавались сразу по его фирме.
Сводная отчётность по всем фирмам сразу возможна?
Управленческие отчёты (продажи, прибыль, деньги, долги) формируются без отбора по организации и показывают сводную картину. Регламентированная отчётность — декларации, книги учёта — всегда формируется только по одной фирме, консолидации между юрлицами в УНФ нет.
Что делать, если документ провели не по той организации?
Если период ещё открыт и отчётность не сдана, исправьте поле «Организация» в документе и перепроведите связанные документы (оплаты, взаимозачёты). Если по ошибочным данным уже сдана отчётность, потребуется уточнённая декларация — в этом случае исправления лучше согласовать с бухгалтером.
Можно ли у разных фирм в одной базе быть разные системы налогообложения?
Да, это типовая ситуация: например, ИП на УСН «доходы» и ООО на ОСНО. Система налогообложения задаётся в учётной политике каждой организации независимо, и программа рассчитывает налоги по каждой фирме по её правилам.