Учет и Финансы · 11 мин
Как вести в 1С обособленные подразделения
Пошаговая настройка обособленных подразделений в 1С: создание КПП, учет НДФЛ, страховых взносов, налога на прибыль, зарплата и отчетность по филиалам.
Обособленное подразделение (ОП) — это любое структурно обособленное от организации подразделение, по месту нахождения которого оборудованы стационарные рабочие места. В 1С такие подразделения требуют отдельной настройки: от них зависят расчет НДФЛ, страховых взносов, налога на прибыль и уплата налогов по разным КПП и ИФНС. Ошибка в настройке приводит к неверным отчетам и штрафам.
В разных конфигурациях 1С (Бухгалтерия предприятия 3.0, Зарплата и управление персоналом 3.1, ERP) механика различается, но принципы одинаковы: подразделение заводится в справочниках, ему присваиваются регистрационные данные, а учетная политика и типовые операции настраиваются с учетом обособленности. Ниже разобран практический порядок работы.
Материал ориентирован на бухгалтера или внедренца, который впервые подключает филиал или представительство к рабочей базе 1С и хочет сделать это без переделки учета задним числом.
Что считается обособленным подразделением и как это отражается в учете
По статье 11 НК РФ обособленным признается любое территориально обособленное от организации подразделение со стационарными рабочими местами, созданными на срок более месяца. Это может быть филиал, представительство, склад, офис продаж или производственная площадка в другом городе.
Для учета в 1С важны три последствия обособленности: подразделение встает на учет в налоговой по месту нахождения и получает свой КПП; НДФЛ с доходов сотрудников подразделения уплачивается и отчитывается по месту нахождения ОП; налог на прибыль распределяется между головной организацией и подразделениями по доле прибыли.
Если рабочих мест в подразделении нет (например, только складское оборудование без персонала), отдельной постановки на учет может не потребоваться — но в программе такое подразделение всё равно часто заводят для аналитики складского и товарного учета.
Создание обособленного подразделения в 1С:Бухгалтерии 3.0
В БП 3.0 обособленное подразделение, выделенное на отдельный баланс или требующее отдельной регистрации в налоговой, заводится в справочнике «Организации» как новый элемент. В карточке установите переключатель «Обособленное подразделение» и выберите головную организацию. Заполните ИНН (он совпадает с ИНН головной), КПП подразделения и налоговый орган, в котором оно состоит на учете.
Если подразделение не выделено на отдельный баланс и нужно только для аналитики (склад, участок), достаточно создать его в справочнике «Подразделения» без отдельной карточки организации. Различие принципиально: подразделения-организации участвуют в межфилиальных документах (перемещения товаров, передача ОС), а простые подразделения — только в аналитических отчетах.
После создания проверьте учетную политику: для подразделения с отдельным балансом она задается самостоятельно, при этом методы учета должны совпадать с головной организацией, иначе сводная отчетность и расчет налога на прибыль соберутся с ошибками.
- 1Откройте раздел «Главное — Организации» и создайте новый элемент
- 2Установите вид «Обособленное подразделение» и укажите головную организацию
- 3Введите ИНН головной, КПП подразделения и код налогового органа
- 4Заполните учетную политику подразделения по аналогии с головной
- 5Проверьте, что в документах доступен выбор нового подразделения
Настройка обособленных подразделений в 1С:ЗУП 3.1
В ЗУП 3.1 обособленные подразделения создаются в справочнике «Подразделения организаций» (Настройка — Предприятие — Подразделения). В карточке подразделения установите флажок «Это обособленное подразделение (филиал, представительство)» и укажите регистрацию в налоговом органе — именно от нее программа берет КПП и ОКТМО для расчета НДФЛ и формирования отчетности.
Регистрации в налоговых органах хранятся в отдельном справочнике. Создайте регистрацию для каждой ИФНС, где стоит на учете подразделение: укажите код налогового органа, КПП и ОКТМО. Одну регистрацию можно назначать нескольким подразделениям, если они находятся в одном городе.
Критичный момент — сотрудник должен быть привязан к подразделению через кадровые документы (прием на работу, кадровый перевод). Если сотрудник физически работает в филиале, а числится в головном, НДФЛ будет исчисляться и уплачиваться по регистрации головной организации — это нарушение, которое налоговая выявляет при сверке 6-НДФЛ.
НДФЛ и страховые взносы по подразделениям
НДФЛ с доходов работников обособленного подразделения уплачивается в бюджет по месту нахождения ОП, а отчетность 6-НДФЛ сдается в ИФНС подразделения с его КПП. В ЗУП программа автоматически распределяет налог по регистрациям, если сотрудники корректно привязаны к подразделениям, а в настройках учетной политики не отключено ведение обособленных подразделений.
Ситуация усложняется, когда сотрудник в течение месяца работает в нескольких подразделениях (например, по совместительству или при разъездном характере). В этом случае доход и налог распределяются пропорционально отработанному времени — для этого в настройках расчета зарплаты включается распределение НДФЛ по подразделениям. Проверьте результат в отчете «Анализ НДФЛ по месяцам» с группировкой по регистрациям.
Страховые взносы и РСВ головная организация сдает централизованно, но если подразделение наделено полномочиями по начислению выплат, оно может отчитываться самостоятельно. Этот статус фиксируется в карточке регистрации — при его изменении программа перестроит формирование отчетов.
Как проверить результат
Разделы сформированы отдельно по каждому КПП подразделений
Весь налог попал в один раздел с КПП головной организации
В карточке сотрудника подразделение совпадает с фактическим местом работы
Сотрудники филиала числятся в головном подразделении
В справочнике регистраций указаны верные КПП и ОКТМО
Регистрация пустая или с КПП головной организации
Налог на прибыль и распределение долей
Организация с обособленными подразделениями уплачивает налог на прибыль в федеральный бюджет централизованно, а в региональные бюджеты — по месту нахождения головной организации и каждого подразделения исходя из доли прибыли. Доля рассчитывается по средней арифметической величине удельного веса среднесписочной численности (или расходов на оплату труда) и остаточной стоимости амортизируемого имущества.
В БП 3.0 расчет долей выполняется регламентной операцией «Расчет долей налоговой базы» при закрытии месяца. Показатели численности и остаточной стоимости ОС программа собирает по подразделениям автоматически, но только если имущество и сотрудники корректно отнесены к подразделениям в первичных документах.
Если в одном регионе несколько подразделений, разрешено платить налог через одно ответственное подразделение. В программе это настраивается в карточке регистрации в налоговом органе — укажите ответственное подразделение, и расчет долей сгруппируется по региону.
Документооборот и перемещения между подразделениями
Передача товаров, материалов и основных средств между головной организацией и обособленным подразделением оформляется документами «Передача товаров» или «Перемещение ОС» (в зависимости от конфигурации — с указанием организации-отправителя и организации-получателя). Реализацией такие операции не являются, НДС не возникает, но в учете формируются проводки по счету 79 «Внутрихозяйственные расчеты».
Для перемещений внутри одного юрлица между подразделениями без отдельного баланса достаточно документа «Перемещение товаров» со сменой склада или подразделения — никаких налоговых последствий это не создает.
Типовая проблема — остатки по счету 79 не сходятся между головной и подразделением из-за разновременного отражения документов. Делайте сверку внутрихозяйственных расчетов ежемесячно до закрытия периода: в БП 3.0 для этого используется отчет «Анализ счета» по счету 79 с детализацией по контрагентам-подразделениям.
Отчетность: что и куда сдается
Бухгалтерская отчетность сдается только головной организацией в сводном виде — обособленные подразделения отдельную бухотчетность не представляют, даже если выделены на отдельный баланс. Декларация по налогу на прибыль сдается головной организацией и по каждому подразделению (или ответственному подразделению региона) с приложением расчета доли.
6-НДФЛ сдается раздельно: по головной организации и по каждому обособленному подразделению — в свои ИФНС с соответствующими КПП и ОКТМО. В 1С при формировании отчета выберите регистрацию в налоговом органе — программа отберет только сотрудников этого подразделения.
По НДФЛ с выплат сотрудникам, работающим удаленно, действует особый порядок: налог уплачивается по месту учета организации, если в трудовом договоре не указано обособленное подразделение как место работы. Проверьте формулировки договоров до настройки учета — от них зависит, к какой регистрации привязывать сотрудника.
Что важно запомнить
Обособленное подразделение в 1С требует трех вещей: корректной карточки с КПП и регистрацией в ИФНС, правильной привязки сотрудников и имущества к подразделению, ежемесячной сверки внутрихозяйственных расчетов. Проверяйте КПП в 6-НДФЛ и доли налога на прибыль до сдачи отчетности — это самые частые источники штрафов.
Частые вопросы
Нужно ли вести отдельную базу 1С для филиала?
Нет, в большинстве случаев головная организация и подразделения работают в одной базе — так проще сводная отчетность и расчет налога на прибыль. Отдельная база оправдана только при территориальной удаленности без стабильного канала связи, и тогда потребуется настройка обмена данными (РИБ или обмен между конфигурациями).
Чем филиал отличается от простого подразделения в 1С?
Филиал с отдельным балансом заводится как элемент справочника «Организации» с признаком обособленности и собственным КПП, участвует в межфилиальных документах и налоговых расчетах. Простое подразделение — это только аналитическое измерение в проводках и кадровых документах без отдельной регистрации в налоговой.
Как исправить НДФЛ, если сотрудник числился не в том подразделении?
Оформите кадровый перевод правильной датой, затем пересчитайте НДФЛ документом «Перерасчет НДФЛ» или через обновление налога в документах начисления. Сданные отчеты 6-НДФЛ придется уточнить по обеим регистрациям: из одной налог уйдет, в другую добавится. Перед исправлением сделайте резервную копию базы.
Нужно ли регистрировать в налоговой склад без сотрудников?
Если на складе нет стационарных рабочих мест, обязанности постановки на учет по месту нахождения обычно не возникает. Однако если на складе находится недвижимость, организация все равно встает на учет по месту нахождения имущества. В 1С такой склад заводится как обычное подразделение без отдельной регистрации.
Как платить налог на прибыль, если несколько филиалов в одном регионе?
Можно выбрать одно ответственное подразделение в регионе и платить региональную часть налога через него, уведомив налоговые органы. В 1С в карточке регистрации подразделений региона укажите ответственное подразделение — расчет долей и декларация сформируются консолидированно по региону.