Как вести учет в 1С при совмещении УСН и патента

Индивидуальный предприниматель вправе совмещать упрощенную систему налогообложения (УСН) и патентную систему (ПСН) по разным видам деятельности. Типичная ситуация: розничная торговля переведена на патент, а оптовые поставки или услуги остаются на УСН. Закон требует вести раздельный учет доходов и расходов по каждому режиму — иначе налоговая может доначислить налог по УСН со всей выручки или отказать в уменьшении патента на страховые взносы.

В конфигурациях «1С:Бухгалтерия 8» и «1С:Управление нашей фирмой» совмещение режимов поддерживается штатно: программа сама формирует две книги учета доходов, распределяет страховые взносы и общие расходы, рассчитывает налог по УСН и стоимость патента. Но корректный результат возможен только при правильной первоначальной настройке и дисциплине при вводе документов.

Ниже разобран порядок настройки учетной политики, правила отражения выручки по двум режимам, распределение расходов и взносов, а также контрольные точки для проверки расчета налогов перед сдачей отчетности.

Настройка учетной политики: включаем УСН и патент

Первый шаг — указать программе, что ИП применяет оба спецрежима. В «1С:Бухгалтерия 8» откройте раздел «Главное» → «Налоги и отчеты» → вкладка «Система налогообложения». Установите переключатель «УСН (доходы)» или «УСН (доходы минус расходы)» и поставьте флаг «Применяется патентная система налогообложения». После этого в программе появятся регистры и отчеты для обоих режимов.

Далее зарегистрируйте сами патенты: раздел «Операции» → «Патенты» (в некоторых версиях — «Главное» → «Патенты»). Создайте элемент на каждый действующий патент: укажите номер, дату начала и окончания, вид деятельности, стоимость и сроки уплаты. Если патентов несколько (например, по разным точкам или видам деятельности) — заведите каждый отдельно, иначе книга доходов по ПСН сформируется некорректно.

Обратите внимание на объект УСН. При объекте «доходы» раздельный учет расходов не требуется — достаточно разделить выручку и страховые взносы. При объекте «доходы минус расходы» придется дополнительно распределять общие расходы (аренду офиса, зарплату административного персонала, банковские комиссии) между режимами.

Раздельный учет доходов: как отражать выручку

Ключевое требование Налогового кодекса — раздельный учет доходов по УСН и по каждому патенту. В 1С это реализуется через указание вида деятельности в первичных документах. В документах реализации (акты, реализации товаров, отчеты о розничных продажах) есть поле «Патент» или «Деятельность на патенте»: если продажа относится к патентной деятельности, выберите соответствующий патент из справочника.

Для розничной торговли на патенте удобно завести отдельный склад с типом «Розничный магазин» и в его настройках указать патент. Тогда все продажи через этот склад автоматически отнесутся к ПСН, а оптовые отгрузки с основного склада — к УСН. Это снижает риск ручных ошибок при вводе документов.

Безналичные поступления распределяются по назначению платежа: в документе «Поступление на расчетный счет» программа подтягивает вид деятельности из документа реализации, который закрывает оплата. Если оплата авансовая и реализации еще нет, проверьте, какой режим программа применит по умолчанию, и при необходимости скорректируйте вручную.

Контрольная точка: сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счету 90.01 с детализацией по видам деятельности и сверьте суммы с книгой учета доходов по УСН и книгой доходов по патенту. Расхождение означает, что часть документов проведена без указания режима.

1. 1
   В разделе «Главное» → «Налоги и отчеты» выберите УСН и включите признак применения патента
2. 2
   Зарегистрируйте каждый патент в справочнике «Патенты» с датами и стоимостью
3. 3
   Настройте склады и виды деятельности: привяжите патентную торговую точку к патенту
4. 4
   Проверьте тестовым документом реализации, что выручка попадает в нужный режим
5. 5
   Сформируйте обе книги доходов и сверьте с оборотами по счету 90

Книги учета доходов: две вместо одной

При совмещении режимов ИП обязан вести две книги: книгу учета доходов и расходов по УСН (КУДиР) и книгу учета доходов по патенту. Обе формируются в разделе «Отчеты» → «УСН» и «Отчеты» → «Патенты» соответственно. Сдавать книги в налоговую не нужно, но по требованию инспекции их придется предъявить.

Книга доходов по патенту заполняется кассовым методом: доход признается на дату поступления денег на счет или в кассу. Если покупатель оплатил аванс в одном квартале, а отгрузка была в другом, доход по ПСН отражается датой оплаты. Проверяйте, чтобы сумма доходов по каждому патенту не превысила лимит, установленный для патентной системы (по общему правилу — 60 млн рублей в год суммарно по всем патентам с учетом доходов по УСН).

КУДиР по УСН формируется аналогично, но при объекте «доходы минус расходы» в ней отражаются еще и признаваемые расходы. Программа включает в книгу только те документы, где режим указан явно или определен по настройкам — поэтому «подвисшие» документы без вида деятельности могут не попасть ни в одну книгу.

Распределение расходов и страховых взносов

Расходы, которые относятся к обоим режимам одновременно (аренда офиса, услуги связи, зарплата бухгалтера), распределяются пропорционально доле доходов по каждому режиму в общем объеме доходов. В «1С:Бухгалтерия» это выполняется регламентной операцией «Распределение расходов УСН/ПСН» при закрытии месяца — программа сама рассчитывает пропорцию по выручке за период.

Чтобы распределение сработало, общие расходы проводите без указания конкретного режима (поле вида деятельности оставьте пустым или выберите «распределяемые»). Расходы, которые однозначно относятся к УСН-деятельности, указывайте с соответствующим признаком — они попадут в КУДиР целиком.

Страховые взносы ИП за себя и за сотрудников уменьшают и налог по УСН (при объекте «доходы»), и стоимость патента. Но один и тот же взнос нельзя учесть дважды. Программа распределяет взносы между режимами пропорционально доходам; взносы за сотрудников, занятых только в патентной деятельности, относятся на уменьшение патента полностью. Проверьте результат в отчете «Уменьшение налога на страховые взносы» перед подачей уведомления об уменьшении патента.

Уведомление об уменьшении патента

Чтобы уменьшить стоимость патента на взносы, в налоговую подается уведомление по установленной форме. В 1С оно формируется из карточки патента или раздела отчетности. Уменьшить патент можно не более чем на 100% для ИП без работников и не более чем на 50% при наличии наемных сотрудников в патентной деятельности.

Расчет налогов и авансовых платежей

Налог по УСН и авансовые платежи рассчитываются регламентной операцией «Расчет налога УСН» при закрытии квартала. Программа берет доходы из КУДиР, вычитает распределенную часть страховых взносов (при объекте «доходы») и формирует проводки. Сверьте расчет с расшифровкой — отчет «Расчет налога УСН» показывает каждую цифру.

Стоимость патента программа не начисляет проводками автоматически — она фиксирована в самом патенте и уплачивается в сроки, указанные в нем (для патента на срок от 6 месяцев — двумя частями). В 1С достаточно отразить уплату через банковскую выписку и при необходимости — уменьшение на взносы по уведомлению.

Декларация по УСН сдается один раз по итогам года, по патенту декларация не предусмотрена. Сформируйте декларацию из раздела «Отчеты» → «1С-Отчетность» и проверьте, что в раздел доходов попала только УСН-выручка: патентные доходы в декларации по УСН не отражаются.

Контрольные точки

Как проверить результат

Сумма доходов в КУДиР по УСН

Норма

Совпадает с выручкой по УСН-деятельности в ОСВ по счету 90.01

Тревожный признак

Есть разница — часть документов проведена без указания режима

Книга доходов по патенту

Норма

Заполнена по каждому патенту, совпадает с оплатами по патентной деятельности

Тревожный признак

Пустая книга или доходы чужого патента в одной строке

Уменьшение налогов на взносы

Норма

Сумма уменьшения по УСН и патенту вместе не превышает уплаченных взносов

Тревожный признак

Один и тот же взнос учтен в обоих режимах полностью

Распределение общих расходов

Норма

Пропорция рассчитана по доходам периода и видна в справке-расчете

Тревожный признак

Расходы целиком отнесены на один режим без распределения

Типичные сложности и ограничения

Первая сложность — возвраты. Если покупатель вернул товар, проданный в рамках патентной деятельности, возврат должен уменьшить доход именно по ПСН. Проверьте, что в документе возврата указан тот же патент, что и в исходной реализации, иначе уменьшение уйдет в УСН.

Вторая — сотрудники, занятые в обоих видах деятельности. Их страховые взносы распределяются пропорционально, как и общие расходы. Если сотрудник занят только в патентной торговле, оформите это в кадровых данных (место работы, подразделение), чтобы программа отнесла взносы на уменьшение патента без распределения.

Третья — переходные периоды. При покупке нового патента в середине года или при отказе от патента и переходе всей деятельности на УСН заведите/закройте элементы справочника с точными датами. Доходы, полученные после окончания патента по обязательствам патентного периода, по общему правилу относятся к ПСН — такие ситуации стоит разбирать индивидуально, при сомнениях привлеките специалиста по налоговому учету.

Раз в месяц, до закрытия периода, формируйте обе книги доходов и сверяйте их сумму с общей выручкой по банку и кассе. Поймать документ без вида деятельности в течение месяца в разы проще, чем перебирать квартал перед сдачей декларации.

Частые вопросы

Можно ли в 1С совмещать УСН «доходы минус расходы» и патент?

Да, конфигурация поддерживает такое совмещение. Дополнительно потребуется распределять общие расходы пропорционально доходам — это делает регламентная операция при закрытии месяца. Учитывайте, что расходы по патентной деятельности налоговую базу не уменьшают, они влияют только на пропорцию распределения общих трат.

Что делать, если продажа ошибочно отнесена не на тот режим?

Исправьте вид деятельности в документе реализации или поступления оплаты и перепроведите документ. Затем повторно выполните закрытие месяца и пересчитайте налог по УСН за период. Если ошибка найдена после сдачи декларации, потребуется уточненная декларация по УСН.

Нужно ли вести раздельный учет, если вся выручка наличными через одну кассу?

Нужно. Раздельный учет ведется по видам деятельности, а не по способу оплаты. В 1С настройте разделение на уровне складов, номенклатурных групп или вручную указывайте патент в каждом чеке/документе продажи. Одна касса при этом использоваться может.

Как уменьшить патент на страховые взносы в 1С?

Убедитесь, что взносы начислены и уплачены, затем сформируйте уведомление об уменьшении стоимости патента из карточки патента или раздела отчетности. Программа покажет сумму, доступную к уменьшению, с учетом ограничения 50% для работодателей. Уведомление отправляется в налоговую до уплаты патента.

Что будет, если не вести раздельный учет доходов?

Налоговая при проверке вправе доначислить налог по УСН со всей выручки, включая патентную, отказать в уменьшении патента на взносы и начислить пени. Кроме того, нарушение порядка учета доходов — самостоятельное основание для штрафа. Восстановить раздельный учет задним числом по первичным документам возможно, но трудоемко.

Подходит ли для совмещения режимов 1С:Управление нашей фирмой?

Да, в УНФ совмещение УСН и патента поддерживается: в настройках организации включаются оба режима, патенты регистрируются в отдельном справочнике, выручка разделяется по видам деятельности в документах продажи. Логика распределения взносов и формирования книг доходов аналогична «1С:Бухгалтерии».