Как вести учет в 1С:Управление нашей фирмой (УНФ)

1С:Управление нашей фирмой (УНФ) — конфигурация, созданная специально для малого бизнеса: торговых компаний, сервисных организаций и небольших производств. В отличие от «1С:Бухгалтерии», она объединяет оперативный учет (продажи, склад, деньги, CRM) и регламентированный учет в одной программе, поэтому предпринимателю не нужно вести параллельные таблицы в Excel.

Ключевой принцип работы в УНФ: все данные попадают в отчеты из первичных документов. Если вы оформили расходную накладную, приходный кассовый ордер и счет-фактуру — программа сама построит отчет по прибыли, долгам покупателей и остаткам склада. Ошибки возникают, когда документы вводят «задним числом» без проверки или вообще заменяют их ручными записями.

Ниже — практический порядок ведения учета: от первоначальной настройки до ежемесячной проверки результатов. Инструкция подходит как для самостоятельного ведения учета директором, так и для передачи процессов штатному бухгалтеру или менеджеру.

Шаг 1. Первоначальная настройка компании

Начните с раздела «Компания» → «Реквизиты организации». Заполните ИНН, название, адрес и систему налогообложения — от этого зависят налоговые ставки в документах и состав отчетности. Если у вас несколько организаций или ИП, добавьте каждую отдельно: УНФ поддерживает многофирменный учет в одной базе.

Затем в разделе «Деньги» создайте банковские счета и кассы. Для каждого расчетного счета укажите банк и номер — это нужно для выгрузки платежных поручений и загрузки выписок. Если принимаете эквайринг, создайте отдельный счет эквайринга, чтобы комиссия банка корректно попадала в расходы.

Проверьте настройки учетной политики: метод списания себестоимости (обычно FIFO), признание выручки, учет НДС. Эти параметры влияют на финансовый результат, и менять их «задним числом» после ввода документов — плохая идея: придется перепроводить весь период.

Шаг 2. Заполнение справочников: номенклатура и контрагенты

Справочник «Номенклатура» — основа товарного учета. Для каждой позиции укажите тип (товар, услуга, работа), единицу измерения, ставку НДС и категорию для ценообразования. Товары и услуги учитываются по-разному: товары списываются со склада и формируют себестоимость, услуги — только выручку и затраты.

Избегайте дублей в справочниках. Перед созданием новой карточки контрагента найдите его по ИНН — УНФ умеет подставлять реквизиты по ИНН автоматически. Дубли приводят к тому, что долг одного покупателя «размазывается» по двум карточкам, и отчет по задолженности перестает быть достоверным.

Если номенклатуры много, используйте загрузку из Excel или прайс-листов поставщиков (раздел «Закупки» → «Регистрация цен поставщиков»). Это быстрее ручного ввода и снижает количество опечаток в наименованиях.

Шаг 3. Учет продаж и работа с покупателями

Типовая цепочка продажи в УНФ: заказ покупателя → расходная накладная (или акт выполненных работ) → счет-фактура → оплата. Заказ нужен для резервирования товара и контроля отгрузки, но если схема простая «продал — отгрузил сразу», документ заказа можно не создавать.

Расходная накладная списывает товар со склада и формирует задолженность покупателя. Проверяйте перед проведением: правильный ли склад, цены и соглашение с контрагентом (договор, валюта, условия оплаты). Признак корректной работы — в отчете «Дебиторская задолженность» долг появляется сразу после проведения накладной.

Для розничных продаж используйте рабочее место кассира и чеки ККМ: УНФ интегрируется с онлайн-кассами, и каждый чек автоматически списывает товар и принимает оплату, в том числе по эквайрингу.

Шаг 4. Закупки, склад и себестоимость

Поступление товаров оформляйте документом «Приходная накладная»: она увеличивает складские остатки и создает долг перед поставщиком. Если цены поставщика меняются, фиксируйте их в документе — от закупочных цен зависит себестоимость и, в итоге, валовая прибыль в отчетах.

Складской учет включается в настройках. Если у вас несколько складов, включите учет по нескольким местам хранения до начала работы — перенос остатков потом требует инвентаризации и документов перемещения. Для перемещений между складами используйте «Перемещение запасов», для списаний — «Списание запасов» с указанием причины.

Себестоимость при методе FIFO рассчитывается автоматически при проведении расходных документов. Проверить корректность можно отчетом «Валовая прибыль»: если рентабельность по знакомой позиции резко отличается от ожидаемой, чаще всего причина в неправильной цене поступления или пропущенной приходной накладной.

Шаг 5. Учет денег: банк и касса

Движения по расчетному счету удобнее всего загружать из клиент-банка: УНФ поддерживает обмен через файл или прямое подключение (1С:ДиректБанк). Загруженные платежи программа пытается распознать автоматически по ИНН контрагента и номеру счета — проверяйте, к какому документу привязалась оплата.

Кассовые операции оформляйте приходными и расходными кассовыми ордерами. Важно правильно выбирать вид операции: «от покупателя» закрывает дебиторку, «возврат поставщику» — авансы, «прочее» не влияет на взаиморасчеты. Неверный вид операции — самая частая причина «зависших» долгов в отчетах.

Сверяйте остатки в программе с банковской выпиской и наличными в кассе минимум раз в неделю. Расхождение в копейку сегодня превращается в непонятную сумму в конце месяца, когда найти её источник уже сложно.

1. 1
   Загрузите банковскую выписку за день и проверьте распознавание платежей
2. 2
   Привяжите оплаты к заказам или накладным покупателей
3. 3
   Оформите кассовые документы по фактическим операциям
4. 4
   Сверьте остаток по кассе и банку в отчете «Деньги» с фактическими данными

Шаг 6. Зарплата и закрытие месяца

Если в компании есть сотрудники, настройте раздел «Зарплата и кадры»: приемы на работу, графики, начисления (оклад, сдельная оплата, премии). УНФ рассчитывает НДФЛ и страховые взносы, формирует расчетные листки и ведомости на выплату. Для микробизнеса этого достаточно, но при сложных кадровых схемах УНФ уступает специализированной «1С:Зарплате и управлению персоналом».

В конце месяца выполните «Закрытие месяца» (раздел «Компания»): программа рассчитает себестоимость, распределит косвенные затраты и сформирует финансовый результат. Перед закрытием убедитесь, что все документы периода введены и проведены — закрытие «недозаполненного» месяца даст искаженную прибыль.

После закрытия проанализируйте ключевые отчеты: «Доходы и расходы» (прибыль), «Движение денежных средств», «Дебиторская и кредиторская задолженность», «Остатки товаров». Сопоставьте прибыль по отчету с динамикой денег на счетах — если прибыль есть, а денег нет, ищите причину в росте дебиторки или складских запасов.

Контрольные точки

Как проверить результат

Остаток денег в отчете «Деньги»

Норма

Совпадает с банковской выпиской и кассой

Тревожный признак

Расхождение, которое нельзя объяснить конкретным документом

Складские остатки

Норма

Отчет совпадает с фактической инвентаризацией

Тревожный признак

Отрицательные остатки или «лишний» товар

Дебиторская задолженность

Норма

Каждый долг подтвержден накладной, покупатель согласен с суммой

Тревожный признак

Долги на неизвестных контрагентов или дубли сумм

Частые вопросы

Можно ли вести в УНФ несколько организаций одновременно?

Да, УНФ поддерживает многофирменный учет в одной базе. Каждая организация настраивается отдельно (налоги, счета, учетная политика), а в документах выбирается нужная. При этом склад и номенклатура могут быть общими, что удобно, если юрлица торгуют одним товаром.

Чем УНФ отличается от 1С:Бухгалтерии?

1С:Бухгалтерия ориентирована на регламентированный учет и отчетность, а УНФ — на оперативное управление: заказы, CRM, складские резервы, производство, сметы. Для торгово-сервисной компании УНФ обычно удобнее, для «чистой» бухгалтерии без оперативки достаточно Бухгалтерии.

Обязательно ли оформлять заказ покупателя перед каждой продажей?

Нет. Заказ нужен, если вы резервируете товар, контролируете этапы сделки или работаете по предоплате. При простой схеме «продал и отгрузил сразу» можно ограничиться расходной накладной — это ускоряет работу менеджеров.

Как исправить ошибку в уже проведенном документе прошлого месяца?

Если месяц закрыт, исправления делают текущей датой: вводят корректирующие документы (корректировка поступления/реализации, сторно) вместо прямого редактирования старых документов. Прямая правка «задним числом» ломает уже сданную отчетность и себестоимость периода.

Что делать, если товар в программе уходит в минус?

Минус означает, что продажа проведена раньше поступления или приходная накладная не введена. Найдите пропущенные поступления, введите их правильной датой и перепроведите продажи. В настройках можно запретить отрицательные остатки, чтобы программа блокировала такие документы.

Подходит ли УНФ для учета услуг без склада?

Да. Услуги оформляются актами выполненных работ, складской учет можно не включать. При этом остаются доступны учет денег, взаиморасчеты, CRM, начисление зарплаты и отчеты по доходам и расходам.