Учет и Финансы · 14 мин
Как вести учет прослеживаемых товаров в 1С Бухгалтерия
Как настроить и вести учет прослеживаемых товаров в 1С Бухгалтерия: РНПТ, коды ТН ВЭД, документы поступления и реализации, уведомления в ФНС, проверка отчетности.
Прослеживаемые товары — это товары, по которым государство контролирует движение от ввоза или производства до конечного покупателя. Для каждой партии такого товара присваивается регистрационный номер партии товара (РНПТ), и этот номер должен проходить через всю цепочку документов: от поставщика до покупателя, а также в уведомлениях, которые организации направляют в ФНС.
В 1С Бухгалтерии учет прослеживаемости реализован на уровне номенклатуры, документов и регламентированных отчетов. Если настройки выполнены правильно, программа сама контролирует остатки по РНПТ, формирует уведомления и не дает продать товар без указания номера партии. Если же настройки пропущены, ошибки всплывают в конце квартала — при формировании уведомлений и сверке с контрагентами.
Ниже разобран практический порядок работы: от включения функциональности до сдачи уведомлений и исправления типичных расхождений. Материал ориентирован на типовую конфигурацию 1С Бухгалтерия 8 актуальных релизов; в старых версиях часть описанных механизмов может отсутствовать.
Проверка: относится ли ваш товар к прослеживаемым
Перечень прослеживаемых товаров утвержден постановлением Правительства и периодически расширяется. В него входят, например, отдельные виды электроники, бытовой техники, автомобильных компонентов, детских товаров и других категорий. Принадлежность определяется по коду ТН ВЭД ЕАЭС, а не по названию товара: один и тот же по названию товар может быть прослеживаемым или нет в зависимости от кода.
Практический порядок проверки: возьмите код ТН ВЭД из товаросопроводительных документов поставщика или из декларации на товары, сверьте его с актуальным перечнем прослеживаемых товаров и уточните, действует ли прослеживаемость для этого кода на дату вашей операции. Для отдельных кодов установлены даты начала прослеживаемости, и товар, ввезенный раньше этой даты, учитывается по старым правилам.
Если товар прослеживаемый, обязанности возникают у всех участников оборота: импортеров, оптовиков, розничных продавцов и даже покупателей-организаций, которые используют товар в собственной деятельности. Освобождение предусмотрено для ограниченного круга операций, например для продажи физическим лицам в розницу с выдачей кассового чека — но детали зависят от вида операции, и их нужно проверять по действующим правилам.
Включение функциональности прослеживаемости
Учет по РНПТ в типовой конфигурации включается отдельной настройкой. Откройте раздел «Администрирование» — «Параметры учета» (в некоторых релизах путь проходит через «Главное» — «Функциональность») и включите опцию учета прослеживаемых товаров. После этого в карточках номенклатуры и в документах появятся поля для РНПТ, а в списке отчетов — уведомления по прослеживаемости.
Дополнительно проверьте, что в учетной политике и настройках налогов не требуется связанных с прослеживаемостью параметров для вашего режима. Организации на общей системе и на УСН работают с прослеживаемостью в равной мере — режим налогообложения от обязанности по РНПТ не освобождает.
После включения функциональности убедитесь, что у пользователей, которые оформляют поступления и реализации, есть права на работу с новыми полями. В редких случаях при жестко настроенных профилях доступа поля РНПТ могут быть недоступны для редактирования.
- 1Откройте «Администрирование» — «Параметры учета» или «Главное» — «Функциональность».
- 2Включите признак учета прослеживаемых товаров (РНПТ).
- 3Проверьте, что в карточке номенклатуры появилось поле «Прослеживаемый товар» и код ТН ВЭД.
- 4Проверьте, что в документах поступления и реализации доступна колонка «РНПТ».
- 5Убедитесь, что в разделе отчетности доступны уведомления по прослеживаемости.
Настройка карточки номенклатуры и кода ТН ВЭД
Для каждой прослеживаемой позиции откройте карточку номенклатуры и установите признак «Прослеживаемый товар». После этого программа предложит указать код ТН ВЭД — выберите его из классификатора, встроенного в конфигурацию. Классификатор периодически обновляется вместе с релизами, поэтому поддерживайте конфигурацию в актуальном состоянии.
Единица измерения имеет значение: по прослеживаемым товарам количество в уведомлениях указывается в единицах, соответствующих коду ТН ВЭД (по классификатору ОКЕИ). Если вы ведете товар в штуках, а по классификатору для кода предусмотрены килограммы или пары, потребуется корректная настройка единиц и коэффициентов пересчета, иначе уведомление сформируется с неверным количеством.
Одна и та же номенклатурная позиция не должна одновременно обслуживать прослеживаемые и непрослеживаемые партии, если по ним различаются коды. Практичный подход — заводить отдельные карточки для позиций с разными кодами ТН ВЭД, чтобы не путать партии при оприходовании.
Оформление поступления прослеживаемых товаров
При покупке у российского поставщика РНПТ берется из его документов: в универсальном передаточном документе или счете-фактуре по прослеживаемым позициям указывается регистрационный номер партии. В документе «Поступление (акты, накладные, УПД)» для каждой прослеживаемой строки заполните колонку «РНПТ» — номер можно выбрать из справочника, если такая партия уже заводилась, или создать новый элемент прямо из документа.
Если вы импортер и ввозите товар сами, РНПТ формируется на основании декларации на товары. В 1С для этого используется документ, отражающий ввоз (в зависимости от сценария — «ГТД по импорту» или заявление о ввозе из стран ЕАЭС), а регистрационный номер партии создается по данным декларации. При ввозе из ЕАЭС дополнительно подается уведомление о ввозе прослеживаемых товаров — его нужно сформировать и отправить в установленный срок.
Контрольный момент: количество по каждому РНПТ в вашем поступлении должно совпадать с количеством в документах поставщика. Если поставщик отгрузил одну партию двумя накладными или разбил партию, аккуратно распределите количество по строкам — программа ведет остатки в разрезе РНПТ, и любое расхождение приведет к отрицательным остаткам при последующей продаже.
Реализация, перемещение и прочие операции
При продаже прослеживаемого товара организации или ИП в документе «Реализация (акты, накладные, УПД)» для каждой строки укажите РНПТ. Программа подставляет номер автоматически по остаткам (обычно по методу ФИФО в разрезе партий), но подстановку можно изменить вручную, если нужно отгрузить конкретную партию. РНПТ попадет в печатную форму УПД и в электронный документ при обмене ЭДО.
Розничная продажа физическим лицам оформляется без указания РНПТ в чеке по общему правилу, но списание остатков по партиям в учете все равно происходит — через отчет о розничных продажах. Проверьте, что для розничных документов корректно настроено списание, иначе остатки по РНПТ «зависнут» и исказят отчет об остатках.
Перемещения между складами, возвраты поставщику и от покупателя, списание и оприходование — все эти операции по прослеживаемым товарам также требуют указания РНПТ. Часть операций (например, перемещение между обособленными подразделениями, выделенными на отдельный баланс, или ввод остатков) отражается в уведомлении о перемещении или уведомлении об остатках.
Как проверить корректность движения по РНПТ
По каждому РНПТ остаток нулевой или положительный и совпадает с фактическим складом
Отрицательные остатки по отдельным РНПТ при общем положительном остатке товара
В каждой строке прослеживаемого товара заполнен РНПТ, номер попадает в УПД
Строки без РНПТ, программа не дает провести документ или проводит с предупреждением
РНПТ и количество совпадают с УПД поставщика
Количество по партии отличается от документа поставщика
Уведомления в ФНС: виды и порядок отправки
По прослеживаемым товарам в налоговую направляются несколько видов уведомлений: о ввозе с территории стран ЕАЭС, о перемещении между обособленными подразделениями, об остатках (при вводе товара в перечень или при иных событиях) и уведомления при отдельных операциях, предусмотренных правилами. Каждое уведомление имеет установленный срок представления — как правило, отсчитываемый от даты соответствующей операции.
В 1С уведомления формируются в разделе «Отчеты» — «Регламентированные отчеты» (либо «1С-Отчетность»). Создайте нужный вид уведомления, заполните его автоматически по данным учета и проверьте перед отправкой: программа подтягивает операции за период, но ответственность за полноту остается на бухгалтере. Сверьте количество и РНПТ с первичными документами.
Отправка выполняется через 1С-Отчетность или через иной используемый канал сдачи отчетности. После отправки дождитесь подтверждения приема: если уведомление отклонено из-за ошибок формата или реквизитов, исправьте данные и отправьте повторно в пределах срока, либо подайте корректирующее уведомление, если основной срок уже истек.
Отчеты для контроля и сверка с контрагентами
Для внутреннего контроля используйте отчет «Остатки прослеживаемых товаров» (название может незначительно отличаться в разных релизах) — он показывает количество по каждому РНПТ на выбранную дату. Это основной инструмент сверки перед формированием уведомлений и перед инвентаризацией.
Стандартные складские отчеты (оборотно-сальдовая ведомость по счету 41, анализ субконто) дополняют картину по стоимости, но помните: стоимостной учет и учет по РНПТ — параллельные контура. Совпадение сумм по счету 41 не гарантирует совпадения количества по партиям, поэтому сверять нужно оба контура.
Регулярно запрашивайте у ключевых поставщиков корректность РНПТ по полученным партиям, а покупателям-организациям передавайте документы с заполненными номерами. Расхождения проще устранить в текущем периоде, чем при камеральной проверке.
Удобно завести регламент: в конце каждого месяца формировать отчет по остаткам РНПТ и проверять отрицательные значения. Такая проверка занимает несколько минут, но позволяет исправить ошибку в текущем периоде, а не при подготовке квартальной отчетности.
Частые ошибки и способы их исправления
Самая распространенная проблема — отрицательный остаток по конкретному РНПТ при положительном общем остатке товара. Причина обычно в том, что при продаже подставился не тот номер партии или поступление было оприходовано с ошибочным РНПТ. Исправление: найдите документ с неверным номером, скорректируйте РНПТ в нем и перепроведите связанные документы за период.
Вторая типичная ситуация — товар оприходован без признака прослеживаемости, а продавать его уже нужно с РНПТ. В этом случае установите признак в карточке номенклатуры и оформите корректировку поступления или документ ввода остатков по РНПТ, чтобы партия появилась в прослеживаемом контуре. Если товар уже частично продан без указания РНПТ, потребуется исправить и документы реализации.
Третья группа ошибок связана с уведомлениями: пропущен срок, неверное количество, не тот код ТН ВЭД. По каждому случаю действуют правила подачи корректирующих уведомлений; общий принцип — исправить данные в учете, сформировать корректировку и направить ее как можно раньше, не дожидаясь требования инспекции.
Как выбрать действие при расхождении
Ограничения типовой конфигурации и когда нужна доработка
Типовая 1С Бухгалтерия закрывает стандартные сценарии: оптовую и розничную торговлю, импорт, перемещения, уведомления. Однако при нестандартных процессах — комиссионная торговля прослеживаемыми товарами, сложные схемы с несколькими обособленными подразделениями, интеграция с внешними WMS — возможностей конфигурации может не хватить, и потребуется доработка или переход на решения с расширенным складским контуром.
Перед доработкой оцените объем операций: при небольшом ассортименте и десятках документов в месяц ручной контроль по отчету остатков РНПТ полностью работоспособен. Доработка оправдана, когда количество операций исчисляется сотнями и ручная сверка становится источником ошибок.
Что важно запомнить
Прослеживаемость в 1С Бухгалтерии строится на трех опорах: включенная функциональность, корректная карточка номенклатуры с кодом ТН ВЭД и обязательный РНПТ в каждом документе движения. Регулярно сверяйте остатки по РНПТ и своевременно отправляйте уведомления — это исключает большинство проблем при проверках.
Частые вопросы
Нужно ли вести учет по РНПТ, если компания на УСН?
Да. Система прослеживаемости не связана с налоговым режимом: обязанность указывать РНПТ и подавать уведомления распространяется на организации и ИП на любой системе налогообложения, если они совершают операции с прослеживаемыми товарами.
Что делать, если поставщик не указал РНПТ в УПД?
Запросите у поставщика исправленный документ. Без регистрационного номера партии вы не сможете корректно оприходовать товар в прослеживаемом контуре и впоследствии продать его организации. Оприходование «с придуманным» номером недопустимо — РНПТ присваивается при ввозе или производстве и должен совпадать по всей цепочке.
Нужно ли указывать РНПТ при розничной продаже физическим лицам?
В кассовом чеке РНПТ по общему правилу не указывается, но в учете списание по партиям происходит через отчет о розничных продажах. Проверьте, что в розничных документах корректно списываются остатки по РНПТ, иначе в отчете об остатках появятся зависшие количества.
Как исправить отрицательный остаток по РНПТ?
Найдите документы, в которых указан неверный номер партии: чаще всего это реализация, где автоматически подставился не тот РНПТ, или поступление с ошибочным номером. Исправьте номера, перепроведите документы за период и проверьте отчет об остатках повторно.
Где в 1С формируются уведомления по прослеживаемости?
В разделе регламентированной отчетности: «Отчеты» — «Регламентированные отчеты» или через сервис «1С-Отчетность». Создайте нужный вид уведомления (о ввозе, о перемещении, об остатках), заполните его по данным учета, проверьте и отправьте в ФНС.
Обновление конфигурации влияет на учет прослеживаемости?
Да. Классификатор ТН ВЭД, форматы уведомлений и механизмы контроля РНПТ обновляются вместе с релизами конфигурации. Работа на устаревшем релизе может привести к тому, что уведомление будет сформировано по старому формату и отклонено налоговой. Регулярно обновляйте конфигурацию и перед обновлением делайте резервную копию базы.