Учет и Финансы · 9 мин
Как вести учёт по самозанятым в 1С
Как организовать учёт расчётов с самозанятыми в 1С: договоры, чеки, акты, проводки, налоговые риски и проверка статуса исполнителя в программе.
Работа с самозанятыми исполнителями — обычная практика для компаний и ИП: заказчик получает услуги без оформления трудового договора, а исполнитель платит налог на профессиональный доход самостоятельно. Для бухгалтера ключевая задача — правильно отразить такие операции в 1С: оформить договор, зафиксировать оказание услуг, сохранить чек из приложения «Мой налог» и корректно провести оплату.
Ошибки в учёте по самозанятым опасны не столько нарушением проводок, сколько налоговыми рисками: если ФНС переквалифицирует отношения в трудовые, компании доначислят НДФЛ, страховые взносы, пени и штраф. Поэтому учёт в 1С нужно строить так, чтобы каждый платёж подтверждался комплектом документов: договором, актом и чеком самозанятого.
Ниже разобран практический порядок работы в типовых конфигурациях 1С:Бухгалтерия 8: как завести контрагента, каким документом отражать услуги, как хранить чеки, какие проводки формируются и как контролировать статус исполнителя.
Проверка статуса самозанятого до начала работы
Прежде чем заводить исполнителя в базе 1С, убедитесь, что он действительно применяет режим НПД. Статус проверяется по ИНН через сервис ФНС или по чеку из приложения «Мой налог» — в нём указаны ФИО, ИНН и дата постановки на учёт. Зафиксируйте результат проверки: сохраните скриншот или справку о постановке на учёт в папке с договором.
Есть два ограничения, которые нельзя нарушать. Во-первых, самозанятый не может оказывать услуги работодателю, у которого состоял в трудовых отношениях менее двух лет назад, — такие выплаты не подпадают под НПД. Во-вторых, годовой доход исполнителя на НПД ограничен 2,4 млн рублей; при превышении он теряет право на режим.
Как завести самозанятого в справочнике контрагентов
В 1С:Бухгалтерии 8 самозанятый создаётся как обычный контрагент с типом «Физическое лицо». Укажите ФИО, ИНН (если исполнитель его сообщил — он есть в чеке), реквизиты для оплаты. Отдельного предопределённого признака «самозанятый» в типовой конфигурации нет, поэтому для удобства аналитики можно создать отдельную группу «Самозанятые (НПД)» в справочнике контрагентов.
Договор с самозанятым оформляется как договор оказания услуг (подряда). В карточке договора укажите вид «С контрагентом» и реквизиты документа. В тексте договора обязательно зафиксируйте, что исполнитель применяет НПД, самостоятельно уплачивает налог и обязан передать чек из «Мой налог» по каждой оплате. Это защитит компанию, если исполнитель потеряет статус в середине сотрудничества.
Отражение услуг самозанятого документом поступления
Основной документ учёта — «Поступление (акты, накладные)» с видом операции «Услуги». В документе укажите контрагента, договор, содержание услуги, сумму и счёт затрат: 20, 25, 26, 44 — в зависимости от назначения услуги. Программа сформирует проводку Дт счёта затрат — Кт 60.01 (или 76.05, если вы ведёте расчёты с разными дебиторами через 76 счёт).
НДС в документе не выделяется: самозанятые не являются плательщиками НДС, поэтому в поле ставки выбирайте «Без НДС». Если случайно оставить ставку 20%, программа сформирует входной НДС, который принять к вычету не на чем — счёта-фактуры от самозанятого не будет.
Оплата отражается стандартным документом «Списание с расчётного счёта» с видом операции «Оплата поставщику». Проводка: Дт 60.01 — Кт 51. Сверьте, что сумма оплаты совпадает с суммой в чеке самозанятого — расхождения вызовут вопросы при проверке.
- 1Проверьте статус исполнителя по ИНН и сохраните подтверждение
- 2Создайте контрагента (физлицо) и договор оказания услуг
- 3Введите документ «Поступление (акты, накладные)» — «Услуги» с НДС «Без НДС»
- 4Получите от исполнителя чек из «Мой налог» и приложите его к комплекту документов
- 5Проведите оплату документом «Списание с расчётного счёта»
- 6Сверьте: сумма акта = сумма чека = сумма платежа
Чек из «Мой налог» — обязательный документ учёта
Чек самозанятого — главное подтверждение расхода для налогового учёта. Без него акт и договор сами по себе не докажут реальность операции в споре с ФНС. Чек можно хранить в электронном виде: попросите исполнителя присылать ссылку на чек или PDF, и прикрепляйте файл к документу поступления через механизм присоединённых файлов в 1С.
Проверяйте содержимое чека: наименование услуги должно соответствовать договору, сумма — акту и платежу, а дата формирования — периоду оказания услуг. Если самозанятый сформировал чек на другую сумму или спустя долгое время после оплаты, попросите аннулировать чек и выдать корректный.
Как проверить результат
Сумма и наименование совпадают с актом, дата близка к оплате
Чека нет, сумма отличается или чек сформирован на другое лицо
Дт затратного счёта — Кт 60.01, НДС отсутствует
Выделен НДС или использован зарплатный счёт 70
Подтверждён плательщик НПД на дату оплаты
Статус утрачен или лицо работало у вас по трудовому договору в последние 2 года
Налоговые риски и как их контролировать в учёте
Главный риск — переквалификация договора в трудовой. Признаки, на которые смотрит ФНС: регулярные одинаковые выплаты (как зарплата), длительные отношения без конкретных результатов работ, подчинение исполнителя внутреннему распорядку, выполнение функций штатной должности. В учёте это проявляется как ежемесячные акты на одну и ту же сумму одному и тому же самозанятому.
Снижайте риск документально: формулируйте в актах конкретный результат услуг, меняйте предмет и объём работ, не допускайте выплат «фиксированным окладом». В 1С полезно периодически строить оборотно-сальдовую ведомость по счёту 60.01 в разрезе контрагентов-самозанятых — так видно, кому и как часто вы платите.
Учёт у самозанятого-исполнителя и альтернативные варианты
Если вы сами самозанятый и используете 1С для учёта своих доходов (например, 1С:Бухгалтерию или мобильные решения), учёт проще: доходы фиксируются в «Мой налог», а в 1С имеет смысл вести только управленческий учёт — счета клиентам, акты и контроль оплат. Налоговая отчётность на НПД не сдаётся, поэтому регламентированный учёт не требуется.
Заказчику стоит сравнить форматы работы с физлицами, чтобы выбрать подходящий. Самозанятость выгодна по ставке и простоте, но ограничена видами деятельности и лимитом дохода исполнителя.
Сравнение вариантов работы с физлицами
Подходит для разовых и проектных услуг; ограничения — лимит 2,4 млн в год, запрет для бывших сотрудников в течение 2 лет
Подходит для любых услуг, но заказчик платит НДФЛ 13% и страховые взносы, нужна отчётность 6-НДФЛ и РСВ
Подходит для регулярного сотрудничества и крупных сумм; требует проверки статуса ИП, но не ограничен правилом двух лет
FAQ по учёту самозанятых в 1С
Нужно ли удерживать НДФЛ при оплате самозанятому?
Нет. Самозанятый сам платит налог на профессиональный доход (4% при работе с физлицами, 6% — с юрлицами и ИП). Заказчик налоговым агентом не является. Если в 1С при выплате программа пытается удержать НДФЛ, операция оформлена неверно — используйте документ оплаты поставщику, а не зарплатные ведомости.
Достаточно ли акта, или чек обязателен?
Чек из «Мой налог» обязателен: именно он подтверждает, что исполнитель задекларировал доход на НПД. Акт и договор подтверждают характер отношений, чек — налоговый статус выплаты. Полный комплект: договор, акт, чек, платёжный документ.
Можно ли платить самозанятому наличными?
Можно, но безналичный расчёт удобнее для учёта: платёж с расчётного счёта автоматически подтверждает факт оплаты и легко связывается с актом и чеком. При наличной оплате сохраняйте расписку или квитанцию и следите, чтобы сумма совпадала с чеком.
Что делать, если самозанятый не прислал чек?
Направьте письменный запрос и приостановьте следующие оплаты до получения чека. Если исполнитель утратил статус НПД и не может выдать чек, выплата считается доходом обычного физлица — заказчику нужно удержать НДФЛ и начислить взносы либо пересмотреть условия сотрудничества.
Как в 1С отследить лимит дохода самозанятого 2,4 млн рублей?
Заказчик не обязан контролировать лимит исполнителя — ответственность за превышение лежит на самозанятом. Но для перестраховки можно построить в 1С отчёт по оборотам с контрагентом за год: если ваши выплаты приближаются к лимиту, предупредите исполнителя, чтобы он проверил совокупный доход по всем заказчикам.
Можно ли оформить самозанятого через зарплатную конфигурацию 1С:ЗУП?
Не нужно. Самозанятый — не сотрудник, кадровый и расчётный учёт на него не распространяется. Все операции отражаются в бухгалтерском учёте через контрагента и договор оказания услуг. Включение самозанятого в ЗУП создаст ложные обязательства по НДФЛ и взносам.
Что важно запомнить
Самозанятый в 1С — это контрагент-физлицо с договором оказания услуг: поступление без НДС, оплата через расчётный счёт, без НДФЛ и взносов. Обязательный комплект на каждую выплату — договор, акт и чек из «Мой налог». Главные риски — отсутствие чека, работа с бывшим сотрудником раньше двух лет и признаки трудовых отношений.