Как вести учет по проектам в 1С

Учет по проектам нужен, когда компания ведет несколько направлений, заказов или строек одновременно и хочет видеть доходы, расходы и прибыль по каждому из них отдельно. В 1С это реализуется через аналитику «Проекты»: к документам добавляется реквизит проекта, а отчеты собирают данные в его разрезе.

Подход зависит от конфигурации. В «1С:Управление нашей фирмой» (УНФ) проектный учет встроен из коробки и включается одной настройкой. В «1С:Бухгалтерии» проектную аналитику обычно моделируют через субконто «Подразделения» или дополнительные реквизиты. В «1С:ERP» и «1С:Комплексной автоматизации» есть полноценный функционал направлений деятельности и проектов.

Ниже разобрано, как включить механизм, как отражать операции и как проверять результат, чтобы учет не превратился в бесполезную «проформу».

Определите, что именно будет проектом

Прежде чем настраивать программу, зафиксируйте методологию. Проект — это объект аналитики, по которому собираются доходы и расходы: заказ клиента, строительный объект, договор на абонентское обслуживание, внутреннее мероприятие. Критерий простой: если по направлению нужно отдельно видеть финансовый результат — это проект.

Не плодите лишние элементы. Если проекты дробить слишком мелко (например, каждый счет — отдельный проект), менеджеры начнут ошибаться при выборе, а отчеты потеряют смысл. Рабочее правило: один проект = один договор или один заказ с самостоятельной сметой.

Для долгосрочных работ используйте этапы проекта: в УНФ и ERP проект можно детализировать этапами, по каждому из которых ведется свой план и факт. Это удобно для строительства и внедрений, где оплата привязана к актам по этапам.

Включите проектный учет в настройках

1С:Управление нашей фирмой

Перейдите в раздел «Настройки» → «Еще больше возможностей» (или «Компания» → «Проекты», в зависимости от релиза) и включите опцию «Учет по проектам». После этого станет доступен справочник «Проекты» в разделе «Компания», а в документах появится поле «Проект».

Дополнительно включите «Учет затрат по проектам» — тогда проект можно будет указывать не только в продажах, но и в закупках, списаниях и начислении зарплаты. Без этой опции вы увидите только выручку, но не себестоимость проекта.

1С:Бухгалтерия

В типовой Бухгалтерии отдельного справочника проектов нет. Практические варианты: использовать субконто «Подразделения» с признаком оборотной аналитики, создать дополнительный реквизит для документов либо вести проекты через договоры (субконто «Договоры»), если каждый проект оформлен отдельным договором. Вариант с договорами — самый простой и не требует доработок.

1С:ERP и Комплексная автоматизация

Используйте механизм «Направления деятельности» и справочник «Проекты» в разделе «Бюджетирование и планирование». Направления деятельности дают сквозную аналитику от заказа до финансового результата, проекты добавляют план-факт по этапам.

Маршрут решения

Как выбрать механизм

У вас УНФ и до нескольких десятков проектовВключите штатный учет по проектам и ведите аналитику в справочнике «Проекты»

У вас 1С:Бухгалтерия и каждый проект — отдельный договорИспользуйте субконто «Договоры» и стройте оборотно-сальдовую ведомость по счетам затрат

Нужны этапы, сметы и план-фактПереходите на УНФ с этапами проектов или ERP с направлениями деятельности

Проектов сотни и нужны управленческие отчетыРассмотрите доработку аналитики или связку с 1С:Управление холдингом / внешней BI-системой

Заполните справочник проектов

Создайте элементы справочника с понятными короткими названиями: «Стройка ТЦ Северный», «Договор с ООО Ромашка — внедрение». Укажите ответственного менеджера, даты начала и окончания, статус (в работе, завершен). Завершенные проекты помечайте закрытыми — тогда они не будут мешаться в списках выбора.

Для крупных проектов заведите этапы: например, «Проектирование», «Монтаж», «Пусконаладка». Каждому этапу задайте плановые сроки и бюджет. Это основа для план-фактного анализа.

Отражайте операции с указанием проекта

Ключевой принцип: проект должен быть заполнен во всех документах, которые к нему относятся. Пропуск хотя бы части документов дает искаженную рентабельность.

Типовой набор документов:

• Заказ покупателя / счет на оплату — проект указывается в шапке, выручка привязывается автоматически;
• Расходная накладная / акт — отгрузка в рамках проекта;
• Приходная накладная — закупка материалов и услуг под проект; если закупка общая, распределяйте стоимость между проектами отдельными строками или документом распределения;
• Требование-накладная / списание — передача материалов со склада в затраты проекта;
• Начисление зарплаты — заработная плата сотрудников, занятых в проекте, с указанием проекта в табличной части начислений;
• Прочие расходы — командировки, аренда оборудования, субподряд.

Если сотрудник работает на нескольких проектах, распределяйте его зарплату пропорционально отработанному времени. В УНФ это делается в документе начисления зарплаты с разбивкой по строкам, в ERP — через отражение зарплаты в учете с указанием направлений.

1. 1
   Создайте проект в справочнике, укажите ответственного и сроки
2. 2
   При необходимости заведите этапы и плановый бюджет
3. 3
   Проинформируйте менеджеров и бухгалтерию о новом проекте и точном названии
4. 4
   Указывайте проект во всех документах продаж, закупок и затрат
5. 5
   Раз в неделю проверяйте отчет по финансовому результату проекта
6. 6
   По завершении закройте проект и зафиксируйте итоговую маржу

Используйте отчеты для контроля

В УНФ основные отчеты: «Доходы и расходы по проектам», «Ведомость по проектам», план-фактный анализ этапов. Они показывают выручку, прямые затраты и валовую прибыль по каждому проекту за период.

В Бухгалтерии стройте оборотно-сальдовую ведомость по счетам 20, 25, 44, 90 с группировкой по выбранной аналитике (договоры или подразделения). Отчет «Анализ субконто» тоже подходит для проверки затрат по конкретному проекту.

Косвенные расходы (аренда офиса, зарплата управленцев) в проектную аналитику напрямую не попадают. Если нужна полная себестоимость проекта, настройте правило распределения: например, пропорционально выручке или прямым затратам. Это управленческое решение — зафиксируйте его в учетной политике для управленческого учета.

Контрольные точки

Как проверить результат

Выручка по проекту в отчете

Норма

Совпадает с суммой отгрузок по проекту

Тревожный признак

В отчете пусто — проверьте, заполнен ли проект в реализациях

Затраты по проекту

Норма

Видны материалы, зарплата и услуги подрядчиков

Тревожный признак

Затрат нет или они меньше ожидаемых — часть документов без проекта

Остатки незавершенного производства

Норма

Незакрытые затраты висят только по активным проектам

Тревожный признак

Затраты висят по давно завершенным проектам — нужна сверка и списание

Типичные ошибки и ограничения

Самая частая проблема — неполное заполнение аналитики. Менеджер оформил продажу с проектом, а кладовщик списал материалы без него: маржа проекта завышена. Лечится настройкой обязательности заполнения поля (в УНФ — через настройку форм или расширение, в ERP — штатными средствами контроля) и регламентной проверкой.

Вторая ошибка — смешение проектной и бухгалтерской логики. Проектный учет — управленческий инструмент; не пытайтесь построить на нем регламентированную отчетность. Для бухгалтерского учета важны счета и субконто, проект — дополнительный разрез.

Третья ошибка — изменение проекта в документах задним числом без перепроведения связанных документов. Это может «разъехать» себестоимость и взаиморасчеты. Корректировки прошлых периодов делайте только после закрытия месяца согласовано с бухгалтером.

Когда самостоятельной настройки недостаточно

Штатных средств достаточно, если проектов немного, структура затрат простая и вся работа идет в одной информационной базе. Обратитесь к специалисту по внедрению, если нужны: автоматическое распределение косвенных затрат по сложным правилам, казначейство и платежный календарь по проектам, интеграция с внешними системами управления проектами или консолидация по нескольким юрлицам.

Также без доработки не обойтись, если требуется графическая диаграмма Ганта, контроль загрузки ресурсов или сметное дело со специфическими формами — для этого существуют отраслевые решения на платформе 1С.

Самый надежный способ добиться заполнения проекта — привязать его к заказу покупателя и настроить автоматическое копирование во все документы, созданные на основании заказа. Тогда ручной ввод нужен только для документов вне заказов, и доля пропусков резко снижается.

FAQ

Можно ли вести учет по проектам в типовой 1С:Бухгалтерии без доработок?

Да, если каждый проект оформлен отдельным договором — используйте субконто «Договоры» и отчеты «Анализ субконто» и ОСВ по счетам затрат. Для более гибкой аналитики используют подразделения или дополнительные реквизиты, но это уже требует аккуратной настройки отчетов.

Как распределить одну закупку на несколько проектов?

В УНФ укажите разные проекты в строках табличной части приходной накладной, разбив количество или сумму. Если материалы закуплены на склад «про запас», распределяйте их в затраты проектов в момент списания через требование-накладную.

Что делать, если в отчете по проекту нет затрат?

Проверьте, включен ли учет затрат по проектам в настройках, и заполнен ли проект в документах закупок, списаний и начисления зарплаты. Удобный способ найти пропуски — сверить обороты по счетам затрат с отчетом по проектам за тот же период.

Как учитывать зарплату сотрудника, занятого в нескольких проектах?

Распределяйте начисления по строкам с указанием доли или часов на каждый проект в документе начисления зарплаты. Основанием служит табель или лист учета рабочего времени — иначе распределение будет произвольным.

Нужно ли переносить проекты в регламентированную отчетность?

Нет. Проект — управленческая аналитика, она не попадает в бухгалтерскую и налоговую отчетность. Ее задача — показать рентабельность направлений для внутренних решений.

Можно ли после завершения проекта удалить его из справочника?

Удалять не стоит: на элемент ссылаются проведенные документы. Вместо этого установите статус «Завершен» или пометьте на удаление после свертки базы — так история отчетов сохранится.