Как вести учет кассы в 1С: пошаговое руководство для бухгалтера

Кассовый учет в 1С строится на счете 50 «Касса»: все поступления наличных оформляются приходными кассовыми ордерами (ПКО), а выдача денег — расходными кассовыми ордерами (РКО). Программа автоматически формирует кассовую книгу, отчет кассира и проводки, но корректность учета зависит от правильной первоначальной настройки и дисциплины ввода документов.

В типовых конфигурациях — 1С:Бухгалтерия 8, 1С:Управление нашей фирмой, 1С:Комплексная автоматизация — логика работы схожа, отличаются названия разделов и набор печатных форм. Ниже описан универсальный порядок действий на примере 1С:Бухгалтерии 8 ред. 3.0, который с минимальными поправками применим и к другим решениям.

Главный принцип: каждая операция с наличными должна быть отражена документом в день её совершения. Задним числом «восстанавливать» кассу — путь к расхождениям с кассовой книгой, ошибкам в отчетности и претензиям при проверке.

Подготовка: настройка кассовых счетов и лимита

До ввода первого документа проверьте справочник «Кассы» (раздел «Банк и касса» или «Справочники»). В типовой поставке есть касса «Основная касса», привязанная к счету 50.01. Если в организации несколько касс — например, отдельная касса для валютных операций (счет 50.02) или кассы обособленных подразделений — создайте для каждой свой элемент справочника.

Лимит остатка кассы устанавливается приказом руководителя. Малые предприятия и ИП вправе не устанавливать лимит, но это должно быть закреплено распорядительным документом. Сам лимит в программе не контролируется автоматически — бухгалтер следит за ним по остатку на счете 50 в конце дня. Сверхлимитные суммы нужно сдавать в банк.

Проверьте права пользователей: кассиру достаточно прав на создание ПКО и РКО, а удаление и отмена проведения кассовых документов должны быть ограничены. Иначе любой пользователь сможет незаметно исправить или удалить ордер, и остаток по кассе перестанет сходиться с реальными деньгами.

Поступление наличных: как оформить ПКО

Приходный кассовый ордер создается документом «Поступление наличных» (раздел «Банк и касса» → «Кассовые документы» → кнопка «Поступление»). Вид операции определяет проводку: «Оплата от покупателя» — Дт 50 Кт 62, «Возврат от подотчетного лица» — Дт 50 Кт 71, «Взнос наличными в банк» не используется для ПКО, а для взноса на расчетный счет есть отдельная операция.

Заполните обязательные поля: дата, сумма, контрагент или сотрудник, основание (поле «Принято от» и текст основания, например «оплата по договору № 12 от 15.03»). После проведения документ формирует проводку и попадает в кассовую книгу. Печатная форма КО-1 вызывается кнопкой «Печать» из документа.

Розничная выручка с ККТ оформляется документом «Розничная выручка» или отчетом о розничных продажах — в зависимости от настройки учета. Если используется подключаемая касса, документы могут загружаться автоматически из фискального регистратора или системы товароучета.

1. 1
   Откройте «Банк и касса» → «Кассовые документы» → «Создать» → «Поступление наличных»
2. 2
   Выберите вид операции, соответствующий источнику денег
3. 3
   Заполните дату, сумму, контрагента или сотрудника и основание платежа
4. 4
   Проведите документ и проверьте проводку по кнопке «Дт/Кт»
5. 5
   Распечатайте ПКО (форма КО-1) и передайте кассиру на подпись

Расход наличных: как оформить РКО

Расходный кассовый ордер создается документом «Выдача наличных». Типовые виды операций: «Выдача денежных средств подотчетному лицу» (Дт 71 Кт 50), «Оплата поставщику» (Дт 60 Кт 50), «Возврат покупателю», «Взнос наличными на расчетный счет» (Дт 51 Кт 50), «Выдача зарплаты».

При выдаче под отчет обязательно указывайте сотрудника из справочника «Физические лица» — иначе не сформируется корректная аналитика по счету 71 и авансовые отчеты не закроют задолженность. В поле «Выдать» указывается ФИО получателя, в поле «По документу» — реквизиты удостоверения личности: эти данные попадают в печатную форму КО-2.

Выдача зарплаты из кассы оформляется ведомостью «Ведомость в кассу» с последующим документом «Выдача наличных» по итогам ведомости. Не выдавайте зарплату отдельными РКО на каждого сотрудника — это нарушает связку с расчетными ведомостями и усложняет учет депонированных сумм.

Кассовая книга и отчет кассира

Кассовая книга формируется в разделе «Банк и касса» → «Кассовая книга». Программа собирает все проведенные ПКО и РКО за выбранный день, рассчитывает сальдо на начало и конец дня и выводит лист кассовой книги в регламентированной форме. Лист распечатывается ежедневно в дни, когда были операции, подписывается кассиром и главным бухгалтером.

Отчет кассира — это вторая часть листа кассовой книги с перечнем приложенных ордеров. Проверьте, что количество приложенных документов в отчете совпадает с фактическим числом бумажных ордеров. Расхождение означает, что документ введен в программу, но бумажный ордер не оформлен, или наоборот.

Если за день операций не было, лист кассовой книги не формируется и не печатается — «нулевые» листы не требуются. Однако нумерация листов должна быть сквозной с начала года: программа ведёт её автоматически, но после восстановления последовательности или переноса данных нумерацию стоит проверить вручную.

Подотчетные лица и контроль задолженности

Деньги под отчет выдаются на хозяйственные нужды, командировки, покупку материалов. Сотрудник обязан отчитаться авансовым отчетом с приложением подтверждающих документов. В 1С авансовый отчет создается одноименным документом, который закрывает задолженность по счету 71: Дт 10, 26, 44 и другие счета затрат — Кт 71.

Контролируйте подотчет через отчет «Оборотно-сальдовая ведомость по счету 71» или «Анализ счета 71». Дебетовое сальдо по сотруднику — это долг работника перед организацией, кредитовое — перерасход, который организация должна возместить. Длительно висящие остатки — типичный объект внимания при проверках.

Не выдавайте новую сумму под отчет сотруднику, не отчитавшемуся по предыдущей, — это нарушение порядка ведения кассовых операций. В программе автоматической блокировки такой выдачи нет, поэтому контроль выполняется вручную по отчетам.

Контрольные точки

Как проверить результат

Остаток по счету 50 на конец дня

Норма

Совпадает с фактическим пересчетом наличных в сейфе

Тревожный признак

Расхождение даже на копейки — нужна разборка через отчет кассира

Сальдо по счету 71 по сотрудникам

Норма

Каждый остаток подтвержден выданным авансом или перерасходом с документами

Тревожный признак

«Висящие» суммы без движения несколько месяцев

Кассовая книга за день

Норма

Лист сформирован, номера ордеров идут по порядку, суммы совпадают с бумажными ПКО и РКО

Тревожный признак

Пропуски в нумерации, документы вне книги, несовпадение сумм

Инвентаризация кассы и сверка остатков

Инвентаризация кассы оформляется документом «Инвентаризация кассы» (раздел «Банк и касса»). Укажите фактически пересчитанную сумму наличных — программа сравнит её с учетным остатком и покажет недостачу или излишек. По результатам формируются проводки: недостача относится на счет 94 с последующим взысканием с виновного лица, излишек приходуется в доходы.

Ежедневная мини-сверка — обязательная практика: в конце рабочего дня откройте отчет «Оборотно-сальдовая ведомость по счету 50» и сравните конечное сальдо с реальными деньгами. Это занимает несколько минут и позволяет обнаружить ошибку в тот же день, пока легко восстановить ход событий.

При обнаружении расхождения действуйте последовательно: сформируйте отчет кассира за день, сравните каждый документ с бумажным ордером, проверьте отмененные и непроведенные документы. Чаще всего причина — документ, введенный дважды, документ с неверной датой или выдача, оформленная только на бумаге.

Особые ситуации: валютная касса и несколько организаций

Операции с наличной валютой ведутся на счете 50.02 с отдельной кассой в справочнике. Сумма в документе указывается в валюте, программа пересчитывает её в рубли по курсу ЦБ на дату операции. При изменении курса выполняется переоценка остатка валютной кассы — курсовые разницы попадают в прочие доходы или расходы автоматически при закрытии месяца.

Если в одной базе ведется несколько организаций, у каждой должны быть свои кассовые документы с указанием организации в шапке. Кассовая книга формируется отдельно по каждой организации. Проверяйте поле «Организация» перед проведением — документ, ошибочно проведенный по другой организации, искажает кассу сразу у двух юрлиц.

Маршрут решения

Как выбрать действие

Нужно внести наличную выручку с ККТИспользуйте документ «Розничная выручка» или загрузку из фискального регистратора, а не ручной ПКО

Остаток по кассе превышает лимит в конце дняОформите РКО с видом операции «Взнос наличными на расчетный счет» и сдайте деньги в банк

Обнаружена недостача при пересчетеПроведите инвентаризацию кассы и отразите недостачу на счете 94, не корректируйте документы задним числом

Сотрудник не отчитался по прошлому авансуНе выдавайте новую сумму под отчет до получения авансового отчета

FAQ: частые вопросы по учету кассы в 1С

Можно ли исправить ошибочно проведенный ПКО или РКО?

Если документ еще не попал в распечатанную кассовую книгу, его можно отредактировать и перепровести. Если лист кассовой книги уже сформирован и подписан, правильнее оформить обратную операцию (например, возврат) с пояснением, а не удалять документ — это сохранит сквозную нумерацию и историю.

Обязательно ли печатать кассовую книгу каждый день?

Лист кассовой книги оформляется в дни, когда были операции с наличными. При бумажном ведении лист распечатывается и подписывается; при электронном ведении с соблюдением требований к подписи распечатка не обязательна. В дни без операций лист не формируется.

Что делать, если в программе остаток по кассе отрицательный?

Отрицательное сальдо по счету 50 означает, что выдача проведена раньше или вместо поступления. Проверьте даты и время документов за день, найдите РКО, опередивший ПКО, и приведите последовательность документов в соответствие с реальным порядком операций. Оставлять минус нельзя — это грубая ошибка учета.

Как оформить возврат покупателю наличными?

Создайте документ «Выдача наличных» с видом операции «Возврат покупателю», укажите покупателя и основание — документ продажи или заявление на возврат. Если возврат выполняется через ККТ, дополнительно оформляется кассовый чек на возврат; данные должны совпадать с РКО.

Нужен ли отдельный счет для кассы обособленного подразделения?

Аналитика по подразделениям настраивается в учетной политике: на счете 50 можно включить учет по подразделениям или завести отдельные элементы справочника «Кассы» для каждой точки. Кассовая книга при этом формируется отдельно по каждой кассе.

Как проверить, все ли кассовые документы введены за месяц?

Сформируйте кассовую книгу за весь месяц и сверьте количество и суммы ПКО и РКО с бумажными ордерами. Дополнительно сравните обороты по счету 50 с отчетами ККТ (розничная выручка) и банковскими выписками (сдача наличных на счет) — расхождения покажут пропущенные документы.