Учет и Финансы · 11 мин
Как вести учет аренды в 1С:Бухгалтерия
Как отразить аренду в 1С:Бухгалтерия 8.3: настройка договора, учет по ФСБУ 25/2018, начисление платежей, НДС, проводки и типичные ошибки арендатора.
Учет аренды в 1С:Бухгалтерия 8.3 зависит от того, кем выступает организация — арендатором или арендодателем, — и от того, применяет ли она ФСБУ 25/2018 «Бухгалтерский учет аренды». Для большинства арендаторов стандарт требует признавать право пользования активом (ППА) и обязательство по аренде, а не просто списывать платежи на расходы. Программа поддерживает оба подхода: упрощенный для тех, кто имеет право на него, и полный — с автоматическим расчетом процентов и амортизации ППА.
Ключевой документ для арендатора — «Поступление в аренду» (в ранних релизах — «Поступление (акты, накладные)» с операцией «Поступление в аренду»). Он формирует проводки по дебету счета 01.03 «Арендованное имущество» и кредиту 76.07 «Расчеты по аренде», а ежемесячные обязательные процедуры выполняются через обработку «Закрытие месяца». Арендодатель работает через документы реализации услуг и счета 90/91.
Определите, какой порядок учета применяется к вашей организации
Прежде чем заводить документы, установите, обязана ли организация применять ФСБУ 25/2018 в полном объеме. Полный порядок с признанием ППА и обязательства обязателен для организаций, представляющих публичную отчетность, и для всех, кто не имеет права на упрощенный учет. Упрощенный порядок — когда арендная плата списывается на расходы равномерно — доступен субъектам малого предпринимательства, применяющим упрощенные способы ведения бухучета, а также по договорам со сроком до 12 месяцев или с несущественной стоимостью предмета аренды.
Также проверьте условия договора: аренда с выкупом, краткосрочная аренда, аренда с переменными платежами учитываются по-разному. Выкупная стоимость, включенная в платежи, увеличивает обязательство по аренде, а договор на срок менее года можно учесть упрощенно даже тем, кто в целом применяет полный порядок.
Как выбрать порядок учета
Настройте договор и учетную политику
Создайте договор с контрагентом в справочнике «Договоры» с видом «С поставщиком». Для аренды по ФСБУ 25/2018 в карточке договора появляется блок параметров: способ отражения расходов по арендным платежам, счет учета обязательств, ставка дисконтирования. Ставка дисконтирования применяется для расчета приведенной стоимости будущих платежей — обычно берут ставку, по которой организация могла бы привлечь заемные средства на сопоставимый срок.
В учетной политике (раздел «Главное» — «Учетная политика») проверьте, что применение ФСБУ 25/2018 включено для нужных организаций. Если организация вправе применять упрощенный учет, это тоже фиксируется в настройках. Неверная настройка учетной политики — частая причина того, что программа не предлагает документ «Поступление в аренду» или не начисляет амортизацию ППА.
Оформите поступление в аренду и график платежей
Документ «Поступление в аренду» находится в разделе «ОС и НМА». В шапке укажите контрагента, договор и способ отражения расходов по амортизации. В табличной части добавьте предмет аренды, срок аренды в месяцах, общую сумму платежей за весь срок и выкупную стоимость, если она предусмотрена. Программа на основании ставки дисконтирования рассчитает приведенную стоимость обязательства и первоначальную стоимость ППА.
На вкладке «График платежей» заполните помесячный график: даты и суммы платежей по договору. От графика зависит корректность расчета процентов — программа распределяет процентные расходы по периодам методом эффективной ставки. Если платежи равномерные, график заполняется быстро; при переменных платежах внесите фактические суммы по каждому месяцу.
Проведенный документ формирует проводки: Дт 01.03 (или 08.04 с последующим вводом в эксплуатацию ППА — зависит от релиза) и Кт 76.07.01 «Арендные обязательства». Одновременно в налоговом учете отражается иная оценка, из-за чего возникают временные разницы и отложенные налоги — программа рассчитывает их автоматически при применении ПБУ 18/02.
Отражайте ежемесячные платежи и услуги аренды
Ежемесячное начисление арендной платы оформляется документом «Реализация (акты, накладные)» с видом операции «Услуги аренды». В документе выбирается тот же договор, указывается сумма текущего платежа и счет учета расчетов. Проводки зависят от порядка учета: при полном применении ФСБУ 25/2018 начисление уменьшает обязательство по аренде (Дт 76.07.05 «Проценты по аренде» и расчеты с арендодателем), при упрощенном — платеж сразу относится на счет затрат (20, 25, 26, 44).
Оплата арендодателю отражается стандартным документом «Списание с расчетного счета» с видом операции «Оплата поставщику». Программа автоматически зачитывает аванс, если он был. Следите, чтобы расчеты по арендным платежам и расчеты по обязательству не смешивались: в полном порядке учета используются разные субсчета 76.
НДС по аренде принимается к вычету на основании счета-фактуры арендодателя. Если арендодатель — государственное или муниципальное учреждение, организация-арендатор может выступать налоговым агентом по НДС: в документе оплаты тогда устанавливается признак «Налоговый агент» и программа сама формирует проводки по удержанию налога.
Начислите амортизацию ППА и проценты при закрытии месяца
Амортизация права пользования активом и проценты по обязательству начисляются автоматически регламентными операциями обработки «Закрытие месяца» (раздел «Операции»). Амортизация ППА списывается на счет затрат, указанный в способе отражения расходов, — Дт 20 (25, 26, 44) Кт 02.03. Проценты увеличивают обязательство: Дт 91.02 Кт 76.07.05.
Если операции по аренде не выполняются, проверьте: проведен ли документ «Поступление в аренду», верно ли заполнен способ отражения расходов, не закрыт ли период. Ошибка «способ отражения не заполнен» — самая частая причина остановки закрытия месяца по аренде.
Как проверить результат
Есть дебетовое сальдо, равное первоначальной стоимости ППА
Счет пуст при действующем договоре с полным порядком учета
Кредитовое сальдо соответствует остатку обязательства по графику платежей
Сальдо не сходится с графиком или образовалось дебетовое
Регламентная операция выполняется без ошибок, сумма ежемесячная и равномерная
Операция пропускается или выдает ошибку о способе отражения расходов
Движения по начислению платежей и процентов отражаются ежемесячно
Проводок нет или задвоены суммы
Учет у арендодателя
Арендодатель, для которого сдача имущества в аренду — обычный вид деятельности, отражает начисление арендной платы документом «Реализация (акты, накладные)» с операцией «Услуги» и доходом по счету 90.01. Если аренда — разовая или непрофильная деятельность, доход отражается по счету 91.01 через документ «Реализация услуг» с соответствующей статьей прочих доходов.
Переданное в аренду основное средство продолжает числиться на балансе арендодателя и амортизируется в обычном порядке. Для аналитики по объектам аренды удобно использовать отдельный субсчет 01 или дополнительную аналитику. Авансы от арендаторов учитываются на счете 62.02, зачет происходит автоматически при проведении реализации.
Как проверить корректность учета аренды
Используйте стандартные отчеты: оборотно-сальдовую ведомость по счетам 01.03, 02.03 и 76.07, а также «Анализ счета» с детализацией по договору. Сверьте остаток обязательства по аренде с графиком платежей на отчетную дату: сумма по кредиту 76.07 за вычетом начисленных, но не оплаченных платежей должна соответствовать приведенной стоимости оставшихся платежей.
Раз в квартал полезно выполнять акт сверки с арендодателем и сравнивать его с данными по расчетам в программе. Расхождения чаще всего возникают из-за неотраженных актов, разной трактовки выкупных платежей или изменений графика, которые не были внесены в документ «Поступление в аренду» через корректировку условий аренды.
Что важно запомнить
Порядок учета аренды определяется правом на упрощенный учет и условиями договора. Полный порядок по ФСБУ 25/2018 требует документа «Поступление в аренду» с графиком платежей, а амортизацию ППА и проценты программа начисляет при закрытии месяца. Регулярно сверяйте сальдо по 76.07 с графиком платежей и выполняйте сверку с арендодателем.
Частые вопросы
Как учесть аренду, если организация на УСН?
Организации на УСН как субъекты малого предпринимательства обычно вправе применять упрощенный порядок: арендная плата списывается на расходы равномерно по мере начисления, без признания ППА и обязательства. В 1С достаточно ежемесячно оформлять «Реализацию (акты, накладные)» с услугой аренды и счетом затрат. Если организация добровольно применяет полный ФСБУ 25/2018, порядок такой же, как у организаций на общей системе.
Что делать, если изменились условия договора аренды?
При изменении срока, суммы платежей или ставки оформляется корректировка условий аренды — в актуальных релизах это делается через изменение параметров в документе «Поступление в аренду» или отдельным документом корректировки. Программа пересчитает обязательство и стоимость ППА на дату изменения. Ручная правка проводок вместо корректировки приводит к расхождениям в последующих периодах.
Как отразить выкуп предмета аренды?
Если выкупная стоимость предусмотрена договором, она включается в общую сумму платежей в документе «Поступление в аренду». По окончании срока и выплате выкупной цены объект переводится из арендованных в собственные основные средства, программа формирует соответствующие проводки по счетам 01 и 02. Если выкупная стоимость в договоре не выделена, а право собственности переходит, вся сумма договора считается платежами за выкуп.
Нужно ли арендодателю применять ФСБУ 25/2018?
Да, стандарт регулирует учет у обеих сторон. У арендодателя при операционной аренде объект остается на балансе и амортизируется, а доход признается равномерно. При финансовой (неоперационной) аренде, когда передаются основные риски и выгоды, объект выбывает с баланса и признается чистая инвестиция в аренду — в 1С это требует отдельных настроек и ряда ручных операций.
Почему в закрытии месяца нет операции по амортизации ППА?
Чаще всего причины такие: документ «Поступление в аренду» не проведен, в договоре не заполнен способ отражения расходов, организация в учетной политике настроена на упрощенный учет аренды, либо дата начала аренды относится к следующему месяцу. Проверьте эти четыре пункта последовательно — в большинстве случаев операция появляется после исправления настроек и перепроведения закрытия месяца.