Как вести платежный календарь в 1С

Платежный календарь — это инструмент планирования движения денежных средств, который показывает, какие платежи и поступления ожидаются по дням, и позволяет заранее увидеть кассовый разрыв. В типовых конфигурациях 1С (Комплексная автоматизация, ERP, Управление торговлей, Управление нашей фирмой) платежный календарь строится на основе заявок на расходование денежных средств, заказов поставщикам и клиентам, а также ожидаемых поступлений.

Главная ценность инструмента — предупреждение ситуации, когда обязательств по оплате больше, чем денег на счетах. Чтобы календарь показывал реальную картину, нужно правильно настроить графики оплаты, дисциплинировать ввод заявок и регулярно сверять план с фактом. Ниже разобраны настройка, ежедневная работа, контроль исполнения и типичные ошибки.

Какие конфигурации 1С поддерживают платежный календарь

Полноценный платежный календарь есть в конфигурациях с подсистемой казначейства: 1С:ERP Управление предприятием, Комплексная автоматизация, Управление торговлей (ред. 11), Управление нашей фирмой. В них отчет «Платежный календарь» находится в разделе «Казначейство» или «Деньги» и строится по данным заявок, заказов и плановых документов.

В 1С:Бухгалтерии отдельного платежного календаря нет — конфигурация ведет учет фактических операций, а не планирование. Там можно частично заменить его отчетами по задолженности и счетами на оплату, но полноценного планирования по датам не получится. Для бухгалтерии платежный календарь обычно ведут во внешнем файле или внедряют расширение.

Сравнение вариантов

ERP / КА / УТ 11

Полноценное казначейство: заявки, лимиты, платежный календарь, контроль кассовых разрывов. Подходит среднему и крупному бизнесу.

УНФ

Упрощенное казначейство для малого бизнеса: платежный календарь, планирование ДДС, но без сложных лимитов и маршрутов согласования.

Бухгалтерия 3.0

Нет платежного календаря. Только факт оплат и задолженность; планирование нужно вести отдельно.

Настройка функциональности перед началом работы

Первый шаг — включить нужные функциональные опции. В разделе «НСИ и администрирование» → «Казначейство» (в УНФ — «Деньги») установите флажки «Заявки на расходование денежных средств», при необходимости — «Лимиты расхода ДС» и «Согласование заявок». Без включенных заявок календарь будет строиться только по заказам и потеряет значительную часть платежей.

Второй шаг — настроить графики оплаты. В справочнике «Графики оплаты» (или «Графики исполнения договоров» в ERP) создайте типовые варианты: «100% предоплата», «50/50», «Оплата через 14 дней после отгрузки». Эти графики подставляются в заказы и договоры, и именно по ним система распределяет будущие платежи по датам календаря.

Третий шаг — заполнить статьи движения денежных средств. Статьи ДДС нужны не только для отчета о движении денег, но и для аналитики платежного календаря: по ним вы увидите, на что уходят деньги в плановом периоде. Создайте понятную иерархию: «Оплата поставщикам», «Налоги», «Зарплата», «Аренда», «Поступления от покупателей».

1. 1
   Включите опции «Заявки на расходование ДС» и при необходимости лимиты в настройках казначейства.
2. 2
   Создайте графики оплаты для типовых условий работы с контрагентами.
3. 3
   Заполните справочник статей ДДС, включая статьи поступлений.
4. 4
   Укажите графики оплаты в договорах или соглашениях с контрагентами.
5. 5
   Проверьте, что банковские счета и кассы организации заполнены корректно — по ним считается остаток.

Как формировать план платежей: заявки и заказы

Основной документ планирования расхода — «Заявка на расходование денежных средств». В ней указываются дата платежа, сумма, статья ДДС, контрагент и форма оплаты. Заявка может создаваться вручную, на основании заказа поставщику, счета на оплату или документа «Распределение ДС по лимитам». Пока заявка не оплачена, она отображается в календаре как плановый расход.

Поступления в календарь попадают из заказов клиентов и счетов покупателям — по графику оплаты система рассчитывает ожидаемые даты и суммы оплат от покупателей. Также можно вводить плановые поступления напрямую документами планирования (в ERP — «План поступления ДС»), если поступление не связано с конкретным заказом.

Практический порядок ежедневной работы выглядит так: утром финансист открывает платежный календарь на горизонте 2–4 недели, проверяет остатки на счетах, сопоставляет их с плановыми платежами на ближайшие дни и формирует реестр платежей на сегодня. Заявки, которые нельзя оплатить из-за нехватки средств, переносятся на более позднюю дату с изменением даты платежа в документе.

Работа с отчетом «Платежный календарь»

Отчет находится в разделе «Казначейство» → «Отчеты» → «Платежный календарь» (в УНФ — «Деньги» → «Платежный календарь»). В настройках задайте период, организацию, при необходимости отбор по счетам или статьям ДДС. Отчет показывает по дням: начальный остаток, плановые поступления, плановые расходы и конечный остаток.

Ключевой индикатор — отрицательный конечный остаток по дню. Это и есть прогноз кассового разрыва: в этот день плановых выплат больше, чем доступных денег с учетом ожидаемых поступлений. Увидев такой день заранее, вы можете перенести часть платежей, ускорить взыскание дебиторки или привлечь финансирование.

Расшифровка по дню показывает, из каких документов сложилась сумма: конкретные заявки, заказы, плановые поступления. Используйте её, чтобы проверить корректность данных — часто за завышенным планом стоят задвоенные заявки или заказы с неверным графиком оплаты.

Контрольные точки

Как проверить корректность календаря

Начальный остаток в календаре

Норма

Совпадает с фактическим остатком на счетах по данным банка

Тревожный признак

Расходится — есть непроведенные платежные документы или ошибки загрузки выписки

Плановый расход по дню

Норма

Расшифровка содержит только актуальные неоплаченные заявки

Тревожный признак

Видны заявки, которые уже оплачены, — не проведена оплата по заявке

Плановые поступления

Норма

Соответствуют реальным условиям договоров и графикам

Тревожный признак

Поступления стоят на прошлых датах — покупатели не оплатили, график не актуализирован

Контроль исполнения: план против факта

Платежный календарь работает только при регулярной сверке плана с фактом. Оплата по заявке должна оформляться связью: платежное поручение или списание с расчетного счета создается на основании заявки, тогда система автоматически закрывает плановую сумму фактической. Если оплату вводят отдельным документом без связи, заявка продолжает висеть в плане, и календарь завышает будущий расход.

Для контроля используйте отчет «Контроль оплаты заявок» или «Исполнение платежного календаря» (название зависит от конфигурации). Он показывает заявки без оплаты, частично оплаченные и просроченные. Просроченные заявки нужно либо оплатить, либо перенести, либо отменить — они искажают прогноз.

Рекомендуемый ритм — еженедельный план-фактный анализ: какие платежи прошли не по плану, какие поступления задержались, насколько точным оказался прогноз остатков. Такой разбор повышает точность планирования и выявляет подразделения, которые систематически подают нереалистичные заявки.

Ограничения и когда нужна доработка

Типовой платежный календарь имеет ограничения. Он плохо учитывает вероятность поступлений: заказ покупателя с отсрочкой 30 дней попадет в план на полную сумму, хотя фактическая оплата может задержаться. Для консервативного прогноза даты поступлений корректируют вручную или используют коэффициенты инкассации в доработанных отчетах.

Если у компании несколько юрлиц и нужен консолидированный календарь по холдингу, типовые отчеты по одной информационной базе могут не покрыть задачу — потребуется либо обмен между базами, либо внешний отчет, собирающий данные из нескольких источников. То же касается нестандартных сценариев: казначейство с единым платежным центром, автоматический резерв под заявки, интеграция с банк-клиентом по заранее согласованным лимитам.

Перед доработкой оцените трудозатраты: изменение типовых механизмов казначейства усложняет обновления конфигурации. Часто достаточно внешнего отчета или расширения, не затрагивающего типовой код.

FAQ

Можно ли вести платежный календарь в 1С:Бухгалтерии?

Штатного платежного календаря в Бухгалтерии нет. Можно использовать счета на оплату и отчеты по задолженности для грубой оценки, но для полноценного планирования обычно внедряют расширение, внешнюю обработку или ведут календарь параллельно в электронных таблицах с выгрузкой остатков из 1С.

Почему оплаченная заявка всё еще видна в платежном календаре?

Чаще всего оплата оформлена отдельным документом без связи с заявкой. Создайте платежный документ на основании заявки или укажите заявку в поле документа оплаты. Если связь восстановить нельзя, закройте заявку вручную, чтобы она вышла из плана.

Как учесть в календаре платежи, для которых нет заказа (налоги, аренда, зарплата)?

Такие платежи вносятся заявками на расходование ДС вручную с указанием статьи ДДС и даты платежа. Регулярные платежи (аренда, абонентские услуги) удобно копировать из прошлого месяца с корректировкой дат.

На какой горизонт планирования ориентироваться?

Практичный минимум — 2–4 недели с детализацией по дням: на этом горизонте прогноз достаточно точен и позволяет успеть среагировать на разрыв. Месячный и квартальный планы ведут укрупненно, через бюджет движения денежных средств, а не оперативный календарь.

Что делать, если остаток в календаре не совпадает с банком?

Проверьте загрузку банковских выписок: непроведенные или дублирующиеся платежные документы — самая частая причина. Затем сверьте остатки через отчет «Остатки денежных средств» с выпиской банка. Только после выравнивания фактических остатков прогноз календаря будет достоверным.