Как вести учет материалов в 1С 8.3 Бухгалтерия

Материалы в 1С 8.3 Бухгалтерия учитываются на счете 10 с разбивкой по субсчетам: сырье, покупные полуфабрикаты, топливо, тара, запчасти, инвентарь и хозяйственные принадлежности. Программа ведет количественный и суммовой учет по складам и номенклатуре, а списание стоимости выполняет по средней себестоимости или методом ФИФО — в зависимости от настроек учетной политики. Правильно выстроенный контур «поступление — перемещение — списание — инвентаризация» избавляет от ручных корректировок и ошибок в отчетности.

Основная масса проблем с учетом материалов возникает не из-за сложности операций, а из-за неправильной первоначальной настройки: неверно выбранный счет учета в карточке номенклатуры, отсутствие складского учета, смешение материалов и товаров в одной группе. Дальше эти ошибки тиражируются в каждом документе, и разбирать их приходится уже при закрытии месяца или перед сдачей отчетности.

Ниже разобран полный цикл работы с материалами: от настройки справочников и учетной политики до списания в производство, инвентаризации и проверки остатков. Инструкция ориентирована на типовую конфигурацию «1С:Бухгалтерия 8.3» с интерфейсом «Такси».

Настройка учетной политики и складского учета

До ввода первого документа откройте раздел «Главное — Учетная политика» и проверьте способ оценки материально-производственных запасов. Доступны два варианта: по средней себестоимости и ФИФО. Выбранный метод применяется в течение всего года и в бухгалтерском, и в налоговом учете, поэтому менять его посреди года нельзя — это нарушение принципа последовательности учетной политики.

Далее перейдите в «Главное — Настройка плана счетов» или в параметры функциональности («Главное — Функциональность», закладка «Склад») и убедитесь, что включен учет по складам. Если складов несколько, включите хранение по складам, при необходимости — по партиям и местам хранения. Без складской аналитики программа не сможет показать остатки по конкретному складу, а списание будет идти «в целом по организации».

Отдельно проверьте настройку счетов учета номенклатуры: «Справочники — Номенклатура — Счета учета номенклатуры». Именно здесь задается, какой счет подставляется в документы для каждого вида номенклатуры. Если оставить настройки по умолчанию, материалы могут попасть на счет 41 (товары) или 10.01 независимо от их фактического назначения.

Создание номенклатуры материалов

Каждый материал заводится как элемент справочника «Номенклатура» с видом «Материалы» (или отдельным пользовательским видом, если вы разделили, например, сырье и хозяйственный инвентарь). В карточке укажите единицу измерения из классификатора ОКЕИ — от нее зависит корректность печатных форм и количественный учет.

Группируйте номенклатуру по папкам: «Сырье», «Топливо», «Запчасти», «Инвентарь и хозяйственные принадлежности». Это не только удобно, но и позволяет настроить счета учета на уровне группы: например, для папки «Топливо» задать счет 10.03, для «Запчасти» — 10.05. Тогда при создании нового элемента счет подставится автоматически.

Не плодите дубли: «Болт М8» и «Болт М8х30» — это разные позиции, а вот «Болт М8х30» и «болт м8х30 » с лишним пробелом — типичный дубль, который ломает остатки. Перед созданием нового элемента пользуйтесь поиском по справочнику. Для поиска и объединения дублей в типовой конфигурации есть обработка «Поиск и удаление дублей» в разделе «Администрирование — Обслуживание».

Оприходование материалов от поставщика

Стандартный документ поступления — «Покупки — Поступление (акты, накладные)», вид операции «Товары (накладная)». В табличной части выберите номенклатуру, укажите количество, цену и ставку НДС. Программа сама подставит счет учета (10.01 или другой, заданный в настройках) и счет учета НДС (19.03). После проведения формируются проводки Дт 10 — Кт 60 и Дт 19.03 — Кт 60.

Если материалы поступают без счета-фактуры или от поставщика на упрощенке, укажите ставку «Без НДС» — тогда проводка по счету 19 не создастся. Проверить результат можно кнопкой «Дт/Кт» в документе или отчетом «Оборотно-сальдовая ведомость по счету 10».

Для безвозмездного поступления, оприходования излишков или вклада в уставный капитал используйте документ «Оприходование товаров» (раздел «Склад») с ручным указанием счета дохода. Не оформляйте такие операции обычным поступлением от поставщика — это создаст фиктивную кредиторскую задолженность на счете 60.

1. 1
   Создайте документ «Поступление (акты, накладные)» с видом операции «Товары (накладная)»
2. 2
   Заполните поставщика, договор, склад и табличную часть с номенклатурой
3. 3
   Проверьте счета учета в колонках: 10.хх для материала, 19.03 для НДС
4. 4
   Зарегистрируйте счет-фактуру по ссылке внизу документа
5. 5
   Проведите документ и проверьте проводки кнопкой «Дт/Кт»
6. 6
   Сверьте остаток по ОСВ по счету 10 с данными накладной

Списание материалов в производство и на расходы

Основной документ списания — «Склад — Требование-накладная». На закладке «Материалы» укажите списываемую номенклатуру и количество, на закладке «Счет затрат» — счет, куда списывается стоимость: 20 (основное производство), 25, 26, 44 или другой. Для счетов 20 и 25 обязательно заполните номенклатурную группу, для 25 и 26 — статью затрат, иначе документ не проведется или затраты «повиснут» без аналитики.

Стоимость списания программа рассчитает автоматически при проведении — по средней или ФИФО, согласно учетной политике. Вручную сумму в требовании-накладной править не нужно: расчет выполняется по данным партийного учета. Если после проведения сумма выглядит неожиданной, проверьте отчет «Списание МПЗ» (доступен из документа) — он показывает, из каких партий взята стоимость.

Списание инвентаря и спецодежды

Инвентарь и хозяйственные принадлежности (счет 10.09) списываются той же требованием-накладной. Спецодежда и спецоснастка оформляются отдельным документом «Передача материалов в эксплуатацию» (раздел «Склад»), где задается способ погашения стоимости: единовременно при передаче или линейно в течение срока полезного использования. Это важно для спецодежды со сроком службы больше года — единовременное списание исказит себестоимость месяца.

Перемещение между складами

Для перемещения материалов между складами используйте документ «Перемещение товаров». Он меняет только складскую аналитику, себестоимость и проводки по финансовому результату не затрагивает. Частая ошибка — оформлять внутреннее перемещение требованием-накладной на счет 10: технически это работает, но засоряет обороты и усложняет анализ.

Инвентаризация и работа с расхождениями

Для инвентаризации предусмотрен документ «Инвентаризация товаров» (раздел «Склад»). Укажите склад, заполните табличную часть остатками по кнопке «Заполнить — Заполнить по остаткам на складе», затем введите фактическое количество. Программа покажет отклонения: недостачи и излишки.

На основании инвентаризации создаются документы «Оприходование товаров» (для излишков, проводка Дт 10 — Кт 91.01) и «Списание товаров» (для недостач, Дт 94 — Кт 10 с последующим отнесением на виновных лиц или расходы). Не списывайте недостачу напрямую требованием-накладной на расходы — без счета 94 и документального оформления это нарушение порядка отражения недостач.

Проводите инвентаризацию в программе регулярно, минимум перед годовой отчетностью. Расхождения между учетными и фактическими остатками копятся незаметно: пересортица, неоформленные выдачи, ошибки в количестве при поступлении.

Контрольные точки

Как проверить результат

ОСВ по счету 10

Норма

Остатки положительные, развернуты по складам и номенклатуре

Тревожный признак

Отрицательные (красные) остатки по позициям или складу в целом

Анализ счета 10 за месяц

Норма

Обороты по кредиту соответствуют списаниям на 20, 25, 26, 44, 94

Тревожный признак

Списания на нехарактерные счета или на сам счет 10 без причины

Карточка счета 20 после закрытия месяца

Норма

Сальдо на конец — только незавершенное производство

Тревожный признак

Затраты по материалам не закрылись из-за пустой статьи или номенклатурной группы

Отчеты для контроля материалов

Базовый инструмент контроля — «Оборотно-сальдовая ведомость по счету 10» с группировкой по складам и субконто «Номенклатура». Она показывает остатки в количестве и сумме, позволяет сразу увидеть отрицательные остатки и позиции без движения.

Для детального анализа используйте «Обороты между субконто» (вид субконто — номенклатура) и «Ведомость по учету МПЗ» из раздела отчетов по складу, если она включена в функциональности. Для проверки себестоимости списаний полезен отчет «Списание МПЗ», формируемый из требования-накладной.

Полезная практика — раз в месяц перед закрытием формировать ОСВ по счету 10 с отбором по отрицательным остаткам. Отрицательный остаток означает, что материал списан раньше, чем оприходован, или оприходован на другой склад/позицию. Пока он не исправлен, себестоимость списаний рассчитана условно и может измениться.

Если одна и та же позиция используется и как материал, и как товар для перепродажи, не заводите ее дважды. Создайте один элемент и управляйте счетом учета через документ «Перемещение товаров» со сменой счета (с 10 на 41) в момент, когда назначение позиции меняется. Дубли в номенклатуре гарантированно приводят к пересортице остатков.

Часто задаваемые вопросы

На какой счет оприходовать канцтовары и хозяйственные мелочи?

Обычно на счет 10.09 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности», если срок использования меньше 12 месяцев. Списание — требованием-накладной на счет 26 (общехозяйственные расходы) со статьей затрат. Некоторые организации учитывают недорогие хозяйственные мелочи сразу в расходах через счет 10.01 — закрепите выбранный подход в учетной политике.

Почему при проведении требования-накладной сумма списания равна нулю?

Чаще всего материал оприходован на другой склад или под другим наименованием, и по указанной комбинации «склад + номенклатура» остатка нет. Проверьте ОСВ по счету 10 с детализацией по складам. Также нулевая сумма бывает, когда поступление проведено более поздней датой, чем списание, — восстановите последовательность документов через «Операции — Проведение документов».

Можно ли списать материалы сразу при покупке, минуя склад?

Да, в документе поступления можно указать в качестве счета учета сразу счет затрат (например, 26), если это допускает ваша учетная политика и материал не требует складского учета. Но для материально ответственного хранения и контроля остатков корректнее оприходовать на 10 счет и списывать требованием-накладной по факту использования.

Как исправить ошибочно выбранный счет учета в уже проведенном поступлении?

Если период не закрыт, откройте документ, исправьте счет учета в табличной части и перепроведите. Если месяц закрыт, исправление делайте документом «Операция, введенная вручную» с корректирующей проводкой (сторно с неверного счета и постановка на верный) текущей датой, либо исправьте первичный документ, если позволяет ситуация с отчетностью. При сданной отчетности действуйте по правилам исправления ошибок ПБУ 22/2010.

Чем отличается материал от товара в 1С с точки зрения учета?

Материал (счет 10) предназначен для использования в производстве или для хозяйственных нужд, товар (счет 41) — для перепродажи. Различие определяется назначением, а не свойствами самой позиции. От назначения зависят счет учета, порядок списания и отражение при реализации: продажа материалов идет через прочие доходы (91.01), продажа товаров — через выручку (90.01).

Нужно ли включать партионный учет для материалов?

При методе оценки ФИФО партионный учет (по документам поступления) обязателен — без него программа не сможет определить очередность списания партий. При средней себестоимости партионная детализация менее критична, но в типовой конфигурации она используется для расчетов и НДС, поэтому отключать ее не рекомендуется.