Как вести кассу в 1С: полное руководство

Ведение кассы в 1С сводится к трём ежедневным операциям: оформлению приходных и расходных кассовых ордеров (ПКО и РКО), контролю остатка денег в кассе и формированию кассовой книги. В типовых конфигурациях — 1С:Бухгалтерия 8, Управление торговлей, Комплексная автоматизация — весь кассовый контур расположен в разделе «Банк и касса» (в УТ — «Казначейство»).

Главное правило: каждая операция по кассе должна быть отражена документом в день её совершения. Если вы оформляете ордера «задним числом» пачкой в конце месяца, кассовая книга не совпадёт с фактическим движением денег, а при ревизии это расценят как нарушение кассовой дисциплины.

Ниже разобран полный цикл: от первоначальной настройки до закрытия дня, сверки и типичных ошибок. Инструкция ориентирована на 1С:Бухгалтерию 8.3, но логика документов одинакова и в других конфигурациях.

Первоначальная настройка кассы

Перед началом работы проверьте, что в программе заведена сама касса. В 1С:Бухгалтерии откройте «Справочники» → «Банк и касса» → «Кассы». По умолчанию существует «Основная касса» — для большинства организаций её достаточно. Если наличные хранятся в нескольких местах (центральный офис, розничная точка), создайте отдельные элементы справочника, чтобы видеть остатки по каждой кассе.

Далее проверьте учётную политику и настройки функциональности: раздел «Главное» → «Функциональность», закладка «Банк и касса» — должны быть включены нужные виды операций (расчёты с подотчётными лицами, розничная выручка, эквайринг). Если какой-то вид операции недоступен в документах, причина почти всегда в отключённой опции функциональности.

Отдельно настройте лимит остатка кассы. Сам лимит организация рассчитывает приказом по формулам из Указания ЦБ № 3210-У (малые предприятия и ИП вправе лимит не устанавливать). В 1С лимит можно указать в справочнике касс или контролировать вручную по отчётам — программа не заблокирует операцию при превышении, поэтому ответственность за контроль лежит на кассире и главбухе.

Приходные кассовые ордера: как оформить поступление наличных

Любое поступление денег в кассу оформляется документом «Поступление наличных» (Банк и касса → Кассовые документы → Создать). Вид операции определяет проводки и аналитику, поэтому выбирайте его внимательно:

• Оплата от покупателя — наличный расчёт по договору, проводка Дт 50.01 Кт 62.01;
• Розничная выручка — сдача выручки торговой точки, Дт 50.01 Кт 90.01.1 (или с НТТ);
• Возврат от подотчётного лица — неизрасходованный остаток аванса, Дт 50.01 Кт 71;
• Получение наличных в банке — снятие с расчётного счёта по чеку, Дт 50.01 Кт 51;
• Взнос в уставный капитал, прочее поступление — для нестандартных ситуаций.

Обязательные поля: дата (день фактического поступления), сумма, контрагент или физлицо, статья движения денежных средств (нужна для отчёта о ДДС), основание — поле «Принято от» и «Основание» заполняются так, как они попадут в печатную форму ПКО (КО-1). Номер документа программа присваивает автоматически со сквозной нумерацией в течение года — не меняйте её вручную.

После проведения распечатайте приходный ордер, если компания ведёт бумажный документооборот: кнопка «Печать» → «Приходный кассовый ордер (КО-1)». Квитанция отрывается и выдаётся лицу, внёсшему деньги.

Расходные кассовые ордера: выдача наличных

Выдача денег из кассы оформляется документом «Выдача наличных». Типовые виды операций:

• Выдача денежных средств подотчётному лицу — Дт 71 Кт 50.01. Укажите сотрудника и назначение аванса;
• Выдача заработной платы — по ведомости, Дт 70 Кт 50.01. Удобнее создавать из документа «Ведомость в кассу» кнопкой «Оплатить»;
• Оплата поставщику — наличный расчёт за товары и услуги;
• Взнос наличными в банк — сдача выручки на расчётный счёт, Дт 57.02 (или 51) Кт 50.01;
• Возврат покупателю — при возврате товара, оплаченного наличными или картой.

В поле «Выдать» укажите ФИО получателя, в «По документу» — данные удостоверения личности (для подотчётных лиц и сторонних получателей). Эти сведения обязательны по форме КО-2: без них ордер считается оформленным с нарушением.

Розничная выручка и Z-отчёты

Если у вас розничная точка с онлайн-кассой, движение по кассе отражается на основании Z-отчёта (отчёта о закрытии смены). В 1С:Бухгалтерии это документ «Отчет о розничных продажах» (раздел «Продажи»), который формирует и выручку, и поступление наличных в кассу предприятия.

При интеграции кассовой программы (1С:Розница, Frontol, Set Retail) с учётной системой Z-отчёты загружаются автоматически. Проверяйте после загрузки три вещи: сумма наличных сошлась с отчётом кассира, эквайринговые операции ушли на счёт 57.03 «Переводы в пути», а возвраты оформлены отдельными строками, а не «схлопнуты» в итог.

Если смена не закрыта или Z-отчёт не загружен, не оформляйте выручку вручную «примерной» суммой — потом придётся сторнировать разницу. Дождитесь корректного закрытия смены на фискальном регистраторе.

1. 1
   Проверьте, что все ПКО и РКО дня созданы и проведены
2. 2
   Сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счёту 50.01 или отчёт «Кассовая книга»
3. 3
   Сверьте остаток в программе с фактическим пересчётом наличных
4. 4
   Проверьте, что остаток не превышает установленный лимит; излишек сдайте в банк документом «Выдача наличных» с видом «Взнос наличными в банк»
5. 5
   Распечатайте лист кассовой книги и подпишите его у кассира и главбуха

Кассовая книга и контроль остатков

Кассовая книга формируется автоматически из проведённых ордеров: «Банк и касса» → «Кассовая книга». Укажите период и кассу — программа построит листы по форме КО-4 с переносом остатков «на начало дня» и «на конец дня». Лист за день, в котором были операции, распечатывается и подписывается кассиром и главным бухгалтером.

Для оперативного контроля используйте отчёт «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту» 50 с группировкой по субконто «Кассы» — он покажет остаток по каждой кассе отдельно. Сверяйте его с фактическим наличием денег ежедневно: расхождение означает либо неоформленный документ, либо излишек/недостачу, которые нужно оприходовать (Дт 50 Кт 91.01) или отразить на счёте 94.

Инвентаризация кассы оформляется документом «Инвентаризация наличных» (в разделе «Операции» или «Банк и касса» в зависимости от версии). По её результатам программа сама создаст оприходование излишков или списание недостачи.

Контрольные точки

Как проверить результат

Остаток по счёту 50.01 на конец дня

Норма

Совпадает с фактическим пересчётом наличных, значение положительное

Тревожный признак

Отрицательный остаток или расхождение с фактом — есть неоформленные документы

Кассовая книга за период

Норма

Остаток «на начало дня» равен остатку «на конец» предыдущего операционного дня

Тревожный признак

Разрывы в остатках — документы проведены задним числом или удалены

Нумерация ордеров

Норма

Сквозная, без пропусков и дублей в течение года

Тревожный признак

Пропущенные номера — документ помечен на удаление после распечатки книги

Типичные ошибки и как их избежать

Самая частая проблема — отрицательный остаток кассы. Он возникает, когда расходный ордер проведён раньше приходного или поступление вообще не оформлено. Найдите виновный документ через анализ счёта 50.01 по дням и исправьте даты/время документов, а не просто «перекидывайте» суммы.

Вторая ошибка — неверный вид операции. Например, возврат подотчётных денег оформлен как «Прочее поступление»: сумма по кассе сойдётся, но счёт 71 не закроется, и авансовый отчёт сотрудника «зависнет». Всегда проверяйте проводки документа кнопкой «Дт/Кт» сразу после проведения.

Третья группа ошибок — работа с несколькими кассами: выручку сдают в одну кассу, а ордер оформляют по другой. Итоговый остаток по 50 счёту верный, а по субконто — разъезжается. Включите в отчётах детализацию по кассам и сверяйте каждую отдельно.

Особенности для ИП и малых предприятий

ИП и микропредприятия вправе вести кассу упрощённо: не устанавливать лимит и не оформлять ПКО/РКО и кассовую книгу (ИП, ведущие учёт доходов по КУДиР, освобождены от кассовых документов). Однако в 1С документы всё равно удобно создавать — без них не построить корректный учёт наличных расчётов и отчёт о движении денежных средств.

Если вы ИП на упрощёнке и наличных операций мало, достаточно оформлять поступление выручки и сдачу денег в банк. Но выдачу зарплаты и расчёты с подотчётными лицами рекомендуется проводить через кассовые документы в любом случае — иначе расчёты с сотрудниками в программе не закроются.

Частые вопросы

Можно ли изменить номер ПКО или РКО вручную?

Технически можно, но делать этого не стоит: нумерация кассовых документов должна быть сквозной и непрерывной в течение года. Если номер сбился, лучше найти удалённый или непроведённый документ и восстановить последовательность, чем перенумеровывать ордера после печати кассовой книги.

Что делать, если обнаружилась недостача в кассе?

Проведите инвентаризацию документом «Инвентаризация наличных» — программа отразит недостачу на счёте 94. Далее сумму либо относят на виновное лицо (счёт 73.02) с удержанием из зарплаты, либо, при отсутствии виновных, списывают на прочие расходы по решению руководителя.

Как отразить в кассе оплату картой (эквайринг)?

Эквайринг не проходит через счёт 50: оплата картой отражается документом «Оплата платёжной картой» на счёте 57.03 «Переводы в пути». Когда банк зачисляет деньги на расчётный счёт за минусом комиссии, оформляется поступление на счёт 51 с выделением комиссии банка.

Нужно ли распечатывать кассовую книгу каждый день?

Лист кассовой книги формируется только за те дни, когда были кассовые операции. В дни без движения денег печатать ничего не нужно. Организации, ведущие книгу в электронном виде, могут хранить листы без печати при соблюдении требований к электронному документообороту.

Как вести кассу, если розничных точек несколько?

Создайте в справочнике «Кассы» отдельный элемент для каждой точки и оформляйте документы с указанием конкретной кассы. Передачу выручки из кассы точки в центральную кассу отражайте документом перемещения между кассами — тогда остатки по каждой точке будут корректными.

Что будет, если превысить лимит остатка кассы?

Программа не заблокирует операцию — контроль лимита выполняет бухгалтер. Превышение лимита является нарушением порядка ведения кассовых операций и может повлечь административный штраф при проверке. Излишек следует своевременно сдавать в банк; исключение — дни выплаты зарплаты, выходные и праздничные дни при работе в эти дни.