Как вести кассовую книгу в 1С Бухгалтерия

Кассовая книга — обязательный регистр учёта наличных денежных средств для организаций, которые принимают или выдают наличные. В 1С:Бухгалтерии 8.3 она формируется автоматически на основании приходных и расходных кассовых ордеров, поэтому основная работа бухгалтера сводится к корректному оформлению кассовых документов и своевременной печати листов книги. Программа сама нумерует листы, переносит остатки и считает итоги, если соблюдены базовые настройки.

Ошибки в кассовой дисциплине — одно из самых частых нарушений при проверках: неправильно заполненные ордера, пробелы в нумерации листов, остаток сверх лимита. Автоматизация в 1С снимает большинство этих рисков, но только при условии, что документы вводятся вовремя, а настройки учётной политики соответствуют реальному порядку работы с наличными.

Ниже разобран полный цикл: от первоначальной настройки до ежедневного ведения книги, печати листов и контроля остатков. Инструкция ориентирована на конфигурацию «1С:Бухгалтерия 8.3» в типовой поставке; в отраслевых решениях названия команд могут незначительно отличаться.

Что нужно настроить перед началом работы

Прежде чем вводить первый кассовый документ, проверьте учётную политику организации. Откройте раздел «Главное» → «Учётная политика» и убедитесь, что ведение кассовых операций предусмотрено. Для большинства организаций специальных переключателей не требуется — кассовый учёт включён по умолчанию, но важно заполнить реквизиты организации: наименование, ИНН, ОКПО, которые попадут в шапку кассовой книги.

Отдельно проверьте справочник «Организации» и реквизит «Должность руководителя» и данные кассира. ФИО кассира подставляется в лист кассовой книги и в ордера; если кассиром является сам директор (частая ситуация на малом предприятии), это должно быть оформлено приказом, а в программе — корректно указано в печатных формах.

Если у организации несколько обособленных подразделений с собственными кассами, в 1С можно вести несколько касс. Для этого используется разделение по подразделениям, а кассовая книга формируется отдельно по каждой кассе. Убедитесь, что в документах правильно указано подразделение, иначе операции попадут не в ту книгу.

Лимит остатка кассы: как задать и зачем он нужен

Лимит остатка кассы — максимальная сумма наличных, которая может оставаться в кассе на конец рабочего дня. Организации рассчитывают его самостоятельно и закрепляют приказом. Малые предприятия и индивидуальные предприниматели вправе работать без установления лимита, но это решение тоже желательно зафиксировать распорядительным документом.

В 1С лимит не блокирует проведение документов — программа не запретит оставить в кассе сумму сверх лимита. Однако контроль остатка остаётся обязанностью бухгалтера: сверяйте конечный остаток по кассовой книге с установленным лимитом ежедневно. Превышение на конец дня — основание для штрафа при проверке кассовой дисциплины.

Превышение допустимо в дни выплаты зарплаты и иных социальных выплат — наличные, предназначенные для выдачи, могут храниться сверх лимита в течение установленного количества рабочих дней. Отражайте такие периоды в платёжных ведомостях, чтобы при проверке было документальное подтверждение.

Как оформлять приходные кассовые ордера

Любое поступление наличных в кассу оформляется документом «Приходный кассовый ордер» (ПКО). Перейдите в раздел «Банк и касса» → «Кассовые документы» и нажмите «Создать» → «Приходный кассовый ордер». В документе укажите вид операции — от него зависит корреспонденция счетов и аналитика.

Типовые виды операций ПКО: оплата от покупателя, возврат от подотчётного лица, получение наличных с расчётного счёта, возврат займа, прочий приход. Поле «Принято от» заполняется текстом — ФИО физического лица или наименование организации с основанием (например, «возврат неиспользованных подотчётных сумм»). Поле «Основание» и «Приложение» заполняйте всегда: пустые реквизиты — частая претензия проверяющих.

После заполнения проведите документ. Номер ордера программа присваивает автоматически в хронологическом порядке в пределах дня и года. Не меняйте нумерацию вручную без необходимости — разрывы и дубли номеров вызывают вопросы при проверке. Печатная форма ПКО (КО-1) доступна по кнопке «Печать» и включает квитанцию, которая отрывается и выдаётся лицу, внёсшему деньги.

Как оформлять расходные кассовые ордера

Выдача наличных из кассы оформляется документом «Расходный кассовый ордер» (РКО) в том же журнале «Кассовые документы». Здесь критично правильно выбрать вид операции: выдача подотчётному лицу, оплата поставщику, выдача зарплаты по ведомости, выдача займа, сдача наличных на расчётный счёт и другие.

Особое внимание уделите реквизитам получателя. В поле «Выдать» указывается ФИО получателя в дательном падеже, в поле «По документу» — реквизиты удостоверения личности (паспорта) при выдаче физическому лицу. Эти данные обязательны по правилам оформления РКО, и в 1С для них предусмотрены отдельные поля — не оставляйте их пустыми.

При выдаче зарплаты по ведомости создавайте РКО на основании документа «Ведомость на выплату зарплаты через кассу» — тогда сумма и проводки сформируются автоматически, а расхождения между начисленным и выданным будут видны сразу. Ручное создание РКО на зарплату без ведомости приведёт к несоответствию данных зарплатного и кассового учёта.

Как сформировать и распечатать лист кассовой книги

Кассовая книга формируется в разделе «Банк и касса» → «Кассовые документы» → кнопка «Кассовая книга» (в некоторых релизах — «Отчёты» → «Кассовая книга»). Укажите период — как правило, один рабочий день, в котором было движение наличных, — организацию и при необходимости подразделение. Нажмите «Сформировать».

Программа выведет лист кассовой книги по установленной форме: входящий остаток на начало дня, перечень всех ПКО и РКО с номерами, корреспондирующими счетами и суммами, итоги прихода и расхода, остаток на конец дня. Нумерация листов ведётся нарастающей с начала года автоматически.

Лист распечатывается в конце каждого дня, в котором были кассовые операции. К нему прикалываются все ордера за этот день. Кассир проверяет лист, расписывается в нём, затем лист подписывает бухгалтер. Если ведётся электронная кассовая книга с использованием электронной подписи в соответствии с действующим порядком, бумажная распечатка может не требоваться — уточните применимый порядок применительно к вашей организации.

1. 1
   В течение дня вводите каждый ПКО и РКО сразу после операции, не накапливая документы
2. 2
   Проверьте заполнение обязательных реквизитов: основание, приложение, данные получателя
3. 3
   Сформируйте лист кассовой книги за день через «Банк и касса» → «Кассовые документы» → «Кассовая книга»
4. 4
   Сверьте конечный остаток в листе с фактическим остатком наличных в кассе
5. 5
   Распечатайте лист, подпишите у кассира и бухгалтера, подшейте ордера
6. 6
   Проверьте, что остаток не превышает установленный лимит (кроме дней выплаты зарплаты)

Проверка остатков и сверка с учётом

Контрольный остаток по кассе должен совпадать в трёх местах: в листе кассовой книги, в оборотно-сальтовой ведомости по счёту 50 «Касса» и в фактическом пересчёте наличных. Сформируйте ОСВ по счёту 50 через раздел «Отчёты» и сравните сальдо на конец дня с последним листом книги.

Расхождение между книгой и ОСВ обычно означает, что кассовый документ был отредактирован или отменён после печати листа, либо есть ручные операции по счёту 50, введённые вне кассовых документов. Найдите такие операции через анализ счёта 50 и приведите их в соответствие: либо оформите корректный кассовый документ, либо удалите ошибочную ручную запись.

Расхождение книги с фактическим остатком наличных — более серьёзная ситуация. Излишек или недостача оформляются инвентаризацией кассы (документ «Инвентаризация кассы» в разделе «Банк и касса») с последующим оприходованием излишка или отнесением недостачи на виновное лицо. Не «подгоняйте» документы под факт задним числом — это прямое нарушение.

Контрольные точки

Как проверить результат

Остаток по кассовой книге и по ОСВ счёта 50

Норма

Суммы совпадают на каждую дату

Тревожный признак

Расхождение — ищите ручные операции или документы, изменённые после печати листа

Нумерация листов кассовой книги

Норма

Непрерывная последовательность с начала года

Тревожный признак

Пропуски или дубли номеров листов

Остаток на конец дня

Норма

Не превышает лимит (кроме дней зарплатных выплат)

Тревожный признак

Систематическое превышение лимита без оснований

Реквизиты ордеров

Норма

Заполнены основание, приложение, данные получателя в РКО

Тревожный признак

Пустые поля, отсутствие паспортных данных получателя

Особые ситуации и ограничения

Исправление ошибок в уже напечатанном листе

Если после печати листа обнаружилась ошибка в ордере, исправляйте документ в программе и перепечатывайте лист целиком. Подчистки и исправления на бумажном листе недопустимы. Старый лист уничтожается, новый подписывается заново теми же лицами. Если лист уже подписан и подшит, сохраните порядок документов и приложите служебную записку о причине замены.

Дни без кассовых операций

Если в течение дня движения наличных не было, лист кассовой книги не формируется и не распечатывается. Нумерация листов не прерывается — следующий лист получит очередной номер в день, когда операции возобновятся. Специально «закрывать» пустые дни в 1С не нужно.

Несколько касс и валютные операции

При наличии нескольких касс (например, по обособленным подразделениям) ведите отдельную книгу по каждой, фильтруя отчёт по подразделению. Валютная наличность учитывается на субсчетах счёта 50, но кассовая книга по валюте в типовой конфигурации имеет ограничения — уточните в вашей версии порядок печати валютных листов или ведите их с учётом требований к пересчёту в рубли.

Частые вопросы

Обязательно ли вести кассовую книгу, если организация на УСН или патенте?

Да. Налоговый режим не освобождает от ведения кассовой книги — обязанность зависит от факта работы с наличными, а не от системы налогообложения. Индивидуальные предприниматели вправе не вести кассовую книгу, но организации обязаны её вести при любых кассовых операциях.

Что делать, если номер ордера или листа присвоился неправильно?

Номер можно отредактировать вручную в документе, но делайте это до печати листа и с сохранением хронологии. Если нумерация сбилась массово (например, после переноса данных), проверьте последовательность документов за весь период и при необходимости перенумеруйте их в хронологическом порядке, затем перепечатайте затронутые листы.

Можно ли вести кассовую книгу только в электронном виде?

Действующий порядок допускает ведение кассовой книги в электронном виде с подписанием листов электронной подписью при соблюдении установленных требований. Организация сама выбирает бумажный или электронный формат. Практически большинство продолжают печатать листы, так как это проще при проверках и не требует организации электронного подписания.

Как быть, если кассир и бухгалтер — одно лицо?

На малых предприятиях это обычная ситуация. Функции кассира возлагаются приказом на конкретного сотрудника (часто на самого директора или бухгалтера). В печатных формах 1С подписи кассира и бухгалтера могут принадлежать одному человеку — это не нарушение, если оно оформлено распорядительными документами.

Почему в кассовую книгу не попал проведённый ордер?

Чаще всего причины три: в отчёте выбрана не та организация или подразделение, документ создан другой датой (проверьте дату в самом ордере, а не в журнале), либо документ помечен на удаление или не проведён. Откройте сам документ и проверьте его состояние и реквизиты.